Schemaprogram för volontärer: pass, anmälan och timmar

Volontärverksamhet vilar på god vilja och på ett schema som någon bygger om varenda vecka. Människor ger de timmar de kan avvara, tillgängligheten ändras utan förvarning och samordnaren sköter oftast schemat vid sidan av en annan heltidsroll. Ett schemaprogram för volontärer lyfter den veckovisa ombyggnaden från ett enda skrivbord och gör den till en process som hela teamet ser.

En förutsättning formar allt annat. Du kan inte beordra en volontär att arbeta på lördag, du kan bara erbjuda passet och hoppas att någon tar det. Just den skillnaden är skälet till att schemaverktyg byggda för anställd personal står oanvända i idéburen sektor, och skälet till att en volontärapp måste utgå från anmälan i stället för tilldelning.

Vad ett schemaprogram för volontärer måste göra annorlunda

Uppdraget kokar ner till fyra saker. Publicera pass som människor kan ta i stället för pass de blir tillsagda att jobba. Samla in tillgänglighet innan schemat byggs, eftersom det är ombyggnaden efter tre nej som bränner ut samordnare. Nå ett team som saknar jobbmejl och saknar skäl att titta på en anslagstavla. Och ta fram timsummor som håller inför styrelse, finansiärer och försäkringsbolag.

Allt utöver dessa fyra punkter är valfritt. Ett program för volontärpass som klarar dem väl slår en tung plattform vars inställningar ingen har tid att lära sig.

Varför schemamallen för volontärer slutar räcka till

Nästan varje verksamhet börjar med en schemamall för volontärer i ett kalkylblad, utskriven och uppsatt på väggen. Det fungerar för en plats och femton personer. Sedan öppnar en andra plats, en säsongskampanj fördubblar registret och filen blir själva problemet. Två samordnare redigerar olika kopior. En mall för volontärregistret som bara finns på en dator är inaktuell i samma stund som någon hoppar av en fredagkväll. En schemamall byggd för ett evenemang under en helg överlever sällan den andra helgen intakt.

Att gå över till ett schemasystem för volontärer kastar inte bort mallen, det gör den levande. Ett återkommande veckomönster sparas en gång och kan läggas på vilken framtida vecka som helst, så den passmall du finslipat under ett år fortsätter fungera medan alla läser samma version av den. En schemabyggare för volontärer är bara värd något om schemat den skapar når fram till människorna.

Låt volontärerna ta sina egna pass

Självservice är funktionen som förändrar samordnarens vecka. Publicera de obemannade luckorna som lediga pass så ser varje behörig person dem i samma ögonblick, i telefonen de redan bär med sig. Att anmäla sig till ett volontärpass tar en knapptryckning, och godkännandet kan ligga kvar hos samordnaren när en roll kräver utbildning eller registerkontroll.

Alternativet är det de flesta verksamheter gör i dag: en gruppchatt, en runda meddelanden och samma tre pålitliga personer som får frågan först varje gång. Shiftons modul för schemaläggning av pass samlar lediga pass, byten och mallar på ett ställe, så att erbjudandet når alla samtidigt och svaret registreras i stället för att kommas ihåg. Ett system för hantering av volontärpass gör sig förtjänt av sin plats i samma stund som ett lördagspass fylls utan ett enda telefonsamtal.

Tillgänglighet först, schema sedan

Ett tillgänglighetsformulär som samlas in en gång per kvartal är inaktuellt inom två veckor. Tillgänglighet som människor uppdaterar själva fortsätter vara användbar. Varje volontär markerar de timmar hen kan ge i en månadskalender, i verkliga tidsintervall i stället för hela dagar, och samordnaren bygger mot den bilden i stället för att gissa.

Det är den tysta skillnaden mellan en planeringsapp för volontärer och en delad kalender. Kalendern registrerar beslut efter att de fattats. Schemaverktyg för volontärer registrerar vad som är möjligt innan besluten fattas, och det är där tiden faktiskt sparas.

Roller, behörigheter och att ta in ett roterande team

Volontärteam byts ut. Nya människor kommer inför en kampanj, andra återvänder efter ett halvår och några blir samordnare. Personvyn håller det hanterbart: varje volontär har en befattning, kontaktuppgifter och en tidszon, och en behörighetsnivå avgör om personen bara ser sina egna pass eller sköter hela registret.

• Bjud in nya volontärer via e-post och följ hur inbjudan går från skickad till accepterad
• Importera en lista när en kampanj drar in en hel grupp på en gång
• Ge erfarna volontärer administratörsrättigheter utan att lämna över hela kontot
• Håll medhjälpare på distans i sin egen tidszon så att ingen läser fel på en starttid

Introduktion som mäts i minuter i stället för en kväll av telefonsamtal är det som hindrar en växande verksamhet från att stanna av.

Följ volontärtimmar för finansiärer och styrelse

Timmar är valutan i idéburen sektor. De dyker upp i bidragsansökningar, årsberättelser, försäkringsuppgifter och i argumenten för nästa finansieringsomgång, och att räkna ihop dem ur en papperskalender vid årsskiftet är både jobbigt och oprecist.

Ett system för tidrapportering av volontärtimmar löser det bara när det hänger ihop med schemat. Volontärer stämplar in och ut mot sitt planerade pass med tidrapportering i mobilappen, och timrapporten summerar bidragen tid per person, befattning eller period, färdig att exportera. En tidrapporteringsapp som lever skild från schemat skapar en andra uppsättning siffror att stämma av, och därför hör tidrapportering för volontärer hemma inne i schemasystemet snarare än bredvid det. Verksamheter som också har anställd personal håller föreningens tidrapporter, tidrapporteringsappen och volontärregistret i ett konto i stället för tre som aldrig stämmer överens. Platsbaserad instämpling via geolokaliseringsmodulen finns som betald tilläggsfunktion där det är viktigt att bekräfta ankomsten på plats.

Scheman för församlingar, föreningar och lokala grupper

Trossamfund och lokala föreningar planerar den svåraste varianten av det här problemet. Gudstjänster återkommer varje vecka, flera roller behövs samma datum och de flesta tjänstgör en eller två gånger i månaden snarare än varje vecka. Ett schemaprogram för församlingar måste bära återkommande mönster, flera befattningar per gudstjänst och ett anmälningsflöde som fungerar för människor som inte alls är hemma i program. Ett verktyg som utgår från ett fast veckoteam missar hur sådana scheman faktiskt bemannas, och en volontärapp för församlingar bedöms efter om en värd hittar nästa söndag med tre tryckningar. Ett gratis schemaprogram för församlingsvolontärer är en rimlig start så länge schemat är litet.

Samma struktur täcker schemaprogram för föreningar och idéburna organisationer i bredare mening: matbanker med dagliga sorteringspass, härbärgen som ska täcka nätter, festivaler som bemannar en helg med hundratals människor som ger fyra timmar var. Ett församlingsschema och en matbank ser identiska ut så snart man skalar bort vokabulären, och ett personalplaneringssystem för idéburen sektor måste tjäna både den avlönade samordnaren och helghjälpen. Ett volontärschemaverktyg som bara passar den ena av dem kommer att kringgås inom en månad.

Att välja ett schemaverktyg som människor faktiskt öppnar

Bedöm varje plattform från volontärens håll, inte samordnarens. Öppna appen i en gammal telefon. Ta tid på hur lång stund någon som aldrig sett den behöver för att hitta sitt nästa pass och ta ett ledigt. Fråga vad som händer när en volontär hoppar av med kort varsel, och om ersättningserbjudandet når alla eller bara dem som samordnaren tänker på först.

Den bästa volontärappen är den som din minst tekniska volontär klarar utan att bli upplärd, och det bästa schemaprogrammet för volontärer är det som en samordnare fortfarande öppnar i månad sex. En gratis app är ett vettigt prov, förutsatt att gratisnivån är en riktig plan och inte en nedräkning. Under tio personer är Shifton gratis utan tidsgräns, vilket passar en liten lokal grupp som testar om bytet är värt besväret. När verksamheten växer lägger betalda planer till schemaläggning över flera platser, djupare rapportering och de moduler man förväntar sig av ett större verktyg för idéburen sektor. Målet är detsamma: pass som fyller sig själva, volontärer som vet exakt när de behövs och timsummor som ligger klara innan någon frågar efter dem.