Phần mềm quản lý hiệu chuẩn cho công ty dịch vụ thiết bị phòng thí nghiệm

Phần mềm quản lý hiệu chuẩn cần làm gì cho một công ty dịch vụ hiện trường

Tìm phần mềm quản lý hiệu chuẩn và phần lớn kết quả được viết cho chính phòng thí nghiệm: một bộ phận chất lượng nội bộ sở hữu thiết bị và muốn có sổ theo dõi hạn. Một công ty bảo dưỡng phòng lab của người khác có bài toán khác. Họ không sở hữu thiết bị nào, làm theo chu kỳ của khách hàng, và giới hạn thật sự là con người: kỹ thuật viên có năng lực phù hợp, thiết bị chuẩn phù hợp và một ngày trống khớp với lịch của phòng lab. Với doanh nghiệp như vậy, phần mềm trước hết là công cụ lập kế hoạch và lưu bằng chứng.

Đó chính là việc Shifton Field Service làm. Nó đưa các đợt hiệu chuẩn, sửa chữa và bảo trì phòng ngừa lên một bảng, gửi cho từng kỹ thuật viên danh sách thiết bị và biểu mẫu cần điền, rồi lưu những gì họ ghi nhận vào công việc. Nó không thay thế quy trình hiệu chuẩn hay mẫu giấy chứng nhận của bạn, và cũng không giả vờ làm được điều đó.

Chu kỳ thì cố định, lịch trống thì không

Một phòng QC dược phẩm có thể chỉ cho tạm ngừng cân vào chiều thứ Sáu. Một khoa ở trường đại học muốn làm hết trong kỳ nghỉ. Một phòng xét nghiệm giải phẫu bệnh ở bệnh viện cần thiết bị trở lại trong vòng một giờ. Bản thân các hạn hiếm khi xê dịch, nên việc lập kế hoạch là xếp các ngày đó vào khung mà từng nơi cho phép. Lên đợt tiếp theo trước vài tuần, thay vì chạy theo khi nhắc nhở từ phòng lab tới, mới là cách giữ lịch trong tầm kiểm soát.

Năng lực và thiết bị chuẩn

Không phải kỹ thuật viên nào cũng được ký xác nhận mọi thiết bị. Người được đào tạo về cân chưa chắc là người phù hợp cho máy quang phổ, và một việc lập bản đồ nhiệt độ cần bộ logger hiện đang nằm ở chỗ một kỹ thuật viên khác cách đó 300 km. Bảng lịch cho người điều phối thấy ai đang ở đâu và mang theo gì trước khi chốt ngày với khách hàng.

Phần mềm quản lý hiệu chuẩn thiết bị đo so với sổ theo dõi riêng của phòng lab

Nhiều khách hàng đã có phần mềm quản lý hiệu chuẩn thiết bị đo của riêng họ hoặc một sổ theo dõi bằng bảng tính. Họ không muốn bạn thay nó; họ muốn biên bản của bạn khớp với nó. Nghĩa là công việc phải gọi tên từng thiết bị đúng như khách hàng gọi, ghi kết quả theo dạng hệ thống của khách hàng cần, và mang về đủ bằng chứng để bộ phận chất lượng của họ lưu hồ sơ mà không phải đuổi theo bạn.

Cách làm thực tế là thống nhất biểu mẫu với từng khách hàng lớn: cần những ô nào, những ảnh nào, ai ký. Khi đã có biểu mẫu, mọi kỹ thuật viên điền cùng một cách, và biên bản rời khỏi hiện trường chính là thứ khách hàng yêu cầu.

Phần mềm quản lý tài sản hiệu chuẩn là chuyện khác

Phần mềm quản lý tài sản hiệu chuẩn, theo nghĩa hẹp, lưu lịch sử đo lường của từng thiết bị: độ không đảm bảo, liên kết chuẩn tới chuẩn quốc gia, độ trôi theo thời gian, quyết định hiệu chỉnh. Đó là công việc chuyên môn, và Shifton không phải là thứ đó. Thứ Shifton lưu là lịch sử dịch vụ: những lần đến nào đã diễn ra, kỹ thuật viên ghi nhận gì, lắp những vật tư nào và ai nghiệm thu công việc. Với nhiều công ty dịch vụ, đó chính là phần trước nay còn thiếu.

Bảo trì thiết bị phòng thí nghiệm giữa các lần hiệu chuẩn

Hợp đồng hiệu chuẩn thường trả tiền cho các đợt định kỳ, nhưng bảo trì và sửa chữa thiết bị phòng thí nghiệm lấp đầy phần còn lại của tuần. Rotor máy ly tâm cần kiểm tra, gioăng cửa tủ ấm lão hóa, bộ lọc tủ an toàn sinh học bị bám bẩn và vận tốc gió ở cửa tủ hút khí độc bị lệch. Mỗi việc đến với mức gấp riêng, và tất cả đều tranh nhau cùng một đội kỹ thuật viên.

Khi các việc đó nằm trên cùng bảng với các đợt định kỳ, người điều phối thấy được hệ quả dây chuyền của một cuộc gọi khẩn trước khi nhận nó. Vật tư lấy đi để sửa được ghi vào công việc, thời gian tại chỗ được tính vào giờ hợp đồng, và người liên hệ của phòng lab ký khi thiết bị được bàn giao lại.

Khử nhiễm và quyền ra vào

Thiết bị từ phòng vi sinh hoặc phòng xét nghiệm lâm sàng có thể cần giấy xác nhận khử nhiễm trước khi kỹ thuật viên được phép mở ra. Phòng sạch có quy định trang phục, một số nơi yêu cầu hướng dẫn an toàn đầu vào, số khác cần người đi kèm. Ghi các điều kiện đó vào công việc, và yêu cầu ảnh chụp phiếu khử nhiễm trước khi bắt đầu, giúp kỹ thuật viên không phải đến nơi rồi bị mời về.

Shifton Field Service làm gì

Nó lên lịch các đợt hiệu chuẩn, sửa chữa và bảo trì phòng ngừa trên một bảng, cung cấp cho kỹ thuật viên ứng dụng di động có danh sách thiết bị, danh sách kiểm tra và biểu mẫu, thu thập số đo, ảnh và chữ ký, ghi giờ công và lập báo cáo cho từng khách hàng. Hàng tồn kho, Lập hóa đơn, kiểm soát vị trí làm việc bằng GPS và cổng khách hàng là các mô-đun trả phí bổ sung. Một công ty dịch vụ phòng lab có một hoặc hai kỹ thuật viên có thể dùng bảng lịch, ứng dụng, biểu mẫu và báo cáo mà không phải trả tiền, chừng nào vẫn giữ quy mô đó.

Nó không phải hệ thống đo lường. Nó không tính độ không đảm bảo, không lưu chuỗi liên kết chuẩn, không cấp giấy chứng nhận được công nhận và không kết nối với thiết bị hay bộ ghi dữ liệu. Nó là lớp quyết định kỹ thuật viên nào đến phòng lab nào vào ngày nào, và lưu giữ bằng chứng về những gì họ đã làm ở đó.