Müştəri işi üçün peşəkar xidmətlər cədvəl proqramı

Peşəkar xidmətlər şirkətində yeganə real ehtiyat vaxtdır. Məsləhətçilər, mühasiblər, mühəndislər və memarlar saat satırlar və qeyd olunmadan, bölüşdürülmədən və ya fakturaya düşmədən qalan hər saat həmişəlik itir. Buna görə peşəkar xidmətlər üçün cədvəl proqramı burada əksər sahələrdən daha ağır çəkir: cədvəl inzibati rahatlıq deyil, şirkətin həmin həftə üzrə bütün gücünün planıdır.

Yük həm də qeyri-bərabərdir. İş hesabat son tarixləri, layihə mərhələləri və il yekunları ətrafında dalğalarla gəlir, sonra isə səngiyir. Bir həftə on iki nəfərlik komandaya dörd adam çatmır; altı həftə sonra onların yarısı sifarişsiz oturur. Hər iki vəziyyət pula başa gəlir və kimsə bütün həftəni bir ekranda görənə qədər hər ikisi gözə dəymir.

Peşəkar xidmətlər üçün cədvəl proqramı nə etməlidir

Dəyərin böyük hissəsini dörd imkan daşıyır. Adamları müştəri tapşırıqlarına sürətlə təyin etmək və bu təyinatı bütün həftəni yenidən çəkmədən dəyişmək. Cədvəl hələ redaktə oluna bilərkən hər adamın saat yekununu göstərmək ki, gərgin dövr səssizcə tükənmə və əlavə iş saatlarına çevrilməsin. Hamıya eyni anda yayımlamaq, çünki komandanın yarısı müştəridədir. Və faktiki işlənmiş saatları adam və layihə üzrə maliyyənin istifadə edə biləcəyi formada qeyd etmək.

Bundan kənarda qalan hər şey zövq məsələsidir. Bu dörd işi görən peşəkar xidmətlər cədvəl sistemi şirkətə onun heç vaxt qarşılaşmadığı problemlərə yönəlmiş uzun funksiya siyahısından daha çox fayda verir.

Müştəri üzrə saatlar: yadda saxlanan deyil, qeyd edilən

Əksər şirkətlər həftəni hələ də cümə günortadan sonra yaddaşdan və təqvimdən bərpa edir. Nəticə peşəkar xidmətlərdə təxminən doğru olan, sistematik şəkildə az göstərilən və müştəri sual verəndə müdafiə oluna bilməyən iş vaxtı cədvəlidir.

Layihəyə qarşı planlama başlanğıc nöqtəsini dəyişir. İş tapşırığa yazılır, adamlar mobil tətbiqdən və ya brauzerdən başlanğıc və bitişi qeyd edir, saat hesabatı isə adam və layihə üzrə bölünmüş, işlənmiş saatlar və əlavə iş saatları ayrılmış halda çıxır. Aldığınız şey vaxtın hara getdiyinin qeydidir, bərpası deyil. Peşəkar xidmətlər üçün vaxt uçotu proqramı axtaran şirkətlər adətən baş verənlə yazılan arasındakı məhz həmin boşluğu bağlamağa çalışır.

Qeydə güvənilməsi üçün üç şey üst-üstə düşməlidir:

• Cədvəl və vaxt qeydiyyatı eyni sistemdə dayanır, ona görə planlanan və faktiki saatları müqayisə etmək olar
• Hər blok bir layihə daşıyır, ona görə saatlar qeyd olunduğu anda tapşırığa aid edilir
• Hesabatlar maliyyənin tanıdığı formada ixrac olunur və heç kim onları yenidən yazmır

Bunlardan birini buraxsanız, yenidən bərpaya qayıdırsınız. Bu, həm də mühasibat şirkəti üçün vaxt uçotu proqramı ilə kənarda adların baş hərfləri yazılmış ortaq cədvəl arasındakı praktik fərqdir.

Pik sezon və onun gətirdiyi əlavə iş saatları

Hər şirkətin planın müzakirə olunmadığı bir dövrü var. İl yekunu, hesabat son tarixi, istismara verilən layihə. Saatlar artır, həftəsonları işə gedir və risk boş vaxtdan səssizcə özünü yoran adamlara keçir.

Buna qarşı vasitə həftə hələ redaktə oluna bilərkən görünürlükdür. Hər adamın həddi artıq təyin olunmuş saatların yanında dayanır, ona görə həddindən artıq yüklənmiş həftə əməkhaqqı hesablanandan sonra deyil, yayımlanmazdan əvvəl aydın olur. Uzadılmış əhatə, axşam blokları və həftəsonu işi adi günlərlə eyni şəbəkəyə düşür, rollar göstərilir ki, gənc mütəxəssis son tarix növbəsində heç vaxt tək qalmasın. Mühasibat şirkəti üçün cədvəl proqramı ilin həmin səkkiz həftəsini nə qədər yaxşı idarə etdiyinə görə qazanır və ya uduzur.

Boş qalan resurs: gələn həftə kim sərbəstdir

Əks problem eyni qədər bahalıdır. Həftəsi boş olan böyük məsləhətçi şirkətin tam çiynində daşıdığı xərcdir və ay bağlanana qədər bunu heç kim görmür. Bütün komanda bir şəbəkədə olanda əlçatanlıq oxunaqlı olur: kim məşğuldur, kim yarı məşğuldur və hansı günlər açıqdır.

Əlçatanlıq və məzuniyyət sorğuları komandanın özündən gəlir, ona görə gələn ayı planlayan adam başındakı qeydlə deyil, insanların ona həqiqətən dediyi ilə işləyir. Heç kimə təyin olunmayan iş yox olmaq əvəzinə açıq sətirdə qalır, deməli resurs sualları hələ cavab vermək mümkün olan vaxt verilir. Məsləhət şirkəti üçün vaxt uçotu proqramı adətən faktura suallarını həll etmək üçün alınır, amma onun dəyişdiyi ilk şey daha sadədir: gələn həftə kimin yeri olduğuna dürüst baxış. Memarlıq və mühəndislik büroları eyni ritmlə yaşayır və memarlar üçün cədvəl proqramı səhifəmiz bunun studiya variantını əhatə edir.

Son tarixlərlə yaşayan şirkətdə məzuniyyət

Peşəkar xidmətlərdə məzuniyyət heç vaxt sadə olmur. Sorğular sakit dövrlərin ətrafında toplanır, müştəri tarixi dəyişəndə ləğv olunur və eyni komandadan başqa kimin artıq getdiyi ilə tutuşdurulmalıdır. Yazışma ilə aparılanda bu, ortağın şəxsi siyahısına çevrilir.

Cədvəllə eyni sistemdə saxlananda sorğu tətbiqdən göndərilir, rəhbər onu təsdiqləyir və ya rədd edir və o, dərhal cədvəldə əks olunur. Məzuniyyət qalığı və məzuniyyət hesabatları hər adam üzrə nə qədər götürüldüyünü və nə qədər qaldığını göstərir, bu isə keçirilən günlər barədə illik mübahisənin böyük hissəsini aradan qaldırır.

Maliyyənin həqiqətən istifadə edə biləcəyi vaxt uçotu

Ayın sonundakı təhvil planlamanın ya özünü doğrultduğu, ya da doğrultmadığı yerdir. İş saatları hesabatları dövrü hər adam və layihə üzrə işlənmiş saatlara, əlavə iş saatlarına, fasilələrə, gecikmələrə və işə çıxmamağa bölür. Dərəcə hesabatları əsas saatları artırılmış dərəcəli saatlardan ayırır. Hər ikisi ixrac olunur, ona görə maliyyə komandası yarımçıq yadda qalan cavablar dəsti deyil, fayl alır.

QuickBooks inteqrasiyası mühasibat məlumatlarını ötürür, Zapier isə Shifton sistemini şirkətin artıq işlətdiyi digər sistemlərlə əlaqələndirir. Əgər sizi ən çox hesabatlıq maraqlandırırsa, hesabatlar funksiya səhifəsi hər hesabatın nə daşıdığını izah edir.

Şirkət miqyaslı paketlər harada bitir, cədvəl harada başlayır

Bu sərhədi açıq demək lazımdır. Peşəkar xidmətlərin idarəetmə proqramları, mühasibat şirkətlərinin idarəetmə sistemləri və məsləhət paketləri kommersiya dövrəsinin ətrafında qurulub: satış boru xətti, faktura, tapşırıq maliyyəsi. Onlar cədvəl aləti deyil və çoxu vaxt daxil etməyə formallıq kimi baxır.

Shifton qəsdən digər yarıdır. O, kimin nə vaxt işlədiyini planlayır, həmin planı telefonlara çatdırır, iştirakı qeyd edir və adam ilə layihə üzrə təmiz saatları təhvil verir. O, faktura yazmır və heç nəyi proqnozlaşdırmır. Arxasında dayana biləcəkləri fakturalana bilən saat rəqəmi istəyən şirkətlər adətən onlara növbəti idarə paneli deyil, məhz qeyd qatının çatmadığını görür.

Komandanın işlətməyə davam edəcəyi sistemi necə seçmək olar

Onu şirkətin işlədəcəyi kimi sınayın. Bir həftəlik müştəri işini planlayın və vaxtı ölçün. Bir təyinatı dəyişin və aidiyyəti olan adamların bunu nə qədər tez öyrəndiyinə baxın. Müştəridə olan birindən telefonundan iş başlanğıcını qeyd etməsini xahiş edin. Tək bir layihə üçün saat hesabatı çıxarın və onun gözlədiyinizlə üst-üstə düşdüyünü yoxlayın.

10 nəfərdən az halda Shifton pulsuz planı bütün işi vaxt məhdudiyyəti olmadan görür və bu, kiçik ofisə tamamilə uyğun gəlir. Şirkət böyüdükcə ödənişli planlar aylıq bir işçi hesabı ilə hesablanır və daha dərin hesabatlıq və nəzarət əlavə edir, geolokasiya və iş yeri isə ödənişli modul kimi mövcuddur. Məqsəd istənilən ölçüdə eyni qalır: real gücü əks etdirən həftə, heç kimin tükənmədiyi pik sezon və müştəri soruşanda dayanan saat rəqəmi.