Λογισμικό προγραμματισμού για μάστορες και συντήρηση κτιρίων

Μια επιχείρηση επισκευών μετριέται σε επισκέψεις και όχι σε βάρδιες. Τέσσερις ή πέντε σύντομες δουλειές σε τέσσερις ή πέντε διευθύνσεις, μικροεπισκευές σε σπίτια και ψιλοδουλειές ανακατεμένες με εργασίες σύμβασης, καθεμία κλεισμένη σε ώρα που ο πελάτης συμφώνησε και καθεμία ικανή να τραβήξει μία ώρα παραπάνω και να σπρώξει πίσω όλα όσα ακολουθούν. Το λογισμικό προγραμματισμού για μάστορες υπάρχει επειδή αυτό το μοτίβο σπάει κάθε εργαλείο σχεδιασμένο για ανθρώπους που δουλεύουν όλη μέρα σε ένα κτίριο.

Η πίεση είναι πολύ συγκεκριμένη. Το περιθώριο ζει στον αριθμό των δουλειών που ολοκληρώνονται και όχι στις διαθέσιμες ώρες. Το συνεργείο είναι αρκετά μικρό ώστε ένας άρρωστος να είναι σοβαρό πρόβλημα. Και όποιος φτιάχνει το πρόγραμμα κρατά συνήθως δράπανο μία ώρα αργότερα, που σημαίνει ότι ο σχεδιασμός πρέπει να γίνει στο κινητό, γρήγορα, ανάμεσα σε δύο δουλειές.

Τι πρέπει να αντέχει ένα λογισμικό προγραμματισμού για μάστορες

Τέσσερα πράγματα κρίνουν αν ένα εργαλείο θα περάσει τον πρώτο μήνα. Η δουλειά πρέπει να είναι δεμένη με διεύθυνση, γιατί μια δουλειά χωρίς τοποθεσία δεν είναι οδηγία. Η μέρα πρέπει να διαβάζεται με μια ματιά στο κινητό. Οι αλλαγές πρέπει να φτάνουν αμέσως στο συνεργείο, γιατί οι πελάτες περιμένουν σε συγκεκριμένες ώρες. Και οι ώρες που επιστρέφουν πρέπει να είναι αρκετά ακριβείς ώστε να πληρώνετε βάσει αυτών και να κοστολογείτε την επόμενη προσφορά.

Ένα λογισμικό προγραμματισμού υπηρεσιών επισκευής που καλύπτει αυτά τα τέσσερα είναι πιο χρήσιμο από μια πλατφόρμα με μακρύ κατάλογο δυνατοτήτων φτιαγμένη για μεγαλύτερο οργανισμό. Οτιδήποτε προσθέτει βήματα στο καθημερινό σχέδιο απλώς παύει να ανοίγεται.

Πολλές σύντομες δουλειές, πολλές διευθύνσεις, μία μέρα

Η δυσκολία που ορίζει αυτό το επάγγελμα είναι η πυκνότητα. Μια μέρα δεν είναι μία δέσμευση αλλά αρκετές, και τις συνδέει ο χρόνος μετακίνησης που κανείς δεν κατέγραψε. Όταν το σχέδιο ζει σε ομαδική συνομιλία, το συνεργείο το ξαναφτιάχνει κάθε πρωί από ένα κύλισμα μηνυμάτων και η εκδοχή του γραφείου δεν είναι ποτέ ακριβώς η ίδια με την εκδοχή του βαν.

Βάζοντας αρκετές βάρδιες σε μία μέρα, καθεμία με το δικό της σημείο εργασίας και το δικό της χρονικό παράθυρο, εκείνο το κύλισμα γίνεται μια σειρά που διαβάζεται. Η προβολή τριών ημερών κρατά το κοντινό μέλλον μπροστά σε όλους χωρίς τον θόρυβο ενός ολόκληρου μήνα. Επειδή το συνεργείο μπορεί να έχει πρόσβαση από παντού, το πρωινό τηλεφώνημα για το πού πάμε σταματά. Ένα λογισμικό προγραμματισμού για δουλειές επισκευών κερδίζει τη θέση του μόνο όταν αφαιρεί τέτοια τηλεφωνήματα αντί να προσθέτει.

Από τον μοναχικό μάστορα σε μικρό συνεργείο

Το σημείο όπου καταρρέει ο άτυπος προγραμματισμός είναι το δεύτερο και το τρίτο άτομο. Ένας μάστορας κρατά μια εβδομάδα στο μυαλό του. Τρεις δεν μοιράζονται ένα μυαλό και το κόστος συντονισμού έρχεται αμέσως: ποιος είναι πού, ποιος τελείωσε νωρίτερα, ποιος βρίσκεται πιο κοντά στο έκτακτο που μόλις μπήκε.

Το να τρέχουν όλοι σε έναν λογαριασμό το κάνει ορατό αντί για ειπωμένο. Οι ανοιχτές βάρδιες επιτρέπουν μια επείγουσα δουλειά να αναρτηθεί μία φορά και να την πάρει όποιος έχει χώρο, αντί να μοιραστεί με τέσσερα ξεχωριστά τηλεφωνήματα. Οι θέσεις και τα επίπεδα πρόσβασης επιτρέπουν σε έναν αρχιτεχνίτη να ρυθμίσει τη δική του μέρα, ενώ το κύριο σχέδιο μένει στον έλεγχο του γραφείου. Το λογισμικό προγραμματισμού για επιχείρηση επισκευών μετράει περισσότερο ακριβώς σε αυτό το μέγεθος, γιατί εκεί η ανάπτυξη αρχίζει να κοστίζει σε διοίκηση περισσότερο από όσο προσθέτει σε τζίρο. Οι ανταλλαγές βαρδιών που λύνονται στην εφαρμογή αντί με μήνυμα ανήκουν στην ίδια οικονομία, αφού μια εγκεκριμένη ανταλλαγή διορθώνει το σχέδιο για όλους μαζί και όχι μόνο για όποιον έτυχε να το διαβάσει. Τα μακρά έργα που κρατούν ένα συνεργείο εβδομάδες στο ίδιο σπίτι είναι άλλο ζήτημα, το οποίο καλύπτει ο προγραμματισμός συνεργείων ανακαίνισης.

Συμβάσεις συντήρησης κτιρίων και επαναλαμβανόμενες επισκέψεις

Η δουλειά με σύμβαση συμπεριφέρεται αλλιώς από τα έκτακτα περιστατικά. Είναι προβλέψιμη, είναι το έσοδο πάνω στο οποίο μπορείτε να υπολογίζετε και είναι το πρώτο που στριμώχνεται όταν μια φορτωμένη εβδομάδα γεμίσει κλήσεις.

Η απάντηση είναι τα πρότυπα. Ένα μοτίβο επισκέψεων που χτίζεται μία φορά μπορεί να εφαρμόζεται μήνα με τον μήνα, ώστε ο προγραμματισμός συντήρησης κτιρίων να πιάνει το ημερολόγιο πριν στρωθούν γύρω του οι έκτακτες δουλειές. Τα έργα κρατούν τη δουλειά της σύμβασης χωριστά από τις μεμονωμένες κρατήσεις στην ίδια προβολή, οπότε φαίνεται με μια ματιά αν οι επισκέψεις που δεσμευτήκατε όντως εκτελούνται. Ένα λογισμικό προγραμματισμού συντήρησης κτιρίων που δεν ξαναχρησιμοποιεί ένα μοτίβο σας επιστρέφει την ίδια χειρωνακτική δουλειά κάθε μήνα. Το λογισμικό προγραμματισμού προσωπικού σε επιχειρήσεις επισκευών αποδίδει περισσότερο στη δουλειά με σύμβαση ακριβώς γι' αυτόν τον λόγο, αφού οι επισκέψεις είναι γνωστές εκ των προτέρων και αλλάζουν μόνο τα άτομα.

Τι σας κόστισε πραγματικά μια επίσκεψη

Η προσφορά είναι εικασία όσο δεν έχετε διάρκειες. Οι περισσότεροι μικροί επαγγελματίες τιμολογούν από εμπειρία και η εμπειρία μετακινείται. Οι δουλειές που ξεπερνούν σταθερά τον χρόνο είναι οι πιο δύσκολες να εντοπιστούν, γιατί κάθε μεμονωμένη υπέρβαση φαίνεται λογική τη στιγμή που συμβαίνει.

Η καταγραφή πραγματικής έναρξης και λήξης απέναντι στην προγραμματισμένη βάρδια κλείνει αυτόν τον κύκλο. Η απόσταση ανάμεσα στον συμφωνημένο και στον πραγματικό χρόνο γίνεται αριθμός ανά είδος δουλειάς αντί για αίσθηση. Οι χρεώσεις που ισχύουν στη βάρδια, μαζί με τις προσαυξήσεις βραδιού και Σαββατοκύριακου, μετατρέπουν αυτές τις ώρες σε κόστος και οι αναφορές προϋπολογισμού και χρεώσεων το αθροίζουν για την περίοδο. Ένα λογισμικό καταγραφής ωρών για επιχειρήσεις επισκευών που μετρά μόνο εβδομαδιαίο σύνολο δεν σας λέει ποια δουλειά χάνει σιωπηλά. Μετά από δύο μήνες η εικόνα είναι συνήθως καθαρή και η διόρθωση είναι απόφαση τιμής, όχι προγράμματος. Ακριβώς αυτό θα έπρεπε να σας δίνει χωρίς να το ζητήσετε ένα σύστημα προγραμματισμού για συνεργεία συντήρησης.

Ώρες, καθυστερήσεις και η άβολη ερώτηση του πελάτη

Δύο ερωτήσεις επιστρέφουν εκ των υστέρων πιο συχνά από κάθε άλλη: πόση ώρα ήσασταν πραγματικά εδώ και γιατί δεν ήρθε κανείς την ώρα που συμφωνήσαμε. Και οι δύο θέλουν καταγραφή και όχι ανάμνηση.

Η προσέλευση και η αποχώρηση κάθονται πάνω στη βάρδια, το αρχείο του φύλλου ωρών κρατά το ιστορικό αλλαγών πίσω από κάθε εγγραφή και η αναφορά καθυστερημένων εκκινήσεων δείχνει πού οι ώρες άφιξης γλιστρούν ως μοτίβο και όχι ως μεμονωμένο περιστατικό. Αυτή η αναφορά αξίζει να τρέχει κάθε μήνα. Το λογισμικό προγραμματισμού για υπηρεσίες κατ' οίκον αγοράζεται συχνά για τον σχεδιασμό και κρατιέται για τις αναφορές, γιατί οι αναφορές είναι που κλείνουν διαφωνίες και διορθώνουν συνήθειες.

Πώς βγάζετε το πρόγραμμα από την ομαδική συνομιλία

Οι εφαρμογές μηνυμάτων παραμένουν το μέρος όπου τα περισσότερα μικρά συνεργεία κρατούν το σχέδιο και είναι πράγματι καλές στη συζήτηση και πράγματι κακές στη διατήρηση κατάστασης. Ένα μήνυμα δεν ενημερώνεται όταν η δουλειά μετακινηθεί. Κανείς δεν μπορεί να πει ποιο από τρία παρόμοια μηνύματα ισχύει. Και μια δουλειά που αναφέρθηκε στις εννιά το βράδυ έχει θαφτεί το επόμενο απόγευμα.

Ένα δημοσιευμένο πρόγραμμα έχει μία εκδοχή. Οι αλλαγές στέλνουν ειδοποίηση σε όσους αφορούν και ενημερώνουν το σχέδιο που βλέπουν όλοι, οπότε η τρέχουσα κατάσταση δεν εξαρτάται ποτέ από το να κυλάτε πίσω. Μια εφαρμογή προγραμματισμού για μάστορες δεν αντικαθιστά την ομαδική συνομιλία, απλώς παίρνει τη μία δουλειά για την οποία η συνομιλία δεν φτιάχτηκε ποτέ.

Πώς διαλέγετε το σωστό εργαλείο για επιχείρηση επισκευών

Δοκιμάστε το σε μια πραγματική μέρα και όχι σε παρουσίαση. Χτίστε μια ολόκληρη εβδομάδα στο κινητό και μετρήστε τον χρόνο σας. Μετακινήστε μια δουλειά σε άλλη μέρα και δείτε πόσο γρήγορα το μαθαίνει το συνεργείο. Ελέγξτε τι βλέπει κάποιος που ανοίγει την εφαρμογή πρώτη φορά, γιατί η υιοθέτηση πέφτει σε μια μπερδεμένη πρώτη οθόνη. Βεβαιωθείτε ότι οι ώρες εξάγονται σε μορφή που το λογιστήριο μπορεί να χρησιμοποιήσει απευθείας.

Η ορολογία διαφέρει μέσα στο επάγγελμα. Κάποιες εταιρείες ψάχνουν λογισμικό ανάθεσης εργασιών, άλλες θέλουν λογισμικό διαχείρισης προσωπικού και άλλες τρέχουν συνεργείο συντήρησης σε ένα χαρτοφυλάκιο κτιρίων και το ονομάζουν εντελώς αλλιώς. Η υποκείμενη ανάγκη είναι ίδια: να φτάσει συγκεκριμένος άνθρωπος σε συγκεκριμένη διεύθυνση την ώρα που συμφωνήθηκε και να ξέρετε μετά τι έγινε. Ο σχεδιασμός διαδρομών και η τιμολόγηση ανήκουν σε ξεχωριστά εργαλεία και καλύτερα να μείνουν εκεί. Οι επιχειρήσεις που πατούν και σε γειτονικά επαγγέλματα τρέχουν συχνά στον ίδιο λογαριασμό και όσα καλύπτει ένα λογισμικό προγραμματισμού για κλιματισμό, μαζί με τις γενικές επισκευές.

Το Shifton είναι δωρεάν για ομάδες έως 10 ατόμων χωρίς χρονικό όριο, με τον προγραμματισμό, τη βασική καταγραφή ωρών, την εφαρμογή για κινητό και τις αναφορές, κάτι που καλύπτει τον μάστορα που δουλεύει μόνος και τα περισσότερα μικρά συνεργεία. Πέρα από αυτό, η τιμολόγηση είναι ανά εργαζόμενο τον μήνα για τα αρθρώματα που ενεργοποιείτε, ενώ το άρθρωμα γεωεντοπισμού είναι διαθέσιμο για επιχειρήσεις που χρειάζονται επιβεβαίωση άφιξης στο κτίριο. Το αποτέλεσμα είναι το ίδιο και στις δύο περιπτώσεις: μια μέρα που βλέπουν όλοι, ώρες που ταιριάζουν με τη δουλειά και προσφορές χτισμένες σε πραγματικές διάρκειες.