Softvér na plánovanie zmien v gastronómii

Gastronomické prevádzky stoja a padajú na mzdových nákladoch. Je to jediná položka, ktorou vie vedúci pohnúť hodinu po hodine, a kolíše rýchlejšie než čokoľvek iné v podniku. Softvér na riadenie gastronómie na strane personálu existuje preto, aby bolo toto kolísanie predvídateľné: správni ľudia v správnych hodinách, kuchyňa a pult pokryté spoločne a každá hodina zaznamenaná dosť presne na to, aby sa z nej dalo priamo vyplácať bez druhej kontroly.

Čo robí tento sektor naozaj náročným na plánovanie, je tvar dopytu. Tržby prichádzajú vo vlnách, nie ako rovná čiara, a vlny sa líšia podľa formátu. Jedáleň má dva vrcholy a medzi nimi sa vyprázdni. Kaviareň naloží ráno. Pult rýchleho občerstvenia beží plocho až do večerného návalu a rýchle občerstvenie má často druhý vrchol neskoro v noci. Ľudia pracujú na čiastočný úväzok, veľkú časť tvoria študenti a obmena je rýchla, pričom ten, kto rozpis zostavuje, pri tom väčšinou sám stojí na svojom mieste.

Čo musí softvér na riadenie gastronómie zvládnuť

Keď odstránite zoznamy funkcií, úloha je krátka. Rýchlo zostaviť celý týždeň, aj z telefónu, ak je práve po ruke len ten. Udržať hodiny v rámci limitov a rozpočtu, ktoré ste nastavili, ešte predtým, než sa čokoľvek zverejní. Dostať hotový rozpis k ľuďom, ktorí nečítajú e-maily. A vydržať, keď sa niekto dve hodiny pred otvorením ohlási chorý.

Systém riadenia personálu v gastronómii, ktorý zvládne tieto štyri veci, má väčšiu hodnotu než produkt s päťdesiatimi modulmi, ktoré nikto neotvorí. Presne týmto meradlom by sa mal posudzovať každý softvér na plánovanie zmien v stravovacích službách, či už riadi jednu prevádzku alebo skupinu.

Personálny softvér, nie pokladňa ani skladový systém

To isté slovné spojenie sa lepí na dve veľmi odlišné kategórie produktov a oplatí sa ich rozlíšiť skôr, než si zostavíte užší výber. Jedna sedí na obchodnej strane: príjem objednávok, pohyb peňazí, sledovanie zásob, kalkulácia jedál. Druhá sedí na strane ľudí: kto pracuje, kedy, koľko hodín, za akú sadzbu a čo z toho vyjde na konci mesiaca.

Shifton patrí jednoznačne do druhej. Softvér na riadenie personálu v gastronómii pokrýva rozpisy, dostupnosť, voľné zmeny, výmeny, príchody a odchody, prestávky, príplatkové sadzby a reporting, ktorý spája plánované hodiny so skutočnými. Nekalkuluje jedlá, neobjednáva tovar a neobsluhuje pokladňu, ani sa o to nesnaží. Väčšina prevádzkovateľov používa po jednom systéme z každej strany a personálny nástroj sa spravidla vráti skôr, pretože práca je väčšia položka a zároveň jediná, ktorú viete zmeniť ešte v utorok popoludní.

Kuchyňa a pult v jednom rozpise

Zadná a predná časť prevádzky bežia na iných hodinách. Príprava začína dávno pred otvorením, výdaj je najvyťaženejší počas prevádzky a pult potrebuje ľudí od prvého po posledného hosťa. Softvér na plánovanie kuchynského tímu, ktorý ignoruje odbyt, vytvorí dva rozpisy, ktoré si potichu odporujú, a medzera sa ukáže v najrušnejší deň týždňa.

Zostavenie oboch v jednej mriežke to odstraňuje. Stále plánujete podľa role alebo projektu, ale obsadenosť aj celkové hodiny zostávajú viditeľné na jednej obrazovke a na každej zmene môžete držať minimálny počet pre každú pozíciu, takže sa nič neotvorí s poddimenzovaným tímom. Kuchári, baristi, obsluha pultu, kuriéri a upratovači nesú vlastnú pozíciu a voľné zmeny sa ponúkajú len tým, ktorí ich naozaj vedia odpracovať.

Limity hodín, nadčasy a mzdová položka

Nadčas málokedy prichádza ako rozhodnutie. Nabaľuje sa. Zmena predĺžená o hodinu, láskavosť v sobotu, zástup, ktorý niekoho posunul za jeho zmluvný týždeň. Kým sa objaví v mzdových nákladoch, peniaze sú už preč.

Nastavenie maximálneho týždenného počtu hodín pre každého zamestnanca a sledovanie priebežného súčtu vedľa neho počas zostavovania mení poradie krokov. Dobrý softvér na plánovanie zmien v gastronómii označí týždeň mieriaci nad limit ešte pred zverejnením rozpisu, nie po uzávierke miezd. V kombinácii s rozpočtovým reportom sedí práve tu skutočná úspora: nie v dramatických škrtoch, ale v tých pätnástich či dvadsiatich hodinách mesačne, ktoré nikto naplánovať nechcel.

Kaviarne, jedálne, pulty a mobilné prevádzky

Málokto zostane dlho pri jednej prevádzke. Druhá kaviareň, kontrakt na jedáleň, jednotka v gastro zóne, príves fungujúci cez víkendy, a koordinácia prestáva byť rozpisom a stáva sa logistikou. Jedna prevádzka je nabitá, kým druhá je prázdna, a zaučený barista sedí bez práce o tri ulice ďalej.

Plánovanie pre viac prevádzok dáva každú jednotku na to isté miesto. Zmeny nesú prevádzku, do ktorej patria, takže človek pracujúci na dvoch miestach aj tak končí týždeň s jednou čistou sumou hodín. Softvér na plánovanie kaviarní, softvér na riadenie jedální a softvér pre mobilné bufety nie sú v skutočnosti odlišné produkty; je to ten istý plánovací motor aplikovaný na iný rozsah. Šablóny to ukazujú najzreteľnejšie: zostavte fungujúci týždeň raz a potom ho nasaďte do novej prevádzky namiesto začínania od prázdnej mriežky. Keď kuchyňa patrí k hotelu, stravovanie je jedným z viacerých úsekov a plánovanie zmien hotelového personálu pokrýva tie ostatné.

Evidencia času, ktorá prežije nával

Papierové výkazy sú v stravovacích službách známym slabým miestom. Hodiny sa zaokrúhľujú nahor, podpis prekryje zmenu, ktorá skončila skôr, a počas prevádzky nikto nemá čas dohadovať sa o desiatich minútach. Poriadna evidencia dochádzky medzeru uzavrie tým, že zaznamená skutočný začiatok a koniec každej zmeny oproti plánu, takže číslo, ktoré platíte, je číslo, ktoré sa odpracovalo.

Detail tu znamená viac než nadpis. Prestávky zapísané priamo na zmene. Meškania a skoršie odchody viditeľné ako vlastné čísla namiesto toho, aby zapadli do súčtu. Príplatky za noc, sviatok alebo špičku uplatnené tam, kam patria. Bonusy a zrážky naviazané na zmenu, ktorej sa týkajú. Pri spracovaní miezd záznam za každou hodinou ukáže, kto čo a kedy zmenil, čo ukončí väčšinu sporov skôr, než začnú. Podrobnejšie sa dá pozrieť, ako evidencia dochádzky tieto čísla napĺňa.

Reporty, ktoré odpovedajú na otázky, ktoré naozaj kladiete

Užitočné reporty tu nie sú tie zložité. Koľko hodín odpracoval minulý mesiac každý a koľko z toho boli nadčasy? Koľko stála práca na každej prevádzke? Komu dochádza dovolenka? Kto meškal viac než dvakrát? Systém riadenia personálu v gastronómii by mal odpovedať na pár klikov a odpoveď exportovať pre mzdy alebo účtovníctvo.

Reporty odpracovaných hodín, voľna, minimálnych hodín, zostatku dovolenky, bonusov a zrážok, rozpočtu a mzdovej sadzby pokrývajú každý iný roh tej istej mozaiky. Čítané spolu vám povedia, či rozpis, ktorý ste naplánovali, je rozpisom, ktorý ste zaplatili, a to je jediná skutočná skúška pre akýkoľvek softvér v stravovacích službách.

Ako vybrať systém na plánovanie zmien v gastronómii

Testujte každú platformu tak, ako ju bude používať tím, nie tak, ako ju ukazuje ukážka. Otvorte ju na najstaršom telefóne v prevádzke, pretože presne taký nosia víkendoví brigádnici. Zostavte celý týždeň a zmerajte si čas. Pošlite jednu zmenu a sledujte, ako dlho trvá, kým dorazí. Opýtajte sa, čo musí zamestnanec urobiť, aby si vymenil zmenu, lebo ak to dá viac práce než správa v skupinovom chate, vyhrá skupinový chat a systém potichu zanikne.

Sledujte aj tvar cenníka. Softvér na plánovanie pre deväťčlennú kaviareň a platforma postavená pre skupinu so štyrmi jedálňami riešia iné problémy a platiť za podnikové prognózovanie, ktoré nikto neotvorí, je najrýchlejšia cesta k opusteniu nástroja. Formáty s vlastnými vzorcami sú spracované samostatne, vrátane plánovania v reštauráciách a cateringových tímov.

Shifton pokrýva personálnu stránku gastronomických prevádzok od začiatku do konca: plánovanie zmien v dennom, týždennom a mesačnom zobrazení, voľné zmeny a výmeny, dostupnosť a žiadosti o voľno, opakovane použiteľné šablóny, automatické rozdelenie, prognózu dopytu, evidenciu dochádzky s prestávkami, bonusmi a zrážkami a reporty, ktoré z toho všetkého urobia čísla. Personál nosí rozpis na iOS a Androide a push notifikácie doručia zmenu bez telefonátu.

Až do desiatich členov tímu zvládne bezplatný plán celú prácu bez časového obmedzenia, čo stačí na jednu kaviareň alebo malú pultovú prevádzku. Nad tento počet pridávajú platené moduly hĺbku pre viac prevádzok, dochádzku podľa geolokácie a bohatší reporting nákladov. Či prevádzkujete kaviareň, jedáleň, pult rýchleho občerstvenia alebo mobilnú jednotku, najrýchlejší spôsob, ako posúdiť softvér na plánovanie zmien, je zostaviť v ňom budúci týždeň a zmerať, ako dlho to trvalo.