Softvér na plánovanie profesionálnych služieb pre prácu s klientmi

Vo firme poskytujúcej profesionálne služby je jedinou skutočnou zásobou čas. Konzultanti, účtovníci, inžinieri a architekti predávajú hodiny a každá hodina, ktorá zostane nezaznamenaná, nepridelená alebo nevyfakturovaná, je navždy preč. Práve preto tu softvér na plánovanie profesionálnych služieb znamená viac než vo väčšine odvetví: rozpis nie je administratívna pohodlnosť, ale plán celej týždennej kapacity firmy.

Tlak je navyše nerovnomerný. Práca prichádza vo vlnách okolo termínov podaní, míľnikov projektov a koncov roka a potom opadne. Jeden týždeň chýbajú dvanásťčlennému tímu štyria ľudia, o šesť týždňov neskôr polovica z nich sedí bez akejkoľvek naplánovanej práce. Oba stavy stoja peniaze a oba zostávajú neviditeľné, kým niekto neuvidí celý týždeň na jednej obrazovke.

Čo musí softvér na plánovanie profesionálnych služieb zvládnuť

Väčšinu hodnoty nesú štyri schopnosti. Rýchlo priradiť ľudí ku klientskym zákazkám a toto priradenie zmeniť bez prekresľovania celého týždňa. Ukázať súčty hodín jednotlivcov, kým sa rozpis dá ešte upraviť, aby sa vypäté obdobie potichu nezmenilo na vyhorenie a nadčasy. Zverejniť všetkým naraz, pretože polovica tímu je u klienta. A zaznamenať skutočne odpracované hodiny podľa osoby a projektu vo forme, s ktorou vie financie pracovať.

Čokoľvek nad rámec toho je otázka preferencie. Systém plánovania profesionálnych služieb, ktorý zvláda tieto štyri veci, prinesie firme viac než dlhší zoznam funkcií mierený na problémy, ktoré nemá.

Hodiny na klienta, zaznamenané a nie zapamätané

Väčšina firiem si týždeň stále rekonštruuje v piatok popoludní z pamäti a z kalendára. Výsledkom je výkaz práce v profesionálnych službách, ktorý je zhruba správny, systematicky podhodnotený a neobhájiteľný, ak ho klient spochybní.

Plánovanie na projekty zmení východiskový bod. Práca sa zaúčtuje na zákazku, ľudia sa prihlasujú a odhlasujú z mobilnej aplikácie alebo z webu a výkaz hodín vyjde rozdelený podľa osoby a projektu s oddelenými odpracovanými hodinami a nadčasmi. Vďaka tomu sa jasne oddelia aj fakturovateľné hodiny od nefakturovateľných hodín. Dostanete záznam o tom, kam sa čas podel, nie jeho rekonštrukciu. Firmy, ktoré hľadajú softvér na evidenciu času v profesionálnych službách, sa zvyčajne snažia zaceliť presne túto medzeru medzi tým, čo sa stalo, a tým, čo sa zapísalo.

Aby bol záznam dôveryhodný, musia si sadnúť tri veci:

• Rozpis a evidencia dochádzky sú v jednom systéme, takže sa dajú porovnať plánované a skutočné hodiny
• Každý blok nesie projekt, takže hodiny sa priradia v okamihu, keď sa zaznamenajú
• Výkazy sa exportujú vo forme, ktorú financie poznajú, bez toho, aby ich niekto prepisoval

Ak jedna z nich chýba, ste späť pri rekonštrukcii. Je to zároveň praktický rozdiel medzi softvérom na evidenciu času pre účtovnícku firmu a zdieľanou tabuľkou s iniciálami ľudí na okraji.

Hlavná sezóna a nadčasy, ktoré prináša

Každá firma má obdobie, keď sa o pláne prestane vyjednávať. Uzávierky roka, termín podania, projekt idúci do ostrej prevádzky. Hodiny stúpajú, víkendy sa spotrebujú a riziko sa presunie z nevyužitého času na ľudí, ktorí sa potichu ničia.

Kontrolou je viditeľnosť v čase, keď sa týždeň ešte dá upraviť. Strop každého človeka je hneď pri už pridelených hodinách, takže preťažený týždeň je zjavný pred zverejnením, a nie až po spracovaní miezd. Predĺžené pokrytie, večerné bloky a víkendová práca idú do rovnakej mriežky ako bežné dni, s viditeľnými rolami, aby junior nikdy nezostal na termínovej zmene sám. Softvér na plánovanie pre účtovnícku firmu stojí a padá na tom, ako dobre zvládne týchto osem týždňov v roku.

Ľudia bez zákazky: vedieť, kto je budúci týždeň voľný

Opačný problém je rovnako drahý. Seniorný konzultant s prázdnym týždňom je náklad, ktorý firma nesie v plnej výške, a nikto si to nevšimne, kým sa mesiac neuzavrie. Pohľad na celý tím v jednej mriežke urobí dostupnosť čitateľnou: kto je obsadený, kto je obsadený spolovice a ktoré dni sú voľné.

Dostupnosť a žiadosti o voľno prichádzajú od tímu, takže ten, kto plánuje ďalší mesiac, vychádza z toho, čo ľudia naozaj oznámili, a nie z poznámky v hlave. Práca, ktorú zatiaľ nikto nedostal, zostáva v otvorenom riadku namiesto toho, aby zmizla, čo znamená, že otázky o kapacite padnú vtedy, keď sa na ne dá ešte odpovedať. Softvér na evidenciu času pre konzultačnú firmu sa zvyčajne kupuje kvôli sporom o fakturáciu, ale prvá vec, ktorú zmení, je jednoduchšia: poctivý pohľad na to, kto má budúci týždeň priestor. Architektonické a inžinierske ateliéry fungujú rovnako a naša stránka softvér na plánovanie pre architektov pokrýva jej ateliérovú verziu.

Voľno vo firme, ktorá beží na termínoch

Dovolenka v profesionálnych službách nikdy nie je jednoduchá. Žiadosti sa zhlukujú v pokojných obdobiach, rušia sa, keď klient posunie dátum, a treba ich porovnať s tým, kto z rovnakého tímu už chýba. Vybavované e-mailom sa z toho stane súkromný zoznam v rukách partnera.

Keď je žiadosť v rovnakom systéme ako rozpis, podá sa z aplikácie, manažér ju schváli alebo zamietne a v rozpise sa premietne okamžite. Výkazy zostatku dovolenky a voľna ukážu, čo sa vyčerpalo a čo zostáva na osobu, čo odstráni väčšinu každoročnej hádky o prenesené dni.

Výkazy, s ktorými financie naozaj vedia pracovať

Odovzdanie na konci mesiaca je bod, kde sa plánovanie buď zaplatí, alebo nie. Výkazy pracovného času rozdelia obdobie na odpracované hodiny, nadčasy, prestávky, meškania a absencie pre každú osobu aj projekt. Výkazy mzdových sadzieb oddelia základné hodiny od príplatkových. Oboje sa exportuje, takže finančný tím dostane súbor, a nie sadu polovične zapamätaných odpovedí.

Integrácia s QuickBooks prenesie účtovné údaje a Zapier prepojí Shifton s ďalšími systémami, ktoré firma už používa. Ak je pre vás najdôležitejšia práve reportovacia časť, stránka funkcie výkazy prechádza obsah každého výkazu.

Kde končia celofiremné balíky a začína plánovanie

Hranicu sa oplatí povedať priamo. Softvér na riadenie profesionálnych služieb, softvér na riadenie účtovníckej firmy a konzultačné balíky sú postavené okolo obchodného cyklu: príležitosti, fakturácia, ekonomika zákazky. Nie sú to nástroje na plánovanie a väčšina z nich berie zadávanie času ako formalitu.

Shifton je zámerne tá druhá polovica. Naplánuje, kto kedy pracuje, dostane plán do telefónov, zaznamená dochádzku a odovzdá čisté hodiny podľa osoby a projektu. Nevystaví faktúru a nič nepredpovedá. Firmy, ktoré chcú číslo fakturovateľných hodín, za ktorým si vedia stáť, zvyčajne zistia, že chýbala práve vrstva záznamu, a nie ďalší prehľadový panel.

Ako vybrať systém, ktorý tím naozaj bude používať

Otestujte ho tak, ako ho bude firma používať. Naplánujte týždeň klientskej práce a zmerajte si čas. Zmeňte jedno priradenie a sledujte, ako rýchlo sa to dotknutí dozvedia. Poproste niekoho u klienta, nech sa prihlási z telefónu. Vytiahnite výkaz hodín pre jeden projekt a pozrite sa, či sedí s tým, čo ste čakali.

Do 10 ľudí zvládne bezplatný plán Shifton celú prácu bez časového obmedzenia, čo malej kancelárii bez ďalšieho stačí. Ako firma rastie, platené plány sa účtujú za zamestnanca a mesiac a pridávajú hlbšie výkazníctvo a kontroly, pričom geolokácia a miesto výkonu práce sú dostupné ako platený modul. Cieľ zostáva pri akejkoľvek veľkosti rovnaký: týždeň, ktorý odráža skutočnú kapacitu, hlavná sezóna, v ktorej nikto nevyhorí, a číslo hodín, ktoré obstojí, keď sa klient spýta.