תוכנת סידור עבודה לחברות תשתית, צוותי שטח וכוננות
בנו סידור עבודה לצוותים, סובבו כוננות וטיפול בתקלות בהוגנות ושמרו על מכסות השעות בשליטה, עם תוכנת סידור עבודה לחברות תשתית ולעבודת שטח.
בנו את השבוע ופרסמו אותו לכל צוות
שבוע בחברת תשתית מסוכם ביום שישי ומשתנה פעמיים עד יום שני. בלוח השבועי לכל עובד יש שורה משלו, משמרות בקידוד צבע מציגות שעת התחלה ושעת סיום, ושורת המשמרות הפתוחות מחזיקה את האיוש שאיש עדיין לא לקח. מסננים, פרויקטים וסידורים מצמצמים את הלוח למרכז שירות אחד או לצוות אחד בכל פעם.
חודש של סבב עם שעות מאוזנות
איוש רציף מתוכנן בחודשים ולא בימים. התצוגה החודשית פורסת את תבנית הסבב על פני כל התקופה ומחליפה בלוקים כך שתורנות יום ולילה נעה בין אנשי הצוות במקום להתקבע על אותם אנשים. לכל אדם מוצג סיכום שעות חודשי כנתון, וכך בודקים תקופה מאוזנת לפני הפרסום.
שלושת הימים הקרובים, אתר אחר אתר
לתכנן חודש זו משימה אחת, לנהל את שבעים ושתיים השעות הקרובות זו משימה אחרת. תצוגת שלושת הימים מציגה משמרות מתויגות באתר העבודה שאליו הן שייכות, ולכן הסידור אומר היכן מצפים לכל צוות באותה בהירות שבה הוא אומר מתי. מוני שעות לכל עובד ושורת המשמרות הפתוחות מוצגים באותו מסך.
כמה עלתה כל שעה, דרגה אחר דרגה
חודשים עמוסי קריאות תקלה מתבהרים רק כשמפרקים את השעות. דוח דרגות התשלום מפרט עובד, פרויקט, סידור וחברי צוות, ואז מפצל את התקופה לשעות בתעריף בסיס, שעות נוספות בלילה, שעות נוספות בלילה שנופל בסוף שבוע ושעות נוספות בחג. מה שנראה כמספר אחד של שעות נוספות הופך לארבע שורות שאפשר לפעול לפיהן.
התחילו עם התוכנית החינמית
ללא הגבלת זמן. גישה מלאה לתכונות הליבה, שדרגו כשתהיו מוכנים.
לקריאת המדריך המלא לסידור כוח אדם בחברות תשתית
העבודה בחברות תשתית מתוכננת לפי מחויבויות ולא לפי העדפות. הרשת חייבת להיות מאוישת גם בלילה, צוותי הכוננות חייבים להיות זמינים בכל רגע, תחזוקה מתוכננת חייבת להיכנס לחלונות זמן שסוכמו חודשים מראש, וסופה קשה אחת מסוגלת לבטל את כל התוכנית עד יום שלישי אחר הצהריים. תוכנת סידור עבודה לחברות תשתית קיימת כדי להחזיק את התוכנית הזאת יחד ולהשאיר אחריה תיעוד מדויק של מי עבד, מתי, ובאיזו דרגת תשלום.
הלחץ נובע רק לעתים רחוקות ממחסור בעבודה. הוא נובע מחוסר נראות. מי משובץ הלילה, מי נושא בכוננות בסוף השבוע, מי כבר חצה את מכסת השעות שלו, וכמה הוסיפו קריאות התקלה האחרונות לעלות השכר. בגיליון אלקטרוני התשובות מגיעות לאט, ואיטיות עולה כסף כשצוות תקלות ממתין להחלטה.
מה תוכנת סידור עבודה לחברות תשתית חייבת לתת
ארבע משימות נושאות את רוב הערך. לבנות שבוע או חודש של איוש צוותים במהירות ולשנות אותו בלי לצייר מחדש את כל הטבלה. לשמור על סבב הוגן של כוננות ושל טיפול בתקלות במקום שאלה ייפלו על מי שענה לטלפון. להעביר את הסידור העדכני לכל טלפון, כי הצוותים נמצאים במרכזי השירות ובאתרי העבודה ולא מול מסך במשרד. ולתעד שעות אמת מול המתוכנן, כי עבודת לילה, סוף שבוע וחג משולמת אחרת ונבדקת לעתים קרובות יותר.
מערכת סידור לחברות תשתית שמבצעת את ארבע אלה היטב שווה יותר מרשימת יכולות ארוכה. חיפושים אחר תוכנת ניהול קריאות לחברות תשתית חוזרים בדרך כלל לאותו צורך מעשי: לדעת איזה צוות בתורנות, ולהעביר שינוי לטלפונים שלו לפני שהוא עולה למישהו כסף.
כוננות, טיפול בתקלות ותגובה לסופות
הכוננות היא החלק שרוב החברות מנהלות הכי פחות טוב. התורנות חייבת להסתובב באופן שווה, אנשים צריכים לדעת שבועות מראש אילו לילות שייכים להם, והחלפות חייבות להיות מתועדות במקום אחר מאשר קבוצת הודעות. כשהיא מתוכננת בתצוגה החודשית, הסבב נעשה גלוי: אפשר לראות את התבנית על פני כל הצוות, לאתר את הטכנאי שלקח שלושה סופי שבוע ברצף, ולתקן לפני שזה הופך לתלונה.
איוש שאיש לא לקח נשאר בשורת המשמרות הפתוחות ולא בתא ריק, ולכן החור בכוננות של החודש הבא בולט בזמן שעדיין קל למלא אותו. כשאירוע מסלים, משמרות נוספות נכנסות לאותה טבלה של העבודה השוטפת ומתפרסמות לכולם בבת אחת. זה רוב מה שנדרש בפועל מתוכנת ניהול כוח אדם לחברות תשתית בשבוע של סופה.
מכסות שעות, כללי עייפות ושליטה בשעות נוספות
חברות תשתית פועלות לפי כללי שעות הדוקים מרוב הענפים, ומסיבה טובה. צוות שעבד שמונה עשרה שעות אינו הצוות שתרצו בראש עמוד חשמל. התצוגות השבועית והחודשית מחזיקות לכל אדם מכסה מרבית ומונה שעות מצטבר כשני נתונים באותה שורה, כך שהמתכנן רואה מי מתקרב לתקרה כשהסידור עדיין טיוטה.
כך השעות הנוספות הופכות להחלטה במקום לגילוי מאוחר. אפשר לאזן שעות על פני חודש שלם במקום שייערמו על אותם שלושה אנשים, וסבב שמחליף בלוקים של יום ולילה שומר על עומס אחיד לאורך כל התקופה. תוכנת תכנון משמרות לחברות תשתית מוכיחה את עצמה במרווח שבין הרגע שבו מזהים בעיה לבין הרגע שבו נאלצים לפתור אותה בשתיים בלילה.
צוותים בין מרכזי שירות, תחנות משנה ואתרי עבודה
מעט מאוד צוותי תשתית עובדים במקום אחד. המשמרות מתויגות באתר העבודה שאליו הן שייכות, ולכן תצוגת שלושת הימים עונה על השאלה המעשית מי נמצא היכן בשבעים ושתיים השעות הקרובות ולא רק מי עובד. סינון לפי פרויקט ולפי סידור מצמצם את הלוח למרכז שירות אחד, לחוזה אחד או לצוות אחד, וזה מה שהופך סידור גדול לקריא בכלל.
תכנון בין אתרים הוא בעיה משותפת לענפי השטח, ואותה תבנית מופיעה גם במערך סידור צוותי בנייה שלנו. בתשתיות ההבדל הוא שהאתרים קבועים והכללים סביבם מחמירים יותר, ולכן הסידור חייב לומר היכן מצפים לאדם באותה בהירות שבה הוא אומר מתי.
תפקידים, הסמכות ומי בכלל אפשר לשבץ למשמרת
לא כל מי שנמצא בסידור ניתן להחלפה. משימות מסוימות דורשות בעל הסמכה באתר, מתלמד אי אפשר לשלוח לבד, ומשמרת מאוישת באמת רק כשהתפקיד הנכון נמצא בה. התפקידים יושבים ברשימת הצוות יחד עם רמות ההרשאה ופרטי הקשר, והתפקיד מוצג כנתון על שם העובד בסידור, כך שהאיוש נבדק לפי כשירות ולא לפי מספר ראשים.
זה פותר גם בעיה שקטה יותר. משמרת עם ארבעה אנשים ובלי אחראי נראית מלאה בגיליון אלקטרוני ואינה מלאה במציאות. בפלטפורמת סידור לחברות תשתית היא נקראת בדיוק כפער שהיא.
היכן נגמרות מערכות העורף והיכן מתחיל הסידור
כדאי לומר את הגבול הזה במפורש, כי תוצאות החיפוש מערבבות שני מוצרים שונים לגמרי. מערכות ניהול לחברות תשתית מפעילות חיוב לקוחות, חשבונות לקוח ורישומי רשת, הן נרכשות על ידי מחלקה אחרת, ואילו Shifton אינה עושה דבר מכל אלה. Shifton היא שכבת כוח האדם שמתחת: מי משובץ, מי בכוננות, מי החתים כניסה, כמה שעות נעבדו וכמה מהן היו שעות נוספות.
רוב החברות מפעילות את שתי המערכות, והחלוקה נקייה. פלטפורמת העורף מחזיקה את הרשת ואת הלקוח. תוכנת סידור עובדים לחברות תשתית מחזיקה את הסידור ואת דוח הנוכחות. צוותים שזקוקים רק למחצית השנייה מגלים לא פעם שהיא מחליפה יותר עבודת גיליונות ממה שציפו.
רישום נוכחות ודוחות שעות לצוותי תשתית
הצוותים מחתימים כניסה ויציאה מהאפליקציה בנייד, ולכן כל משמרת שומרת שעת התחלה, שעת סיום והפסקה אמיתיות מול המתוכנן. דוחות שעות העבודה מציגים שעות שנעבדו, שעות נוספות, איחורים, יציאה מוקדמת והיעדרות לכל אדם ולכל פרויקט, והתקופה מיוצאת לשכר במקום להיות מוקלדת מחדש.
דיווח דרגות התשלום הוא מה שסוגר את תמונת העלות. השעות מפוצלות לדרגות, כלומר תעריף בסיס, שעות נוספות בלילה, שעות נוספות בלילה שנופל בסוף שבוע ושעות נוספות בחג, כך שחודש עמוס קריאות מגיע מפורק ולא כמספר אחד. תוכנת רישום נוכחות לחברות תשתית מועילה רק אם הפלט הוא משהו שהכספים יכולים לפעול לפיו, ובדיוק לשם כך נבנו כלי הדיווח. QuickBooks, Zapier, Intercom וכן Usedesk מתחברים ממסך האינטגרציות כשצריך להעביר את המספרים האלה הלאה.
איך בוחרים מערכת סידור שהצוותים באמת ישתמשו בה
האימוץ נקבע בטלפון ולא בהדגמה. אם הסידור באפליקציה הוא הסידור האמיתי בכל פעם, הצוותים מפסיקים להתקשר למרכז השירות כדי לוודא. זה אומר שינויים שמתפרסמים לכולם בבת אחת, זמינות ובקשות חופשה שמטופלות באותו מקום שבו נמצא הסידור, ושעות מתועדות שתואמות למה שאנשים באמת עבדו.
בדקו בדיוק כפי שהצוות ישתמש. בנו חודש שלם של סבב ובדקו כמה זמן זה לוקח. שנו לילה אחד של כוננות ובדקו כמה מהר מגיעה ההתראה. הפיקו דוח שעות לשבוע שכלל קריאת תקלה ובדקו אם דרגות השעות הנוספות יוצאות מופרדות.
עד 10 חברי צוות Shifton חינמית וללא הגבלת זמן, וזה מכסה במלואן חברות קטנות וצוותי קבלן. ארגונים גדולים יותר עוברים למסלולים בתשלום לפי עובד לחודש, ומודול המיקום ואתרי העבודה זמין בתשלום. כך או כך המטרה זהה: איוש שאפשר לסמוך עליו בשלוש לפנות בוקר, ומספר שעות שאיש לא צריך להתווכח עליו.
שאלות נפוצות
מהי תוכנת סידור עבודה לחברות תשתית?
תוכנת סידור עבודה לחברות תשתית מתכננת אילו צוותים וטכנאים עובדים באילו משמרות, מפרסמת את התוכנית לצוות ומתעדת אחר כך את השעות שנעבדו. Shifton מכסה בניית משמרות ותבניות, משמרות פתוחות, סבבי כוננות, זמינות ובקשות חופשה, החתמת כניסה ויציאה, הפסקות ודוחות שעות. היא מטפלת בכוח האדם, לא ברשת.
האם אפשר לתכנן כוננות וטיפול בתקלות לצוותי תשתית?
כן. כוננות וטיפול בתקלות מתוכננים כמשמרות באותו לוח שנה של העבודה השוטפת, כולל בלוקים של לילה וסוף שבוע, ומסתובבים בין אנשי הצוות לאורך חודש שלם כך שלא אותם אנשים נושאים בכל לילה. איוש שלא נלקח נשאר בשורת המשמרות הפתוחות, וכל אחד רואה שינוי ברגע שהוא מתפרסם.
האם Shifton מתעדת שעות עבודה ושעות נוספות לצוותי שטח בתשתיות?
כן. הצוותים מחתימים כניסה ויציאה מהאפליקציה בנייד, ולכן כל משמרת מחזיקה שעת התחלה, שעת סיום והפסקה אמיתיות מול המתוכנן. דוחות שעות העבודה מציגים שעות שנעבדו, שעות נוספות, איחורים והיעדרות לכל אדם ולכל פרויקט, ודוחות דרגות התשלום מפצלים את התקופה לדרגת בסיס ולדרגות בתוספת. הדוחות מיוצאים לשכר.
האם Shifton מחליפה את מערכות החיוב או מערכות העורף של חברת תשתית?
לא, וגם לא לשם כך היא נועדה. פלטפורמות של חיוב לקוחות, חשבונות לקוח ורישומי רשת הן קטגוריית מוצר נפרדת שנרכשת על ידי מחלקה אחרת. Shifton היא שכבת כוח האדם שמתחת: סידורי עבודה, כוננות, נוכחות, שעות שנעבדו ושעות נוספות, והדוחות שיוצאים מהן. רוב החברות מפעילות את שתי המערכות.
איך צוותי תשתית רואים את המשמרות ואת השינויים בסידור?
לכל עובד יש את הסידור באפליקציית Shifton לנייד ב-iOS וב-Android, יחד עם השעות שלו, הבקשות שלו וכל משימה שמקושרת למשמרת. התראות נשלחות כשסידור מתפרסם או משתנה, כך שצוות שיוצא ממרכז השירות בשש עובד לפי הגרסה העדכנית ולא לפי תדפיס משבוע שעבר.
האם יש מסלול חינמי לצוות תשתית קטן?
Shifton חינמית עד 10 חברי צוות וללא הגבלת זמן, וזה מכסה חברות קטנות, צוותי קבלן וצוותים של מרכז שירות אחד. סידור משמרות, אפליקציה לנייד, שעון נוכחות בסיסי ודוחות כלולים. ארגונים גדולים יותר משלמים לפי עובד לחודש, ומודול המיקום ואתרי העבודה הוא מודול בתשלום בכל מסלול.
נהלו את סידור צוותי התשתית שלכם עם Shifton
תכננו את השבוע פעם אחת, פרסמו אותו לכל צוות, ודעו בדיוק אילו שעות נפלו לאיזו דרגת תשלום.