8 najboljih softvera za praćenje radnog vremena u građevinarstvu

Rad čini 40-60% ukupnih troškova projekta u građevinarstvu. Kad su evidencije radnog vremena netočne – a American Payroll Association stopu pogrešaka kod ručnog vođenja procjenjuje na 1-8% – to se izravno pretvara u izgubljenu dobit. Na proračunu rada od $4 milijuna već pogreška od 5% znači $200.000 neevidentiranih ili krivo raspoređenih troškova.

Zato i postoje aplikacije za praćenje radnog vremena za izvođače. Zamjenjuju papirnate evidencije, uklanjaju “buddy punching” (prijavu umjesto kolege) i daju vam GPS-om potvrđene zapise o tome tko je gdje radio i koliko dugo. No nisu sve rađene za način na koji građevinske ekipe stvarno rade – na više gradilišta, na područjima sa slabim signalom, s radnicima koji ne sjede za stolom.

Testirali smo osam aplikacija za praćenje radnog vremena upravo s obzirom na to koliko dobro podnose tijek rada izvođača i građevinskih ekipa. Kriteriji: točnost GPS-a, pouzdanost geofencinga, dubina obračuna troškova gradilišta, integracija s obračunom plaća, upotrebljivost mobilne aplikacije na terenu i stvarna cijena za ekipe od 10 do 100+ ljudi.

Na što obratiti pozornost kod aplikacije za praćenje radnog vremena za izvođače

Evidencija sati samo je jedan sloj. Timovi koji uz to raspoređuju naloge i zatvaraju ih na terenu obično uspoređuju besplatne softvere za upravljanje terenskim uslugama, a ne zasebne aplikacije za evidenciju sati.

Ne radi svaka aplikacija za evidenciju sati na gradilištu. Alati namijenjeni maloprodaji i uredima pretpostavljaju stabilan Wi-Fi, fiksne lokacije i jednu radnu adresu. Građevina je drugačija. Vaša se ekipa seli s gradilišta na gradilište, smjene se mijenjaju svaki dan, a pola vremena netko se prijavljuje s parkirališta s dvije crtice signala.

Aplikacija za praćenje radnog vremena na razini izvođača mora dobro rješavati nekoliko stvari:

• GPS prijava s geofencingom – kako bi se radnici mogli prijaviti samo dok su fizički na gradilištu, a ne od kuće ili s drive-ina
• Raspodjela sati po nalozima – mogućnost da se sati dodijele konkretnim projektima, zadacima ili troškovnim šiframa. Bez toga znate koliko je sati odrađeno, ali ne i kamo je otišao novac
• Automatizacija prekovremenih sati i stanki – ručni izračun prekovremenih sati po različitim državnim propisima mjesto je gdje se gomilaju pogreške u obračunu plaća. Aplikacija bi automatski trebala pokrivati savezne zahtjeve FLSA i pravila pojedinih saveznih država
• Izvoz spreman za obračun plaća – ako se vaše evidencije sati ne sinkroniziraju s QuickBooks, ADP, Xero ili onim čime obračunavate plaće, netko svaki tjedan i dalje ručno prepisuje podatke
• Radi izvan mreže ili sa slabim signalom – gradilišta nisu uredske zgrade. Ako aplikaciji treba puna LTE veza da bi se radnik prijavio, pada na osnovnom testu

S tim popisom na umu, evo osam aplikacija koje doista odgovaraju građevinskim ekipama i izvođačkim tvrtkama.

8 najboljih aplikacija za praćenje radnog vremena za izvođače

Shifton

Shifton je platforma za upravljanje radnom snagom koja u jednom sustavu objedinjuje praćenje radnog vremena, raspoređivanje smjena i izvještavanje o troškovima rada. Za izvođače je ključna prednost modularni model cijena – krećete od besplatnog plana (do 10 korisnika, bez vremenskog ograničenja dok nije uključen nijedan plaćeni modul), a zatim dodajete samo module koji vašem poslovanju stvarno trebaju. GPS praćenje, praćenje prisutnosti, pauze, obračun plaća – svaki je zaseban dodatak s besplatnim probnim razdobljem do 60 dana (10 dana za GPS) prije nego se obvežete.

To je važno izvođačkim tvrtkama jer veličina ekipa varira. Na stambenom projektu možete imati 15 radnika, a na komercijalnom gradilištu 60. Većina aplikacija za praćenje radnog vremena naplaćuje fiksnu naknadu po korisniku bez obzira na to koje funkcije koristite. Shifton vam omogućuje da skalirate skup funkcija, a ne samo broj ljudi.

GPS karta rute: Uz plaćeni modul Praćenje prisutnosti radnici se prijavljuju putem mobilne aplikacije, a plaćeni modul Kontrola lokacije rada (5 $ po zaposleniku mjesečno) prikazuje put koji je zaposlenik prešao tijekom smjene te statistiku kretanja, uz dopuštenje zaposlenika. To je korisno za ekipe koje se tijekom dana sele s gradilišta na gradilište.

Prekovremeni sati i pauze: Kontrola prekovremenog rada i noćnih sati nalazi se u osnovnom planu, a plaćeni modul Pauze (0,50 $ po zaposleniku mjesečno) omogućuje postavljanje, raspodjelu i uređivanje pauza.

Vidljivost troškova rada: Plaćeni modul Obračun plaća (0,50 $ po zaposleniku mjesečno) pretvara sate i satnice u bruto plaću za razdoblje, plaćeni modul Odjeli i projekti (1 $ mjesečno paušalno) grupira ljude po projektu s osnovnom satnicom, a izvještaj o proračunu u osnovnom planu prikazuje trošak rada.

Vremenske zone: Podrška za vremenske zone nalazi se u osnovnom planu, pa uredi i ekipe u različitim regijama mogu dijeliti jedan raspored.

Raspoređivanje smjena i upravljanje odsutnostima: Za razliku od većine alata s ovog popisa koji mjere samo sate, Shifton uključuje i potpuno raspoređivanje smjena. Možete slagati tjedne rasporede, dodjeljivati ekipe projektima, rješavati zamjene smjena te uz plaćeni modul Zahtjevi za slobodne dane (1 $ po zaposleniku mjesečno) voditi zahtjeve za godišnji odmor i bolovanje – sve unutar iste platforme. To znači jednu pretplatu manje i jednu aplikaciju manje koju vaša ekipa mora naučiti.

Izvještavanje: Plaćeni izvještaj o radnim satima zaposlenika (0,50 $ po zaposleniku mjesečno) navodi početak i kraj smjene, trajanje, pauze te redovne i prekovremene sate, a osnovni plan dodaje izvještaj o proračunu. Izvođačima koji klijentima moraju pokazati kako su sati raspoređeni, ovi izvještaji pokrivaju sate po zaposleniku.

Što bi moglo biti bolje: Shifton nema duboke hijerarhije troškovnih šifri ni izravne integracije sa softverom za građevinske procjene poput Procorea ili PlanGrida. Ako vaš tijek rada traži višerazinsko praćenje troškovnih šifri vezano uz konkretne stavke ponude, to ćete mapiranje morati riješiti izvan platforme. Za većinu malih i srednjih izvođača koji rad prate po projektu, a ne po detaljnoj troškovnoj šifri, to nije ograničenje.

Cijena: Besplatan plan za do 10 zaposlenika s osnovnim raspoređivanjem. Plaćeni moduli od $0.50/korisnik/mjesec. Svaki plaćeni modul uključuje besplatno probno razdoblje do 60 dana (10 dana za GPS), a uključivanjem bilo kojeg plaćenog modula počinje i osnovna naknada od $1/korisnik.

Najbolje za: Izvođačke ekipe bilo koje veličine koje žele početi besplatno, dodavati funkcije kako rastu i izbjeći plaćanje paketa punog alata koje ne koriste.

ClockShark

ClockShark je rađen posebno za građevinske i terenske servisne tvrtke. Najjača mu je strana obračun troškova gradilišta – svaki put kad se radnik prijavi, bira posao i zadatak, pa se sati automatski raspoređuju na pravi projekt. Izvođačima koji klijentima naplaćuju po poslu ili uspoređuju rad s procjenom to svaki tjedan štedi sate ručnog usklađivanja.

GPS praćenje radi dobro. Dobivate kartu u stvarnom vremenu s pozicijom svakog člana ekipe, a geofencing je dovoljno pouzdan da većina korisnika prijavljuje vrlo malo lažnih prijava. Kiosk način s prepoznavanjem lica koristan je za zajedničke tablete na gradilištu.

Gdje ClockShark zaostaje jest izvještavanje. Ugrađeni izvještaji pokrivaju osnovno – sati po poslu, prekovremeni rad, sažeci za plaće – ali je prilagođeno izvještavanje ograničeno. Ako trebate analizu troškova rada razloženu po višerazinskim hijerarhijama troškovnih šifri, podatke ćete vjerojatno izvoziti i izvještaje slagati sami. Sučelje k tome djeluje zastarjelo u usporedbi s novijim konkurentima.

Što kažu korisnici: Recenzenti na Capterri dosljedno hvale prikaz GPS karte i praćenje po nalozima. Najčešće se prigovara ograničenjima izvještavanja i povremenom usporavanju mobilne aplikacije na Android uređajima.

Cijena: Prodaje plan Standard i plan Pro, a 14-dnevno besplatno probno razdoblje uključuje sve značajke plana Pro. Njegova stranica s cijenama nije se otvorila pri provjeri, pa aktualnu cijenu potvrdite kod dobavljača prije planiranja proračuna.

Najbolje za: Odgovara građevinskim tvrtkama kojima treba čvrsto praćenje sati po nalozima i koje klijentima naplaćuju prema satima rada po projektu.

Workyard

Workyardovo GPS praćenje najdetaljnije je u ovoj skupini. Koristi bilježenje lokacije u stilu mrvica – položaj radnika snima u pravilnim razmacima kroz cijelu smjenu, a ne samo pri prijavi i odjavi. To znači da za svakog zaposlenika i svaki dan dobivate cijelu kartu rute. Izvođačima koji vode mobilne ekipe ili se bave usklađenošću s propisanom satnicom takvu je razinu dokumentiranja lokacije teško naći drugdje.

Aplikacija k tome sama prepoznaje vožnju i može odvojiti vrijeme puta od vremena rada na gradilištu. Prijava se može ograničiti na zadane geofence zone od plana Pro. Praćenje stanki je solidno – možete postaviti podsjetnike za stanke prema pravilima savezne države, a prekovremeni sati računaju se automatski prema pravilima savezne države, saveznim ili prilagođenim pravilima.

Najveća je rupa raspoređivanje. Workyard je prije svega alat za praćenje radnog vremena i potvrdu lokacije – ako trebate i slagati tjedne rasporede smjena ili voditi zahtjeve za slobodne dane, za to će vam trebati druga platforma. Izvođačima kojima treba odgovor na pitanje gdje su bili moji ljudi i koliko dugo, to radi izvrsno.

Što kažu korisnici: Recenzenti na G2 ističu točnost GPS-a i rutu s mrvicama kao ono što se najviše izdvaja. Planovi počinju od $6 po korisniku mjesečno uz godišnje plaćanje, a stranica ne navodi cijenu viših razina, pa proračun slažite prema ponudi, a ne prema naslovnom iznosu. Najčešće se prigovara nedostatku raspoređivanja smjena na početnom planu.

Cijena: Od $6/korisnik/mjesec uz godišnju naplatu; cijene viših razina nisu objavljene. Raspoređivanje i zadaci dostupni su samo na planu Pro.

Najbolje za: Izvođače i podizvođače kojima treba dokaz o lokaciji radnika na razini GPS-a radi usklađenosti, dokumentiranja propisane satnice ili provjere računa prema klijentu.

Connecteam

Connecteam je sveobuhvatna operativna platforma koja usput donosi i praćenje radnog vremena. Ako vašoj izvođačkoj tvrtki uz sat za prijavu trebaju i digitalni obrasci (sigurnosne liste, dnevni izvještaji, evidencija incidenata), moduli za obuku zaposlenika i timska komunikacija, sve to spaja u jednu aplikaciju. Glavnim izvođačima koji vode dokumentaciju usklađenosti na više gradilišta ta integracija uklanja potrebu za tri ili četiri odvojena alata.

Samo praćenje sati je solidno. GPS prijava, automatski izračun prekovremenih sati i tijek odobravanja evidencija rade kako se očekuje, a geofencing dolazi s planom Advanced i višima (besplatni plan ga uključuje). Kiosk način podržava PIN kodove i provjeru selfijem za zajedničke uređaje. Evidencije se izvoze u QuickBooks, Xero i ADP.

Cijena i složenost druga su strana medalje. Connecteam ima tri odvojena proizvodna centra – Operations, Communications, HR – svaki sa svojom razinom cijene. Basic na sva tri iznosi $87/mjesec uz godišnju naplatu prije nego se uključe naknade po korisniku. A budući da platforma opslužuje sve djelatnosti bez uredskog rada, dubina specifična za građevinu tanja je nego kod namjenskih alata poput ClockSharka: njegova stranica s cijenama ne navodi integraciju s procjenama ni praćenje propisane satnice. Besplatan plan pokriva do 10 korisnika; centar Operations kreće od $29/mjesec uz godišnju naplatu za do 30 korisnika.

Što kažu korisnici: Recenzije na Capterri hvale širinu funkcija i kvalitetu mobilne aplikacije. Najdosljedniji su prigovori na strukturu cijena koju je teško povezati sa stvarnom upotrebom i na vrijeme potrebno za postavljanje sva tri centra.

Cijena: Besplatan plan pokriva do 10 korisnika. Operations centar kreće od $29/mjesec uz godišnju naplatu za prvih 30 korisnika. Dodatni se centri naplaćuju zasebno.

Najbolje za: Glavne izvođače kojima trebaju praćenje sati, digitalni sigurnosni obrasci i timska komunikacija pod jednom prijavom – i koji imaju strpljenja to kako treba posložiti.

QuickBooks Time

Ako vam računovodstvo radi na QuickBooks Online, ovo je put manjeg otpora. Prije poznat kao TSheets, alat sada sjedi unutar Intuitova ekosustava. Sinkronizacija s obračunom plaća je izvorna – sati idu izravno u QuickBooks Payroll, bez izvoza, uvoza i CSV datoteka. Izvođačima čiji knjigovođa ili računovođa ionako živi u tom ekosustavu to uklanja najveće trenje na putu od evidencije do isplate.

Intuit navodi geofencing samo u planu Workforce Elite, pa provjerite koja vam je razina stvarno potrebna prije nego se na njega oslonite. Praćenje kilometraže, navedeno od plana Time Elite, koristan je dodatak izvođačima koji nadoknađuju putne troškove ili moraju dokumentirati korištenje vozila.

Problemi su dokumentirani i vrijedi ih znati prije nego se odlučite. Više recenzija na G2 i Capterri prijavljuje zamrzavanje mobilne aplikacije i sporo učitavanje na Androidu. Mehanizam za izračun prekovremenih sati ima poznatih problema s točnošću – korisnici su dokumentirali slučajeve u kojima se izračunati prekovremeni sati nisu poklopili s ručnom provjerom, pa su bili potrebni ispravci prije obračuna. Uz $20/mjesec osnove plus $10/korisnik, ekipa od 30 ljudi plaća $320/mjesec za Time Premium, a Elite razina ($40 osnove plus $12/korisnik) to diže na $400, prije nego uračunate obveznu pretplatu na QuickBooks Online.

Što kažu korisnici: Integraciju s QuickBooksom korisnici redom hvale. Prigovori se vrte oko stabilnosti mobilne aplikacije, odnosa cijene i funkcija te pogrešaka u izračunu prekovremenih sati koje traže ručni ispravak.

Cijena: Time Premium $20/mjesec + $10/korisnik/mjesec. Time Elite $40/mjesec + $12/korisnik/mjesec. Traži pretplatu na QuickBooks Online.

Najbolje za: Izvođače kojima obračun plaća ionako ide kroz Intuit i kojima je prioritet sinkronizacija evidencija bez trenja, čak i po cijenu prihvaćanja grubih rubova aplikacije.

busybusy

busybusy je razvila građevinska tvrtka za građevinske ekipe i to se vidi u detaljima. Besplatni plan ne košta ništa i prima neograničen broj korisnika, a ipak uključuje GPS praćenje vremena, obračun troškova poslova i praćenje opreme – značajke koje većina aplikacija zaključava iza plaćenog plana. Malom izvođaču koji napušta papirnate evidencije to samo po sebi može pokriti cijelo poslovanje bez troška.

Na većim gradilištima busybusy se isplati praćenjem strojeva i troškova. Uz radne sate bilježi i korištenje mehanizacije te oboje veže uz konkretne projekte i troškovne šifre, pa poslovođa gotovo u stvarnom vremenu vidi koliko su betoniranje ili faza grube gradnje doista koštali. Plaćeni Pro plan po $9.99 mjesečno po korisniku otvara GPS trag kretanja, raspoređivanje, alate za nadzornike i dnevna odobrenja; Premium po $14.99 dodaje dokumente, kontrolne liste, poruke timu i skeniranje osobne zaštitne opreme. Kvaka je u tome što besplatni plan, koliko god bio širok, najoštrije izvještajne i upravljačke alate ostavlja na plaćenoj strani, pa ga ekipe u rastu prerastu unutar jedne sezone.

Cijena: Besplatno uz neograničen broj korisnika i GPS praćenje vremena. Pro $9.99/korisnik/mjesec i Premium $14.99/korisnik/mjesec, uz godišnju naplatu, plus administratorska licenca od $40 (prvi korisnik uključen). Probno razdoblje od 14 dana na plaćenim razinama.

Najbolje za: Građevinske ekipe koje žele stvaran obračun troškova gradilišta i praćenje mehanizacije, uz besplatni plan za osnovne stvari dok ne narastu.

Timeero

Timeero je izbor za izvođače čije ekipe dan provode vozeći se između gradilišta. Svaki plan prati GPS i prijeđene kilometre, a evidencija vožnje dovoljno je točna da ide ravno u računovodstvo na isplatu putnih troškova – stvarna ušteda za servisne tvrtke kojima su vozila na cesti cijeli tjedan. Prijave, rute i kilometri slijevaju se u jednu vremensku crtu koju ured može naknadno provjeriti.

Basic plan počinje od $5 po korisniku mjesečno uz godišnje plaćanje, ali ograničava tim na deset ljudi i nema geofencing. Da bi se prijava vezala uz gradilište, treba vam Pro plan po $7.50 po korisniku mjesečno, koji donosi i raspoređivanje smjena, praćenje poslova te integracije s obračunom plaća; Premium po $10 dodaje kioske s prepoznavanjem lica i elektroničku potvrdu posjeta za njegu i terenski rad. Trajno besplatnog plana nema, samo 14-dnevno probno razdoblje, pa Timeero odgovara ekipi koja je zaključila da se točnost kilometraže isplati platiti.

Cijena: Basic $5/korisnik/mjesec (godišnje, do 10 korisnika); Pro $7.50/korisnik/mjesec; Premium $10/korisnik/mjesec. GPS i kilometraža na svim razinama, geofencing od Pro plana. 14-dnevno probno razdoblje, bez besplatnog plana.

Najbolje za: Mobilne ekipe i servisne izvođače kojima uz sate treba i precizno praćenje kilometraže.

Hubstaff

Hubstaff praćenju radnog vremena pristupa iz svijeta mjerenja produktivnosti, što ga čini snažnim izborom za tvrtke koje kombiniraju terenske ekipe i uredsko osoblje. Prati sate, razinu aktivnosti, a na odgovarajućem planu i GPS lokaciju, pa sve to slaže u izvještaje o troškovima rada i podloge za plaće. Poslovanju koje želi jedan alat i za gradilište i za ured upravo je ta širina glavni adut.

Cjenik ipak treba pročitati pažljivo. Starter stoji $4.99 po korisniku mjesečno uz godišnje plaćanje, no GPS praćenje i geofencing nalaze se u dodatku Locations: nije dostupan na planovima Starter i Grow, na planu Team po $10 po korisniku košta $3.33 po mjestu, a u Enterprise je uključen. Terenska ekipa kojoj treba potvrda lokacije, kad se sve zbroji, lako dođe bliže iznosu od $13 po korisniku, što je puno u usporedbi s alatom rađenim za građevinu. Besplatnog plana nema, samo 14-dnevno probno razdoblje.

Cijena: Starter $4.99/korisnik/mjesec (godišnje); Grow $7.50; Team $10 (GPS i geofencing preko dodatka Locations od $3.33); Enterprise $25 (Locations uključen). 14-dnevno probno razdoblje, bez besplatnog plana.

Najbolje za: Mješovite timove terenskih i uredskih radnika koji žele praćenje aktivnosti i obračun plaća u istom alatu i mogu podnijeti višu cijenu GPS-a.

Kako se ove aplikacije uspoređuju po cijeni

Cijene su u ovoj kategoriji vrlo raznolike i cijena s naljepnice rijetko govori cijelu priču. Osnovne naknade, naplata po korisniku i razine funkcija otežavaju izravnu usporedbu. Evo koliko izvođačka ekipa od 25 ljudi stvarno plaća mjesečno na svakoj platformi:

Treba li vam šira platforma za ekipu, a ne samo evidencija sati?

Praćenje radnog vremena samo je jedan dio slagalice. Ako u istom alatu trebate i raspoređivanje ekipa, komunikaciju i pripremu plaća, isplati se usporediti šire platforme za upravljanje ekipama umjesto samostalne aplikacije za evidenciju sati.

• Shifton: Besplatno za do 10 korisnika. Za 25 korisnika s modulima za praćenje sati i GPS otprilike $50-175/mjesec, ovisno o odabranim modulima, uključujući osnovu od $1/korisnik/mj.
• ClockShark: planovi Standard i Pro; stranica s cijenama nije se otvorila pri provjeri, pa od dobavljača zatražite ponudu za 25 korisnika
• Workyard: od $6 po korisniku uz godišnje plaćanje, pa 25 korisnika počinje od $150/mjesec; stranica ne navodi cijenu viših razina
• Connecteam Operations Basic: $29/mjesec (pokriva do 30 korisnika). No dodajte Communications ili HR centar i troškovi skaču
• QuickBooks Time Premium: $20 osnova + ($10 x 25) = $270/mjesec, plus vaša pretplata na QuickBooks Online

Shiftonov modularni model tu se izdvaja. Ne plaćate $200+/mjesec za funkcije koje ne koristite. Ekipa kojoj trebaju samo GPS prijava i evidencije plaća znatno manje od one kojoj treba i pauze i obračun plaća – a module dodajete kako projekti to traže.

Koja aplikacija odgovara vašem izvođačkom poslovanju

Pravi izbor ovisi o tome što vas upravo sada stvarno košta vremena i novca.

Mali i srednji izvođači koji žele početi besplatno i postupno rasti u funkcije trebali bi isprobati Shifton. Besplatan plan pokriva 10 korisnika s osnovnim raspoređivanjem, a moduli za GPS, plaće i praćenje prisutnosti dodaju se tek kad ih projekt stvarno traži. Bez viška funkcija.

Kad sve stoji i pada na obračunu troškova gradilišta, kad svaki sat rada mora biti vezan uz konkretan projekt i zadatak prije nego ode u račun ili naplatu klijentu – ClockShark je pravi izbor. Raspodjela sati po nalozima najbolja je u ovoj skupini.

Usklađenost s propisanom satnicom, sporovi oko naplate klijentu ili dokumentacija za reviziju koja traži dokaz lokacije na razini GPS-a – to je Workyardov teren. Praćenje s mrvicama daje vam zapise kakve druge aplikacije ne proizvode.

Glavni izvođači koji uz praćenje sati vode i sigurnosne liste, prijave incidenata i uvođenje novih ljudi vidjet će da Connecteam zamjenjuje tri ili četiri odvojena alata. Ulaganje u postavljanje je stvarno, ali je stvarno i objedinjavanje.

Plaće već obračunavate kroz Intuit? QuickBooks Time spaja se izvorno i potpuno uklanja korak izvoza. Aplikacija ima grubih rubova, ali za timove u kojima tijek rada drži računovođa integracija je važnija od sučelja.

Kako softver za praćenje radnog vremena u građevinarstvu radi na gradilištu

Softver za praćenje radnog vremena u građevinarstvu odgovara na jedno pitanje: koliko je sati otišlo na posao. Dovesti ekipu na pravo gradilište s radnim nalogom u ruci drugi je sloj, a njime se bavi softver za upravljanje terenskim uslugama.

Koncept je jednostavan, ali detalji postaju važni kad to vodite na više gradilišta s ekipama koje se izmjenjuju svaki tjedan.

Radnik dođe na gradilište i otvori aplikaciju na mobitelu. Pritisne prijavu, aplikacija zabilježi GPS lokaciju, a sustav provjeri je li unutar geofence granice koju ste zadali za taj projekt. Ako jest, prijava prolazi. Ako nije, ili se blokira ili se označi za pregled voditelja, ovisno o tome kako ste je postavili.

Tijekom smjene radnik može bilježiti stanke (aplikacija prati trajanje i usklađenost s državnim pravilima), prebacivati se između zadataka ili projekata ako prijeđe na drugi dio posla i odjaviti se na kraju dana. Neke aplikacije – poput Workyarda i Shiftona – GPS prate neprekidno kroz cijelu smjenu i grade kartu rute. Druge lokaciju bilježe samo pri prijavi i odjavi.

Na kraju obračunskog razdoblja voditelj pregledava evidencije u administratorskoj nadzornoj ploči. Sati su već izračunati, prekovremeni rad je označen, a podaci su spremni za izvoz u obračun plaća. Cijela petlja – od prijave do isplate – ostaje digitalna, i odatle dolazi dobitak u točnosti. Nitko u petak popodne ne ispunjava papirnati obrazac po sjećanju.

Prema podacima udruženja Associated General Contractors of America , upravljanje troškovima rada jedan je od najvećih operativnih izazova u toj djelatnosti. Digitalno praćenje radnog vremena to rješava izravno, uklanjanjem sloja ručnog unosa podataka u kojem nastaje najviše pogrešaka.

Greške koje izvođači rade pri odabiru aplikacije za praćenje radnog vremena

Nakon pregleda kako tih osam platformi doista funkcionira, izdvaja se nekoliko obrazaca po kojima izvođači završe s pogrešnim alatom.

Odabir samo prema cijeni s naljepnice. Najniža cijena po korisniku ne znači i najniži ukupni trošak. Osnovne naknade, obvezni dodaci i cijena funkcija koje će vam trebati za šest mjeseci – sve se to zbraja. Aplikacija od $6/korisnik s mjesečnom osnovnom naknadom i obveznim dodacima može tiho prestići aplikaciju od $9/korisnik koja uključuje sve. Izračunajte to na stvarnoj veličini svoje ekipe prije nego se obvežete.

Zanemarivanje toga hoće li ekipa alat prihvatiti. Najbolji skup funkcija na svijetu ne znači ništa ako ga radnici neće koristiti. Aplikacije sa zamršenim postavljanjem ili sučeljem rađenim prvo za računalo na terenu brzo padaju. Vaši se ljudi moraju prijaviti u dva dodira, a ne prolaziti kroz izbornik u više koraka. Isprobajte mobilno iskustvo s dvoje ili troje iz ekipe prije nego ga uvedete svima.

Kupnja uredskog alata za terenski problem. Opće aplikacije za praćenje radnog vremena, rađene za udaljene uredske radnike, tehnički mogu zabilježiti građevinske sate. No geofenceom omeđena gradilišta, raspodjela na više projekata i pravila o prekovremenom radu po saveznim državama nisu na njihovoj karti funkcija. Na kraju gradite zaobilazna rješenja u tablicama, čime gubite cijeli smisao prijelaza na digitalno.

Zaborav na rast. Alat koji radi za ekipu od 10 ljudi možda neće raditi na 60. Visoke naknade po korisniku koje na maloj skali djeluju podnošljivo postaju ozbiljan trošak kako ekipa raste. Provjerite kažnjava li model cijena rast ili ga prati – Shiftonov modularni pristup drži troškove razmjernima jer plaćate samo ono što svaka faza poslovanja stvarno koristi.

Po čemu se softver za praćenje radnog vremena u građevinarstvu razlikuje

Opći satni sustavi pretpostavljaju da svi rade na jednom mjestu. Softver za praćenje radnog vremena u građevinarstvu pretpostavlja suprotno: ekipe se sele s gradilišta na gradilište, prijavljuju se s mobitela na parkiralištu i gube signal u podrumu ili na katu s čeličnom konstrukcijom. Alat rađen za struku računa na tu stvarnost umjesto da se protiv nje bori.

Ako jedno od toga nedostaje, sati cure.

Aplikaciju spremnu za gradilište od uredske evidencije dijele tri stvari. Radi izvan mreže: prijave se slažu u red na mobitelu i sinkroniziraju čim se signal vrati, pa se prijava iz podruma ne gubi. Sate veže uz projekt ili troškovnu šifru, a ne samo uz osobu, pa brojke nešto znače kad se posao cijeni. I bilježi lokaciju u trenutku prijave, bilo GPS koordinatama bilo geofenceom oko gradilišta, pa zapis odgovara i na pitanje gdje, ne samo kada. Aplikacija kojoj nedostaje bilo koje od to troje negdje između gradilišta i obračuna plaća izgubi sate.

Obračun troškova gradilišta i troškovne šifre na terenu

Rad je obično najmanje predvidiva stavka u građevinskoj ponudi, a obračun troškova gradilišta je ono što je drži poštenom. Umjesto da zabilježi kako je radnik odradio osam sati, obračun bilježi da je tih osam sati otišlo na grubu gradnju na projektu u Oak Streetu. Napravite to za cijelu ekipu kroz tjedan dana i moći ćete usporediti rad koji ste procijenili s onim koji ste stvarno potrošili, fazu po fazu.

Kod tijesne ponude u tome je cijela stvar.

Aplikacije s ovog popisa to rješavaju u različitoj dubini. busybusy i Workyard vežu sate uz projekte i troškovne šifre kao osnovnu funkciju, zbog čega oba odgovaraju izvođačima koji cijene posao po fazama. Shifton grupira rad po projektima plaćenim modulom Odjeli i projekti i izvještava sate po zaposleniku, ali ne ide do višerazinskih hijerarhija troškovnih šifri vezanih uz stavke ponude. Ako vam procjena živi u Procoreu ili sličnoj platformi, provjerite kako svaki alat izvozi podatke prije nego se odlučite, jer ručno prepisivanje sati poništava većinu smisla.

Ovjereni obračun plaća za javne poslove s propisanom satnicom

Svaki izvođač koji se natječe za javne poslove naiđe na ovjereni obračun plaća. Na saveznim poslovima koje pokriva Davis-Bacon zakon i na državnim projektima s propisanom satnicom podnosi se tjedno izvješće u kojem stoji svaki radnik, njegova klasifikacija, sati i isplaćena satnica, potpisano pod materijalnom i kaznenom odgovornošću. Ako su sati krivi, krivo je i izvješće, pa vremenski podaci ispod njega moraju biti točni.

Većina alata s ovog popisa ne podnosi ovjereni obračun umjesto vas, ali točni sati spremni po klasifikaciji koje bilježe upravo su ono što takav postupak treba kao ulaz. QuickBooks Time šalje sate u QuickBooks, gdje žive dodaci za ovjereni obračun plaća. Plaćeni modul Obračun plaća u Shiftonu pretvara sate i satnice u bruto plaću za razdoblje, što može napajati proces obračuna. Ako su javni poslovi stvaran dio vašeg portfelja, čiste i provjerljive sate tretirajte kao temelj na kojem počiva sva papirologija usklađenosti i potvrdite da se izvoz poklapa s onim čime izvješća na kraju podnosite.

Usporedba softvera za praćenje radnog vremena u građevinarstvu

Često postavljana pitanja

Daria Oleshko

Menadžerica za uspjeh klijenata u Shiftonu s opsežnim iskustvom u upravljanju radnom snagom i upravljanju terenskim uslugama.