When To Work vs When I Work: einfache Dienstplanung oder komplette Plattform

When To Work vs When I Work: unterschiedliche Tools trotz ähnlicher Namen

Die Namen sind leicht zu verwechseln, doch die Produkte lösen unterschiedliche Aufgaben. When To Work ist ein schlichtes Planungstool mit Pauschalpreis und ohne Extras. When I Work ist eine breitere Plattform für das Personalmanagement mit Zeiterfassung, Nachrichten und Abrechnung pro Nutzer.

Dieser Vergleich zeigt, was jede Plattform tatsächlich enthält, wo sich die Preismodelle unterscheiden und welche Art von Unternehmen von Einfachheit und welche von Funktionstiefe profitiert.

When To Work im Überblick

When To Work ist ein reines Planungstool, das es seit über zehn Jahren gibt. Keine Stempeluhr, keine Lohnabrechnung, keine Nachrichten, keine HR-Funktionen. Sie erstellen Dienstpläne, die Mitarbeitenden sehen sie ein und tauschen Schichten. Das ist das gesamte Produkt.

Der Preis ist pauschal: 38 $ pro Monat für bis zu 10 Mitarbeitende, danach steigt er mit der Teamgröße. Jeder Tarif enthält alle Funktionen, ohne Stufen und ohne Zusatzverkäufe. Es gibt eine 30-tägige Testphase. Einen dauerhaft kostenlosen Tarif gibt es nicht.

Die Oberfläche wirkt im Vergleich zu neueren Wettbewerbern veraltet. Analysten bewerten sie mit 61 von 100 Punkten, When I Work mit 86 von 100 (SelectHub). Für Führungskräfte, die nur einen Plan veröffentlichen und weitermachen wollen, ist gerade die Einfachheit der Punkt.

When I Work im Überblick

When I Work bündelt Dienstplanung, Stempeluhr und Team-Nachrichten in einer Plattform. Das Produkt richtet sich an Teams mit Stundenlohn im Einzelhandel, in der Gastronomie, im Gesundheitswesen und in der Hotellerie. Alle Funktionen sind in jedem Tarif enthalten, ohne Einschränkungen nach Stufe.

Die Preise beginnen bei 2,50-3 $ pro Nutzer und Monat für Teams an einem Standort und bei 5 $ pro Nutzer und Monat für mehrere Standorte. Einen kostenlosen Tarif gibt es nicht, aber eine 14-tägige Testphase. Ein Team mit 20 Personen zahlt je nach Stufe 50-100 $ pro Monat.

Die mobile App und die Planungsoberfläche gehören zu den ausgereiftesten der Kategorie. Die Lücken: kein Offline-Modus, kein Telefonsupport, und Benachrichtigungen von WorkChat kommen gelegentlich nicht an.

Preise: Pauschale oder pro Nutzer

When To Work berechnet eine feste Monatsgebühr nach Teamgröße. Für 10 Mitarbeitende sind das 38 $ pro Monat. Für 20 steigt der Preis, aber jeder Nutzer erhält alle Funktionen. Keine Überraschungen.

When I Work berechnet 2,50-5 $ pro Nutzer und Monat. Für 10 Mitarbeitende sind das 25-50 $ pro Monat, also möglicherweise günstiger als When To Work. Für 20 Mitarbeitende sind es 50-100 $ pro Monat. Bei größeren Teams wächst die Abrechnung pro Nutzer schneller als die Pauschale.

Der entscheidende Unterschied: Bei When I Work sind Zeiterfassung und Nachrichten im Preis enthalten. When To Work bietet nur die Planung. Wenn Sie ohnehin eine Stempeluhr brauchen, zahlen Sie zusätzlich zu When To Work für ein separates Tool, und das kann den Preisvorteil aufheben.

Funktionen: nur Planung oder komplette Plattform

When To Work plant und macht sonst nichts. Schichten per Drag-and-drop anlegen, Verfügbarkeiten der Mitarbeitenden, Schichttausch, Planvorlagen. Keine Stempeluhr, kein GPS, keine Nachrichten. Wenn Ihr Team ein separates Zeiterfassungssystem nutzt und über SMS oder Slack kommuniziert, ist das kein Problem.

When I Work verbindet die Planung mit einer Stempeluhr (mit GPS), Team-Nachrichten, Schichttausch mit Freigabeprozess und Integrationen mit Anbietern für die Lohnabrechnung. Für Unternehmen, die einen einzigen Login statt drei separater Tools wollen, hat diese Bündelung echten Wert.

Mobile Nutzung und Integrationen

When I Work hat eine gut bewertete mobile App für iOS und Android: Mitarbeitende sehen ihre Pläne, tauschen Schichten, stempeln ein und schreiben ihrem Team. Die Einschränkung ist der fehlende Offline-Modus, der an Orten mit schwachem Empfang Probleme macht.

When To Work hat statt einer eigenen nativen App eine mobil optimierte Weboberfläche. Sie funktioniert auf dem Smartphone, bietet aber keine Push-Benachrichtigungen, kein Einstempeln per GPS und nicht das App-Erlebnis, das moderne Teams erwarten. Für Unternehmen, deren Mitarbeitende täglich auf dem Handy in den Plan schauen, ist das wichtig.

Bei den Integrationen verbindet sich When I Work mit Gusto, ADP, QuickBooks, Square und weiteren Diensten. When To Work hat kaum Integrationen: Die Planungsdaten bleiben in der Plattform und müssen für die Lohnabrechnung manuell exportiert werden.

Warum Shifton als Alternative zu beiden eine Überlegung wert ist

When To Work bietet nur die Planung. When I Work ergänzt die Zeiterfassung, rechnet aber pro Nutzer ab und hat keinen kostenlosen Tarif. Shifton bietet kostenlose Dienstplanung für bis zu 10 Nutzer und ergänzt Zeiterfassung, Aufgabenverwaltung und Berichte als kostenpflichtige Module pro Nutzer.

Kostenpflichtige Module haben eine kostenlose Testphase von bis zu 60 Tagen. Die Plattform ist in 40 Sprachen verfügbar, wird in über 60 Branchen genutzt und rechnet pro Nutzer ohne Gebühren pro Standort ab. Für kleine Teams, die mehr als nur Planung wollen, ohne die Preise von When I Work zu zahlen, schließt Shifton diese Lücke.

Wer sollte was wählen

When To Work ist für Führungskräfte, die nur einen veröffentlichten Dienstplan brauchen. Wenn Zeiterfassung, Lohnabrechnung und Nachrichten bereits über andere Tools laufen, gibt es keinen Grund, für ungenutzte Funktionen zu zahlen. Der Pauschalpreis ist planbar, und die Einarbeitung dauert kaum Zeit.

When I Work ist die richtige Wahl für Teams, die Planung, Zeiterfassung und Kommunikation in einer App wollen. Die Abrechnung pro Nutzer funktioniert gut für Teams unter 30 Personen. Darüber steigen die Kosten, aber auch der Nutzen, alles an einem Ort zu haben.

Shifton ist die Option für Teams, die eine modulare Plattform zu geringeren Kosten wollen. Die Planung ist für bis zu 10 Nutzer kostenlos, und kostenpflichtige Module haben eine kostenlose Testphase von bis zu 60 Tagen. 40 Sprachen. Keine Gebühren pro Standort.

Das Fazit

When To Work ist das einfachere, günstigere Tool nur für die Planung. When I Work ist die umfassendere Plattform mit Zeiterfassung und Nachrichten. Shifton bietet kostenlose Planung für bis zu 10 Nutzer und Zeiterfassung als kostenpflichtiges Modul pro Nutzer, einen Mittelweg, den keiner der beiden Wettbewerber bietet.

Häufig gestellte Fragen

Hat When To Work einen kostenlosen Tarif?

Nein. When To Work bietet eine 30-tägige Testphase, aber keinen dauerhaft kostenlosen Tarif. Die Preise beginnen bei 38 $ pro Monat für bis zu 10 Mitarbeitende, alle Funktionen inklusive.

Enthält When To Work eine Zeiterfassung?

Nein. When To Work ist ein reines Planungstool. Für Zeiterfassung, Einstempeln per GPS und Nachrichten brauchen Sie ein separates Tool.

Was ist für ein Team mit 15 Personen günstiger?

When I Work mit 37,50-75 $ pro Monat gegenüber When To Work mit etwa 45-50 $ pro Monat. Aber When I Work enthält Zeiterfassung und Nachrichten, When To Work nur die Planung. Wenn Sie ohnehin eine Zeiterfassung brauchen, kann ein zusätzliches Tool When To Work insgesamt teurer machen.

Kann Shifton eines der beiden ersetzen?

Ja. Shifton bietet kostenlose Planung für bis zu 10 Nutzer und Zeiterfassung als kostenpflichtiges Modul pro Nutzer mit einer kostenlosen Testphase von bis zu 60 Tagen. Es deckt ab, was When I Work bietet, zu einem niedrigeren Preis und bietet mehr als When To Work zu einem vergleichbaren.