エリア別、工程別に組む
試合当日は、ひとつの建物を共有する複数の別々の現場です。入場ゲート、スタンド、飲食、ピッチサイド、試合後の清掃には、それぞれ固有の時間帯があります。これらを一本のシフトとして組むと、あらゆる欠員が見えなくなります。
大人数の短期スタッフに伝える
試合当日のスタッフの多くは、年に数日しか働きません。自分のシフト、担当エリア、集合時刻を手元のスマートフォンで見られる必要があり、運営責任者はそれが届いたことを確認したいはずです。
数百人をまとめて打刻する
実際に何人来場したかが、その日すべての土台になる数字です。スマートフォンからのエリア別打刻は、まだ人を動かせる時間帯に、建物の中に本当に誰がいるかを運営本部に伝えます。
試合当日の費用を後から算出する
イベントの予算は終わってから締まり、その中でも人件費がいちばん動きます。エリア別、工程別の実働時間は、ひとまとめの賃金額を試合ごとに比較できるものへ変えます。
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スタジアム運営システムという言葉が普通に指すもの
この言い方は通常、観客側を指します。チケット、入場管理、認証、事故記録など、誰を建物に入れるか、何かあったときにどうするかを決める仕組みです。どのスタジアムにもありますが、そのどれも働く人の配置は計画しません。
試合当日の人員配置は別の分野です。数百人、その多くが短期のスタッフで、別々のゲートに波のように到着し、不揃いに重なるシフトに入ります。しかも人数を把握すべき担当者は、席に座らず建物の中を歩き回っています。
エリアと工程
スタジアムはひとつの会場ではなく、十いくつの小さな会場の集まりです。入場ゲートは誰よりも先に人が要ります。スタンドは試合中ずっと誘導が要ります。飲食は早く始まり遅く終わります。ピッチサイドは少人数で専門的です。試合後の清掃は、ほかの全員が帰ったあとに始まります。
これを一本の試合当日シフトとして組むと、あるスタンドで誘導が二人足りない一方、一時間前に閉まったゲートに四人が立っている、という事態になります。エリアをプロジェクトとして扱い、工程を分けて計画することが、不足を起こる前に見えるようにします。
設営、試合、清掃。そのそれぞれの中に、さらに各エリアがあります。
誰も計画しない切り替え
試合後の清掃は、いちばん当然のように片づくと見なされがちな工程であり、同時に、すでに八時間働いた人が入りやすい工程でもあります。これを明示的にシフトへ載せることだけが、疲労を勤務開始前に見える形にします。
年に六日しか働かない人たち
試合当日のスタッフの大半は短期です。建物をよく知らず、前のシーズンに言われたことは覚えていません。担当エリア、ゲート、集合時刻は、開かれないメールではなく手元の画面にある必要があります。
シフトに添えたメモが半分を担い、既読確認が残り半分を担います。連絡が届いたはずだと考えるのではなく、届いたと知ることです。この規模の人数になると、想定と確認の差は欠員の数として表れます。
到着人数こそが運営の数字
試合当日のすべては、その瞬間に建物の中に実際に何人いるかで決まります。そしてその数は、割り当てた人数とは違います。差は必ず生まれ、しかもエリアごとに均等には散りません。
スマートフォンからの打刻をエリア別に読めば、それが生きた図になります。十三時半に北スタンドで三十人の予定に対し二十二人が到着したと分かる運営本部は、まだ人を動かせます。同じ情報も十五時にはただの報告になります。
派遣と自社スタッフを同じ計画に
ほとんどのスタジアムは、自社のスタッフに派遣の誘導や委託の清掃を組み合わせています。同じ計画の中で部署を分けて持つことで、大事な二つが両立します。運営責任者は建物全体を見られ、給与用の出力にはクラブの従業員だけが残ります。
一試合の費用を出す
試合当日の人件費は、たいてい請求書の合計と給与の一行で突き合わせるため、試合どうしの比較はほとんどできません。実働時間をエリア別、工程別にまとめると、財務が実際に使える数字になります。
観客が少ないカップ戦がリーグ戦と同じ費用だったなら、それは人員配置のモデルの問題です。ただしそれが問いになるのは、二つを並べて置けるようになってからです。
どこから始めるか
Shifton は10人まで期限なしで無料なので、短期スタッフへ広げる前に常設の運営チームを回すには十分です。シフト作成、モバイルアプリ、基本の打刻、レポートが含まれ、モジュールは従業員1人あたり月0,50ドルから一つずつ追加でき、最長60日の試用期間が付きます。
よくある質問
チケット販売や入場管理も行いますか。
いいえ。チケット、認証パス、入場管理は観客を扱うシステムの担当です。Shifton が組むのは働く人のシフトで、誘導スタッフ、飲食、清掃、設営、ピッチサイドの班を対象にし、その実働時間を記録します。
誘導スタッフをエリア単位で計画できますか。
できます。各エリアやブロックがそれぞれ独立したプロジェクトになるため、運営責任者は入場ゲートだけ、あるスタンドだけ、あるいはスタジアム全体を見ることができます。レポートも記録された時間を同じ区分でまとめます。
数百人の短期スタッフはどうやってシフトを受け取りますか。
モバイルアプリ経由です。ゲート、エリア、集合時刻、責任者がシフトにメモとして添えられます。既読確認で誰が開いたかが分かり、大半のスタッフが年に数日しか働かない現場ではこれが効いてきます。
固定の打刻機がなくても出退勤を記録できますか。
記録は現場のモバイルアプリから行えます。打刻を特定の場所に紐づけたい施設向けには、勤務場所管理が有料モジュールとして用意されています。
ある試合と別の試合を比べられますか。
レポートはエリア、工程、期間で時間をまとめるため、大きな試合を通常の試合と並べて読むことができます。両方がひとまとめの賃金額として届くことはありません。
小さなアリーナなら無料プランで足りますか。
10人までは期限なしで無料で使え、小規模アリーナの常設運営チームなら、シフト作成、モバイルアプリ、基本の打刻、レポートまで含めてその範囲に収まります。有料モジュールは従業員1人あたり月0,50ドルからで、最長60日の試用期間が付きます。
