When To Work vs When I Work: proste grafiki czy pełna platforma

When To Work vs When I Work: różne narzędzia mimo podobnych nazw

Nazwy łatwo pomylić, ale produkty odpowiadają na różne potrzeby. When To Work to proste narzędzie do grafików ze stałą ceną i bez dodatków. When I Work to szersza platforma do zarządzania pracownikami z ewidencją czasu pracy, wiadomościami i opłatą za użytkownika.

To porównanie pokazuje, co naprawdę zawiera każda platforma, gdzie rozchodzą się modele cenowe i jakiemu biznesowi służy prostota, a jakiemu głębia funkcji.

When To Work w skrócie

When To Work to narzędzie wyłącznie do planowania, obecne na rynku od ponad dekady. Bez rejestracji czasu pracy, bez płac, bez wiadomości, bez funkcji kadrowych. Tworzysz grafiki, pracownicy je przeglądają i zamieniają się zmianami. To cały produkt.

Cena jest stała: 38 $ miesięcznie dla maksymalnie 10 pracowników, a potem rośnie wraz z liczbą osób. Każdy plan zawiera wszystkie funkcje, bez poziomów i bez dopłat. Dostępny jest 30-dniowy okres próbny. Stałego darmowego planu nie ma.

Interfejs wygląda przestarzale na tle nowszych konkurentów. Analitycy oceniają go na 61/100, a When I Work na 86/100 (SelectHub). Ale dla kierowników, którzy chcą tylko opublikować grafik i zająć się czymś innym, prostota jest właśnie zaletą.

When I Work w skrócie

When I Work łączy planowanie, rejestrację czasu pracy i wiadomości w zespole w jednej platformie. Produkt jest przeznaczony dla zespołów pracujących na godziny w handlu, gastronomii, ochronie zdrowia i hotelarstwie. Wszystkie funkcje są w każdym planie, bez ograniczeń według poziomu.

Ceny zaczynają się od 2,50-3 $ za użytkownika miesięcznie dla zespołów w jednej lokalizacji i 5 $ za użytkownika miesięcznie przy zarządzaniu wieloma lokalizacjami. Nie ma darmowego planu, ale jest 14-dniowy okres próbny. Zespół 20 osób płaci 50-100 $ miesięcznie w zależności od poziomu.

Aplikacja mobilna i interfejs planowania należą do najbardziej dopracowanych w swojej kategorii. Braki: brak trybu offline, brak wsparcia telefonicznego, a powiadomienia WorkChat czasem nie docierają.

Ceny: stała opłata czy za użytkownika

When To Work pobiera stałą miesięczną opłatę zależną od wielkości zespołu. Dla 10 pracowników to 38 $ miesięcznie. Dla 20 cena rośnie, ale każdy użytkownik dostaje wszystkie funkcje. Bez niespodzianek.

When I Work pobiera 2,50-5 $ za użytkownika miesięcznie. Dla 10 pracowników to 25-50 $ miesięcznie, czyli potencjalnie taniej niż When To Work. Dla 20 pracowników to 50-100 $ miesięcznie. W większych zespołach opłata za użytkownika rośnie szybciej niż stała opłata.

Kluczowa różnica: When I Work ma w tej cenie ewidencję czasu pracy i wiadomości. When To Work daje tylko planowanie. Jeśli i tak potrzebujesz rejestracji czasu pracy, zapłacisz za osobne narzędzie oprócz When To Work, co może zniwelować przewagę cenową.

Funkcje: tylko planowanie czy pełna platforma

When To Work zajmuje się planowaniem i niczym więcej. Tworzenie zmian metodą przeciągnij i upuść, dostępność pracowników, zamiana zmian, szablony grafików. Bez rejestracji czasu pracy, bez GPS, bez wiadomości. Jeśli zespół korzysta z osobnego systemu ewidencji czasu i komunikuje się przez SMS lub Slack, to nie problem.

When I Work łączy planowanie z rejestracją czasu pracy (z GPS), wiadomościami w zespole, zamianą zmian z akceptacją i integracjami z dostawcami usług płacowych. Dla firm, które chcą jednego logowania zamiast trzech osobnych narzędzi, takie połączenie ma realną wartość.

Aplikacja mobilna i integracje

When I Work ma dobrze ocenianą aplikację mobilną na iOS i Androida: pracownicy przeglądają grafiki, zamieniają się zmianami, rejestrują wejście i piszą do zespołu. Ograniczeniem jest brak trybu offline, co sprawia problemy w miejscach ze słabym zasięgiem.

When To Work ma zamiast natywnej aplikacji responsywną wersję internetową. Działa na telefonie, ale nie oferuje powiadomień push, rejestracji wejść przez GPS ani wygody aplikacji, jakiej oczekują nowoczesne zespoły. W firmach, w których pracownicy codziennie sprawdzają grafik w telefonie, ma to znaczenie.

Jeśli chodzi o integracje, When I Work łączy się z Gusto, ADP, QuickBooks, Square i innymi. When To Work ma minimalne integracje: dane z grafików zostają w platformie i trzeba je ręcznie eksportować do naliczania płac.

Dlaczego warto rozważyć Shifton jako alternatywę dla obu

When To Work daje tylko planowanie. When I Work dodaje ewidencję czasu pracy, ale pobiera opłatę za użytkownika i nie ma darmowego planu. Shifton oferuje darmowe planowanie dla zespołów do 10 użytkowników, a ewidencję czasu pracy, zarządzanie zadaniami i raporty dodaje jako płatne moduły rozliczane za użytkownika.

Płatne moduły mają bezpłatny okres próbny do 60 dni. Platforma działa w 40 językach, jest używana w ponad 60 branżach i rozlicza się za użytkownika bez opłat za lokalizację. Dla małych zespołów, które chcą czegoś więcej niż grafik, ale bez cen When I Work, Shifton wypełnia tę lukę.

Kto powinien wybrać co

When To Work jest dla kierowników, którzy potrzebują tylko opublikować grafik. Jeśli ewidencję czasu pracy, płace i wiadomości już obsługują inne narzędzia, nie ma powodu płacić za funkcje, z których nie skorzystasz. Stała cena jest przewidywalna, a nauka obsługi trwa chwilę.

When I Work to właściwy wybór dla zespołów, które chcą planowania, ewidencji czasu pracy i komunikacji w jednej aplikacji. Opłata za użytkownika dobrze sprawdza się w zespołach poniżej 30 osób. Powyżej tego progu koszty rosną, ale rośnie też korzyść z tego, że wszystko jest w jednym miejscu.

Shifton to opcja dla zespołów, które chcą modułowej platformy za mniejsze pieniądze. Planowanie jest darmowe dla zespołów do 10 użytkowników, a płatne moduły mają bezpłatny okres próbny do 60 dni. 40 języków. Bez opłat za lokalizację.

Podsumowanie

When To Work to prostsze i tańsze narzędzie wyłącznie do planowania. When I Work to pełniejsza platforma, która dodaje ewidencję czasu pracy i wiadomości. Shifton oferuje darmowe planowanie dla zespołów do 10 użytkowników i ewidencję czasu pracy jako płatny moduł rozliczany za użytkownika, czyli złoty środek, którego nie ma żaden z konkurentów.

Najczęściej zadawane pytania

Czy When To Work ma darmowy plan?

Nie. When To Work oferuje 30-dniowy okres próbny, ale nie ma stałego darmowego planu. Ceny zaczynają się od 38 $ miesięcznie dla maksymalnie 10 pracowników, ze wszystkimi funkcjami.

Czy When To Work ma ewidencję czasu pracy?

Nie. When To Work służy tylko do planowania. Do ewidencji czasu pracy, rejestracji wejść przez GPS i wiadomości potrzebne jest osobne narzędzie.

Co jest tańsze dla zespołu 15 osób?

When I Work za 37,50-75 $ miesięcznie wobec When To Work za około 45-50 $ miesięcznie. Ale When I Work ma ewidencję czasu pracy i wiadomości, a When To Work daje tylko planowanie. Jeśli i tak potrzebujesz ewidencji czasu, dodatkowe narzędzie obok When To Work może sprawić, że wyjdzie drożej.

Czy Shifton może zastąpić któryś z nich?

Tak. Shifton oferuje darmowe planowanie dla zespołów do 10 użytkowników i ewidencję czasu pracy jako płatny moduł rozliczany za użytkownika, z bezpłatnym okresem próbnym do 60 dni. Pokrywa to, co oferuje When I Work, za niższą cenę i daje więcej niż When To Work za porównywalną.