訪問ごとに数値が残る
メンテナンス訪問の価値は、その裏付けとなる測定結果で決まります。水温、塩分濃度、硝酸塩、リン酸塩、サンゴ水槽ならKH。付箋に書いた数値は失われますが、作業記録に残せばお客様にも見える推移になります。
お客様が本当に気にしているのは生体
お客様はガラスがきれいになったことより、ナンヨウハギが一匹いなくなったことに気づきます。魚やサンゴが死んだとき、メンテナンス業者は直近の訪問で水質がどうだったか、お客様に何を伝えたかを示す必要があります。
訪問と訪問の間に壊れる機材
ヒーターが止まらなくなる、ポンプが固着する、リターン配管から水が漏れ始める。緊急対応は定期ルートに割り込み、技術者は到着前にその水槽の機材を把握しておく必要があります。
車に積む消耗品
人工海水、ろ材、試薬、餌、交換用の蛍光管は毎日車に積んで出発します。ルートの途中で足りなくなれば、作業が中途半端になるか、店まで取りに戻ることになります。
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水槽メンテナンス業者の訪問計画・水質記録・在庫管理について読む
水槽メンテナンス管理ソフトに記録すべきこと
水槽メンテナンス管理ソフトが役に立つのは、毎回の訪問を記録に変えられるときです。測定値、換水量、添加したもの、生体の様子、お客様に伝えた内容。水槽メンテナンスは目立たない繰り返しの仕事で、その価値は何か問題が起きたときに初めて見えます。サンゴ水槽が崩壊したお客様は、この2か月の水質がどうだったかを尋ねるでしょう。それを示せる業者が契約を守れます。
一般家庭、オフィス、飲食店
店舗や企業の水槽には入室のルールがあります。飲食店なら開店前、オフィスなら会議のない時間、ホテルならフロントや警備を通して。こうした注意点を顧客情報に残しておけば、技術者は正しい時間に到着し、誰に声をかければよいかがわかります。
淡水、海水、サンゴ水槽
淡水の混泳水槽、魚だけの海水水槽、サンゴと魚の混合水槽では、必要な測定も現場での作業時間も消耗品も違います。水槽の種類に合わせてチェックリストを設定できるアクアリウム業務ソフトなら、サンゴ水槽でKHの測定を飛ばしたり、金魚の池でそれに時間を使ったりすることを防げます。
お客様の旅行中の給餌訪問
旅行中の給餌は小さな仕事ですがリスクは大きく、2週間餌を与えすぎれば水質は一気に悪化します。正確な給餌量と給餌日を訪問に書いておけば、どの技術者も同じ計画で動けます。
Shifton Field Serviceが水槽メンテナンスでできること
定期訪問と緊急対応をひとつのボードで計画し、各水槽をチェックリストと機材リスト付きで技術者に送り、測定値、写真、メモ、お客様の署名を集めます。訪問ごと、技術者ごとの作業時間はレポートに表示されます。1〜2名の水槽メンテナンス業者なら、これらの基本機能を無料で期限なく使えます。消耗品の在庫、請求書作成、位置情報の管理、お客様が訪問報告を閲覧できるポータルは有料です。
ポンプや照明のコントローラーではなく、水槽内のセンサーを読み取ることも、魚の病気を診断することもしません。計画とメンテナンス履歴を管理する場所です。
よくある質問
技術者は訪問のたびに塩分濃度や硝酸塩などの数値を記録できますか？
測定項目を並べたチェックリストを作成すれば、技術者が訪問中に入力します。測定値は水槽の履歴に残るため、御社もお客様も何か月にもわたって比較できます。
週1回や隔週の定期訪問はどう設定しますか？
お客様ごとに、取り決めた間隔で定期訪問をボードに登録します。技術者はその日の水槽を順番に確認でき、それぞれにメモとチェックリストが付いています。
魚やサンゴの死亡と、こちらが伝えたアドバイスを記録できますか？
訪問に写真付きの死亡メモと、お客様に伝えたアドバイスを追加してください。後からお客様が原因について異議を唱えたとき、必要になるのはこの書面の記録です。
訪問ごとに使った人工海水、ろ材、試薬を管理できますか？
在庫管理は有料のInventoryモジュールに含まれます。これを使うと、作業ごとの使用量が車両の在庫から差し引かれ、合計から発注が必要なものがわかります。
技術者1名とアシスタント1名だといくらかかりますか？
技術者とアシスタントの2名なら、巡回の計画、スマートフォンでの測定値入力、レポートの出力まで無料で使え、期限もありません。人工海水やろ材の在庫管理、請求書作成、位置情報の管理、顧客ポータルは別料金です。
