When To Work vs When I Work: eenvoudige planning of compleet platform

When To Work vs When I Work: verschillende tools ondanks bijna dezelfde naam

De namen zijn makkelijk te verwarren, maar de producten richten zich op verschillende behoeften. When To Work is een eenvoudige planningstool met een vaste prijs en zonder extra's. When I Work is een breder platform voor personeelsbeheer met tijdregistratie, berichten en een prijs per gebruiker.

Deze vergelijking laat zien wat elk platform echt bevat, waar de prijsmodellen uiteenlopen en welk soort bedrijf baat heeft bij eenvoud en welk bij veel functies.

Overzicht van When To Work

When To Work is een tool puur voor planning die al meer dan tien jaar bestaat. Geen prikklok, geen salarisverwerking, geen berichten, geen HR-functies. Je maakt roosters, medewerkers bekijken ze en ruilen diensten. Dat is het hele product.

De prijs is vast: 38 $ per maand voor maximaal 10 medewerkers, daarna stijgt die met het aantal mensen. Elk abonnement bevat alle functies, zonder niveaus en zonder upsells. Er is een gratis proefperiode van 30 dagen. Een blijvend gratis abonnement is er niet.

De interface oogt verouderd naast nieuwere concurrenten. Analisten geven hem 61/100 tegenover 86/100 voor When I Work (SelectHub). Maar voor leidinggevenden die alleen een rooster willen publiceren en verder willen, is de eenvoud juist het punt.

Overzicht van When I Work

When I Work bundelt planning, prikklok en teamberichten in één platform. Het product is bedoeld voor teams die per uur betaald worden in de detailhandel, horeca, zorg en hospitality. Alle functies zitten in elk abonnement, zonder beperkingen per niveau.

De prijzen beginnen bij 2,50-3 $ per gebruiker per maand voor teams op één locatie en 5 $ per gebruiker per maand voor het beheer van meerdere locaties. Er is geen gratis abonnement, maar wel een proefperiode van 14 dagen. Een team van 20 mensen betaalt afhankelijk van het niveau 50-100 $ per maand.

De mobiele app en de planningsinterface behoren tot de meest verfijnde in de categorie. De tekortkomingen: geen offlinemodus, geen telefonische ondersteuning, en meldingen van WorkChat komen soms niet aan.

Prijzen: vast bedrag of per gebruiker

When To Work rekent een vast maandbedrag op basis van de teamgrootte. Voor 10 medewerkers is dat 38 $ per maand. Voor 20 stijgt de prijs, maar elke gebruiker krijgt alle functies. Geen verrassingen.

When I Work rekent 2,50-5 $ per gebruiker per maand. Voor 10 medewerkers is dat 25-50 $ per maand, dus mogelijk goedkoper dan When To Work. Voor 20 medewerkers is dat 50-100 $ per maand. Bij grotere teams stijgt het bedrag per gebruiker sneller dan het vaste bedrag.

Het belangrijkste verschil: bij When I Work zitten tijdregistratie en berichten in die prijs. When To Work biedt alleen planning. Heb je toch een prikklok nodig, dan betaal je naast When To Work voor een aparte tool, wat het prijsvoordeel teniet kan doen.

Functies: alleen planning of compleet platform

When To Work doet planning en verder niets. Diensten maken met slepen en neerzetten, beschikbaarheid van medewerkers, diensten ruilen, roostersjablonen. Geen prikklok, geen gps, geen berichten. Als je team een apart systeem voor tijdregistratie gebruikt en via sms of Slack communiceert, is dat geen probleem.

When I Work combineert planning met een prikklok (met gps), teamberichten, diensten ruilen met goedkeuringsflow en integraties met salarisverwerkers. Voor bedrijven die één login willen in plaats van drie aparte tools, heeft die bundeling echte waarde.

Mobiele ervaring en integraties

When I Work heeft een goed beoordeelde mobiele app voor iOS en Android: medewerkers bekijken roosters, ruilen diensten, klokken in en sturen berichten naar het team. De beperking is het ontbreken van een offlinemodus, wat problemen geeft in gebieden met slecht bereik.

When To Work heeft een mobielvriendelijke webinterface in plaats van een eigen app. Die werkt op de telefoon, maar biedt geen pushmeldingen, geen inklokken via gps en niet de app-ervaring die moderne teams verwachten. Voor bedrijven waar medewerkers dagelijks op hun telefoon het rooster bekijken, maakt dat uit.

Qua integraties koppelt When I Work met Gusto, ADP, QuickBooks, Square en andere. When To Work heeft minimale integraties: roostergegevens blijven in het platform en moeten handmatig worden geëxporteerd voor de salarisverwerking.

Waarom Shifton het overwegen waard is als alternatief voor beide

When To Work biedt alleen planning. When I Work voegt tijdregistratie toe, maar rekent per gebruiker en heeft geen gratis abonnement. Shifton biedt gratis planning voor teams tot 10 gebruikers en voegt tijdregistratie, taakbeheer en rapporten toe als betaalde modules per gebruiker.

Betaalde modules hebben een gratis proefperiode van maximaal 60 dagen. Het platform is beschikbaar in 40 talen, wordt in meer dan 60 sectoren gebruikt en rekent per gebruiker zonder kosten per locatie. Voor kleine teams die meer willen dan planning zonder de tarieven van When I Work te betalen, vult Shifton het gat.

Wie moet wat kiezen

When To Work is voor leidinggevenden die alleen een rooster hoeven te publiceren. Als tijdregistratie, salarisverwerking en berichten al door andere tools worden gedekt, is er geen reden om te betalen voor functies die je niet gebruikt. De vaste prijs is voorspelbaar en je hebt het vrijwel meteen onder de knie.

When I Work is de juiste keuze voor teams die planning, tijdregistratie en communicatie in één app willen. De prijs per gebruiker werkt goed voor teams onder de 30 mensen. Daarboven stijgen de kosten, maar ook de waarde van alles op één plek.

Shifton is de optie voor teams die een modulair platform willen tegen lagere kosten. Planning is gratis voor teams tot 10 gebruikers en betaalde modules hebben een gratis proefperiode van maximaal 60 dagen. 40 talen. Geen kosten per locatie.

Conclusie

When To Work is de eenvoudigere, goedkopere tool puur voor planning. When I Work is het completere platform dat tijdregistratie en berichten toevoegt. Shifton biedt gratis planning voor teams tot 10 gebruikers en tijdregistratie als betaalde module per gebruiker, een middenweg die geen van beide concurrenten biedt.

Veelgestelde vragen

Heeft When To Work een gratis abonnement?

Nee. When To Work biedt een gratis proefperiode van 30 dagen, maar geen blijvend gratis abonnement. De prijzen beginnen bij 38 $ per maand voor maximaal 10 medewerkers, met alle functies inbegrepen.

Heeft When To Work tijdregistratie?

Nee. When To Work is alleen voor planning. Tijdregistratie, inklokken via gps en berichten vereisen een aparte tool.

Wat is goedkoper voor een team van 15 mensen?

When I Work voor 37,50-75 $ per maand tegenover When To Work voor ongeveer 45-50 $ per maand. Maar When I Work bevat tijdregistratie en berichten, terwijl When To Work alleen planning biedt. Heb je toch tijdregistratie nodig, dan kan een aparte tool naast When To Work het totaal duurder maken.

Kan Shifton een van beide vervangen?

Ja. Shifton biedt gratis planning voor teams tot 10 gebruikers en tijdregistratie als betaalde module per gebruiker met een gratis proefperiode van maximaal 60 dagen. Het dekt wat When I Work biedt tegen een lagere prijs en biedt meer dan When To Work voor een vergelijkbare prijs.