Software per la gestione delle tarature per aziende di assistenza su strumenti di laboratorio
Giri di taratura, riparazioni e visite preventive pianificati su un'unica bacheca, con letture, foto e firme registrate su ogni strumento.
Le scadenze fissano il calendario con mesi di anticipo
Ogni bilancia, pipetta, stufa e cella frigorifera nel laboratorio di un cliente ha il suo intervallo, e il responsabile qualità chiederà perché una di queste sia andata oltre. Ricordare la data è la parte facile. Quella difficile è portare nell'edificio il tecnico giusto, con i campioni di riferimento giusti, in un giorno in cui il laboratorio può liberare i suoi strumenti.
Un modulo per ogni tipo di strumento
Una bilancia analitica, una centrifuga e una cappa a flusso laminare di sicurezza biologica si verificano in modi del tutto diversi. Il tecnico ha bisogno dei passaggi per lo strumento che ha davanti sul banco, con lo spazio per i valori rilevati prima e dopo la regolazione che il cliente si aspetta di trovare nel rapporto.
Le riparazioni si contendono gli stessi tecnici
Poche aziende di assistenza ai laboratori si occupano solo di tarature. Lo stesso cliente chiama per una centrifuga che non si bilancia, un incubatore che deriva o l'allarme di una cappa chimica, e queste chiamate ricadono sui tecnici già impegnati nei giri programmati.
Risposte pronte prima dell'audit
Quando un laboratorio viene ispezionato, la domanda è sempre la stessa: quando è stato fatto l'ultimo intervento su questo strumento, da chi e con quale esito? Se la risposta è sparsa tra email e fogli di carta, qualcuno perde una giornata a ricostruirla.
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Come le aziende di assistenza ai laboratori pianificano tarature e riparazioni
Cosa deve fare un software di gestione tarature per un'azienda di assistenza tecnica
Cercando un software di gestione tarature, quasi tutti i risultati sono pensati per il laboratorio stesso: un ufficio qualità interno che possiede gli strumenti e vuole uno scadenziario. Un'azienda che fa assistenza nei laboratori altrui ha un problema diverso. Non possiede nessuno strumento, lavora secondo gli intervalli dei clienti e il suo vero vincolo sono le persone: tecnici con la qualifica giusta, i campioni di riferimento giusti e una giornata libera che coincida con la disponibilità del laboratorio. Per questo tipo di attività il software è prima di tutto uno strumento di pianificazione e di evidenza.
È il lavoro che fa Shifton Field Service. Mette giri di taratura, riparazioni e visite preventive su un'unica bacheca, invia a ogni tecnico l'elenco degli strumenti e i moduli da compilare e conserva quanto registrato nell'intervento. Non sostituisce la vostra procedura di taratura né il vostro modello di certificato, e non finge di farlo.
Gli intervalli sono fissi, la disponibilità no
Un laboratorio di controllo qualità farmaceutico può liberare le bilance solo il venerdì pomeriggio. Un dipartimento universitario vuole tutto fatto durante la pausa estiva. Il laboratorio analisi di un ospedale rivuole gli strumenti entro un'ora. Le scadenze raramente si spostano, quindi pianificare significa incastrare quelle date in ciò che ogni sede consente. Programmare il giro successivo con settimane di anticipo, invece di reagire al promemoria del laboratorio, è ciò che tiene il calendario sotto controllo.
Qualifiche e attrezzature di riferimento
Non tutti i tecnici possono validare qualsiasi strumento. Chi è formato sulle bilance non è per forza la persona giusta per uno spettrofotometro, e una mappatura termica richiede il set di data logger che in quel momento è da un altro tecnico a trecento chilometri. La bacheca mostra al pianificatore chi è dove e cosa porta con sé prima di confermare una data al cliente.
Software di gestione della taratura degli strumenti e scadenziario del laboratorio
Molti clienti hanno già il loro software di gestione della taratura degli strumenti o uno scadenziario su foglio di calcolo. Non vogliono che lo sostituiate; vogliono che il vostro rapporto di visita ci si allinei. Questo significa che l'intervento deve chiamare ogni strumento esattamente come lo chiama il cliente, registrare l'esito che il suo sistema si aspetta e tornare con evidenze sufficienti perché il suo ufficio qualità lo archivi senza dovervi rincorrere.
Un approccio pratico è concordare il modulo con ogni cliente importante: quali campi servono, quali foto, chi firma. Una volta creato quel modulo, ogni tecnico lo compila allo stesso modo, e il rapporto che esce dal sito è quello che il cliente ha chiesto.
Un software di gestione metrologica è un'altra cosa
Un software di gestione metrologica, in senso stretto, conserva la storia metrologica di ogni strumento: incertezza, riferibilità ai campioni nazionali, deriva nel tempo, decisioni di regolazione. È un lavoro specialistico, e Shifton non è questo. Shifton conserva lo storico degli interventi: quali visite ci sono state, cosa ha registrato il tecnico, quali ricambi sono stati montati e chi ha accettato il lavoro. Per molte aziende di assistenza era proprio questa la parte che mancava.
Manutenzione delle attrezzature di laboratorio tra una taratura e l'altra
I contratti di taratura spesso pagano i giri pianificati, ma manutenzione e riparazione delle attrezzature di laboratorio riempiono il resto della settimana. I rotori delle centrifughe vanno ispezionati, le guarnizioni delle porte degli incubatori si deteriorano, i filtri delle cappe biologiche si intasano e la velocità frontale delle cappe chimiche esce dai valori. Ogni caso arriva con la sua urgenza, e tutti si contendono gli stessi tecnici.
Quando questi interventi stanno sulla stessa bacheca dei giri programmati, il pianificatore vede l'effetto a catena di una chiamata urgente prima di accettarla. I ricambi usati per una riparazione vengono registrati sull'intervento, il tempo sul posto confluisce nelle ore di contratto e il referente del laboratorio firma alla riconsegna dello strumento.
Decontaminazione e accesso
Un'apparecchiatura proveniente da un laboratorio di microbiologia o clinico può richiedere un certificato di decontaminazione prima che il tecnico possa aprirla. Le camere bianche hanno regole di vestizione, alcuni siti richiedono una formazione in ingresso e altri un accompagnatore. Scrivere queste condizioni nell'intervento e chiedere una foto del modulo di decontaminazione prima di iniziare evita al tecnico di arrivare ed essere rimandato indietro.
Cosa fa Shifton Field Service
Pianifica giri di taratura, riparazioni e visite preventive su un'unica bacheca, dà ai tecnici un'app mobile con elenco strumenti, checklist e moduli, raccoglie letture, foto e firme, registra le ore e produce report per ogni cliente. Inventario, fatturazione, controllo della posizione di lavoro tramite GPS e portale clienti sono moduli a pagamento aggiuntivi. Un'azienda di assistenza ai laboratori con uno o due tecnici può usare bacheca, app, moduli e report senza pagare, finché resta di queste dimensioni.
Non è un sistema metrologico. Non calcola l'incertezza, non gestisce catene di riferibilità, non emette certificati accreditati e non si collega a strumenti o data logger. È il livello che decide quale tecnico va in quale laboratorio e in quale giorno, e conserva la prova di ciò che ha fatto lì.
Domande frequenti
Calcola l'incertezza di misura o emette certificati di taratura?
No. Shifton registra la visita: quali strumenti sono stati controllati, le letture inserite dal tecnico, le foto, i ricambi e la firma del cliente. Budget di incertezza, catene di riferibilità e il certificato vero e proprio restano nella vostra procedura di taratura e nel sistema con cui già emettete i certificati.
Possiamo vedere lo storico completo degli interventi su un singolo strumento?
Sì, a patto che ogni intervento riporti il numero di serie o il codice cespite dello strumento. Cercando tra gli interventi compaiono tutte le tarature, riparazioni e visite preventive di quell'unità, con tecnico, data ed evidenze allegate.
Diversi clienti scadono nello stesso mese. Come lo pianifichiamo?
Mettete i giri in bacheca come interventi pianificati con largo anticipo sulle scadenze e spostateli per tecnico e zona. I conflitti si vedono presto come una settimana affollata, non come la telefonata di un laboratorio con gli strumenti già scaduti.
I tecnici possono inserire le letture direttamente dallo smartphone?
Sì. I moduli possono contenere campi numerici e di testo per valori iniziali e finali, esito conforme o non conforme, note e foto. Il modulo compilato resta allegato all'intervento per l'ufficio e, se volete, per il cliente.
I nostri tecnici lavorano in laboratori seminterrati senza campo. È un problema?
Il tecnico può continuare a compilare il modulo sullo smartphone anche sotto terra, e quanto inserito viene inviato appena il telefono ritrova la connessione uscendo dall'edificio.
Possiamo tenere traccia di campioni di riferimento e ricambi?
Con il modulo a pagamento Inventario, articoli come guarnizioni, filtri e lampade vengono scaricati sugli interventi, e le attrezzature di riferimento come i set di masse possono essere gestite come articoli di magazzino assegnati all'intervento che le usa. Lo stato di taratura di quei campioni non viene monitorato al posto vostro.
Quanto costa per un'azienda di assistenza ai laboratori con due tecnici?
Niente, e senza limiti di tempo. Fino a due dipendenti hanno gratis bacheca, app mobile, moduli di intervento e report. Fatturazione, Inventario, controllo della posizione di lavoro tramite GPS e portale clienti sono moduli a pagamento da aggiungere solo se servono.
I nostri clienti possono vedere quando è fissata la prossima visita?
Con il portale clienti a pagamento, i clienti vedono gli interventi pianificati e completati per loro. Senza portale, l'ufficio condivide report e date delle visite come sempre.
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