खेल क्लब का स्टाफ शेड्यूल और कार्यबल प्रबंधन

एक इमारत में तीन समय-सारणियां

खेल क्लब इस मायने में असामान्य है कि वह एक साथ कई ऐसी समय-सारणियां चलाता है जिनका आपस में कोई संबंध नहीं। परिसर के खुलने के अपने घंटे हैं और वहां किसी न किसी को रहना ही है। कोचिंग सत्रों की उस समय-सारणी से चलती है जो हर सत्रांत बदल जाती है। और मैच-दिवस या आयोजन अनियमित रूप से आते हैं तथा बाकी दोनों से ज्यादा लोग मांगते हैं।

ज्यादातर क्लब इन तीनों को अलग-अलग नियोजित करते हैं, इसीलिए बार-बार होने वाली चूक कोच के बिना छूटा सत्र नहीं, बल्कि उसी सत्र के दौरान बिना किसी कर्मचारी के रह गई इमारत होती है।

ऐसा दल जो ज्यादातर अंशकालिक है

क्लब के बहुत कम कर्मचारी सामान्य सप्ताह करते हैं। कोच का मुख्य काम कहीं और है। रिसेप्शन विद्यार्थी संभालते हैं। रखरखाव एक व्यक्ति और बाहर से आया कारीगर है। स्वयंसेवक मैच-दिवस पर आते हैं और फिर गायब हो जाते हैं।

इसी मिश्रण के कारण उपलब्धता पूरी प्रणाली की सबसे मूल्यवान जानकारी बन जाती है। यह जाने बिना बनाया गया रोस्टर कि इस सत्रांत गुरुवार कौन सा कोच ले सकता है, प्रकाशित होते ही सप्ताह भर की अदला-बदली के अनुरोध खड़े कर देता है।

पहले पूछिए, फिर बनाइए।

स्वयंसेवक उपस्थिति में गिने जाते हैं, वेतन में नहीं

ज्यादातर क्लबों में मैच-दिवस स्वयंसेवकों के भरोसे चलता है, और उन्हें योजना से बाहर छोड़ देने से योजना ही गलत हो जाती है। उन्हें अपने अलग विभाग में रखने से प्रबंधक को परिसर में मौजूद लोगों की असली संख्या मिलती है, जबकि वेतन का निर्यात पहले की तरह केवल भुगतान पाने वाले स्टाफ तक सीमित रहता है।

कम समय में सत्र भरना

जब कोच नहीं आ पाता, तब तीस लोग रास्ते में होते हैं। समय की खिड़की छोटी है, योग्य विकल्पों की संख्या कम है, और जो व्यक्ति इसे सुलझाने में लगा है वही आमतौर पर उसी वक्त इमारत खोल रहा होता है।

सत्र को उन सबके सामने रखना जिन्हें उसे लेने की अनुमति है, संदेशों की लंबी कतार को एक सूचना में बदल देता है। यहां यह रिकॉर्ड भी कहीं और से ज्यादा भारी पड़ता है कि किससे पूछा गया था, क्योंकि कोच की जगह भरने का एक पहलू बच्चों की सुरक्षा से जुड़ा है और समूह की बातचीत उसे प्रमाणित नहीं कर सकती।

वे योग्यताएं जिनकी अवधि खत्म होती है

कोचिंग प्रमाणपत्र, प्राथमिक चिकित्सा के प्रमाणपत्र और बच्चों की सुरक्षा से जुड़ी जांच, सब पर तिथि दर्ज होती है, और क्लबों से नियमित रूप से यह दिखाने को कहा जाता है कि वे वैध थीं। उन तिथियों को कर्मचारी कार्ड में रखना और रोस्टर बनाते समय सामने लाना, जांच को उस क्षण पर ले आता है जहां वह काम की है।

सॉफ्टवेयर जानकारी रखता और दिखाता है। किसे किसकी अनुमति है, यह तय करना क्लब का ही काम रहता है, और ऐसा ही होना चाहिए।

पढ़ाई का मौसम और छुट्टियां

स्कूल की छुट्टियों में क्लब की मांग उलट जाती है: कोचिंग घटती है, शिविर शुरू होते हैं, और इमारत अलग घंटों में भरती है। हर ढांचे को टेम्पलेट के रूप में सहेज लेने से यह बदलाव नए सिरे से रोस्टर बनाने के बजाय केवल योजना बदलना रह जाता है।

बदलते सप्ताह वाले लोगों के घंटे

वेतन के विवाद अंशकालिक घंटों पर ही जमा होते हैं, क्योंकि छह सप्ताह पहले के मंगलवार को कोई याद नहीं रखता और अनुबंध में लिखा आंकड़ा अक्सर कागज तक ही सीमित रहता है। आने और जाने का समय उसी दिन दर्ज करना, और उसे नियोजित सत्र के सामने रखना, मामले को बहस बनने से पहले ही खत्म कर देता है।

शुरुआत कहां से करें

Shifton 10 लोगों तक बिना समय-सीमा के निःशुल्क है, और इतने में एक छोटा क्लब पूरा आ जाता है। रोस्टर बनाना, ओपन शिफ्ट, शिफ्ट की अदला-बदली, मोबाइल ऐप और रिपोर्टिंग इसी में शामिल हैं, जबकि मॉड्यूल एक-एक करके प्रति कर्मचारी प्रति माह 0.50 डॉलर से जोड़े जाते हैं, हर एक पर 60 दिन तक की आजमाइश के साथ (Work location control पर 10 दिन)।