System för kalibreringshantering för serviceföretag inom laboratorieutrustning

Vad ett system för kalibreringshantering måste klara åt ett fältserviceföretag

Sök efter ett system för kalibreringshantering och de flesta träffarna är skrivna för labbet självt: en intern kvalitetsavdelning som äger instrumenten och vill ha ett register över förfallodatum. Ett företag som servar andras laboratorier har ett annat problem. Det äger inga av instrumenten, arbetar efter kundernas intervall, och den verkliga begränsningen är personalen: tekniker med rätt kompetens, rätt referensutrustning och en ledig dag som passar labbets tillgänglighet. För den verksamheten är programvaran först och främst ett verktyg för planering och bevis.

Det är det jobbet Shifton Field Service gör. Det lägger kalibreringsrundor, reparationer och förebyggande besök på en tavla, skickar varje tekniker listan över instrument och formulären som ska fyllas i, och sparar det de registrerat mot ordern. Det ersätter inte er kalibreringsprocedur eller er mall för kalibreringsbevis, och det låtsas inte heller göra det.

Intervallen är fasta, tillgängligheten är det inte

Ett farmaceutiskt QC-labb kanske bara kan släppa sina vågar på fredagseftermiddagen. En universitetsinstitution vill ha allt gjort under terminsuppehållet. Ett patologlabb på ett sjukhus behöver instrumenten tillbaka inom en timme. Själva förfallodatumen flyttar sig sällan, så planeringsarbetet går ut på att passa in datumen i det varje plats tillåter. Att planera nästa runda veckor i förväg, i stället för att reagera när labbets påminnelse kommer, är det som håller kalendern under kontroll.

Kompetens och referensutrustning

Alla tekniker kan inte godkänna alla instrument. Den som är utbildad på vågar är inte nödvändigtvis rätt person för en spektrofotometer, och en temperaturkartläggning kräver den loggersats som just nu finns hos en annan tekniker 30 mil bort. Tavlan låter planeraren se vem som är var och vad de har med sig innan ett datum lovas till kunden.

Program för instrumentkalibrering jämfört med labbets eget register

Många kunder har redan ett eget program för hantering av instrumentkalibrering eller ett register i ett kalkylark. De vill inte att ni ersätter det; de vill att ert besöksprotokoll stämmer med det. Det betyder att ordern måste namnge varje instrument exakt som kunden gör, registrera det resultat som kundens system förväntar sig och komma tillbaka med tillräckligt med bevis för att deras kvalitetsavdelning kan arkivera det utan att jaga er.

Ett praktiskt sätt är att komma överens om formuläret med varje större kund: vilka fält de behöver, vilka foton, vem som signerar. När formuläret väl finns fyller varje tekniker i det på samma sätt, och protokollet som lämnar platsen är det kunden bad om.

Kalibrering som tillgångsförvaltning är något annat

Programvara för kalibrerings- och tillgångsförvaltning i strikt mening håller varje instruments metrologiska historik: osäkerhet, spårbarhet till nationella normaler, drift över tid, beslut om justering. Det är specialistarbete, och det är inte vad Shifton är. Det Shifton sparar är servicehistoriken: vilka besök som gjorts, vad teknikern registrerade, vilka delar som monterades och vem som godkände arbetet. För många serviceföretag är det just den delen som saknades.

Underhåll av laboratorieutrustning mellan kalibreringarna

Kalibreringsavtal betalar ofta för de planerade rundorna, men underhåll och reparationer av laboratorieutrustning fyller resten av veckan. Centrifugrotorer behöver inspekteras, dörrpackningar på inkubatorer torkar ut, filter i säkerhetsbänkar sätts igen och lufthastigheten i dragskåpens öppning driver. Varje sak har sin egen brådska, och alla konkurrerar om samma tekniker.

När de ordrarna ligger på samma tavla som de schemalagda rundorna kan planeraren se följdeffekten av ett akut ärende innan det accepteras. Delar som tas till en reparation registreras mot ordern, tiden på plats går in i avtalets timmar och labbets kontaktperson signerar när enheten lämnas tillbaka.

Dekontaminering och tillträde

Utrustning från ett mikrobiologiskt eller kliniskt labb kan behöva ett dekontamineringsintyg innan en tekniker får öppna den. Renrum har klädregler, vissa platser kräver introduktion och andra vill ha eskort. Att skriva de villkoren på ordern, och be om ett foto av dekontamineringsblanketten innan arbetet börjar, gör att teknikern slipper komma fram och bli avvisad.

Vad Shifton Field Service gör

Det planerar kalibreringsrundor, reparationer och förebyggande besök på en tavla, ger teknikerna en mobilapp med instrumentlista, checklistor och formulär, samlar in mätvärden, foton och signaturer, loggar timmar och tar fram rapporter för varje kund. Inventering, Fakturering, GPS-kontroll av arbetsplatsen och kundportalen är betalda moduler som läggs till ovanpå. Ett labbserviceföretag med en eller två tekniker kan köra tavlan, appen, formulären och rapporterna utan att betala, så länge det håller sig på den storleken.

Det är inte ett metrologisystem. Det beräknar inte osäkerhet, håller inte spårbarhetskedjor, utfärdar inte ackrediterade kalibreringsbevis och ansluter inte till instrument eller dataloggrar. Det är lagret som bestämmer vilken tekniker som besöker vilket labb vilken dag, och som sparar beviset på vad de gjorde där.