Kalibroinnin hallintaohjelmisto laboratoriolaitteiden huoltoyrityksille
Kalibrointikierrokset, korjaukset ja ennakkohuollot suunniteltuna yhdellä taululla, ja lukemat, kuvat ja allekirjoitukset tallessa jokaisen laitteen kohdalla.
Eräpäivät lyövät kalenterin lukkoon kuukausia etukäteen
Jokaisella asiakkaan laboratorion vaa'alla, pipetillä, lämpökaapilla ja kylmähuoneella on oma kalibrointivälinsä, ja laboratorion laatupäällikkö kysyy, miksi jokin niistä myöhästyi. Päivämäärän muistaminen on helppo osa. Vaikeampaa on saada oikea teknikko oikeiden vertailunormaalien kanssa rakennukseen päivänä, jona laboratorio voi luovuttaa laitteensa.
Oma lomake jokaiselle laitetyypille
Analyysivaaka, sentrifugi ja mikrobiologinen turvakaappi tarkastetaan täysin eri tavoin. Teknikko tarvitsee vaiheet juuri sille laitteelle, joka on hänen edessään, sekä tilan ennen ja jälkeen säädön lukemille, jotka asiakas odottaa näkevänsä pöytäkirjassa.
Korjaukset jakavat samat teknikot
Harva laboratorioiden huoltoyritys pelkästään kalibroi. Sama asiakas soittaa sentrifugista, joka ei pysy tasapainossa, inkubaattorista, jonka lämpö vaeltaa, tai vetokaapin hälytyksestä, ja nuo puhelut osuvat teknikoille, jotka on jo varattu suunnitelluille kierroksille.
Vastaukset valmiina ennen auditointia
Kun laboratoriota tarkastetaan, kysymys on aina sama: milloin tämä laite viimeksi huollettiin, kuka sen teki ja mitä löytyi? Jos vastaus on sähköpostiketjuissa ja paperilomakkeissa, joku käyttää päivän sen kokoamiseen.
Aloita ilmaisella suunnitelmalla
Ei aikarajaa. Saat täyden pääsyn ydintoimintoihin ja päivität kun olet valmis.
Lue, miten laboratoriohuoltoyritykset suunnittelevat kalibrointikierrokset ja korjaukset
Mitä kalibroinnin hallintaohjelmiston pitää tehdä kenttähuoltoyritykselle
Kun etsii kalibroinnin hallintaohjelmistoa, useimmat tulokset on kirjoitettu itse laboratoriolle: sisäiselle laatutiimille, joka omistaa laitteet ja haluaa rekisterin eräpäivistä. Yrityksellä, joka huoltaa muiden laboratorioita, on eri ongelma. Se ei omista yhtäkään laitetta, se toimii asiakkaidensa kalibrointivälien mukaan, ja sen todellinen pullonkaula on ihmiset: teknikot, joilla on oikea pätevyys, oikeat vertailuvälineet ja vapaa päivä, joka sopii laboratorion aikatauluun. Tällaiselle yritykselle ohjelmisto on ennen kaikkea suunnittelun ja todentamisen työkalu.
Juuri tätä Shifton Field Service tekee. Se kokoaa kalibrointikierrokset, korjaukset ja ennakkohuollot yhdelle taululle, lähettää jokaiselle teknikolle laitelistan ja täytettävät lomakkeet ja säilyttää kirjatut tiedot työn yhteydessä. Se ei korvaa kalibrointimenettelyänne tai todistuspohjaanne, eikä se esitä tekevänsä niin.
Kalibrointivälit ovat kiinteät, saatavuus ei
Lääketeollisuuden laadunvalvontalaboratorio voi ehkä luovuttaa vaakansa vain perjantai-iltapäivänä. Yliopiston laitos haluaa kaiken tehdyksi lukukausien välissä. Sairaalan patologian laboratorio tarvitsee laitteet takaisin tunnin sisällä. Itse eräpäivät liikkuvat harvoin, joten suunnittelu on sitä, että päivämäärät sovitetaan siihen, mitä kukin kohde sallii. Seuraavan kierroksen suunnittelu viikkoja etukäteen, eikä reagointi vasta laboratorion muistutukseen, pitää kalenterin hallinnassa.
Pätevyys ja vertailuvälineet
Kaikki teknikot eivät voi hyväksyä kaikkia laitteita. Vaakoihin koulutettu ei välttämättä ole oikea henkilö spektrofotometrille, ja lämpötilakartoitus vaatii loggerisarjan, joka on juuri nyt toisella teknikolla 300 kilometrin päässä. Taululta suunnittelija näkee, kuka on missä ja mitä hänellä on mukanaan, ennen kuin päivä luvataan asiakkaalle.
Laitteiden kalibroinnin hallintaohjelmisto vai laboratorion oma rekisteri
Monilla asiakkailla on jo oma laitteiden kalibroinnin hallintaohjelmisto tai taulukkorekisteri. He eivät halua, että korvaatte sen; he haluavat käyntikirjauksenne vastaavan sitä. Siksi työn on nimettävä jokainen laite täsmälleen niin kuin asiakas sen nimeää, kirjattava tulos siinä muodossa kuin asiakkaan järjestelmä sen odottaa ja palattava niin kattavin todistein, että heidän laatutiiminsä voi arkistoida sen tarvitsematta perätä teiltä mitään.
Käytännöllinen tapa on sopia lomakkeesta jokaisen suuren asiakkaan kanssa: mitkä kentät he tarvitsevat, mitkä kuvat ja kuka allekirjoittaa. Kun lomake on olemassa, jokainen teknikko täyttää sen samalla tavalla, ja kohteesta lähtevä kirjaus on juuri se, jota asiakas pyysi.
Kalibroitavan omaisuuden hallinta on eri asia
Kalibroitavan omaisuuden hallintaohjelmisto säilyttää suppeassa merkityksessä jokaisen laitteen metrologisen historian: epävarmuuden, jäljitettävyyden kansallisiin mittanormaaleihin, ryöminnän ajan myötä ja säätöpäätökset. Se on erikoisosaamista, eikä Shifton ole sellainen. Shifton säilyttää huoltohistorian: mitkä käynnit tehtiin, mitä teknikko kirjasi, mitkä osat asennettiin ja kuka hyväksyi työn. Monelle huoltoyritykselle juuri se osa puuttui.
Laboratoriolaitteiden huolto kalibrointien välillä
Kalibrointisopimukset maksavat usein suunnitellut kierrokset, mutta laboratoriolaitteiden huolto ja korjaukset täyttävät loppuviikon. Sentrifugien roottorit on tarkastettava, inkubaattorien ovitiivisteet haurastuvat, turvakaappien suodattimet tukkeutuvat ja vetokaappien imunopeus aukolla muuttuu. Jokaisella on oma kiireellisyytensä, ja jokainen kilpailee samoista teknikoista.
Kun nämä työt ovat samalla taululla kuin aikataulutetut kierrokset, suunnittelija näkee kiireellisen käynnin kerrannaisvaikutukset ennen kuin hyväksyy sen. Korjaukseen otetut osat kirjataan työlle, paikan päällä käytetty aika menee sopimustunteihin, ja laboratorion yhteyshenkilö kuittaa, kun laite luovutetaan takaisin.
Dekontaminointi ja kulkuoikeudet
Mikrobiologisen tai kliinisen laboratorion laite voi vaatia dekontaminointitodistuksen ennen kuin teknikko saa avata sen. Puhdastiloilla on pukeutumissäännöt, osa kohteista vaatii perehdytyksen ja osa saattajan. Kun ehdot kirjataan työhön ja dekontaminointilomakkeesta pyydetään kuva ennen töiden aloittamista, teknikko välttyy saapumasta paikalle vain käännytettäväksi.
Mitä Shifton Field Service tekee
Se suunnittelee kalibrointikierrokset, korjaukset ja ennakkohuollot yhdelle taululle, antaa teknikoille mobiilisovelluksen, jossa on laitelista, tarkistuslistat ja lomakkeet, kerää lukemat, kuvat ja allekirjoitukset, kirjaa tunnit ja tuottaa raportit jokaiselle asiakkaalle. Varasto, Laskutus, GPS-työpaikan valvonta ja asiakasportaali ovat maksullisia lisämoduuleja. Laboratoriohuoltoyritys, jossa on yksi tai kaksi teknikkoa, voi käyttää taulua, sovellusta, lomakkeita ja raportteja maksutta niin kauan kuin se pysyy tämänkokoisena.
Se ei ole metrologiajärjestelmä. Se ei laske epävarmuutta, ylläpidä jäljitettävyysketjuja, anna akkreditoituja todistuksia eikä liity laitteisiin tai dataloggereihin. Se on kerros, joka päättää, mikä teknikko käy missäkin laboratoriossa minäkin päivänä, ja säilyttää todisteen siitä, mitä hän siellä teki.
Usein kysytyt kysymykset
Laskeeko se mittausepävarmuuden tai tulostaako kalibrointitodistuksia?
Ei. Shifton kirjaa käynnin: mitkä laitteet tarkastettiin, teknikon syöttämät lukemat, kuvat, osat ja asiakkaan allekirjoituksen. Epävarmuusbudjetit, jäljitettävyysketjut ja itse todistus pysyvät kalibrointimenettelyssänne ja siinä järjestelmässä, josta jo nyt annatte todistukset.
Näemmekö yksittäisen laitteen koko huoltohistorian?
Kyllä, kunhan jokaiseen työhön kirjataan laitteen sarjanumero tai laitetunnus. Töistä haku näyttää silloin jokaisen kalibroinnin, korjauksen ja ennakkohuollon kyseiselle laitteelle, teknikon, päivämäärän ja liitetyt todisteet mukaan lukien.
Usean asiakkaan eräpäivät osuvat samaan kuukauteen. Miten suunnittelemme sen?
Viekää kierrokset taululle suunniteltuina töinä hyvissä ajoin ennen eräpäiviä ja siirrelkää niitä teknikon ja alueen mukaan. Päällekkäisyydet näkyvät ajoissa täytenä viikkona eivätkä vasta puheluna laboratoriosta, jonka laitteet ovat jo myöhässä.
Voivatko teknikot syöttää lukemat suoraan puhelimeen?
Kyllä. Työlomakkeissa voi olla numero- ja tekstikenttiä ennen ja jälkeen säädön arvoille, hyväksytty tai hylätty -merkintöjä, muistiinpanoja ja kuvia. Täytetty lomake jää työhön toimiston ja halutessanne myös asiakkaan nähtäväksi.
Teknikkomme työskentelevät kellarilaboratorioissa ilman kenttää. Onko se ongelma?
Teknikko voi jatkaa lomakkeen täyttämistä puhelimella maan allakin, ja syötetyt tiedot lähtevät, kun puhelin saa taas yhteyden rakennuksesta poistuttaessa.
Voimmeko seurata vertailunormaaleja ja varaosia?
Maksullisella Varasto-moduulilla varastonimikkeet, kuten tiivisteet, suodattimet ja lamput, kirjataan töille, ja vertailuvälineistöä, kuten punnussarjoja, voi pitää varastonimikkeinä, jotka kirjataan niitä käyttävälle työlle. Moduuli ei seuraa näiden normaalien kalibrointitilaa puolestanne.
Paljonko se maksaa laboratoriohuoltoyritykselle, jossa on kaksi teknikkoa?
Ei mitään, eikä sillä ole aikarajaa. Enintään kaksi työntekijää saa taulun, mobiilisovelluksen, työlomakkeet ja raportit maksutta. Laskutus, Varasto, GPS-työpaikan valvonta ja asiakasportaali ovat maksullisia moduuleja, jotka lisäätte vain tarvittaessa.
Näkevätkö asiakkaamme, milloin seuraava käynti on varattu?
Maksullisen asiakasportaalin kautta asiakkaat näkevät heille suunnitellut ja tehdyt työt. Ilman sitä toimisto lähettää raportit ja käyntipäivät tavalliseen tapaan.
Valmis muuttamaan kenttätoimintasi?
Liity tuhansien kenttäpalveluyritysten joukkoon, jotka luottavat Shiftoniin älykkäämpään toimintaan joka päivä.