System til kalibreringsstyring for servicefirmaer inden for laboratorieudstyr

Hvad et system til kalibreringsstyring skal kunne for et servicefirma med teknikere i marken

Søg efter et system til kalibreringsstyring, og de fleste resultater er skrevet til laboratoriet selv: en intern kvalitetsafdeling, der ejer instrumenterne og vil have et register over forfaldsdatoer. En virksomhed, der servicerer andres laboratorier, har et andet problem. Den ejer ingen af instrumenterne, arbejder efter kundernes intervaller, og den reelle begrænsning er folk: teknikere med den rette kompetence, det rette referenceudstyr og en ledig dag, der passer med laboratoriets muligheder. For den forretning er softwaren først og fremmest et værktøj til planlægning og dokumentation.

Det er den opgave, Shifton Field Service løser. Det samler kalibreringsrunder, reparationer og forebyggende besøg på én tavle, sender hver tekniker listen over instrumenter og de formularer, der skal udfyldes, og gemmer det registrerede på ordren. Det erstatter ikke jeres kalibreringsprocedure eller jeres certifikatskabelon og lader heller ikke som om.

Intervallerne ligger fast, tilgængeligheden gør ikke

Et farmaceutisk QC-laboratorium kan måske kun undvære sine vægte fredag eftermiddag. Et universitetsinstitut vil have det hele klaret i ferien. Et patologilaboratorium på et hospital skal have instrumenterne tilbage inden for en time. Forfaldsdatoerne flytter sig sjældent, så planlægningen handler om at passe datoerne ind i det, hver lokation tillader. At planlægge næste runde uger i forvejen, i stedet for at reagere når laboratoriets påmindelse kommer, er det, der holder kalenderen under kontrol.

Kompetence og referenceudstyr

Ikke alle teknikere kan godkende alle instrumenter. En, der er uddannet i vægte, er ikke nødvendigvis den rette til et spektrofotometer, og en temperaturkortlægning kræver det loggersæt, som lige nu er hos en anden tekniker 300 km væk. Tavlen lader planlæggeren se, hvem der er hvor, og hvad de har med, før der loves kunden en dato.

Software til styring af instrumentkalibrering kontra laboratoriets eget register

Mange kunder har allerede deres egen software til styring af instrumentkalibrering eller et register i et regneark. De vil ikke have, at I erstatter det; de vil have, at jeres besøgsrapport passer til det. Det betyder, at ordren skal navngive hvert instrument præcis som kunden gør, registrere det resultat, kundens system forventer, og komme tilbage med nok dokumentation til, at deres kvalitetsafdeling kan arkivere det uden at jagte jer.

En praktisk tilgang er at aftale formularen med hver større kunde: hvilke felter de skal bruge, hvilke fotos, hvem der skriver under. Når formularen findes, udfylder alle teknikere den ens, og rapporten, der forlader stedet, er den, kunden bad om.

Kalibrering som anlægsstyring er noget andet

Software til kalibrering og anlægsstyring i snæver forstand holder hvert instruments metrologiske historik: usikkerhed, sporbarhed til nationale normaler, drift over tid og beslutninger om justering. Det er specialistarbejde, og det er ikke det, Shifton er. Det, Shifton gemmer, er servicehistorikken: hvilke besøg der fandt sted, hvad teknikeren registrerede, hvilke dele der blev monteret, og hvem der godkendte arbejdet. For mange servicefirmaer er det netop den del, der manglede.

Vedligeholdelse af laboratorieudstyr mellem kalibreringerne

Kalibreringsaftaler betaler ofte for de planlagte runder, men vedligeholdelse og reparation af laboratorieudstyr fylder resten af ugen. Centrifugerotorer skal efterses, dørpakninger på inkubatorer mørner, filtre i sikkerhedskabinetter stopper til, og lufthastigheden i stinkskabenes åbning driver. Hver opgave kommer med sin egen hast, og alle konkurrerer om de samme teknikere.

Når de ordrer ligger på samme tavle som de planlagte runder, kan planlæggeren se følgevirkningen af en akut opgave, før den accepteres. Dele taget til en reparation registreres på ordren, tiden på stedet går ind i aftalens timer, og laboratoriets kontaktperson skriver under, når enheden afleveres.

Dekontaminering og adgang

Udstyr fra et mikrobiologisk eller klinisk laboratorium kan kræve en dekontamineringserklæring, før en tekniker må åbne det. Renrum har omklædningsregler, nogle steder kræver introduktion, og andre vil have en ledsager. At skrive de betingelser på ordren og bede om et foto af dekontamineringsblanketten, før arbejdet starter, sparer teknikeren for at møde op og blive sendt væk.

Hvad Shifton Field Service gør

Det planlægger kalibreringsrunder, reparationer og forebyggende besøg på én tavle, giver teknikerne en mobilapp med instrumentliste, tjeklister og formularer, samler måleværdier, fotos og underskrifter, registrerer timer og laver rapporter til hver kunde. Inventar, Fakturering, GPS-kontrol af arbejdssted og kundeportalen er betalte moduler oven i. Et laboratorieservicefirma med en eller to teknikere kan bruge tavlen, appen, formularer og rapporter uden at betale, så længe det forbliver i den størrelse.

Det er ikke et metrologisystem. Det beregner ikke usikkerhed, fører ikke sporbarhedskæder, udsteder ikke akkrediterede certifikater og forbinder sig ikke til instrumenter eller dataloggere. Det er laget, der bestemmer, hvilken tekniker der besøger hvilket laboratorium hvilken dag, og som gemmer beviset for, hvad de gjorde der.