रेस्टोरेंट स्टाफ़ का शेड्यूल: हॉल और रसोई
वेटर, रसोई और बार के लिए एक ही शेड्यूल, हर फ़ोन पर भेजा हुआ, और पेरोल को जिन घंटों की ज़रूरत है वे उसी वक़्त दर्ज होते हैं।
हफ़्ते को सर्विस के इर्द-गिर्द बनाइए, कार्यदिवस के नहीं
रेस्टोरेंट का हफ़्ता बराबर बँटे चालीस घंटे नहीं होता। वह मंगलवार का सुनसान लंच है, वह शुक्रवार है जिसमें सबकी ज़रूरत पड़ती है, और वह रविवार का ब्रंच है जो आधी टीम पर चलता है। शेड्यूल को नामों का साफ़-सुथरा ख़ाना नहीं, उन चोटियों पर लोगों की पर्याप्तता दिखानी होती है।
दरवाज़े खुलने से पहले ग़ैरहाज़िरी की भरपाई
कोई चार बजे फ़ोन करता है और शिफ़्ट छह बजे शुरू होनी है। ग्रुप चैट में एक-एक को फ़ोन करना तब तक चलता है जब तक नहीं चलता। उसी शिफ़्ट को हर उस व्यक्ति तक प्रकाशित करना जो उसे कर सकता है, अफ़रा-तफ़री को एक सूचना में बदल देता है, और जो पहले हाँ कहता है वही जगह भर देता है।
घंटे उसी वक़्त दर्ज कीजिए
दरवाज़े पर की गई हाज़िरी रविवार रात याददाश्त से भरे काग़ज़ से बेहतर है। असली शुरुआत, असली समापन और ब्रेक नियोजित शिफ़्ट के बगल में बैठते हैं, इसलिए बंद करने के लिए रुके किसी व्यक्ति के बीस मिनट बहस में नहीं, रिकॉर्ड में होते हैं।
श्रम लागत को हफ़्ते की बनावट के सामने रखिए
श्रम वह लागत है जिसे रेस्टोरेंट बुधवार को भी हिला सकता है। साप्ताहिक रिपोर्ट दर्ज घंटों को भूमिका और दिन के हिसाब से समूहित करती है, जिससे यह धुँधला अहसास कि सोमवार को रसोई में लोग ज़्यादा हैं, एक ऐसे आँकड़े में बदल जाता है जिस पर काम किया जा सके।
फ्री प्लान से शुरू करें
कोई समय सीमा नहीं। मुख्य सुविधाओं तक पूर्ण पहुँच, तैयार होने पर अपग्रेड करें।
रेस्टोरेंट शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर को क्या करना होता है
रेस्टोरेंट का शेड्यूल सबके सामने बिगड़ता है। लोगों की कमी वाला शुक्रवार स्प्रेडशीट की ग़लती नहीं होता, वह मेज़ के लिए चालीस मिनट का इंतज़ार होता है और सोमवार को उसी पर लिखी एक समीक्षा। यही पहली बात इस श्रेणी को आम स्टाफ़ शेड्यूलिंग से अलग करती है: ग़लत हिसाब की क़ीमत उसी शाम, मेहमानों के सामने चुकानी पड़ती है।
दूसरी बात लोगों का आना-जाना है। खानपान उद्योग लगभग हर दूसरे क्षेत्र से तेज़ी से लोग बदलता है, यानी शेड्यूल लगातार ऐसी टीम के लिए बनता है जो पिछले महीने वाली टीम से पूरी तरह मेल नहीं खाती। जो सॉफ़्टवेयर स्थिर स्टाफ़ और उसे सीखने की फ़ुरसत वाले मैनेजर को मान लेता है, वह असली आउटलेट से टकराकर टिक नहीं पाता।
तीसरी बात मार्जिन है। कच्चे माल की लागत ज़्यादातर आपूर्तिकर्ता तय करते हैं। किराया अनुबंध तय करता है। श्रम वह आँकड़ा है जिस पर मैनेजर बुधवार दोपहर तक भी असर डाल सकता है, और यही वह आँकड़ा भी है जिसे अक्सर एक महीना देर से मापा जाता है।
घंटों के बजाय सर्विस के सामने योजना
काम का रेस्टोरेंट शेड्यूल खड़े रुख़ में पढ़ा जाता है, एक-एक सर्विस करके, न कि आड़े रुख़ में एक-एक व्यक्ति करके। सवाल कभी यह नहीं होता कि इस हफ़्ते किसी एक वेटर के कितने घंटे हैं। सवाल यह होता है कि शुक्रवार के डिनर में वेटर पूरे हैं या नहीं, पूरी बुकिंग वाले शनिवार को रसोई झेल पाएगी या नहीं, और वह क्लोज़िंग शिफ़्ट किसके नाम है जो कोई नहीं चाहता।
भूमिकाएँ ही इसे पढ़ने लायक़ बनाती हैं। वेटर, रसोई और बार को एक ही हफ़्ते में अलग समूहों की तरह बनाने से मैनेजर एक बार में एक सेक्शन की भरपाई जाँच सकता है और फिर भी एक ही शेड्यूल प्रकाशित करता है। कर्मचारी ऐप खोलता है और पूरा बोर्ड नहीं, अपनी शिफ़्ट देखता है।
वह शिफ़्ट जो किसी ने नहीं ली
ख़ाली ख़ाना दो मतलब देता है। खुली शिफ़्ट नहीं देती: इस सर्विस को आदमी चाहिए, अभी कोई नहीं है, और ये रहे वे लोग जो ले सकते हैं। तय हो चुके मगर बिना आदमी वाले काम को भरने तक दिखता छोड़ देना एक छोटा बदलाव है जो शुक्रवार सुबह के ज़्यादातर झटके मिटा देता है।
हफ़्ते को खड़े रुख़ में पढ़िए। भरपाई देखिए, सिर की गिनती नहीं।
शाम चार बजे की ग़ैरहाज़िरी
हर आउटलेट के पास उसी कहानी का अपना रूप है। कोई वेटर सर्विस से दो घंटे पहले सूचना देता है, मैनेजर ग्रुप चैट खंगालना शुरू करता है, और आधे जवाब शिफ़्ट शुरू होने के बाद आते हैं। दिक़्क़त लोगों में नहीं, संदेश भेजने के तरीक़े में है।
उस ख़ाली जगह को हर योग्य व्यक्ति के लिए खुली शिफ़्ट के रूप में प्रकाशित करना समस्या की शक्ल बदल देता है। प्रस्ताव एक बार जाता है, जो पहले आया वही लेता है, और रिकॉर्ड बताता है कि किससे पूछा गया और किसने जवाब दिया। जिसमें बीस मिनट के फ़ोन लगते थे वह एक सूचना और एक टैप रह जाता है।
अदला-बदली उलटी दिशा में उसी तरह चलती है। स्टाफ़ आपस में इंतज़ाम करता है, मैनेजर मंज़ूरी देता है या मना करता है, और प्रकाशित शेड्यूल तभी बदलता है जब अधिकार वाला कोई हाँ कह दे।
ऐसे घंटे जो हुई बात से मेल खाएँ
रविवार रात याददाश्त से भरी काग़ज़ी हाज़िरी शीट एक वेतन विवाद है जो सिर्फ़ तारीख़ का इंतज़ार कर रहा है। उसी दिन दर्ज हुई आमद और रुख़सत, नियोजित शिफ़्ट के बगल में रखी हुई, बाद में जोड़-तोड़ की ज़रूरत ही मिटा देती है। पंक्ति दिखाती है कि क्या तय था और क्या हुआ, और बंद करने के लिए रुके किसी के बीस मिनट बातचीत में नहीं, रिकॉर्ड में रहते हैं।
ब्रेक अपनी अलग पंक्ति का हक़दार है। कुल में से आधा घंटा घटा देना वही जगह है जहाँ भुगतान वाला और बिना भुगतान वाला समय चुपचाप घुल-मिल जाते हैं, और वहीं से नियमों के सवाल भी शुरू होते हैं। अलग दर्ज करना दोनों पक्षों को साफ़ रखता है।
कुल में से घटाया गया आधा घंटा ब्रेक नहीं है। वह गोल आँकड़ा है।
एक खाते में कई आउटलेट
शृंखलाओं के सामने इस समस्या का एक ख़ास रूप आता है: दो जगह काम करने वाला कर्मचारी सिस्टम में दो बार दिखता है, और घंटों के दो सेट हाथ से जोड़ने पड़ते हैं। हर व्यक्ति का एक रिकॉर्ड रखना और शिफ़्टों को जगहों से बाँधना इसे सुलझाता है, और यही समूह स्तर की रिपोर्ट को संभव भी बनाता है।
श्रम लागत एक ऐसा आँकड़ा जिस पर काम हो सके
ज़्यादातर आउटलेट अपनी श्रम लागत का प्रतिशत महीना बंद होने के बाद जानते हैं, यानी ठीक उसी वक़्त जब उसके बारे में कुछ नहीं किया जा सकता। दर्ज घंटों को भूमिका और दिन के हिसाब से समूहित करने वाली साप्ताहिक रिपोर्ट उस बातचीत को तीन हफ़्ते आगे खींच लाती है।
यह जो पैटर्न खोलती है वे आमतौर पर बारीक नहीं होते। हर सोमवार के लंच में दो अतिरिक्त लोग ढोती रसोई। हर हफ़्ते चार लोगों के लिए एक घंटा ओवरटाइम खाता शनिवार, क्योंकि बंद करने का समय बहुत कसा हुआ रखा गया है। दोनों अगली बार के शेड्यूल में ठीक हो सकते हैं, बस कोई उन्हें देख ले।
अलग सिस्टम के बिना नियमों का पालन
खानपान उद्योग ऐसे नियम ढोता है जो बाज़ार और अनुबंध के साथ बदलते हैं: ब्रेक का हक़, दो शिफ़्टों के बीच न्यूनतम आराम, कुछ अधिकार क्षेत्रों में शेड्यूल की पहले से सूचना, अठारह से कम उम्र वालों के लिए अलग शर्तें। इनमें से कोई भी अकेले मुश्किल नहीं है; सब मिलकर शाम पाँच बजे ग़ैरहाज़िरी भरते वक़्त याद रखना मुश्किल हो जाते हैं।
शेड्यूल और समय के रिकॉर्ड को साथ रखने से कम से कम सबूत एक जगह आ जाते हैं। क्या प्रकाशित हुआ और कब, कितना काम हुआ, कौन-से ब्रेक लिए गए। शिकायत या निरीक्षण यही माँगता है, और उसे व्हाइटबोर्ड की तस्वीर और काग़ज़ी शीट से दोबारा जोड़ना ही वह जगह है जहाँ असली लागत गिरती है।
अठारह से कम उम्र के कर्मचारी और छात्र
छात्रों को काम पर रखने वाले आउटलेट घंटों और देर रात की शिफ़्टों पर अतिरिक्त बंदिशें ढोते हैं। शेड्यूल बनने से पहले कर्मचारी का ख़ुद उपलब्धता चिह्नित करना उन बंदिशों को नज़र में रखने का सबसे सरल तरीक़ा है, क्योंकि यह मैनेजर के याद रखने वाले नियम को स्क्रीन पर दिखते तथ्य में बदल देता है।
इस श्रेणी के औज़ारों में से चुनाव
रेस्टोरेंट शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर तीन दूसरी श्रेणियों से जा मिलता है और लेबल धुँधले पड़ जाते हैं। बिलिंग सिस्टम शेड्यूल को एक अतिरिक्त सुविधा की तरह देते हैं। पेरोल प्लेटफ़ॉर्म अपनी हाज़िरी शीट भरने के लिए शेड्यूल बनाते हैं। आतिथ्य के पूरे पैकेज शेड्यूल को ऑर्डर और स्टॉक के साथ बाँध देते हैं। पूरा पैकेज चाहिए तो हर विकल्प जायज़ है, और सिर्फ़ शेड्यूल चाहने वाले मैनेजर के लिए हर विकल्प भारी है।
पूछने लायक़ सवाल सँकरे हैं। क्या स्टाफ़ मंज़ूरी के साथ आपस में बदल सकता है, या हर बदलाव मैनेजर से होकर जाता है। क्या ऐप प्रकाशित बदलाव तब भी दिखाता है जब कर्मचारी पूछे नहीं। क्या नियोजित और वास्तविक घंटे दो अलग आँकड़े रहते हैं। क्या दो आउटलेट लोगों को दोहराए बिना चलाए जा सकते हैं।
मुफ़्त प्लान कहाँ रुकता है
Shifton 10 टीम सदस्यों तक बिना समय सीमा के मुफ़्त है, जो एक छोटे स्वतंत्र आउटलेट को पूरा ढक लेता है। शेड्यूल, बुनियादी हाज़िरी, मोबाइल ऐप और रिपोर्टिंग सब उसी प्लान में हैं। दस लोगों के बाद लागत प्रति कर्मचारी हो जाती है, मॉड्यूल एक-एक करके 0,50 डॉलर प्रति कर्मचारी प्रति माह से जुड़ते हैं और हर एक पर 60 दिन तक का ट्रायल रहता है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या हॉल और रसोई को एक ही शेड्यूल में रखा जा सकता है?
हाँ। भूमिकाएँ और सेक्शन अलग-अलग बनते हैं, इसलिए मैनेजर सिर्फ़ वेटरों को या सिर्फ़ रसोई को देख सकता है, और प्रकाशन साथ होता है ताकि पूरी टीम एक ही हफ़्ता देखे। ऐप में हर व्यक्ति सिर्फ़ अपनी शिफ़्ट देखता है।
कोई अचानक बीमार पड़ जाए तो शिफ़्ट कितनी जल्दी भर जाती है?
शिफ़्ट खोल दीजिए, वह उन सबके पास चली जाती है जो उसे कर सकते हैं। जो पहले हाँ कहता है उसे मिल जाती है, और मैनेजर देखता है कि किसने जवाब दिया। स्टाफ़ के बीच तय हुई अदला-बदली भी शेड्यूल बदलने से पहले उसी मंज़ूरी से गुज़रती है।
क्या स्टाफ़ फ़ोन से शेड्यूल देख सकता है और छुट्टी माँग सकता है?
हाँ। iOS और Android का ऐप प्रकाशित शेड्यूल, अदला-बदली के अनुरोध, उपलब्धता और छुट्टियाँ साथ रखता है। पढ़े जाने की पुष्टि मैनेजर को बताती है कि हफ़्ता किसने खोला और किसने अब तक नहीं।
क्या ब्रेक काम के घंटों से अलग दर्ज होते हैं?
हाँ। हर ब्रेक कुल में से घटाने के बजाय अपने अलग रिकॉर्ड के रूप में रखा जाता है, इसलिए भुगतान वाला और बिना भुगतान वाला समय दो अलग राशियाँ बने रहते हैं और पेरोल की फ़ाइल वही दिखाती है जो सचमुच हुआ।
क्या एक ही खाते से एक से ज़्यादा आउटलेट चलाए जा सकते हैं?
हाँ। हर आउटलेट अपनी जगह या अपने प्रोजेक्ट की तरह बनता है, और दो जगह काम करने वाले कर्मचारी का रिकॉर्ड एक ही रहता है। रिपोर्ट हर आउटलेट के हिसाब से या पूरे समूह के लिए पढ़ी जा सकती है।
क्या एक ही टीम वाले छोटे रेस्टोरेंट के लिए मुफ़्त प्लान काफ़ी है?
पेरोल में दस लोगों वाला छोटा आउटलेट बिना समय सीमा के मुफ़्त चलता है: शेड्यूल, बुनियादी हाज़िरी, फ़ोन ऐप और साप्ताहिक रिपोर्ट इसी में हैं। दस से ऊपर लागत प्रति कर्मचारी हो जाती है, मॉड्यूल एक-एक करके 0,50 डॉलर प्रति माह से जुड़ते हैं और हर मॉड्यूल पर 60 दिन तक का ट्रायल मिलता है।
शेड्यूल को व्हाइटबोर्ड से हटाइए
10 लोगों तक मुफ़्त, भूमिकाओं के साथ, ऐसी खुली शिफ़्ट जो फ़ोन से भर जाती हैं और ऐसे हाज़िरी के समय जिन पर पेरोल भरोसा कर सके।