Program do zarządzania wzorcowaniem dla firm serwisujących sprzęt laboratoryjny

Co musi robić program do zarządzania wzorcowaniem w firmie serwisu terenowego

Kto szuka programu do zarządzania wzorcowaniem, trafia głównie na rozwiązania dla samego laboratorium: dla wewnętrznego działu jakości, który jest właścicielem przyrządów i potrzebuje rejestru terminów. Firma serwisująca cudze laboratoria ma inny problem. Nie jest właścicielem żadnego przyrządu, pracuje według interwałów klientów, a jej prawdziwym ograniczeniem są ludzie: serwisanci z odpowiednimi uprawnieniami, odpowiednimi wzorcami i wolnym dniem, który pasuje do dostępności laboratorium. Dla takiej firmy oprogramowanie jest przede wszystkim narzędziem do planowania i dokumentowania.

To właśnie robi Shifton Field Service. Zbiera objazdy wzorcowań, naprawy i przeglądy na jednej tablicy, wysyła każdemu serwisantowi listę przyrządów i formularze do wypełnienia, a to, co zapisał, zostaje przy zleceniu. Nie zastępuje Państwa procedury wzorcowania ani wzoru świadectwa i nie udaje, że to robi.

Interwały są stałe, dostępność nie

Farmaceutyczne laboratorium kontroli jakości może oddawać wagi tylko w piątek po południu. Wydział uczelni chce, żeby wszystko zrobić w wakacje. Szpitalne laboratorium diagnostyczne potrzebuje przyrządów z powrotem w ciągu godziny. Same terminy rzadko się przesuwają, więc planowanie polega na dopasowaniu ich do tego, na co pozwala każdy obiekt. Planowanie kolejnego objazdu z kilkutygodniowym wyprzedzeniem, zamiast reagowania na przypomnienie z laboratorium, utrzymuje kalendarz pod kontrolą.

Uprawnienia i sprzęt wzorcowy

Nie każdy serwisant może zatwierdzić każdy przyrząd. Ktoś przeszkolony z wag niekoniecznie jest właściwą osobą do spektrofotometru, a mapowanie temperatury wymaga kompletu rejestratorów, który akurat ma inny serwisant trzysta kilometrów dalej. Tablica pokazuje planiście, kto jest gdzie i co wiezie, zanim potwierdzi klientowi termin.

Oprogramowanie do nadzoru nad wyposażeniem pomiarowym a rejestr laboratorium

Wielu klientów ma już własne oprogramowanie do nadzoru nad wyposażeniem pomiarowym albo rejestr w arkuszu. Nie chcą, żebyście je zastępowali; chcą, żeby Wasz protokół z wizyty do niego pasował. Oznacza to, że zlecenie musi nazywać każdy przyrząd dokładnie tak jak klient, zapisywać wynik w formie, której oczekuje jego system, i wracać z dowodami wystarczającymi, by dział jakości mógł go zarchiwizować bez dopytywania.

Praktyczne podejście to uzgodnienie formularza z każdym dużym klientem: jakie pola, jakie zdjęcia, kto podpisuje. Gdy formularz jest gotowy, każdy serwisant wypełnia go tak samo, a protokół, który opuszcza obiekt, jest dokładnie tym, o który prosił klient.

System zarządzania metrologicznego to coś innego

System zarządzania metrologicznego w ścisłym sensie przechowuje historię metrologiczną każdego przyrządu: niepewność, spójność pomiarową z wzorcami państwowymi, dryft w czasie, decyzje o justowaniu. To praca specjalistyczna, a Shifton nie jest takim systemem. Shifton przechowuje historię serwisową: jakie wizyty się odbyły, co zapisał serwisant, jakie części zamontowano i kto odebrał pracę. Dla wielu firm serwisowych to właśnie tego brakowało.

Serwis sprzętu laboratoryjnego między wzorcowaniami

Umowy na wzorcowanie często opłacają zaplanowane objazdy, ale konserwacja i naprawy sprzętu laboratoryjnego wypełniają resztę tygodnia. Rotory wirówek trzeba sprawdzać, uszczelki drzwi inkubatorów parcieją, filtry komór laminarnych się zapychają, a prędkość przepływu w otworze dygestoriów wychodzi poza normę. Każdy przypadek ma własną pilność i wszystkie konkurują o tych samych serwisantów.

Gdy te zlecenia stoją na tej samej tablicy co zaplanowane objazdy, planista widzi skutki przyjęcia pilnego zgłoszenia, zanim je przyjmie. Części użyte do naprawy są przypisane do zlecenia, czas na miejscu trafia do godzin umownych, a osoba z laboratorium podpisuje przy oddaniu urządzenia.

Dekontaminacja i dostęp

Urządzenie z laboratorium mikrobiologicznego lub klinicznego może wymagać świadectwa dekontaminacji, zanim serwisant będzie mógł je otworzyć. Pomieszczenia czyste mają zasady ubioru, niektóre obiekty wymagają szkolenia wstępnego, inne eskorty. Zapisanie tych warunków w zleceniu i poproszenie o zdjęcie formularza dekontaminacji przed rozpoczęciem pracy oszczędza serwisantowi przyjazdu, po którym zostałby odesłany.

Co robi Shifton Field Service

Planuje objazdy wzorcowań, naprawy i przeglądy na jednej tablicy, daje serwisantom aplikację mobilną z listą przyrządów, listami kontrolnymi i formularzami, zbiera odczyty, zdjęcia i podpisy, rejestruje godziny i tworzy raporty dla każdego klienta. Inwentarz, fakturowanie, kontrola miejsca pracy przez GPS i portal klienta to płatne moduły dodawane osobno. Serwis laboratoryjny z jednym lub dwoma serwisantami może korzystać z tablicy, aplikacji, formularzy i raportów bez opłat, dopóki pozostaje tej wielkości.

To nie jest system metrologiczny. Nie liczy niepewności, nie przechowuje łańcuchów spójności pomiarowej, nie wystawia akredytowanych świadectw i nie łączy się z przyrządami ani rejestratorami danych. To warstwa, która decyduje, który serwisant jedzie do którego laboratorium i którego dnia, oraz przechowuje dowód tego, co tam zrobił.