予約枠の正確さは被毛で決まる
短毛のテリアも毛玉だらけのドゥードルも、電話では同じ「フルコース」です。しかし作業量はまったく違います。予約時間が被毛の状態を無視していると午後の予定がずれ込み、最後の飼い主さんは受付や店の外で待つことになります。
トラブルは受付で防げる
小さな切り傷、バリカン負け、ホットスポット、丸刈りは、トリミングのクレームの大半を占めます。そしてほぼすべてが「来店前の犬がどんな状態だったか」に行き着きます。写真付きの2分間の受付で、誰かが声を荒げる前に決着がつきます。
移動車は水・電源・駐車場所で動く
移動トリミングには、店舗では意識しない制約があります。給水タンク、発電機や外部電源、空にする必要がある排水タンク、そしてスライドドアを開けられるだけの路肩の広さです。これらを考えずに組んだ一日は、4頭目で崩れます。
シャンプー担当、トリマー、受付をひとつの記録に
忙しいサロンでは、シャンプー担当が下準備をし、トリマーが仕上げ、別のスタッフが犬をお返しします。それぞれが別々にメモを取っていると、飼い主さんは三通りの説明を聞くことになります。チェックリスト、メモ、写真をひとつの作業記録にまとめれば、説明がぶれません。
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トリミングサロンと移動車が被毛、受付、次回予約をどう計画するか
トリミングサロンの予約管理システムに求められること
トリミングサロンの予約管理システムが役に立つかどうかは、三つの点で決まります。作業量に合った予約枠を一頭ごとに用意すること、来店時と帰宅時の犬の状態を記録すること、そして次回が早く終わるように何をしたかを覚えておくことです。それ以外は二の次です。紙の予約台帳でも何年も営業はできますが、2時間かかる毛玉だらけのプードルが45分の予約になってしまうのも、股関節が弱いというメモが消えてしまうのも、その台帳の上です。
トリミングの一日が押してしまう理由
遅れの原因がトリマーの手の遅さであることはまれです。飼い主さんの説明よりも状態の悪い犬、乾かすのに1時間かかるダブルコート、休憩が必要な神経質な犬、遅く預けて早く迎えに来たい飼い主さん。こうしたことが遅れを生みます。被毛の状態、体格、性格を保存し、前回実際にどれだけかかったかを表示する予約なら、電話を受けるスタッフは推測よりも確かな判断ができます。
前回の所要時間は、サロンが持つもっとも正直な数字です。3月にコッカプーが2時間10分かかったのなら、5月に90分の枠を取るのは計画ではなく希望です。
受付、同意、そして施術前の写真
飼い主さんは、今日の姿ではなく前回のトリミング直後の姿で愛犬を覚えています。ひどく絡まった被毛を短く刈らなければならないときや、敏感な皮膚にバリカン負けが出たとき、お迎え時の会話は証拠がものを言います。預かり時の被毛と皮膚の写真、既存のしこりやホットスポット、耳のトラブルのメモ、そして短めカットへの署名入り同意があれば、言い争いはカルテの確認に変わります。受付を引き出しの紙ではなくトリマーのスマートフォンの短いフォームにするトリミングサロン向け顧客管理アプリなら、混み合う土曜の朝でも受付がきちんと行われます。
作業内容を変える健康情報
多くのサロンは特定のワクチンの接種証明を求め、心臓病、発作、最近の手術、高齢かどうかを確認します。こうした情報は受付スタッフの記憶ではなく、トリマーが作業前に読む顧客カルテにあるべきです。心雑音のある14歳の犬は、同じ犬種の3歳の犬とは別の作業であり、トリマーはドライヤーをつける前にそれを知っておく必要があります。獣医師から軽めのカット、1週間のシャンプー禁止、エリザベスカラーを外さないといった指示があれば、それもカルテに記録します。
移動トリミング車の運営
移動トリミング向けのシステムには、店舗版とは違う役割があります。移動車のトリマーは一人で、一度に一頭を担当し、待機ケージも手伝いもありません。一日は給水タンク、電源、排水の量に縛られ、各予約は前の予約が時間どおりに終わるかどうかと、お宅間の移動に左右されます。
タンクに合わせた計画
小型犬のシャンプーに使う水は、ダブルコートの大型犬に必要な量のほんの一部です。大型犬が3頭続けば、昼前にタンクが空になることもあります。予約ごとにおおよその体格と被毛を記録しておけば、一日を組むスタッフが負荷を前もって把握し、給水を入れられる場所に組み込めます。
アクセスと駐車
移動車をどこに停めるかで、訪問が実現するかどうかが決まります。急な坂の私道、狭い路地、住人専用の駐車場、トリマーが使ってよいかどうか分からない屋外コンセント。こうした情報は顧客カルテにあり、スマートフォンで確認できるので、トリマーが通りの角から飼い主さんに電話する必要はありません。
飼い主さんが不在のとき
移動トリミングのお客様の多くは、犬を預けて仕事に戻ったり、近所の方に預けたりします。お返しの方法、門の暗証番号、犬を受け取ってよい人は作業記録に入っており、完了時の写真で犬をお返しした様子と時刻が残ります。
サロンの作業の流れ：シャンプー、トリマー、受付
規模の大きいサロンでは作業を分担します。シャンプー担当が洗って乾かし、トリマーがハサミ仕上げを行い、受付が預かりとお返しを担当します。引き継ぎのたびに情報が抜け落ちる可能性があります。工程のチェックリストとメモ欄を備えた一頭ごとの作業記録があれば、シャンプー担当がマダニを見つけたことをトリマーが知り、犬が嫌がったため爪切りを見送ったことを受付が知ることができます。
この記録は、サロンのオーナーがいずれ必ず抱く疑問、つまり「あの日この犬を担当したのは誰か」にも答えます。担当者、時刻、チェックリスト、写真が作業記録にそろっていれば、数か月後のクレームにも記憶ではなく記録で対応できます。
受付カウンターで次回予約
常連のお客様は4週間から8週間ごとに来店され、次の予約を取るのに最適なタイミングはお迎えのときです。飼い主さんがまだその場にいるうちに、同じトリマーの適切な長さの空き枠を表示できるトリミング予約システムなら、数週間先まで予定が埋まり、それぞれの犬をよく知るスタッフが担当し続けられます。
Shifton Field Serviceがトリミング事業でできること
店内のトリミング台と移動車をひとつの計画ボードにまとめ、トリマーのスマートフォンがその日のトリミングアプリになります。一頭ごとのメモ、受付フォーム、工程チェックリストに加え、写真と署名も扱えます。犬ごと、スタッフごとの時間を記録し、来店記録をレポートにまとめます。移動車で一人で働くトリマーや、シャンプー担当一人と働くサロンオーナーなら、事業がその規模である限り、予約管理、スマートフォンアプリ、受付フォーム、レポートを無料で使い続けられます。請求、商品在庫、移動車の位置管理、飼い主さん向けポータルは、それぞれモジュールとして購入します。
レジの代わりにはならず、マーケティング配信も行わず、獣医師の助言や診療記録の代わりにもなりません。計画と記録のためのトリミングソフトとしてお使いください。誰がどの犬を、いつ担当し、施術の前後で犬がどんな状態だったかを残すためのものです。
よくある質問
被毛の状態によって予約時間を変えられますか？
各予約には犬種、体格、被毛のメモが入っており、電話を受けたスタッフがそれをもとに予約時間を決めます。ボードには実際の一日が表示されるので、毛玉のある犬は台の上で時間を取る前に、予定表の上で1時間の追加枠を確保できます。
預かり時の犬の状態はどう記録しますか？
トリマーのスマートフォンにある受付フォームで、写真と、皮膚、被毛、しこり、古いケガについての短いメモを残せます。時刻とともに来店記録に保存されるため、犬がどんな状態で来たかを正確に示せます。
作業前に飼い主さんから短めカットの同意署名をもらえますか？
はい。受付フォームに同意の項目を追加すれば、飼い主さんが画面上で署名します。署名済みのフォームは作業記録に残るので、お迎えのときに短い毛に驚かれた場合にも役立ちます。
店舗だけでなく移動トリミング車にも対応していますか？
移動車は店内のトリミング台と同じボードに並びます。移動車の一日は犬の順番待ちではなく住所の巡回ルートで、トリマーは各訪問先をメモやアクセス情報とともにスマートフォンで確認できます。
数週間後にクレームが来ても、誰が担当したか分かりますか？
各来店記録には、誰が作業したか、チェックリストのどの項目にチェックしたか、どの写真を撮ったかが、すべて時刻付きで残ります。トリミングからかなり経ったクレームにも、たいていはこれで対応できます。
一頭単価や歩合制のトリマーの時間を管理できますか？
作業ごと、スタッフごとの時間が記録されレポートに出るので、歩合や出来高払いの計算に使う数字がそろいます。給与計算そのものは、これまでの給与処理で行います。
移動車1台、またはトリミング台2台の事業ではいくらかかりますか？
事業全体が1人か2人のうちは無料で、それが終わる期限もありません。予約管理、トリマー用アプリ、受付フォーム、レポートはすべてその中に含まれます。シャンプーや刃の在庫管理、飼い主さんへの請求、移動車の位置確認、飼い主さん用のログインは、必要な場合だけ有効にして料金を払う追加機能です。
行動に関するメモは、新しいトリマーにも引き継がれますか？
行動メモは顧客カルテに保存され、その犬の予約が入るたびに作業記録に表示されます。足先を触ると噛もうとする、ドライヤーが苦手、爪切りは二人がかり、といった内容です。新しいスタッフは犬に会う前にそれを読めます。
