When To Work vs When I Work : planification simple ou plateforme complète

When To Work vs When I Work : des outils différents malgré des noms proches

Les noms prêtent à confusion, mais les produits répondent à des besoins différents. When To Work est un outil de planification simple, au forfait et sans extras. When I Work est une plateforme de gestion du personnel plus large, avec suivi du temps, messagerie et prix par utilisateur.

Cette comparaison montre ce que chaque plateforme inclut vraiment, où les modèles de prix divergent et quel type d'entreprise tire profit de la simplicité ou de la richesse fonctionnelle.

Présentation de When To Work

When To Work est un outil uniquement dédié à la planification, qui existe depuis plus de dix ans. Pas de pointage, pas de paie, pas de messagerie, pas de fonctions RH. Vous créez les plannings, les salariés les consultent et échangent leurs postes. C'est tout le produit.

Le prix est forfaitaire : 38 $ par mois jusqu'à 10 salariés, puis il augmente selon l'effectif. Chaque offre inclut toutes les fonctions, sans niveaux ni options payantes. Un essai gratuit de 30 jours est disponible. Il n'existe pas d'offre gratuite permanente.

L'interface paraît datée face aux concurrents plus récents. Les analystes lui attribuent 61/100 contre 86/100 pour When I Work (SelectHub). Mais pour les responsables qui veulent simplement publier un planning et passer à autre chose, la simplicité est justement l'intérêt.

Présentation de When I Work

When I Work réunit la planification, le pointage et la messagerie d'équipe dans une seule plateforme. Le produit s'adresse aux équipes payées à l'heure dans le commerce, la restauration, la santé et l'hôtellerie. Toutes les fonctions sont incluses dans chaque offre, sans restriction par niveau.

Les prix démarrent à 2,50-3 $ par utilisateur et par mois pour les équipes sur un seul site, et à 5 $ par utilisateur et par mois pour la gestion multisite. Pas d'offre gratuite, mais un essai de 14 jours. Une équipe de 20 personnes paie 50 à 100 $ par mois selon le niveau.

L'application mobile et l'interface de planification sont parmi les plus abouties de la catégorie. Les manques : pas de mode hors ligne, pas d'assistance téléphonique, et les notifications WorkChat n'arrivent parfois pas.

Prix : forfait ou par utilisateur

When To Work facture un forfait mensuel selon la taille de l'équipe. Pour 10 salariés, c'est 38 $ par mois. Pour 20, le prix augmente, mais chaque utilisateur a accès à toutes les fonctions. Pas de surprise.

When I Work facture 2,50 à 5 $ par utilisateur et par mois. Pour 10 salariés, cela représente 25 à 50 $ par mois, soit potentiellement moins que When To Work. Pour 20 salariés, 50 à 100 $ par mois. Dans les grandes équipes, la facturation par utilisateur augmente plus vite que le forfait.

La différence essentielle : When I Work inclut le suivi du temps et la messagerie dans ce prix. When To Work ne propose que la planification. Si vous avez de toute façon besoin d'un pointage, vous paierez un outil séparé en plus de When To Work, ce qui peut effacer l'avantage de prix.

Fonctions : planification seule ou plateforme complète

When To Work fait de la planification et rien d'autre. Création de postes par glisser-déposer, disponibilités des salariés, échanges de postes, modèles de planning. Pas de pointage, pas de GPS, pas de messagerie. Si votre équipe utilise un système de suivi du temps séparé et communique par SMS ou Slack, ce n'est pas un problème.

When I Work associe la planification à un pointage (avec GPS), une messagerie d'équipe, des échanges de postes avec circuit d'approbation et des intégrations avec des prestataires de paie. Pour les entreprises qui veulent un seul accès au lieu de trois outils distincts, ce regroupement a une vraie valeur.

Expérience mobile et intégrations

When I Work propose une application mobile bien notée sur iOS et Android : les salariés consultent leur planning, échangent des postes, pointent et écrivent à leur équipe. La limite est l'absence de mode hors ligne, ce qui pose problème dans les zones mal couvertes.

When To Work propose une interface web adaptée au mobile plutôt qu'une application native. Elle fonctionne sur téléphone, mais n'offre ni notifications push, ni pointage GPS, ni l'expérience applicative qu'attendent les équipes modernes. Pour les entreprises dont les salariés consultent leur planning sur mobile chaque jour, cela compte.

Côté intégrations, When I Work se connecte à Gusto, ADP, QuickBooks, Square et d'autres. When To Work propose très peu d'intégrations : les données de planning restent dans la plateforme et doivent être exportées manuellement pour la paie.

Pourquoi Shifton mérite d'être considéré comme alternative aux deux

When To Work ne propose que la planification. When I Work ajoute le suivi du temps, mais facture par utilisateur sans offre gratuite. Shifton propose une planification gratuite pour les équipes jusqu'à 10 utilisateurs et ajoute le suivi du temps, la gestion des tâches et les rapports sous forme de modules payants par utilisateur.

Les modules payants bénéficient d'un essai gratuit allant jusqu'à 60 jours. La plateforme est disponible en 40 langues, utilisée dans plus de 60 secteurs, et facture par utilisateur sans frais par site. Pour les petites équipes qui veulent plus qu'un planning sans payer les tarifs de When I Work, Shifton comble ce manque.

Qui devrait choisir quoi

When To Work s'adresse aux responsables qui ont seulement besoin de publier un planning. Si le suivi du temps, la paie et la messagerie sont déjà assurés par d'autres outils, rien ne justifie de payer des fonctions que vous n'utiliserez pas. Le forfait est prévisible et la prise en main quasi immédiate.

When I Work est le bon choix pour les équipes qui veulent planification, suivi du temps et communication dans une seule application. Le prix par utilisateur convient bien aux équipes de moins de 30 personnes. Au-delà, les coûts augmentent, mais l'intérêt de tout regrouper aussi.

Shifton est l'option pour les équipes qui veulent une plateforme modulaire à moindre coût. La planification est gratuite pour les équipes jusqu'à 10 utilisateurs, et les modules payants bénéficient d'un essai gratuit allant jusqu'à 60 jours. 40 langues. Pas de frais par site.

En résumé

When To Work est l'outil le plus simple et le moins cher, limité à la planification. When I Work est la plateforme plus complète qui ajoute le suivi du temps et la messagerie. Shifton propose une planification gratuite pour les équipes jusqu'à 10 utilisateurs et le suivi du temps en module payant par utilisateur, un juste milieu qu'aucun des deux concurrents ne propose.

Foire aux questions

When To Work propose-t-il une offre gratuite ?

Non. When To Work propose un essai gratuit de 30 jours, mais aucune offre gratuite permanente. Les prix démarrent à 38 $ par mois jusqu'à 10 salariés, toutes fonctions incluses.

When To Work inclut-il le suivi du temps ?

Non. When To Work se limite à la planification. Le suivi du temps, le pointage GPS et la messagerie nécessitent un outil séparé.

Lequel est le moins cher pour une équipe de 15 personnes ?

When I Work, à 37,50-75 $ par mois, contre environ 45-50 $ par mois pour When To Work. Mais When I Work inclut le suivi du temps et la messagerie, alors que When To Work ne propose que la planification. Si vous avez de toute façon besoin du suivi du temps, ajouter un outil séparé à When To Work peut le rendre plus cher au total.

Shifton peut-il remplacer l'un des deux ?

Oui. Shifton propose une planification gratuite pour les équipes jusqu'à 10 utilisateurs et le suivi du temps en module payant par utilisateur, avec un essai gratuit allant jusqu'à 60 jours. Il couvre ce qu'offre When I Work à un prix inférieur et va plus loin que When To Work pour un prix comparable.