Software pentru managementul calibrărilor la firmele de service pentru echipamente de laborator
Tururi de calibrare, reparații și vizite preventive planificate pe un singur panou, cu citiri, fotografii și semnături păstrate la fiecare aparat.
Scadențele fixează calendarul cu luni înainte
Fiecare balanță, pipetă, etuvă și cameră frigorifică din laboratorul clientului are un interval de calibrare, iar responsabilul de calitate va întreba de ce a fost depășit oricare dintre ele. Să ții minte data e partea ușoară. Partea grea e să ajungă în clădire inginerul potrivit, cu etaloanele potrivite, într-o zi în care laboratorul își poate elibera aparatele.
Câte un formular pentru fiecare tip de aparat
O balanță analitică, o centrifugă și o hotă de siguranță biologică se verifică în moduri cu totul diferite. Inginerul are nevoie de pașii pentru aparatul din fața lui, cu loc pentru valorile găsite și lăsate pe care clientul se așteaptă să le vadă în fișă.
Reparațiile folosesc aceiași ingineri
Puține firme de service pentru laboratoare fac doar calibrări. Același client sună pentru o centrifugă care nu se echilibrează, un incubator care deviază sau alarma unei nișe chimice, iar apelurile ajung la inginerii deja programați pentru tururile planificate.
Răspunsurile sunt gata înainte de audit
La inspecția unui laborator, întrebarea e mereu aceeași: când a fost făcut ultima dată service-ul la acest aparat, de cine și ce s-a constatat? Dacă răspunsul stă prin e-mailuri și foi de hârtie, cineva pierde o zi să îl adune.
Începeți cu planul gratuit
Fără limită de timp. Obțineți acces complet la funcționalitățile de bază și faceți upgrade când sunteți gata.
Citiți cum își planifică firmele de service tururile de calibrare și reparațiile
Ce trebuie să facă un software pentru managementul calibrărilor la o firmă de service pe teren
Căutați un software pentru managementul calibrărilor și majoritatea rezultatelor sunt scrise pentru laboratorul însuși: o echipă internă de calitate care deține aparatele și vrea un registru al scadențelor. O firmă care întreține laboratoarele altora are altă problemă. Nu deține niciun aparat, lucrează după intervalele clienților, iar constrângerea reală sunt oamenii: ingineri cu competența potrivită, echipamentul de referință potrivit și o zi liberă care se potrivește cu disponibilitatea laboratorului. Pentru o astfel de afacere, software-ul este în primul rând un instrument de planificare și de dovadă.
Exact asta face Shifton Field Service. Pune tururile de calibrare, reparațiile și vizitele preventive pe un singur panou, trimite fiecărui inginer lista de aparate și formularele de completat și păstrează la lucrare tot ce a înregistrat. Nu înlocuiește procedura voastră de calibrare sau șablonul de certificat și nici nu pretinde că o face.
Intervalele sunt fixe, disponibilitatea nu
Un laborator farmaceutic de control al calității își poate elibera balanțele poate doar vineri după-amiază. Un departament universitar vrea totul făcut în vacanță. Un laborator de anatomie patologică dintr-un spital are nevoie de aparate înapoi într-o oră. Scadențele se mută rar, așa că planificarea înseamnă să potrivești aceste date cu ce permite fiecare locație. Turul următor planificat cu săptămâni înainte, nu reacția la memento-ul laboratorului, ține calendarul sub control.
Competență și echipament de referință
Nu orice inginer poate valida orice aparat. Cineva instruit pe balanțe nu e neapărat omul potrivit pentru un spectrofotometru, iar o cartografiere de temperatură are nevoie de setul de înregistratoare care se află acum la alt inginer, la 300 km distanță. Panoul îi arată celui care planifică cine unde este și ce are la el, înainte să confirme o dată clientului.
Software de gestionare a calibrării instrumentelor versus registrul propriu al laboratorului
Mulți clienți folosesc deja propriul software de gestionare a calibrării instrumentelor sau un registru în Excel. Nu vor să îl înlocuiți; vor ca fișa voastră de vizită să se potrivească cu el. Asta înseamnă că lucrarea trebuie să numească fiecare aparat exact cum îl numește clientul, să înregistreze rezultatul pe care sistemul clientului îl așteaptă și să vină cu suficiente dovezi încât echipa lor de calitate să o poată arhiva fără să vă mai caute.
O abordare practică este să stabiliți formularul cu fiecare client mare: ce câmpuri îi trebuie, ce fotografii, cine semnează. Odată ce formularul există, fiecare inginer îl completează la fel, iar fișa care pleacă de la client este cea pe care a cerut-o.
Software-ul de gestiune metrologică a activelor e altceva
Un software de gestiune a calibrării activelor, în sens strict, păstrează istoricul metrologic al fiecărui aparat: incertitudinea, trasabilitatea la etaloanele naționale, deriva în timp, deciziile de ajustare. E o muncă de specialitate și nu este ce face Shifton. Shifton păstrează istoricul de service: ce vizite au avut loc, ce a înregistrat inginerul, ce piese s-au montat și cine a recepționat lucrarea. Pentru multe firme de service, tocmai această parte lipsea.
Mentenanța echipamentelor de laborator între calibrări
Contractele de calibrare plătesc de multe ori tururile planificate, dar mentenanța și reparațiile echipamentelor de laborator umplu restul săptămânii. Rotoarele centrifugelor trebuie inspectate, garniturile ușilor de incubator se degradează, filtrele hotelor de siguranță biologică se colmatează, iar viteza aerului la fața nișelor chimice se modifică. Fiecare vine cu urgența ei și fiecare concurează pentru aceiași ingineri.
Când aceste lucrări stau pe același panou cu tururile programate, cel care planifică vede efectul în lanț al unei urgențe înainte să o accepte. Piesele luate pentru o reparație se înregistrează pe lucrare, timpul la client intră în orele contractului, iar persoana de contact din laborator semnează când aparatul este predat.
Decontaminare și acces
Echipamentele dintr-un laborator de microbiologie sau clinic pot avea nevoie de un certificat de decontaminare înainte ca inginerul să aibă voie să le deschidă. Camerele curate au reguli de echipare, unele locații cer instruire, altele un însoțitor. Dacă aceste condiții sunt scrise pe lucrare și se cere o fotografie a formularului de decontaminare înainte de începere, inginerul nu mai ajunge la poartă doar ca să fie trimis înapoi.
Ce face Shifton Field Service
Planifică tururile de calibrare, reparațiile și vizitele preventive pe un singur panou, le dă inginerilor o aplicație mobilă cu lista de aparate, liste de verificare și formulare, colectează citiri, fotografii și semnături, înregistrează orele și produce rapoarte pentru fiecare client. Inventar, Facturare, controlul locației de lucru prin GPS și portalul pentru clienți sunt module plătite, adăugate peste. O firmă de service de laborator cu unul sau doi ingineri poate folosi panoul, aplicația, formularele și rapoartele fără să plătească, atâta timp cât rămâne la această dimensiune.
Nu este un sistem metrologic. Nu calculează incertitudinea, nu păstrează lanțuri de trasabilitate, nu emite certificate acreditate și nu se conectează la aparate sau înregistratoare de date. Este stratul care decide ce inginer merge la ce laborator și în ce zi și care păstrează dovada a ceea ce a făcut acolo.
Întrebări frecvente
Calculează incertitudinea de măsurare sau emite certificate de calibrare?
Nu. Shifton înregistrează vizita: ce aparate au fost văzute, citirile introduse de inginer, fotografiile, piesele și semnătura clientului. Bugetul de incertitudine, lanțul de trasabilitate și certificatul propriu-zis rămân în procedura voastră de calibrare și în sistemul din care emiteți deja certificatele.
Putem vedea întregul istoric de service al unui singur aparat?
Da, cu condiția ca fiecare lucrare să conțină seria sau numărul de inventar al aparatului. Căutarea în lucrări arată apoi fiecare calibrare, reparație și vizită preventivă pentru acel aparat, cu inginerul, data și dovezile atașate.
Mai mulți clienți au scadența în aceeași lună. Cum planificăm?
Puneți tururile pe panou ca lucrări planificate, cu mult înainte de scadențe, și mutați-le după inginer și regiune. Suprapunerile se văd din timp ca o săptămână aglomerată, nu ca un telefon de la un laborator ale cărui aparate au depășit deja termenul.
Pot inginerii să introducă citirile direct în telefon?
Da. Formularele de lucrare pot avea câmpuri numerice și de text pentru valorile găsite și lăsate, marcaje de conform sau neconform, note și fotografii. Formularul completat rămâne atașat lucrării pentru birou și, dacă doriți, pentru client.
Inginerii noștri lucrează în laboratoare la subsol, fără semnal. E o problemă?
Inginerul poate completa formularul pe telefon și sub pământ, iar ce a introdus se trimite când telefonul prinde din nou semnal, la ieșirea din clădire.
Putem ține evidența etaloanelor și a pieselor de schimb?
Cu modulul plătit Inventar, articolele de stoc precum garniturile, filtrele și lămpile se eliberează pe lucrări, iar echipamentele de referință, cum ar fi seturile de greutăți, pot fi ținute ca articole de stoc eliberate pe lucrarea care le folosește. Modulul nu urmărește în locul vostru starea de calibrare a acestor etaloane.
Cât costă pentru o firmă de service de laborator cu doi ingineri?
Nimic, și fără limită de timp. Până la doi angajați primesc gratuit panoul, aplicația mobilă, formularele de lucrare și rapoartele. Facturarea, stocurile, controlul locației de lucru prin GPS și portalul pentru clienți sunt module plătite pe care le adăugați doar dacă aveți nevoie de ele.
Pot clienții noștri să vadă când e programată următoarea vizită?
Prin portalul plătit pentru clienți, aceștia văd lucrările pe care le-ați planificat și finalizat pentru ei. Fără portal, biroul trimite rapoartele și datele vizitelor pe căile obișnuite.
Sunteți gata să vă transformați operațiunile din teren?
Alătură-te miilor de companii de field service care au încredere în Shifton pentru a lucra mai inteligent în fiecare zi.