When To Work vs When I Work: programación sencilla o plataforma completa

When To Work vs When I Work: herramientas distintas pese a nombres parecidos

Los nombres se confunden con facilidad, pero los productos responden a necesidades distintas. When To Work es una herramienta de programación sencilla, con precio fijo y sin extras. When I Work es una plataforma de gestión de personal más amplia, con control horario, mensajería y precio por usuario.

Esta comparación explica qué incluye realmente cada plataforma, en qué se diferencian sus modelos de precios y qué tipo de empresa se beneficia de la sencillez y cuál de la profundidad de funciones.

Resumen de When To Work

When To Work es una herramienta solo de programación que existe desde hace más de una década. Sin fichaje, sin nóminas, sin mensajería, sin funciones de RR. HH. Usted crea los horarios, los empleados los consultan y se intercambian turnos. Ese es todo el producto.

El precio es fijo: 38 $ al mes para hasta 10 empleados, y aumenta según la plantilla. Todos los planes incluyen todas las funciones, sin niveles ni ventas adicionales. Hay una prueba gratuita de 30 días. No existe un plan gratuito permanente.

La interfaz parece anticuada frente a competidores más nuevos. Los analistas le dan 61/100 frente a 86/100 de When I Work (SelectHub). Pero para los responsables que solo quieren publicar un horario y seguir adelante, la sencillez es precisamente la ventaja.

Resumen de When I Work

When I Work reúne programación, fichaje y mensajería del equipo en una sola plataforma. El producto está pensado para equipos por horas en comercio, restauración, sanidad y hostelería. Todas las funciones están incluidas en todos los planes, sin limitaciones por nivel.

Los precios empiezan en 2,50-3 $ por usuario al mes para equipos de un solo centro y 5 $ por usuario al mes para gestionar varios centros. No hay plan gratuito, pero sí una prueba de 14 días. Un equipo de 20 personas paga 50-100 $ al mes según el nivel.

La app móvil y la interfaz de programación están entre las más pulidas de la categoría. Las carencias: no hay modo sin conexión, no hay soporte telefónico y las notificaciones de WorkChat a veces no llegan.

Precios: tarifa fija frente a precio por usuario

When To Work cobra una tarifa mensual fija según el tamaño del equipo. Para 10 empleados, son 38 $ al mes. Para 20 el precio sube, pero cada usuario obtiene todas las funciones. Sin sorpresas.

When I Work cobra 2,50-5 $ por usuario al mes. Para 10 empleados, son 25-50 $ al mes, lo que puede ser más barato que When To Work. Para 20 empleados, son 50-100 $ al mes. En equipos más grandes, el precio por usuario crece más rápido que la tarifa fija.

La diferencia clave: When I Work incluye control horario y mensajería en ese precio. When To Work solo ofrece la programación. Si de todos modos necesita un sistema de fichaje, pagará una herramienta aparte además de When To Work, lo que puede anular la ventaja de precio.

Funciones: solo programación frente a plataforma completa

When To Work se dedica a la programación y a nada más. Creación de turnos arrastrando y soltando, disponibilidad de los empleados, intercambio de turnos y plantillas de horarios. Sin fichaje, sin GPS, sin mensajería. Si su equipo usa un sistema de control horario aparte y se comunica por SMS o Slack, no es un problema.

When I Work combina la programación con fichaje (con GPS), mensajería del equipo, intercambio de turnos con flujos de aprobación e integraciones con proveedores de nóminas. Para las empresas que quieren un único acceso en lugar de tres herramientas distintas, esta integración tiene un valor real.

Experiencia móvil e integraciones

When I Work tiene una app móvil bien valorada para iOS y Android: los empleados consultan horarios, intercambian turnos, fichan y escriben a su equipo. La limitación es que no hay modo sin conexión, lo que causa problemas en zonas con poca cobertura.

When To Work ofrece una interfaz web adaptada al móvil en lugar de una app nativa propia. Funciona en el teléfono, pero no ofrece notificaciones push, fichaje por GPS ni la experiencia de app que esperan los equipos actuales. Para empresas cuyos empleados consultan el horario en el móvil a diario, esto importa.

En integraciones, When I Work se conecta con Gusto, ADP, QuickBooks, Square y otros. When To Work tiene integraciones mínimas: los datos de programación se quedan en la plataforma y hay que exportarlos a mano para las nóminas.

Por qué vale la pena considerar Shifton como alternativa a ambos

When To Work solo ofrece programación. When I Work añade el control horario, pero cobra por usuario y no tiene plan gratuito. Shifton ofrece programación gratuita para equipos de hasta 10 usuarios y añade control horario, gestión de tareas e informes como módulos de pago por usuario.

Los módulos de pago incluyen una prueba gratuita de hasta 60 días. La plataforma está disponible en 40 idiomas, se usa en más de 60 sectores y cobra por usuario sin cargos por centro. Para equipos pequeños que quieren algo más que programación sin pagar las tarifas de When I Work, Shifton cubre ese hueco.

Quién debería elegir qué

When To Work es para responsables que solo necesitan publicar un horario. Si su equipo ya tiene cubiertos el control horario, las nóminas y la mensajería con otras herramientas, no hay motivo para pagar por funciones que no usará. El precio fijo es previsible y la curva de aprendizaje es casi nula.

When I Work es la opción adecuada para equipos que quieren programación, control horario y comunicación en una sola app. El precio por usuario funciona bien para equipos de menos de 30 personas. Por encima, los costes suben, pero también el valor de tenerlo todo en un mismo sitio.

Shifton es la opción para equipos que quieren una plataforma modular a menor coste. La programación es gratuita para equipos de hasta 10 usuarios y los módulos de pago incluyen una prueba gratuita de hasta 60 días. 40 idiomas. Sin cargos por centro.

Conclusión

When To Work es la herramienta más sencilla y barata, solo de programación. When I Work es la plataforma más completa que añade control horario y mensajería. Shifton ofrece programación gratuita para equipos de hasta 10 usuarios y control horario como módulo de pago por usuario, un punto intermedio que ninguno de los dos competidores iguala.

Preguntas frecuentes

¿Tiene When To Work un plan gratuito?

No. When To Work ofrece una prueba gratuita de 30 días, pero no un plan gratuito permanente. Los precios empiezan en 38 $ al mes para hasta 10 empleados, con todas las funciones incluidas.

¿Incluye When To Work el control horario?

No. When To Work es solo programación. El control horario, el fichaje por GPS y la mensajería requieren una herramienta aparte.

¿Cuál es más barato para un equipo de 15 personas?

When I Work, a 37,50-75 $ al mes, frente a When To Work, a unos 45-50 $ al mes. Pero When I Work incluye control horario y mensajería; When To Work solo ofrece programación. Si de todos modos necesita control horario, añadir una herramienta aparte a When To Work puede encarecerlo en total.

¿Puede Shifton sustituir a cualquiera de los dos?

Sí. Shifton ofrece programación gratuita para equipos de hasta 10 usuarios y control horario como módulo de pago por usuario, con una prueba gratuita de hasta 60 días. Cubre lo que ofrece When I Work a un precio menor y más de lo que ofrece When To Work a un precio comparable.