Program do grafiku kierowców i zmian w dostawach

Firma dostawcza wygrywa albo przegrywa na jednym pytaniu: czy właściwa liczba kierowców rusza o właściwej godzinie. Wolumeny skaczą między dniami roboczymi a weekendem, godziny graniczne są sztywne, a jedno nieobsadzone auto przerzuca cały dzień dostaw na kolejny. Program do planowania grafiku dostaw zamienia to codzienne balansowanie w powtarzalny proces zamiast poranka spędzonego przy telefonie w poszukiwaniu zastępstwa.

Większość uniwersalnych narzędzi do grafików powstała pod stałe godziny biurowe. Zespoły kurierskie i dostawcze nie pracują w ten sposób. Zmiany zaczynają się przed świtem, ciągną po północy, przesuwają razem z wolumenem paczek i są obsługiwane przez mieszankę kierowców etatowych, osób na część etatu i wsparcia sezonowego. Narzędzie, które tę mieszankę ignoruje, zostaje porzucone w ciągu miesiąca. Oprogramowanie do grafików w dostawach musi wychodzić od schematów zmian, które narzuca trasa, a nie od kalendarza biurowego.

Co program do grafiku dostaw musi naprawdę potrafić

Gdy odjąć listy funkcji, zadanie sprowadza się do czterech rzeczy. Szybko złożyć pełny tydzień zmian kierowców bez wychodzenia z biura na bazie. Utrzymać każdą osobę w jej limitach umownych i ustawowych przed publikacją grafiku, a nie po tym, jak kadry zgłoszą problem. Dotrzeć do ludzi, którzy cały dzień są w trasie, czyli wyłącznie przez telefon. I przetrwać moment, w którym kierowca dzwoni ze zwolnieniem o wpół do szóstej rano.

Wszystko poza tymi czterema punktami to kwestia preferencji. System planowania dostaw, który załatwia je czysto, wygrywa z ciężką platformą naszpikowaną funkcjami, których kierownik bazy nigdy nie otworzy.

Pod podobnymi nazwami sprzedaje się dwie kategorie produktów, a przy porównywaniu ta różnica ma znaczenie. Oprogramowanie dyspozytorskie do dostaw decyduje, które adresy trafią do kierowcy, który już jest na zmianie, i do tej samej półki należą systemy dyspozytorskie dla kierowców i kurierów. Platforma do grafików kierowców odpowiada na wcześniejsze pytanie: kto pracuje jutro, ile godzin i z której bazy. Shifton robi tę drugą robotę, a oba zadania stoją obok siebie bez nakładania się.

Gdzie arkusz przestaje wystarczać

Prawie każda firma kurierska zaczyna od szablonu grafiku w arkuszu i trzyma się on tak długo, jak długo jest ośmiu kierowców i jeden schemat zmian. Potem otwiera się druga baza, dochodzi obsada weekendowa, trzech kierowców przechodzi na część etatu, a plik staje się ryzykiem. Zmiany zrobione na jednym laptopie nigdy nie docierają do wydruku przypiętego przy rampie. Dwóch kierowników poprawia tę samą komórkę. Godziny przekraczają limit, bo arkusz nikogo nie ostrzega.

Przejście na program do grafików kierowców nie usuwa szablonu, tylko ożywia go. Szablon grafiku kierowcy dostaw przestaje być plikiem, o którego ponownym rozesłaniu ktoś musi pamiętać. Zapisany schemat tygodniowy nakłada się na dowolny przyszły tydzień, wszyscy czytają tę samą wersję, a poprawki zrobione o siódmej rano są w telefonach kierowców pięć minut później.

Jak powstaje tygodniowy grafik kierowców

Cała praca dzieje się w siatce tygodniowej. Kierowcy tworzą wiersze, dni kolumny, a każda zmiana niesie własną godzinę rozpoczęcia, zakończenia i oznaczenie lokalizacji. Trasa, do której nikogo jeszcze nie przypisano, trafia do wiersza wolnych zmian i jest widoczna od razu dla wszystkich uprawnionych kierowców, zamiast być oferowana w serii pojedynczych telefonów.

Tempo waży tu więcej, niż się wydaje. Kiedy aplikacja do grafiku dostaw sprawia, że złożenie tygodnia kosztuje mało wysiłku, kierownicy przestają bronić złego grafiku tylko dlatego, że przebudowa zajęłaby kolejne dwie godziny. Moduł planowania zmian Shifton obsługuje widoki dnia, tygodnia i miesiąca, automatyczny rozdział dla większych zespołów kierowców oraz prognozę popytu, gdy wolumen jest na tyle przewidywalny, żeby pod niego planować. Bazy prowadzące także zespół magazynowy często planują obie strony razem, co opisuje nasza strona o planowaniu pracy magazynu.

Najwięcej zyskują firmy z kilkoma lokalizacjami. Oprogramowanie do zarządzania personelem kurierskim, które trzyma wszystkie bazy na jednym koncie, pozwala kierownikowi regionu zobaczyć na jednym ekranie, gdzie obsady brakuje, a gdzie jest jej w nadmiarze, i przerzucić wspólnego kierowcę między lokalizacjami bez przebudowy żadnego grafiku. Program do planowania floty dostawczej, który wymaga osobnego logowania dla każdej bazy, traci ten przegląd już pierwszego dnia.

Godziny, nadgodziny i realny koszt tygodnia dostaw

Wynagrodzenia to największy sterowalny koszt w firmie dostawczej i poruszają się razem z grafikiem. Szkody po źle ułożonym tygodniu rzadko widać tego samego dnia. Wychodzą dwa tygodnie później jako nadgodziny, których nikt nie zatwierdził, kierowca, który po cichu przekroczył limit ustawowy, i fundusz płac, który przestaje odpowiadać dostarczonemu wolumenowi.

Dobry program do grafików kierowców dostaw pokazuje te liczby, dopóki grafik da się jeszcze edytować. Obok bieżącej sumy tygodniowej każdego kierowcy stoi maksimum. Nadgodziny można ustawić tak, żeby wymagały potwierdzenia. Oprogramowanie do rejestracji czasu pracy kierowców przydaje się tylko wtedy, gdy jest spięte z grafikiem: wejścia i wyjścia zapisują się naprzeciw zaplanowanej zmiany, więc różnica między planem a rzeczywistością staje się liczbą, a nie podejrzeniem. Odbicie z lokalizacją przez moduł geolokalizacji jest dostępne jako płatny dodatek tam, gdzie potwierdzenie przyjazdu na bazę lub obiekt naprawdę się liczy. Te same limity dotyczą ekip, które jadą na jedno zlecenie jednym samochodem, co opisuje nasza strona o planowaniu pracy w firmach przeprowadzkowych.

Trasy nocne, obsada weekendów i szczyt sezonu

Bardzo mało firm dostawczych żyje jedną zmianą dzienną. Spożywka i apteki ruszają nad ranem, e-commerce ciągnie się do późnego wieczora, a nocne przewozy liniowe przechodzą przez północ na kolejną datę. Program do grafików kurierskich, który nie utrzyma kilku zmian w jednym dniu albo źle policzy trasę od 23:00 do 07:00, generuje spory płacowe zamiast je zamykać. Oprogramowanie do planowania zespołów dostawczych musi traktować noc jak zwykłą część tygodnia.

Szczyt sezonu dokłada drugi problem. Stan osobowy skacze na sześć do dziesięciu tygodni, w dużej części o osoby tymczasowe, a przychodzący nigdy nie widzieli schematu zmian tej bazy. Role i uprawnienia utrzymują to w ryzach: każdy nowy kierowca dostaje zaproszenie mailem, widzi tylko własne zmiany i wchodzi w istniejący schemat zamiast w pusty tydzień.

Obsada weekendowa zasługuje na własne zasady, a nie na kopię planu z dni roboczych. Najpierw zebrać dostępność, a dopiero potem budować pod nią - to właśnie ratuje sobotni grafik przed trzykrotnym przepisywaniem.

Jak informować kierowców bez łańcuszka telefonów

Kierowcy to najtrudniej dostępna część załogi. Nie siedzą przy biurku, rzadko otwierają maile, a tablica ogłoszeń działa tylko na tych, którzy obok niej przechodzą. Każda aplikacja do grafiku, która ma się przyjąć, musi działać na telefonie w kieszeni kierowcy, przy słabym zasięgu i w mniej niż trzydzieści sekund.

• Opublikowany grafik i każda późniejsza zmiana przychodzą jako powiadomienie push
• Kierowcy biorą wolne zmiany i zgłaszają wymiany w aplikacji, przełożeni zatwierdzają albo odrzucają
• Dostępność i wnioski urlopowe zbiera się przed ułożeniem tygodnia, a nie po nim
• Każdy widzi wyłącznie własne zmiany, dzięki czemu aplikacja pozostaje czytelna na małym ekranie

W efekcie powstaje rozwiązanie do planowania dostaw, które zespół faktycznie otwiera. Kiedy kierowcy ufają, że aplikacja jest wersją obowiązującą, strumień telefonów z pytaniem, o której zaczynają w czwartek, po prostu ustaje.

Raporty, które wytrzymują zderzenie z listą płac

To na raportach program do grafików personelu dostawczego udowadnia swoją wartość finansom, bo planowanie i lista płac spierają się zawsze, gdy liczby się rozjeżdżają. Raporty czasu pracy, raporty nieobecności i salda urlopowego, rejestry premii i potrąceń oraz raporty budżetu i stawek opierają się na tym samym grafiku, filtrują się według miesiąca i stanowiska i eksportują do arkusza, gdy finanse o to poproszą. Raporty spóźnień i aktywności pokazują wzorce obecności niewidoczne w siatce tygodniowej. Shifton przygotowuje raporty i łączy się z QuickBooks oraz Zapier, a sama lista płac zostaje w systemie, którego już używasz.

Jak wybrać system planowania dostaw

Nie istnieje jeden najlepszy program do grafików dostaw, a najlepsze oprogramowanie kurierskie dla firmy z dwiema bazami nie pasuje do floty ogólnokrajowej. Testuj każdą platformę tak, jak będzie z niej korzystać twoja baza. Ułóż prawdziwy tydzień, z niewygodnymi zmianami dzielonymi i dwiema osobami na część etatu, i zmierz sobie czas. Otwórz aplikację mobilną na najstarszym telefonie w firmie. Odwołaj zmianę i sprawdź, jak szybko dowie się o tym dany kierowca. Zapytaj, co się dzieje, gdy kierowca dochodzi w środku tygodnia i gdy zmiana przechodzi przez północ, bo w tych dwóch miejscach tanie narzędzia się sypią. Darmowy program do grafików kierowców warto sprawdzić najpierw na małym zespole, o ile bezpłatny poziom jest realnym planem, a nie wygasającym okresem próbnym.

Poniżej dziesięciu osób bezpłatny plan Shifton obsługuje całe zadanie bez limitu czasu, co pasuje małemu zespołowi kurierskiemu albo firmie z jednym autem, która schodzi z papieru. Wraz ze wzrostem floty plany płatne dokładają planowanie w wielu lokalizacjach, głębsze raportowanie i moduły, jakich oczekuje się od większej platformy do grafików kierowców. Cel i tak pozostaje ten sam: każde okno trasy obsadzone, godziny w granicach limitów i zespół, który zawsze wie, kiedy siada za kierownicę.