Προγραμματισμός προσωπικού συνεδριακού κέντρου

Τι προγραμματίζει στην πραγματικότητα ένα συνεδριακό κέντρο

Λογισμικό για συνεδριακά κέντρα σημαίνει συνήθως την εμπορική πλευρά: αιτήματα, διαθεσιμότητα αιθουσών, εγγραφές συνέδρων, παραγγελίες εστίασης, τεχνικές απαιτήσεις. Εκεί ζει το τμήμα πωλήσεων και δεν είναι αυτό το θέμα της σελίδας.

Η λειτουργική πλευρά είναι οι άνθρωποι. Ένα συνεδριακό κέντρο με έξι αίθουσες τρέχει σε μία ημέρα έξι στησίματα, έξι εκδηλώσεις και έξι αποκαταστάσεις, με μικρή μόνιμη ομάδα που συμπληρώνεται από έκτακτους. Το αν θα βγει το αύριο εξαρτάται αποκλειστικά από αυτό το πρόγραμμα, και το πρόγραμμα συνήθως φτιάχνεται σε λογιστικό φύλλο.

Η αίθουσα και η φάση ως μονάδα

Ο προγραμματισμός του κτιρίου ανά άτομο δίνει μια λίστα που δεν αξιοποιεί κανείς. Ο προγραμματισμός ανά αίθουσα και ανά φάση δίνει κάτι που ο υπεύθυνος βάρδιας διαβάζει αμέσως: αυτή η κράτηση είναι στημένη, σε αυτήν δεν υπάρχει κανείς για την αποκατάσταση, σε εκείνη λείπουν δύο στην πόρτα για τις εννιά.

Οι φάσεις μετράνε όσο και οι αίθουσες. Το στήσιμο είναι μικρό συνεργείο με βαριά δουλειά για πολλή ώρα. Η ίδια η εκδήλωση ζητά παρουσία περισσότερο παρά κόπο. Η αποκατάσταση είναι γρήγορη, αργά το βράδυ, και συχνά τη βγάζουν άνθρωποι που βρίσκονται στο κτίριο από τις εφτά.

Τρεις φάσεις, τρία διαφορετικά σχήματα στελέχωσης.

Κρατήσεις η μία μετά την άλλη

Η πιο δύσκολη ώρα σε ένα συνεδριακό κέντρο είναι εκείνη ανάμεσα σε δύο εκδηλώσεις στην ίδια αίθουσα. Είναι σύντομη, είναι δεσμευμένη στο λεπτό και σε πρόγραμμα που γράφεται ανά ημέρα δεν φαίνεται καθόλου. Το να μένει η αποκατάσταση δική της προγραμματισμένη φάση είναι αυτό που της αφαιρεί τον χαρακτήρα της υπόθεσης.

Προσωπικό που αλλάζει κάθε εβδομάδα

Σχεδόν κανένα κέντρο δεν στελεχώνει μόνιμα την αιχμή του. Ο πυρήνας είναι μικρός και οι γεμάτες εβδομάδες καλύπτονται από έκτακτους, ανθρώπους γραφείων και πρόσωπα που επιστρέφουν από την περασμένη σεζόν. Η ένταξή τους πρέπει να είναι αρκετά γρήγορη ώστε να γίνεται μέσα σε μια γεμάτη εβδομάδα, γιατί ακριβώς τότε γίνεται.

Τα τμήματα κρατούν τις ομάδες ξεχωριστές χωρίς να σπάνε το πλάνο. Ο υπεύθυνος βάρδιας βλέπει όλους μέσα στο κτίριο. Η εξαγωγή για τη μισθοδοσία περιλαμβάνει μόνο όσους απασχολεί το ίδιο το κέντρο.

Δήλωση άφιξης μέσα σε ένα ολόκληρο κτίριο

Ένα τερματικό στην είσοδο προσωπικού δουλεύει σε εργοστάσιο. Σε συνεδριακό κέντρο η ομάδα μπαίνει από άλλες πόρτες, σε άλλες ώρες και για άλλες αίθουσες, ενώ αυτός που χρειάζεται τη δύναμη περπατά το κτίριο αντί να κάθεται στο τερματικό.

Η δήλωση από το κινητό βάζει την καταγραφή άφιξης εκεί που είναι η δουλειά. Το να ξέρεις ποιος ήρθε πραγματικά, και όχι ποιος ήταν γραμμένος, είναι αυτό που επιτρέπει στον υπεύθυνο βάρδιας να μετακινήσει κόσμο στα είκοσι λεπτά πριν ανοίξουν οι πόρτες.

Μεγάλες ημέρες καταγραμμένες τίμια

Οι βάρδιες σε συνεδριακό κέντρο χαλάνε τις βολικές παραδοχές της συνηθισμένης καταγραφής χρόνου. Ημέρες στησίματος δεκατεσσάρων ωρών συμβαίνουν. Τα διαλείμματα παίρνονται όταν το επιτρέψει η αίθουσα. Κάποιος γραμμένος για οκτώ ώρες μένει έντεκα, επειδή ο πελάτης ξέφυγε από το πρόγραμμα. Η καταγραφή του πραγματικού δίπλα στο προγραμματισμένο, με τα διαλείμματα χωριστά, το κρατά στο αρχείο και όχι στη μνήμη κάποιου.

Πόσο κόστισε κάθε κράτηση

Η τιμολόγηση της αίθουσας προϋποθέτει κάποιο νούμερο εργασίας. Ο απολογισμός συνήθως δεν μπορεί να το ελέγξει, επειδή το κόστος μισθοδοσίας έρχεται ως ένα νούμερο για όλες τις αίθουσες του κτιρίου.

Οι ώρες ομαδοποιημένες ανά κράτηση και ανά φάση κάνουν τον έλεγχο εφικτό. Ένας σταθερός πελάτης του οποίου οι εκδηλώσεις χρειάζονται σταθερά δύο άτομα παραπάνω από όσα υπέθετε η προσφορά είναι συζήτηση τιμής, και αυτή η συζήτηση υπάρχει μόνο αφού κάποιος δει τον αριθμό.

Από πού ξεκινάτε

Το Shifton είναι δωρεάν έως 10 άτομα χωρίς χρονικό όριο, κάτι που καλύπτει ένα μικρό κέντρο ή ένα μόνο τμήμα. Ο προγραμματισμός, η εφαρμογή κινητού, η βασική καταγραφή χρόνου και οι αναφορές περιλαμβάνονται, ενώ τα αρθρώματα προστίθενται ένα ένα από 0,50 δολάρια ανά εργαζόμενο τον μήνα, το καθένα με δοκιμή έως 60 ημέρες.