Software pro správu kalibrací pro servisní firmy laboratorních přístrojů
Kalibrační okruhy, opravy a preventivní návštěvy naplánované na jedné tabuli, s naměřenými hodnotami, fotkami a podpisy u každého přístroje.
Termíny kalibrací určují kalendář na měsíce dopředu
Každé váhy, pipeta, sušárna i chladová místnost v laboratoři zákazníka mají svůj kalibrační interval a manažer kvality se zeptá, proč kterýkoli z nich propadl. Zapamatovat si datum je ta snadná část. Těžší je dostat do budovy správného technika se správnými etalony v den, kdy laboratoř může přístroje uvolnit.
Pro každý typ přístroje vlastní formulář
Analytické váhy, centrifuga a biologický bezpečnostní box se kontrolují úplně jinak. Technik potřebuje postup pro přístroj, který má právě před sebou, a místo pro hodnoty před seřízením a po něm, které zákazník v záznamu očekává.
Opravy dělají stejní technici
Málokterá servisní firma pro laboratoře jen kalibruje. Tentýž zákazník volá kvůli centrifuze, která se nevyváží, inkubátoru, který ujíždí, nebo alarmu digestoře, a tyto hovory padají na techniky, kteří už mají naplánované okruhy.
Odpovědi připravené před auditem
Při inspekci laboratoře zazní vždy stejná otázka: kdy byl tento přístroj naposledy v servisu, kdo ho dělal a co zjistil? Pokud odpověď leží v e-mailech a papírových protokolech, někdo ztratí den jejím skládáním.
Začněte s bezplatným plánem
Bez časového omezení. Získejte plný přístup k základním funkcím a upgradujte, až budete připraveni.
Přečtěte si, jak servisní firmy plánují kalibrační okruhy a opravy
Co musí software pro správu kalibrací zvládnout ve firmě s techniky v terénu
Když hledáte software pro správu kalibrací, většina výsledků je psaná pro samotnou laboratoř: interní oddělení kvality, které přístroje vlastní a chce evidenci termínů. Firma, která servisuje cizí laboratoře, řeší něco jiného. Nevlastní žádný přístroj, pracuje podle intervalů svých zákazníků a skutečným omezením jsou lidé: technici se správnou odborností, správným referenčním vybavením a volným dnem, který sedí na dostupnost laboratoře. Pro takovou firmu je software především nástrojem pro plánování a doklady.
Právě tohle dělá Shifton Field Service. Dá kalibrační okruhy, opravy a preventivní návštěvy na jednu tabuli, pošle každému technikovi seznam přístrojů a formuláře k vyplnění a to, co zaznamenal, uloží k zakázce. Nenahrazuje váš kalibrační postup ani šablonu kalibračního listu a netváří se, že by to dělal.
Intervaly jsou pevné, dostupnost ne
Farmaceutická laboratoř kontroly kvality může uvolnit váhy třeba jen v pátek odpoledne. Univerzitní katedra chce mít všechno hotové o prázdninách. Nemocniční patologie potřebuje přístroje zpátky do hodiny. Samotné termíny se hýbou málokdy, takže plánování znamená napasovat je do toho, co každé pracoviště dovolí. Kalendář udrží pod kontrolou další okruh naplánovaný týdny dopředu, ne reakce na připomínku od laboratoře.
Odbornost a referenční vybavení
Ne každý technik může uzavřít každý přístroj. Kdo je zaškolený na váhy, nemusí být ten pravý na spektrofotometr, a teplotní mapování potřebuje sadu dataloggerů, kterou má zrovna jiný technik 300 km daleko. Tabule ukáže plánovači, kdo je kde a co veze, dřív než zákazníkovi potvrdí termín.
Software pro správu kalibrací přístrojů versus vlastní evidence laboratoře
Mnoho zákazníků už má vlastní software pro správu kalibrací přístrojů nebo evidenci v tabulce. Nechtějí, abyste ji nahradili; chtějí, aby váš záznam z návštěvy s ní seděl. Zakázka proto musí pojmenovat každý přístroj přesně tak jako zákazník, zaznamenat výsledek, který jeho systém čeká, a vrátit se s dostatkem dokladů, aby ji jeho oddělení kvality mohlo založit, aniž by vás muselo nahánět.
V praxi se osvědčuje dohodnout formulář s každým větším zákazníkem: jaká pole potřebuje, jaké fotky, kdo podepisuje. Jakmile formulář existuje, vyplňuje ho každý technik stejně a záznam, který odchází z místa, je přesně ten, o který zákazník žádal.
Software pro metrologickou správu majetku je něco jiného
Software pro správu kalibrací majetku v užším smyslu drží metrologickou historii každého přístroje: nejistotu, návaznost na státní etalony, drift v čase, rozhodnutí o seřízení. To je specializovaná práce a Shifton tím není. Shifton drží servisní historii: jaké návštěvy proběhly, co technik zaznamenal, jaké díly se namontovaly a kdo práci převzal. Pro spoustu servisních firem je to právě ta část, která chyběla.
Údržba laboratorního vybavení mezi kalibracemi
Kalibrační smlouvy často platí plánované okruhy, ale údržba a opravy laboratorního vybavení vyplní zbytek týdne. Rotory centrifug potřebují kontrolu, těsnění dveří inkubátorů stárnou, filtry bezpečnostních boxů se zanášejí a rychlost proudění v otvoru digestoří se mění. Každá z těch věcí má svou naléhavost a každá soupeří o stejné techniky.
Když jsou tyto zakázky na stejné tabuli jako plánované okruhy, plánovač vidí dopad urgentního výjezdu dřív, než ho přijme. Díly vzaté na opravu se zapíšou k zakázce, čas na místě jde do smluvních hodin a kontaktní osoba laboratoře podepíše, když přístroj převezme zpět.
Dekontaminace a přístup
Přístroj z mikrobiologické nebo klinické laboratoře může potřebovat potvrzení o dekontaminaci, než ho technik smí otevřít. Čisté prostory mají pravidla převlékání, některá pracoviště vyžadují vstupní školení, jiná doprovod. Když tyto podmínky napíšete do zakázky a před začátkem práce si vyžádáte fotku formuláře o dekontaminaci, technik nepřijede zbytečně jen proto, aby ho poslali pryč.
Co Shifton Field Service dělá
Plánuje kalibrační okruhy, opravy a preventivní návštěvy na jedné tabuli, dává technikům mobilní aplikaci se seznamem přístrojů, kontrolními seznamy a formuláři, sbírá naměřené hodnoty, fotky a podpisy, eviduje hodiny a pro každého zákazníka vytváří reporty. Inventář, Fakturace, kontrola místa práce přes GPS a zákaznický portál jsou placené moduly navíc. Servisní firma pro laboratoře s jedním nebo dvěma techniky může tabuli, aplikaci, formuláře a reporty používat zdarma, dokud zůstane v této velikosti.
Není to metrologický systém. Nepočítá nejistotu, nevede řetězce návaznosti, nevystavuje akreditované kalibrační listy a nepřipojuje se k přístrojům ani dataloggerům. Je to vrstva, která rozhoduje, který technik jede do které laboratoře a kdy, a uchovává doklad o tom, co tam udělal.
Často kladené otázky
Počítá nejistotu měření nebo vystavuje kalibrační listy?
Ne. Shifton zaznamenává návštěvu: které přístroje technik viděl, jaké hodnoty zadal, fotky, použité díly a podpis zákazníka. Rozpočet nejistoty, řetězec metrologické návaznosti i samotný kalibrační list zůstávají ve vašem kalibračním postupu a v systému, ze kterého listy už teď vystavujete.
Uvidíme kompletní servisní historii jednoho přístroje?
Ano, pokud každá zakázka obsahuje výrobní nebo inventární číslo přístroje. Vyhledávání v zakázkách pak ukáže každou kalibraci, opravu i preventivní návštěvu daného kusu, s technikem, datem a přiloženými důkazy.
Několika zákazníkům vyprší termín ve stejném měsíci. Jak to naplánovat?
Dejte okruhy na tabuli jako plánované zakázky s dostatečným předstihem a přesouvejte je podle techniků a regionů. Kolize se ukážou včas jako přeplněný týden, ne jako telefonát z laboratoře, které už přístroje propadly.
Mohou technici zadávat naměřené hodnoty rovnou do telefonu?
Ano. Formuláře zakázky mohou mít číselná a textová pole pro hodnoty před a po seřízení, označení vyhověl či nevyhověl, poznámky a fotky. Vyplněný formulář zůstane u zakázky pro kancelář a, pokud chcete, i pro zákazníka.
Naši technici pracují v laboratořích v suterénu bez signálu. Vadí to?
Technik může formulář v telefonu vyplňovat i pod zemí a to, co zadal, se odešle, jakmile telefon při odchodu z budovy znovu chytí připojení.
Dají se evidovat etalony a náhradní díly?
S placeným modulem Inventář se skladové položky jako těsnění, filtry a výbojky vydávají na zakázky a referenční vybavení, například sady závaží, lze vést jako skladové položky vydané na zakázku, která je používá. Kalibrační stav těchto etalonů za vás nesleduje.
Kolik to stojí servisní firmu pro laboratoře se dvěma techniky?
Nic, a bez časového omezení. Až dva zaměstnanci mají tabuli, mobilní aplikaci, formuláře zakázek a reporty zdarma. Fakturace, Inventář, kontrola místa práce přes GPS a zákaznický portál jsou placené moduly, které přidáte, jen když je potřebujete.
Vidí naši zákazníci, kdy je naplánovaná jejich další návštěva?
Přes placený zákaznický portál vidí zákazníci zakázky, které jste pro ně naplánovali a dokončili. Bez něj posílá kancelář reporty a termíny návštěv obvyklou cestou.
Připraveni transformovat své terénní operace?
Přidejte se k tisícům firem terénních služeb, které každý den důvěřují Shifton pro chytřejší provoz.