System for kalibreringsstyring for servicefirmaer innen laboratorieutstyr
Kalibreringsrunder, reparasjoner og forebyggende besøk planlagt på én tavle, med måleverdier, bilder og signaturer lagret på hvert instrument.
Forfallsdatoene låser kalenderen måneder i forveien
Hver vekt, pipette, varmeskap og kjølerom i kundens laboratorium har et kalibreringsintervall, og laboratoriets kvalitetsansvarlige kommer til å spørre hvorfor noen av dem ble oversittet. Å huske datoen er den enkle delen. Det vanskelige er å få riktig tekniker, med riktige referansenormaler, inn i bygget en dag laboratoriet kan avse instrumentene sine.
Et skjema for hver instrumenttype
En analysevekt, en sentrifuge og en sikkerhetsbenk kontrolleres på helt ulike måter. Teknikeren trenger trinnene for akkurat den enheten som står foran vedkommende, med plass til verdiene før og etter justering som kunden forventer å se i rapporten.
Reparasjonene deler de samme teknikerne
Få servicefirmaer for laboratorier driver bare med kalibrering. Den samme kunden ringer om en sentrifuge som ikke vil balansere, en inkubator som driver eller en alarm på et avtrekksskap, og de samtalene havner hos teknikerne som allerede er satt opp på planlagte runder.
Svarene klare før revisjonen
Når et laboratorium får tilsyn, er spørsmålet alltid det samme: når fikk dette instrumentet service sist, av hvem, og hva ble funnet? Hvis svaret ligger i e-posttråder og papirskjemaer, går det med en hel dag for noen å sette det sammen.
Start med gratisplanen
Ingen tidsbegrensning. Få full tilgang til kjernefunksjonene og oppgrader når du er klar.
Les hvordan laboratorieservicefirmaer planlegger kalibreringsrunder og reparasjoner
Hva et system for kalibreringsstyring må gjøre for et servicefirma med teknikere i felt
Søk etter et system for kalibreringsstyring, og de fleste treffene er skrevet for laboratoriet selv: en intern kvalitetsavdeling som eier instrumentene og vil ha et register over forfallsdatoer. Et firma som servicerer andres laboratorier har et annet problem. Det eier ingen av instrumentene, jobber etter kundenes intervaller, og den virkelige begrensningen er folk: teknikere med riktig kompetanse, riktig referanseutstyr og en ledig dag som passer med laboratoriets tilgjengelighet. For den virksomheten er programvaren først og fremst et verktøy for planlegging og dokumentasjon.
Det er den jobben Shifton Field Service gjør. Det samler kalibreringsrunder, reparasjoner og forebyggende besøk på én tavle, sender hver tekniker listen over instrumenter og skjemaene som skal fylles ut, og lagrer det de registrerte på oppdraget. Det erstatter ikke kalibreringsprosedyren eller sertifikatmalen deres, og later heller ikke som det.
Intervallene ligger fast, tilgjengeligheten gjør ikke det
Et farmasøytisk QC-laboratorium kan kanskje bare avse vektene sine fredag ettermiddag. Et universitetsinstitutt vil ha alt gjort i ferien. Et patologilaboratorium på et sykehus trenger instrumentene tilbake innen en time. Selve forfallsdatoene flytter seg sjelden, så planleggingen går ut på å passe datoene inn i det hvert sted tillater. Å planlegge neste runde uker i forveien, i stedet for å reagere når påminnelsen fra laboratoriet kommer, er det som holder kalenderen under kontroll.
Kompetanse og referanseutstyr
Ikke alle teknikere kan godkjenne alle instrumenter. Den som er opplært på vekter er ikke nødvendigvis rett person for et spektrofotometer, og en temperaturkartlegging trenger loggersettet som akkurat nå er hos en annen tekniker 30 mil unna. Tavlen lar planleggeren se hvem som er hvor og hva de har med seg før en dato loves til kunden.
Programvare for instrumentkalibrering kontra laboratoriets eget register
Mange kunder har allerede sin egen programvare for styring av instrumentkalibrering eller et register i et regneark. De vil ikke at dere skal erstatte det; de vil at besøksrapporten deres skal stemme med det. Det betyr at oppdraget må navngi hvert instrument nøyaktig slik kunden gjør, registrere resultatet kundens system forventer, og komme tilbake med nok dokumentasjon til at kvalitetsavdelingen deres kan arkivere det uten å jage dere.
En praktisk tilnærming er å avtale skjemaet med hver større kunde: hvilke felt de trenger, hvilke bilder, hvem som signerer. Når skjemaet finnes, fyller alle teknikere det ut likt, og rapporten som forlater stedet er den kunden ba om.
Kalibrering som eiendelsforvaltning er noe annet
Programvare for kalibrering og eiendelsforvaltning i streng forstand holder hvert instruments metrologiske historikk: usikkerhet, sporbarhet til nasjonale normaler, drift over tid og beslutninger om justering. Det er spesialistarbeid, og det er ikke det Shifton er. Det Shifton lagrer er servicehistorikken: hvilke besøk som fant sted, hva teknikeren registrerte, hvilke deler som ble montert og hvem som godkjente arbeidet. For mange servicefirmaer er det nettopp den delen som manglet.
Vedlikehold av laboratorieutstyr mellom kalibreringene
Kalibreringsavtaler betaler ofte for de planlagte rundene, men vedlikehold og reparasjon av laboratorieutstyr fyller resten av uka. Sentrifugerotorer må inspiseres, dørpakninger på inkubatorer forvitrer, filtre i sikkerhetsbenker tettes og lufthastigheten i åpningen på avtrekksskap driver. Hver oppgave kommer med sin egen hast, og alle konkurrerer om de samme teknikerne.
Når de oppdragene ligger på samme tavle som de planlagte rundene, kan planleggeren se ringvirkningen av et hasteoppdrag før det aksepteres. Deler tatt til en reparasjon registreres på oppdraget, tiden på stedet går inn i avtaletimene, og laboratoriets kontaktperson signerer når enheten leveres tilbake.
Dekontaminering og adgang
Utstyr fra et mikrobiologisk eller klinisk laboratorium kan trenge en dekontamineringserklæring før en tekniker får åpne det. Renrom har påkledningsregler, noen steder krever opplæring, og andre vil ha følge. Å skrive disse vilkårene på oppdraget, og be om et bilde av dekontamineringsskjemaet før arbeidet starter, sparer teknikeren for å møte opp og bli sendt hjem.
Hva Shifton Field Service gjør
Det planlegger kalibreringsrunder, reparasjoner og forebyggende besøk på én tavle, gir teknikerne en mobilapp med instrumentliste, sjekklister og skjemaer, samler inn måleverdier, bilder og signaturer, fører timer og lager rapporter for hver kunde. Inventar, Fakturering, GPS-kontroll av arbeidssted og kundeportalen er betalte moduler som legges til på toppen. Et laboratorieservicefirma med én eller to teknikere kan bruke tavlen, appen, skjemaene og rapportene uten å betale, så lenge det holder seg på den størrelsen.
Det er ikke et metrologisystem. Det beregner ikke usikkerhet, holder ikke sporbarhetskjeder, utsteder ikke akkrediterte sertifikater og kobler seg ikke til instrumenter eller dataloggere. Det er laget som bestemmer hvilken tekniker som besøker hvilket laboratorium hvilken dag, og som tar vare på beviset for hva de gjorde der.
Ofte stilte spørsmål
Beregner systemet måleusikkerhet eller utsteder det kalibreringssertifikater?
Nei. Shifton registrerer besøket: hvilke instrumenter som ble sett, verdiene teknikeren la inn, bilder, deler og kundens signatur. Usikkerhetsbudsjetter, sporbarhetskjeder og selve sertifikatet blir værende i kalibreringsprosedyren deres og i det systemet dere allerede utsteder sertifikater fra.
Kan vi se hele servicehistorikken til ett instrument?
Ja, så lenge hvert oppdrag inneholder instrumentets serienummer eller utstyrsnummer. Et søk i oppdragene viser da hver kalibrering, reparasjon og forebyggende besøk for den enheten, med tekniker, dato og vedlagt dokumentasjon.
Flere kunder har forfall i samme måned. Hvordan planlegger vi det?
Legg rundene på tavlen som planlagte oppdrag i god tid før forfallsdatoene, og flytt dem etter tekniker og region. Kollisjoner viser seg tidlig som en fullpakket uke i stedet for som en telefon fra et laboratorium der instrumentene allerede har gått over tiden.
Kan teknikerne legge inn måleverdier rett på telefonen?
Ja. Oppdragsskjemaer kan ha tall- og tekstfelt for verdier før og etter justering, markering for godkjent eller underkjent, notater og bilder. Det utfylte skjemaet blir liggende på oppdraget for kontoret og, om dere ønsker, for kunden.
Teknikerne våre jobber i kjellerlaboratorier uten dekning. Er det et problem?
Teknikeren kan fortsette å fylle ut skjemaet på telefonen under bakken, og det som er lagt inn sendes så snart telefonen får dekning igjen på vei ut av bygget.
Kan vi holde oversikt over referansenormaler og reservedeler?
Med den betalte modulen Inventar tas lagervarer som pakninger, filtre og lamper ut på oppdrag, og referanseutstyr som loddsett kan føres som lagervarer som tas ut på oppdraget som bruker dem. Modulen følger ikke kalibreringsstatusen til disse normalene for dere.
Hva koster det for et laboratorieservicefirma med to teknikere?
Ingenting, og uten tidsbegrensning. Opptil to ansatte får tavlen, mobilappen, oppdragsskjemaer og rapporter gratis. Fakturering, Inventar, GPS-kontroll av arbeidssted og kundeportalen er betalte moduler dere bare legger til ved behov.
Kan kundene våre se når neste besøk er booket?
Gjennom den betalte kundeportalen ser kundene oppdragene dere har planlagt og fullført for dem. Uten portalen sender kontoret rapporter og besøksdatoer på vanlig måte.
Klar til å transformere feltoperasjonene dine?
Bli med tusenvis av field service-selskaper som stoler pa Shifton for smartere drift hver dag.