Software voor kalibratiebeheer voor servicebedrijven in laboratoriumapparatuur
Kalibratierondes, reparaties en preventieve bezoeken op één planbord, met meetwaarden, foto's en handtekeningen bij elk instrument.
Vervaldata bepalen de agenda maanden vooruit
Elke balans, pipet, stoof en koelcel in het lab van een klant heeft een interval, en de kwaliteitsverantwoordelijke gaat vragen waarom er eentje is verlopen. De datum onthouden is het makkelijke deel. Het lastige is de juiste servicetechnicus, met de juiste referentienormalen, het gebouw in krijgen op een dag dat het lab zijn instrumenten kan vrijgeven.
Een formulier per type instrument
Een analytische balans, een centrifuge en een biologische veiligheidskast worden op totaal verschillende manieren gecontroleerd. De technicus heeft de stappen nodig voor het apparaat dat voor hem op de labtafel staat, met ruimte voor de waarden vóór en na afstelling die de klant in het verslag verwacht.
Reparaties vragen dezelfde technici
Weinig labservicebedrijven doen alleen kalibraties. Dezelfde klant belt over een centrifuge die uit balans raakt, een incubator die wegloopt of een alarm op een zuurkast, en die meldingen komen terecht bij de technici die al voor geplande rondes zijn ingedeeld.
Antwoorden klaar vóór de audit
Bij een inspectie van een lab is de vraag altijd dezelfde: wanneer is dit instrument voor het laatst onderhouden, door wie, en wat werd er gevonden? Als dat antwoord in e-mailketens en papieren formulieren zit, is iemand een dag kwijt aan het verzamelen.
Start met het gratis abonnement
Geen tijdslimiet. Krijg volledige toegang tot de kernfuncties en upgrade wanneer u er klaar voor bent.
Lees hoe labservicebedrijven kalibratierondes en reparaties plannen
Wat kalibratiebeheer software moet doen voor een buitendienstbedrijf
Zoek op kalibratiebeheer software en de meeste resultaten zijn geschreven voor het lab zelf: een interne kwaliteitsafdeling die eigenaar is van de instrumenten en een register van vervaldata wil. Een bedrijf dat labs van anderen onderhoudt, heeft een ander probleem. Het bezit geen enkel instrument, werkt met de intervallen van zijn klanten, en de echte beperking zijn mensen: technici met de juiste bevoegdheid, de juiste referentieapparatuur en een vrije dag die past bij de beschikbaarheid van het lab. Voor dat bedrijf is de software in de eerste plaats een plannings- en bewijsinstrument.
Dat is het werk van Shifton Field Service. Het zet kalibratierondes, reparaties en preventieve bezoeken op één planbord, stuurt elke technicus de lijst met instrumenten en de in te vullen formulieren, en bewaart wat hij vastlegde bij de opdracht. Het vervangt uw kalibratieprocedure en uw certificaatsjabloon niet, en doet ook niet alsof.
Intervallen liggen vast, beschikbaarheid niet
Een farmaceutisch QC-lab geeft zijn balansen misschien alleen op vrijdagmiddag vrij. Een universitaire vakgroep wil alles in de vakantie gedaan hebben. Een ziekenhuislab wil de instrumenten binnen het uur terug. De vervaldata zelf verschuiven zelden, dus plannen betekent die data inpassen in wat elke locatie toelaat. De volgende ronde weken vooruit inplannen, in plaats van te reageren als de herinnering van het lab binnenkomt, houdt de agenda beheersbaar.
Bevoegdheid en referentieapparatuur
Niet elke technicus mag elk instrument vrijgeven. Iemand die is opgeleid op balansen is niet per se de juiste persoon voor een spectrofotometer, en een temperatuurmapping vraagt om de set dataloggers die nu bij een collega driehonderd kilometer verderop ligt. Op het planbord ziet de planner wie waar is en wat hij bij zich heeft, voordat hij een datum aan de klant toezegt.
Software voor kalibratiebeheer van instrumenten tegenover het eigen register van het lab
Veel klanten hebben al hun eigen software voor kalibratiebeheer van instrumenten of een spreadsheetregister. Ze willen niet dat u dat vervangt; ze willen dat uw bezoekverslag erop aansluit. De opdracht moet dus elk instrument precies zo benoemen als de klant doet, het resultaat vastleggen dat zijn systeem verwacht en terugkomen met genoeg bewijs om het door zijn kwaliteitsafdeling te laten archiveren zonder u na te bellen.
Een praktische aanpak is het formulier met elke grote klant af te stemmen: welke velden, welke foto's, wie tekent. Staat dat formulier eenmaal, dan vult elke technicus het op dezelfde manier in en is het verslag dat de locatie verlaat precies wat de klant vroeg.
Software voor meetmiddelenbeheer is iets anders
Software voor meetmiddelenbeheer in strikte zin houdt de metrologische historie van elk instrument bij: meetonzekerheid, herleidbaarheid naar nationale normalen, drift in de tijd, beslissingen over afstellen. Dat is specialistisch werk, en dat is Shifton niet. Wat Shifton bijhoudt is de servicehistorie: welke bezoeken er waren, wat de technicus vastlegde, welke onderdelen zijn geplaatst en wie het werk heeft geaccepteerd. Voor veel servicebedrijven was dat precies het deel dat ontbrak.
Onderhoud van laboratoriumapparatuur tussen kalibraties door
Kalibratiecontracten betalen vaak de geplande rondes, maar onderhoud en reparatie van laboratoriumapparatuur vullen de rest van de week. Centrifugerotoren moeten worden geïnspecteerd, deurrubbers van incubatoren verouderen, filters van veiligheidskasten raken vol en de instroomsnelheid van zuurkasten loopt weg. Elk geval komt met zijn eigen urgentie, en allemaal vragen ze om dezelfde technici.
Staan die opdrachten op hetzelfde bord als de geplande rondes, dan ziet de planner het gevolg van een spoedmelding voordat hij die accepteert. Onderdelen voor een reparatie worden op de opdracht geboekt, de tijd op locatie telt mee in de contracturen en de contactpersoon van het lab tekent als het apparaat wordt teruggegeven.
Decontaminatie en toegang
Apparatuur uit een microbiologisch of klinisch lab kan een decontaminatieverklaring nodig hebben voordat een technicus het mag openen. Cleanrooms hebben kledingvoorschriften, sommige locaties eisen een veiligheidsinstructie en andere een begeleider. Die voorwaarden in de opdracht zetten en vóór aanvang om een foto van het decontaminatieformulier vragen, voorkomt dat een technicus aankomt en weer wordt weggestuurd.
Wat Shifton Field Service doet
Het plant kalibratierondes, reparaties en preventieve bezoeken op één planbord, geeft technici een mobiele app met instrumentenlijst, checklists en formulieren, verzamelt meetwaarden, foto's en handtekeningen, registreert uren en maakt rapportages per klant. Inventaris, facturatie, GPS-controle van de werklocatie en het klantportaal zijn betaalde modules die u erbovenop zet. Een labservicebedrijf met één of twee technici kan het planbord, de app, formulieren en rapportages gebruiken zonder te betalen, zolang het die omvang houdt.
Het is geen metrologiesysteem. Het berekent geen meetonzekerheid, houdt geen herleidbaarheidsketens bij, geeft geen geaccrediteerde certificaten uit en maakt geen verbinding met instrumenten of dataloggers. Het is de laag die beslist welke technicus op welke dag naar welk lab gaat, en die het bewijs bewaart van wat hij daar deed.
Veelgestelde vragen
Berekent het de meetonzekerheid of maakt het kalibratiecertificaten?
Nee. Shifton legt het bezoek vast: welke instrumenten zijn bekeken, de meetwaarden die de technicus invoerde, foto's, onderdelen en de handtekening van de klant. Onzekerheidsbudgetten, herleidbaarheidsketens en het certificaat zelf blijven in uw kalibratieprocedure en in het systeem waarmee u nu al certificaten uitgeeft.
Kunnen we de volledige servicehistorie van één instrument zien?
Ja, zolang elke opdracht het serienummer of inventarisnummer van het instrument vastlegt. Zoeken in de opdrachten toont dan elke kalibratie, reparatie en preventief bezoek aan dat apparaat, met technicus, datum en bijgevoegd bewijs.
Meerdere klanten vervallen in dezelfde maand. Hoe plannen we dat?
Zet de rondes ruim voor de vervaldata als geplande opdrachten op het bord en schuif ze per technicus en regio. Knelpunten worden vroeg zichtbaar als een volle week, in plaats van als telefoontje van een lab waarvan de instrumenten al over tijd zijn.
Kunnen technici meetwaarden direct in de telefoon invoeren?
Ja. Opdrachtformulieren kunnen cijfer- en tekstvelden bevatten voor begin- en eindwaarden, goed- of afkeur, opmerkingen en foto's. Het ingevulde formulier blijft aan de opdracht hangen, voor kantoor en desgewenst voor de klant.
Onze technici werken in kelderlabs zonder bereik. Is dat een probleem?
De technicus kan ondergronds gewoon verder met het formulier op de telefoon, en wat hij invoerde wordt verstuurd zodra de telefoon bij het verlaten van het gebouw weer verbinding heeft.
Kunnen we referentienormalen en reserveonderdelen bijhouden?
Met de betaalde module Inventaris worden voorraadartikelen zoals afdichtingen, filters en lampen aan opdrachten uitgegeven, en referentieapparatuur zoals gewichtensets kan als voorraadartikel worden bijgehouden dat wordt uitgegeven aan de opdracht die het gebruikt. De kalibratiestatus van die normalen houdt het niet voor u bij.
Wat kost het voor een labservicebedrijf met twee technici?
Niets, en daar zit geen termijn aan. Tot twee medewerkers krijgen het planbord, de mobiele app, opdrachtformulieren en rapportages gratis. Facturatie, Inventaris, GPS-controle van de werklocatie en het klantportaal zijn betaalde modules die u alleen toevoegt als u ze nodig hebt.
Kunnen onze klanten zien wanneer hun volgende bezoek gepland staat?
Via het betaalde klantportaal zien klanten de opdrachten die voor hen gepland en afgerond zijn. Zonder portaal deelt kantoor rapportages en bezoekdata op de gebruikelijke manier.
Klaar om uw buitendienstactiviteiten te transformeren?
Sluit je aan bij duizenden field service bedrijven die dagelijks op Shifton vertrouwen om slimmer te werken.