Клиенттермен жұмысқа арналған кәсіби қызметтер кесте бағдарламасы

Кәсіби қызметтер фирмасында жалғыз нақты қор - уақыт. Кеңесшілер, бухгалтерлер, инженерлер мен сәулетшілер сағат сатады, ал жазылмай, бөлінбей немесе шотқа түспей қалған әр сағат біржола жоғалады. Сондықтан кәсіби қызметтерге арналған кесте бағдарламасы мұнда көптеген салаға қарағанда маңыздырақ: кесте әкімшілік ыңғайлылық емес, бүкіл фирманың сол апталық қуатының жоспары.

Жүктеме де біркелкі емес. Жұмыс есеп тапсыру мерзімдері, жоба кезеңдері мен жыл қорытындысы төңірегінде толқынмен келеді де, содан кейін басылады. Бір аптада он екі адамдық командаға төрт адам жетпейді; алты аптадан кейін олардың жартысы тапсырыссыз отырады. Екі жағдай да ақшаға түседі және екеуі де біреу бүкіл аптаны бір экраннан көрмейінше жасырын қалады.

Кәсіби қызметтер кесте бағдарламасы не істеуі керек

Құндылықтың басым бөлігін төрт мүмкіндік көтереді. Адамдарды клиент тапсырмаларына жылдам бекіту және сол бекітуді бүкіл аптаны қайта сызбай өзгерту. Кестені әлі өңдеуге болатын кезде әр адамның сағат қорытындысын көрсету, сонда шиеленісті кезең үнсіз күйзеліс пен үстеме жұмысқа айналмайды. Барлығына бірден жариялау, өйткені команданың жартысы клиентте отыр. Және шын мәнінде істелген сағатты адам мен жоба бөлінісінде қаржы бөлімі пайдалана алатын түрде жазып отыру.

Одан тыс нәрсенің бәрі талғам мәселесі. Осы төрт істі атқаратын кәсіби қызметтер кесте жүйесі фирмаға оның мүлде жоқ мәселелеріне бағытталған ұзын мүмкіндіктер тізімінен көбірек пайда әкеледі.

Клиентке кеткен сағат: есте сақталған емес, жазылған

Көптеген фирмалар аптаны әлі күнге дейін жұма күні түстен кейін жадынан және күнтізбеден қалпына келтіреді. Нәтижесінде кәсіби қызметтердің жұмыс уақыты кестесі шамамен дұрыс, жүйелі түрде кем көрсетілген және клиент сұрақ қойса қорғауға келмейтін болып шығады.

Жобаға қарсы жоспарлау бастапқы нүктені өзгертеді. Жұмыс тапсырмаға жазылады, адамдар мобильді қосымшадан немесе браузерден бастау мен аяқтауды белгілейді, ал сағат есебі адам мен жоба бойынша бөлініп, істелген сағат пен үстеме жұмыс бөлек көрсетіліп шығады. Сіз алатын нәрсе - уақыттың қайда кеткені туралы жазба, қалпына келтіру емес. Кәсіби қызметтерге арналған уақыт есебі бағдарламасын іздейтін фирмалар әдетте болған оқиға мен жазылған нәрсе арасындағы дәл осы алшақтықты жабуға тырысады.

Жазбаға сену үшін үш нәрсе сәйкес келуі керек:

• Кесте мен уақыт белгілеу бір жүйеде тұрады, сондықтан жоспарлы және нақты сағатты салыстыруға болады
• Әр блок жобаны алып жүреді, сондықтан сағаттар жазылған сәтте тапсырмаға тіркеледі
• Есептер қаржы бөлімі танитын түрде экспортталады, оларды ешкім қайта термейді

Осының біреуін жіберіп алсаңыз, қайтадан қалпына келтіруге ораласыз. Бұл сонымен қатар бухгалтерлік фирманың уақыт есебі бағдарламасы мен адамдардың аты-жөні бүйірде тұрған ортақ кесте арасындағы нақты айырмашылық.

Қарбалас маусым және ол әкелетін үстеме жұмыс

Әр фирмада жоспар талқыға түспейтін кезең болады. Жыл қорытындысы, есеп тапсыру мерзімі, іске қосылып жатқан жоба. Сағаттар өседі, демалыс күндер жұмсалады, ал тәуекел бос уақыттан үнсіз шаршап жүрген адамдарға ауысады.

Оған қарсы құрал - аптаны әлі өңдеуге болатын кездегі көрінімділік. Әр адамның шегі бөлініп қойған сағаттардың қасында тұрады, сондықтан шамадан тыс жүктелген апта жалақы есептелгеннен кейін емес, жарияланғанға дейін көрінеді. Ұзартылған жабу, кешкі блоктар мен демалыс күндегі жұмыс кәдімгі күндермен бір торға түседі, рөлдер көрсетіледі, сондықтан жас маман мерзімді ауысымда ешқашан жалғыз қалмайды. Бухгалтерлік фирманың кесте бағдарламасы жылдағы сол сегіз аптаны қалай игергеніне қарай ұтады немесе ұтылады.

Бос отырған адамдар: келесі аптада кім бос

Кері мәселе де дәл сондай қымбат. Аптасы бос аға кеңесші - фирма толық көтеретін шығын, оны ай жабылғанша ешкім байқамайды. Бүкіл команда бір торда тұрғанда, қолжетімділік оқылатын болады: кім бос емес, кім жартылай бос емес және қай күндер ашық.

Қолжетімділік пен демалыс өтініштері команданың өзінен келеді, сондықтан келесі айды жоспарлайтын адам басындағы белгімен емес, адамдардың шын айтқанымен жұмыс істейді. Ешкімге бекітілмеген жұмыс жоғалып кетпей, ашық жолда қалады, демек қуат туралы сұрақтар оларға жауап беруге әлі уақыт бар кезде қойылады. Кеңес беру фирмасына арналған уақыт есебі бағдарламасы әдетте шот мәселелерін шешу үшін сатып алынады, бірақ ол өзгертетін бірінші нәрсе қарапайымырақ: келесі аптада кімде орын бар екеніне адал көзқарас. Сәулет және инженерлік бюролар да сол ырғақпен өмір сүреді, ал біздің сәулетшілерге арналған кесте бағдарламасы бетінде оның студиялық нұсқасы сипатталған.

Мерзімдермен өмір сүретін фирмадағы демалыс

Кәсіби қызметтердегі демалыс ешқашан қарапайым емес. Өтініштер тыныш кезеңдер төңірегіне жиналады, клиент күнді жылжытқанда күші жойылады және сол командадан кім қазірдің өзінде жоқ екенімен салыстырылуы керек. Хат арқылы жүргізілсе, бұл серіктестің жеке тізіміне айналады.

Кестемен бір жүйеде сақталса, өтініш қосымшадан жіберіледі, басшы оны мақұлдайды немесе қайтарады және ол кестеде бірден көрінеді. Демалыс қалдығы мен демалыс есептері әр адам бойынша не алынғанын және не қалғанын көрсетеді, бұл ауысқан күндер туралы жылдағы дау-дамайдың басым бөлігін жояды.

Қаржы бөлімі шынымен пайдалана алатын уақыт есебі

Ай соңындағы тапсыру - жоспарлау не ақталатын, не ақталмайтын жер. Жұмыс сағаттары есептері кезеңді әр адам мен жоба бойынша істелген сағатқа, үстеме жұмысқа, үзіліске, кешігуге және келмей қалуға бөледі. Мөлшерлеме есептері негізгі сағатты жоғарылатылған сағаттан ажыратады. Екеуі де экспортталады, сондықтан қаржы командасы жартылай есте қалған жауаптар жиынын емес, файл алады.

QuickBooks интеграциясы бухгалтерлік деректерді береді, ал Zapier Shifton жүйесін фирма қазірдің өзінде қолданатын басқа жүйелермен байланыстырады. Егер сізді ең алдымен есептілік қызықтырса, есептер мүмкіндігі беті әр есептің құрамын түсіндіреді.

Фирма жиынтықтары қайда бітеді және кесте қайдан басталады

Бұл шекараны ашық айтқан жөн. Кәсіби қызметтерді басқару бағдарламалары, бухгалтерлік фирмаларды басқару жүйелері және кеңес беру жиынтықтары коммерциялық цикл айналасында құрылған: сату арнасы, шот қою, тапсырма қаржысы. Олар кесте құралы емес және олардың көбі уақыт енгізуді формальдылық деп санайды.

Shifton жүйесі әдейі екінші жарты болып табылады. Ол кімнің қашан жұмыс істейтінін жоспарлайды, сол жоспарды телефондарға жеткізеді, келуді жазады және адам мен жоба бөлінісіндегі таза сағатты тапсырады. Ол шот шығармайды және ештеңе болжамайды. Артында тұра алатын төленетін сағаттар санын қалайтын фирмалар әдетте оларға тағы бір бақылау тақтасы емес, дәл жазу қабаты жетпей тұрғанын байқайды.

Команда пайдалануды жалғастыратын жүйені қалай таңдау керек

Оны фирма қалай пайдаланатын болса, солай сынап көріңіз. Бір апталық клиент жұмысын жоспарлап, уақытты өлшеңіз. Бір бекітуді өзгертіп, оған қатысты адамдардың қаншалықты тез білетінін қараңыз. Клиентте отырған біреуден телефонынан жұмыс басталуын белгілеуді сұраңыз. Бір жоба бойынша сағат есебін алып, оның күткеніңізге сай келетінін тексеріңіз.

10 адамға дейін Shifton тегін жоспары бүкіл жұмысты уақыт шектеуінсіз атқарады, бұл шағын кеңсеге толық жарайды. Фирма өскен сайын ақылы жоспарлар айына бір қызметкер үшін есептеледі және тереңірек есептілік пен бақылау қосады, ал геолокация мен жұмыс орны ақылы модуль ретінде қолжетімді. Мақсат кез келген көлемде сол күйінде қалады: нақты қуатты көрсететін апта, ешкім күйіп кетпейтін қарбалас маусым және клиент сұрағанда шыдайтын сағат саны.