Softvér na správu kalibrácií pre firmy, ktoré servisujú laboratórne zariadenia
Kalibračné okruhy, opravy a preventívne návštevy naplánované na jednej tabuli, s nameranými hodnotami, fotkami a podpismi pri každom prístroji.
Termíny určujú kalendár na mesiace dopredu
Každá váha, pipeta, sušiareň a chladiaci box v laboratóriu zákazníka má svoj interval a manažér kvality laboratória sa určite opýta, prečo niektorý z nich ušiel. Zapamätať si dátum je tá ľahšia časť. Ťažšie je dostať správneho technika so správnymi etalónmi do budovy v deň, keď laboratórium môže svoje prístroje uvoľniť.
Formulár pre každý typ prístroja
Analytická váha, centrifúga a biologický bezpečnostný box sa kontrolujú úplne odlišne. Technik potrebuje postup pre prístroj, ktorý má práve pred sebou na stole, a miesto pre hodnoty pred nastavením a po ňom, ktoré zákazník očakáva v zázname.
Opravy padajú na tých istých technikov
Málokterá servisná firma pre laboratóriá iba kalibruje. Ten istý zákazník volá kvôli centrifúge, ktorá sa nevyvažuje, inkubátoru, ktorému uteká teplota, alebo alarmu digestora, a tieto hovory končia u technikov, ktorí sú už naplánovaní na pravidelné okruhy.
Odpovede pripravené pred auditom
Keď laboratórium prechádza inšpekciou, otázka je vždy rovnaká: kedy bol tento prístroj naposledy servisovaný, kto to robil a čo sa zistilo? Ak odpoveď leží v e-mailoch a papierových hárkoch, niekto stratí deň jej skladaním.
Začnite s bezplatným plánom
Bez časového obmedzenia. Získajte plný prístup k základným funkciám a upgradujte, keď budete pripravení.
Prečítajte si, ako servisné firmy pre laboratóriá plánujú kalibrácie a opravy
Čo musí softvér na správu kalibrácií robiť pre servisnú firmu v teréne
Vyhľadajte softvér na správu kalibrácií a väčšina výsledkov je napísaná pre samotné laboratórium: interný tím kvality, ktorý prístroje vlastní a chce register termínov. Firma, ktorá servisuje cudzie laboratóriá, má iný problém. Nevlastní ani jeden prístroj, pracuje podľa intervalov svojich zákazníkov a jej skutočným obmedzením sú ľudia: technici so správnou odbornosťou, správnym referenčným vybavením a voľným dňom, ktorý sa zhoduje s možnosťami laboratória. Pre taký biznis je softvér predovšetkým nástrojom na plánovanie a dôkazy.
Presne to robí Shifton Field Service. Dáva kalibračné okruhy, opravy a preventívne návštevy na jednu tabuľu, posiela každému technikovi zoznam prístrojov a formuláre na vyplnenie a uchováva, čo zaznamenali, pri zákazke. Nenahrádza váš kalibračný postup ani šablónu certifikátu a ani nepredstiera, že to robí.
Intervaly sú pevné, dostupnosť nie
Laboratórium kontroly kvality vo farmaceutickej firme môže svoje váhy uvoľniť možno len v piatok popoludní. Univerzitná katedra chce mať všetko hotové cez prázdniny. Patologické laboratórium nemocnice potrebuje prístroje späť do hodiny. Samotné termíny sa hýbu zriedka, takže práca plánovania spočíva v tom, vtesnať tieto dátumy do toho, čo každé pracovisko dovolí. Plánovanie ďalšieho okruhu týždne vopred, namiesto reagovania, keď príde pripomienka z laboratória, drží kalendár pod kontrolou.
Odbornosť a referenčné vybavenie
Nie každý technik môže podpísať každý prístroj. Niekto vyškolený na váhy nemusí byť tým pravým pre spektrofotometer a mapovanie teploty potrebuje sadu dataloggerov, ktorú má práve iný technik 300 km ďaleko. Tabuľa ukáže plánovačovi, kto je kde a čo vezie, skôr než zákazníkovi sľúbi termín.
Softvér na správu kalibrácie meradiel verzus vlastný register laboratória
Mnoho zákazníkov už používa vlastný softvér na správu kalibrácie meradiel alebo register v tabuľke. Nechcú, aby ste ho nahradili, chcú, aby sa váš záznam z návštevy s ním zhodoval. To znamená, že zákazka musí pomenovať každý prístroj presne tak, ako ho pomenúva zákazník, zaznamenať výsledok, ktorý očakáva systém zákazníka, a vrátiť sa s dostatkom dôkazov, aby ho ich tím kvality mohol založiť bez toho, aby vás naháňal.
Praktický prístup je dohodnúť formulár s každým veľkým zákazníkom: aké polia potrebujú, aké fotky, kto podpisuje. Keď taký formulár existuje, každý technik ho vypĺňa rovnako a záznam, ktorý odchádza z pracoviska, je presne ten, o ktorý zákazník žiadal.
Softvér na správu meradiel ako majetku je niečo iné
Softvér na správu meradiel ako majetku v užšom zmysle uchováva metrologickú históriu každého prístroja: neistotu, nadväznosť na národné etalóny, drift v čase, rozhodnutia o nastavení. To je práca pre špecialistov a Shifton taký nie je. Shifton uchováva servisnú históriu: aké návštevy prebehli, čo technik zaznamenal, aké diely sa namontovali a kto prácu prevzal. Pre mnohé servisné firmy práve táto časť v skutočnosti chýbala.
Údržba laboratórnych zariadení medzi kalibráciami
Kalibračné zmluvy často platia za plánované okruhy, ale údržba a opravy laboratórnych zariadení vyplnia zvyšok týždňa. Rotory centrifúg treba kontrolovať, tesnenia dverí inkubátorov starnú, filtre biologických bezpečnostných boxov sa zanášajú a rýchlosť prúdenia vzduchu v otvore digestorov sa rozchádza. Každá z týchto prác prichádza s vlastnou naliehavosťou a každá súťaží o tých istých technikov.
Keď sú tieto zákazky na tej istej tabuli ako plánované okruhy, plánovač vidí dôsledky urgentného výjazdu ešte predtým, než ho prijme. Diely odobraté na opravu sa zapíšu do zákazky, čas na mieste ide do zmluvných hodín a kontaktná osoba laboratória podpíše, keď sa prístroj odovzdá späť.
Dekontaminácia a vstup
Zariadenie z mikrobiologického alebo klinického laboratória môže potrebovať potvrdenie o dekontaminácii, skôr než ho technik smie otvoriť. Čisté priestory majú pravidlá obliekania, niektoré pracoviská vyžadujú vstupné školenie a niektoré chcú sprievod. Keď tieto podmienky zapíšete do zákazky a pred začiatkom práce si vyžiadate fotku dekontaminačného formulára, technik nepríde zbytočne a nebude vrátený od dverí.
Čo robí Shifton Field Service
Plánuje kalibračné okruhy, opravy a preventívne návštevy na jednej tabuli, dáva technikom mobilnú aplikáciu so zoznamom prístrojov, kontrolnými zoznamami a formulármi, zbiera namerané hodnoty, fotky a podpisy, eviduje hodiny a pripravuje reporty pre každého zákazníka. Inventár, Fakturácia, kontrola miesta práce cez GPS a zákaznícky portál sú platené moduly pridávané navyše. Servis laboratórií s jedným alebo dvoma technikmi môže používať tabuľu, aplikáciu, formuláre a reporty bez platenia, kým zostane v tejto veľkosti.
Nie je to metrologický systém. Nepočíta neistotu, nevedie reťazce nadväznosti, nevystavuje akreditované certifikáty a nepripája sa k prístrojom ani dataloggerom. Je to vrstva, ktorá rozhoduje, ktorý technik ide do ktorého laboratória v ktorý deň, a uchováva dôkaz o tom, čo tam urobil.
Často kladené otázky
Počíta neistotu merania alebo vystavuje kalibračné certifikáty?
Nie. Shifton zaznamená návštevu: ktoré prístroje sa riešili, hodnoty, ktoré technik zadal, fotky, diely a podpis zákazníka. Rozpočty neistoty, reťazce nadväznosti a samotný certifikát zostávajú vo vašom kalibračnom postupe a v systéme, z ktorého už certifikáty vystavujete.
Môžeme vidieť celú servisnú históriu jedného prístroja?
Áno, pokiaľ každá zákazka obsahuje výrobné číslo alebo inventárny štítok prístroja. Vyhľadávanie v zákazkách potom ukáže každú kalibráciu, opravu a preventívnu návštevu daného prístroja s technikom, dátumom a priloženými dôkazmi.
Viacerým zákazníkom padajú termíny na rovnaký mesiac. Ako to naplánovať?
Dajte okruhy na tabuľu ako plánované zákazky dlho pred termínmi a presúvajte ich podľa technikov a regiónov. Kolízie sa potom ukážu včas ako preplnený týždeň, nie ako telefonát z laboratória, ktorému už prístroje prešli termínom.
Môžu technici zapisovať hodnoty priamo do mobilu?
Áno. Formuláre zákaziek môžu mať číselné a textové polia pre hodnoty pred nastavením a po ňom, označenie vyhovuje alebo nevyhovuje, poznámky a fotky. Vyplnený formulár zostáva pri zákazke pre kanceláriu a, ak chcete, aj pre zákazníka.
Naši technici pracujú v suterénnych laboratóriách bez signálu. Je to problém?
Technik môže aj pod zemou ďalej vypĺňať formulár v mobile a zadané údaje sa odošlú, hneď ako telefón pri odchode z budovy znova chytí pripojenie.
Môžeme sledovať referenčné etalóny a náhradné diely?
S plateným modulom Inventár sa skladové položky ako tesnenia, filtre a žiarovky vydávajú na zákazky a referenčné vybavenie, napríklad sady závaží, sa dá viesť ako skladová položka vydaná zákazke, ktorá ho používa. Kalibračný stav týchto etalónov modul za vás nesleduje.
Koľko to stojí servisnú firmu pre laboratóriá s dvoma technikmi?
Nič, a to bez časového obmedzenia. Až dvaja zamestnanci dostanú tabuľu, mobilnú aplikáciu, formuláre zákaziek a reporty zadarmo. Fakturácia, Inventár, kontrola miesta práce cez GPS a zákaznícky portál sú platené moduly, ktoré pridáte, len ak ich potrebujete.
Vidia naši zákazníci, kedy je naplánovaná ich ďalšia návšteva?
Cez platený zákaznícky portál vidia zákazníci zákazky, ktoré ste pre nich naplánovali a dokončili. Bez neho kancelária posiela reporty a termíny návštev obvyklým spôsobom.
Ste pripravení zmeniť vaše terénne operácie?
Pridajte sa k tisíckam terénnych firiem, ktoré dôverujú Shifton pre inteligentnejšiu prácu každý deň.