Planleggingsprogram for firmaer i profesjonelle tjenester

I et firma innen profesjonelle tjenester er tid det eneste virkelige lageret. Konsulenter, revisorer, ingeniører og arkitekter selger timer, og hver time som ikke blir registrert, ikke blir fordelt eller ikke blir fakturert, er borte for godt. Derfor betyr planlegging mer her enn i de fleste bransjer: planen er ikke en administrativ bekvemmelighet, den er planen for hele kapasiteten til firmaet den uken.

Presset er dessuten ujevnt. Arbeidet kommer i bølger rundt innleveringsfrister, prosjektmilepæler og årsoppgjør, og faller så bort igjen. Den ene uken mangler et team på tolv fire par hender; seks uker senere sitter halvparten uten en eneste booking. Begge tilstandene koster penger, og begge er usynlige helt til noen ser hele uken på én skjerm.

Hva et planleggingsprogram for profesjonelle tjenester må klare

Fire egenskaper bærer det meste av verdien. Å sette folk på kundeoppdrag raskt og endre den fordelingen uten å tegne uken på nytt. Å vise individuelle timesummer mens planen fortsatt kan redigeres, slik at en presset periode ikke stille blir til overtid og utbrenthet. Å publisere til alle på én gang, fordi halve teamet sitter hos en kunde. Og å registrere timene som faktisk ble jobbet, per person og per prosjekt, i en form økonomi kan bruke.

Alt utover det er smakssak. Et planleggingssystem for profesjonelle tjenester som håndterer de fire punktene, gjør mer for et firma enn en lengre funksjonsliste rettet mot problemer det ikke har.

Timer per kunde, registrert i stedet for husket

De fleste firmaer rekonstruerer fortsatt uken fredag ettermiddag ut fra hukommelsen og en kalender. Resultatet er en timeliste som omtrent stemmer, systematisk er satt for lavt og er umulig å forsvare hvis en kunde spør.

Å planlegge mot prosjekter flytter utgangspunktet. Arbeidet bookes på et oppdrag, folk stempler inn og ut fra mobilappen eller nettleseren, og timerapporten kommer ut fordelt på person og prosjekt med jobbede timer og overtid holdt fra hverandre. Det du får er en registrering av hvor tiden ble av, ikke en rekonstruksjon. Firmaer som leter etter tidsregistrering for profesjonelle tjenester, prøver som regel å lukke nettopp det gapet mellom det som skjedde og det som ble skrevet ned.

Tre ting må stemme før registreringen kan stoles på:

• Planen og stemplingen ligger i samme system, slik at planlagte og faktiske timer kan sammenlignes
• Hver blokk bærer et prosjekt, slik at timene knyttes til kunden i samme øyeblikk de registreres
• Rapportene eksporteres i en form økonomi kjenner igjen, uten at noen taster dem inn på nytt

Mangler én av dem, er du tilbake til rekonstruksjonen. Det er også den praktiske forskjellen mellom tidsregistrering i et revisjonsfirma og et delt regneark med initialer i første kolonne.

Høysesongen og overtiden den fører med seg

Hvert firma har en periode der planen slutter å være til forhandling. Et årsoppgjør, en innleveringsfrist, et prosjekt som settes i drift. Timene stiger, helgene går med, og risikoen flytter seg fra ledig tid til folk som stille kjører seg selv ned.

Det eneste som virker mot det, er sikt mens uken fortsatt kan redigeres. Taket til hver person står ved siden av timene som allerede er lagt inn, slik at en overbelastet uke er tydelig før publisering og ikke etter lønnskjøringen. Utvidet dekning, kveldsblokker og helgearbeid legges i samme rutenett som vanlige dager, med roller synlige slik at en junior aldri står alene med en fristvakt. Et planleggingsprogram for et revisjonsfirma måles nettopp på de åtte ukene i året.

Benken: å vite hvem som er ledig neste uke

Det motsatte problemet er like dyrt. En senior konsulent med en tom uke er en kostnad firmaet bærer fullt ut, og ingen merker det før måneden avsluttes. Å se hele teamet i ett rutenett gjør tilgjengeligheten lesbar: hvem som er booket, hvem som er halvbooket og hvilke dager som står åpne.

Tilgjengelighet og ferieforespørsler kommer inn fra teamet, så den som planlegger neste måned arbeider ut fra det folk faktisk har meldt fra om, og ikke ut fra en notis i hodet. Arbeid som ennå ikke er tildelt noen, blir stående i en åpen rad i stedet for å forsvinne, noe som gjør at kapasitetsspørsmålene stilles mens det fortsatt er tid til å svare. Tidsregistrering i et konsulentfirma kjøpes vanligvis for å avgjøre faktureringsspørsmål, men det første den endrer er enklere: et ærlig bilde av hvem som har plass neste uke. Arkitekt- og ingeniørkontorer følger samme mønster, og siden vår om planleggingsprogram for arkitekter tar for seg studioversjonen av det.

Fravær i et firma som lever av frister

Ferie i profesjonelle tjenester er aldri enkelt. Forespørslene klumper seg rundt de rolige periodene, blir trukket når en kunde flytter en dato, og må holdes opp mot hvem fra samme team som allerede er borte. Håndtert på e-post blir det en privat liste hos en partner.

Ligger forespørselen i samme system som planen, sendes den fra appen, godkjennes eller avslås av en leder og slår inn i vaktplanen med én gang. Rapporter over feriesaldo og fravær viser per person hva som er tatt ut og hva som gjenstår, og det fjerner mesteparten av den årlige diskusjonen om overførte dager.

Timelister økonomi faktisk kan bruke

Overleveringen ved månedsslutt er der planleggingen betaler seg eller ikke. Rapportene over arbeidstimer deler perioden opp i jobbede timer, overtid, pauser, forsinkelser og fravær for hver person og hvert prosjekt. Timesatsrapportene skiller grunntimer fra tilleggstimer. Begge eksporteres, slik at økonomiteamet får en fil i stedet for en rekke halvt huskede svar.

En QuickBooks-integrasjon sender regnskapsdata videre, og Zapier kobler Shifton til de øvrige systemene firmaet allerede kjører. Er rapportering det du bryr deg mest om, går funksjonssiden rapporter gjennom hva hver enkelt rapport inneholder.

Der firmasystemene slutter og planleggingen begynner

Grensen er verdt å si rett ut. Forretningssystemer for profesjonelle tjenester, systemer for drift av revisjonsfirmaer og konsulentsuiter er bygget rundt den kommersielle syklusen: pipeline, fakturering, oppdragsøkonomi. Det er ikke planleggingsverktøy, og de fleste behandler timeføring som en formalitet.

Shifton er bevisst den andre halvdelen. Det planlegger hvem som jobber når, får planen ut på telefonene, registrerer oppmøte og leverer rene timer per person og prosjekt. Det sender ingen faktura og forutsier ingenting. Firmaer som vil ha et tall for fakturerbare timer de kan stå inne for, oppdager som regel at det var registreringslaget som manglet, ikke enda et dashbord.

Å velge et system teamet fortsetter å bruke

Test det slik firmaet kommer til å bruke det. Book en uke med kundearbeid og ta tiden på deg selv. Endre en tildeling og se hvor raskt de berørte får vite det. Be noen som er hos en kunde om å stemple inn fra telefonen. Hent ut en timerapport for ett enkelt prosjekt og se om den stemmer med det du ventet.

Under 10 personer klarer Shiftons gratisabonnement hele jobben uten tidsbegrensning, noe som passer et lite firma helt. Vokser firmaet, faktureres de betalte abonnementene per ansatt per måned og legger til dypere rapportering og styring, mens geolokasjon og arbeidssted er tilgjengelig som betalt modul. Målet er det samme i enhver størrelse: en uke som speiler den reelle kapasiteten, en høysesong ingen brenner seg ut i, og et timetall som holder når en kunde spør.