Software Manajemen Kalibrasi untuk Perusahaan Servis Alat Laboratorium

Apa yang harus dilakukan software manajemen kalibrasi untuk perusahaan servis lapangan

Cari software manajemen kalibrasi, dan sebagian besar hasilnya ditulis untuk lab itu sendiri: tim mutu internal yang memiliki alat dan ingin punya daftar jatuh tempo. Perusahaan yang menservis lab milik orang lain punya masalah yang berbeda. Ia tidak memiliki satu pun alat, bekerja mengikuti interval pelanggannya, dan kendala utamanya adalah orang: teknisi dengan kompetensi yang tepat, peralatan acuan yang tepat, dan hari kosong yang cocok dengan ketersediaan lab. Bagi bisnis seperti ini, software pertama-tama adalah alat perencanaan dan pembuktian.

Itulah pekerjaan Shifton Field Service. Ia menaruh putaran kalibrasi, perbaikan, dan kunjungan preventif di satu papan, mengirim daftar alat dan formulir yang harus diisi ke setiap teknisi, dan menyimpan apa yang mereka catat di pekerjaan. Ia tidak menggantikan prosedur kalibrasi atau templat sertifikat Anda, dan tidak berpura-pura menggantikannya.

Intervalnya tetap, ketersediaannya tidak

Lab QC farmasi mungkin hanya bisa melepas timbangannya pada Jumat sore. Departemen universitas ingin semua beres saat libur semester. Lab patologi rumah sakit butuh alatnya kembali dalam satu jam. Tanggal jatuh temponya sendiri jarang bergeser, jadi pekerjaan perencanaan adalah menyesuaikan tanggal itu dengan apa yang diizinkan tiap lokasi. Yang menjaga kalender tetap terkendali adalah merencanakan putaran berikutnya berminggu-minggu sebelumnya, bukan bereaksi saat pengingat dari lab datang.

Kompetensi dan peralatan acuan

Tidak setiap teknisi bisa mengesahkan setiap alat. Orang yang terlatih untuk timbangan belum tentu tepat untuk spektrofotometer, dan pekerjaan pemetaan suhu butuh set logger yang saat ini ada di teknisi lain yang berjarak 300 kilometer. Papan membuat perencana bisa melihat siapa berada di mana dan membawa apa sebelum menjanjikan tanggal kepada pelanggan.

Software manajemen kalibrasi instrumen versus daftar milik lab sendiri

Banyak pelanggan sudah menjalankan software manajemen kalibrasi instrumen sendiri atau daftar di spreadsheet. Mereka tidak ingin Anda menggantinya; mereka ingin catatan kunjungan Anda cocok dengannya. Artinya, pekerjaan harus menyebut setiap alat persis seperti pelanggan menyebutnya, mencatat hasil yang diharapkan sistem pelanggan, dan kembali dengan bukti yang cukup agar tim mutu mereka bisa mengarsipkannya tanpa mengejar Anda.

Pendekatan yang praktis adalah menyepakati formulir dengan setiap pelanggan besar: kolom apa yang mereka perlukan, foto apa saja, siapa yang menandatangani. Begitu formulir itu ada, setiap teknisi mengisinya dengan cara yang sama, dan catatan yang keluar dari lokasi adalah catatan yang diminta pelanggan.

Software manajemen aset kalibrasi adalah hal yang berbeda

Software manajemen aset kalibrasi, dalam arti sempit, menyimpan riwayat metrologi setiap alat: ketidakpastian, ketertelusuran ke standar nasional, drift dari waktu ke waktu, dan keputusan penyetelan. Itu pekerjaan spesialis, dan Shifton bukan itu. Yang disimpan Shifton adalah riwayat servis: kunjungan apa saja yang terjadi, apa yang dicatat teknisi, suku cadang apa yang dipasang, dan siapa yang menerima pekerjaan. Bagi banyak perusahaan servis, justru bagian inilah yang selama ini hilang.

Perawatan alat laboratorium di antara kalibrasi

Kontrak kalibrasi sering membayar putaran yang terencana, tetapi perawatan dan perbaikan alat laboratorium mengisi sisa minggunya. Rotor sentrifus perlu diperiksa, seal pintu inkubator getas, filter biosafety cabinet mulai jenuh, dan kecepatan aliran udara di bukaan lemari asam bergeser. Masing-masing datang dengan tingkat urgensinya sendiri, dan semuanya berebut teknisi yang sama.

Ketika pekerjaan-pekerjaan itu ada di papan yang sama dengan putaran terjadwal, perencana bisa melihat efek berantai dari panggilan darurat sebelum menerimanya. Suku cadang untuk perbaikan dicatat di pekerjaan, waktu di lokasi masuk ke jam kontrak, dan kontak di lab menandatangani saat unit diserahkan kembali.

Dekontaminasi dan akses

Alat dari lab mikrobiologi atau klinik mungkin memerlukan sertifikat dekontaminasi sebelum teknisi boleh membukanya. Cleanroom punya aturan gowning, sebagian lokasi mewajibkan induksi, dan sebagian lain meminta pendamping. Menulis syarat-syarat itu di pekerjaan, dan meminta foto formulir dekontaminasi sebelum pekerjaan dimulai, membuat teknisi tidak perlu datang hanya untuk disuruh pulang.

Apa yang dilakukan Shifton Field Service

Ia merencanakan putaran kalibrasi, perbaikan, dan kunjungan preventif di satu papan, memberi teknisi aplikasi seluler berisi daftar alat, checklist, dan formulir, mengumpulkan hasil ukur, foto, dan tanda tangan, mencatat jam kerja, dan membuat laporan untuk setiap pelanggan. Inventaris, Penagihan, kontrol lokasi kerja GPS, dan portal pelanggan adalah modul berbayar tambahan. Perusahaan servis lab dengan satu atau dua teknisi bisa memakai papan, aplikasi, formulir, dan laporan tanpa membayar, selama ukurannya tetap segitu.

Ini bukan sistem metrologi. Ia tidak menghitung ketidakpastian, tidak menyimpan rantai ketertelusuran, tidak menerbitkan sertifikat terakreditasi, dan tidak terhubung ke alat atau data logger. Ia adalah lapisan yang menentukan teknisi mana mengunjungi lab mana pada hari apa, dan menyimpan bukti atas apa yang mereka kerjakan di sana.