Программа учета калибровки оборудования для сервисных компаний, обслуживающих лаборатории

Что должна делать программа учета калибровки для выездного сервиса

Если искать программу учета калибровки оборудования, большинство результатов написано для самой лаборатории: для внутренней службы качества, которая владеет приборами и хочет реестр сроков. У компании, которая обслуживает чужие лаборатории, задача другая. Ей не принадлежит ни один прибор, она работает по интервалам клиентов, а главное ограничение - люди: инженеры с нужной квалификацией, нужными эталонами и свободным днем, который совпадает с возможностями лаборатории. Для такого бизнеса программа прежде всего инструмент планирования и доказательной базы.

Именно это делает Shifton Field Service. Он собирает калибровочные объезды, ремонты и плановое ТО на одной доске, отправляет каждому инженеру список приборов и формы для заполнения и сохраняет внесенные данные в заявке. Он не заменяет вашу методику калибровки и шаблон сертификата и не делает вид, что заменяет.

Интервалы фиксированы, доступность - нет

Фармацевтическая лаборатория контроля качества может отдавать весы только в пятницу после обеда. Университетская кафедра хочет, чтобы все сделали на каникулах. Клинико-диагностической лаборатории больницы приборы нужны обратно в течение часа. Сами сроки почти не двигаются, поэтому планирование сводится к тому, чтобы вписать даты в то, что разрешает каждый объект. Ставить следующий объезд за несколько недель, а не реагировать на напоминание от лаборатории, - вот что держит календарь под контролем.

Квалификация и эталонное оборудование

Не каждый инженер может подписать любой прибор. Специалист по весам не обязательно подходит для спектрофотометра, а для температурного картирования нужен комплект логгеров, который сейчас у другого инженера за триста километров. На доске планировщик видит, кто где находится и что везет с собой, прежде чем обещать клиенту дату.

Программа учета калибровки приборов и собственный реестр лаборатории

Многие клиенты уже ведут свою программу учета калибровки приборов или реестр в таблице. Они не хотят, чтобы вы его заменяли; им нужно, чтобы ваша запись о визите с ним совпадала. Значит, в заявке каждый прибор должен называться ровно так, как у клиента, результат должен фиксироваться в том виде, какой ждет его система, а подтверждений должно хватать, чтобы служба качества подшила запись, не разыскивая вас.

Практичный подход - согласовать форму с каждым крупным клиентом: какие поля нужны, какие фото и кто подписывает. Когда форма готова, все инженеры заполняют ее одинаково, и запись, которая уходит с объекта, - именно та, что просил клиент.

Метрологическая система учета средств измерений - это другое

Метрологическая система учета средств измерений в строгом смысле хранит метрологическую историю каждого прибора: неопределенность, прослеживаемость к национальным эталонам, дрейф во времени, решения о юстировке. Это специализированная работа, и Shifton не такая система. Shifton хранит сервисную историю: какие визиты были, что записал инженер, какие запчасти поставлены и кто принял работу. Для многих сервисных компаний именно этой части и не хватало.

Обслуживание лабораторного оборудования между калибровками

Договоры на калибровку часто оплачивают плановые объезды, но обслуживание и ремонт лабораторного оборудования заполняют остаток недели. Роторы центрифуг нужно осматривать, уплотнители дверей инкубаторов дубеют, фильтры боксов биобезопасности забиваются, а скорость воздушного потока в проеме вытяжных шкафов уходит от нормы. У каждого случая своя срочность, и все претендуют на тех же инженеров.

Когда такие заявки стоят на той же доске, что и плановые объезды, планировщик видит последствия срочного вызова до того, как его принять. Запчасти для ремонта списываются на заявку, время на объекте идет в часы по договору, а представитель лаборатории расписывается при сдаче прибора.

Деконтаминация и доступ

Прибор из микробиологической или клинической лаборатории может требовать акта деконтаминации, прежде чем инженеру разрешат его вскрыть. В чистых помещениях свои правила переодевания, на одних объектах обязателен вводный инструктаж, на других нужен сопровождающий. Если прописать эти условия в заявке и запросить фото акта деконтаминации до начала работ, инженер не приедет зря.

Что делает Shifton Field Service

Он планирует калибровочные объезды, ремонты и плановое ТО на одной доске, дает инженерам мобильное приложение со списком приборов, чек-листами и формами, собирает показания, фото и подписи, учитывает часы и формирует отчеты по каждому клиенту. Инвентарь, выставление счетов, контроль места работы по GPS и клиентский портал - платные модули поверх основы. Сервис лабораторного оборудования с одним или двумя инженерами может пользоваться доской, приложением, формами и отчетами бесплатно, пока остается такого размера.

Это не метрологическая система. Она не считает неопределенность, не хранит цепочки прослеживаемости, не выдает аккредитованные сертификаты и не подключается к приборам и регистраторам данных. Это слой, который решает, какой инженер в какой день едет в какую лабораторию, и хранит доказательства того, что он там сделал.