Dienstplan und Zeiterfassung für Kongresszentren

Was ein Kongresszentrum tatsächlich plant

Software für Veranstaltungshäuser meint meist die kaufmännische Seite: Anfragen, Raumverfügbarkeit, Teilnehmeranmeldung, Cateringbestellungen, Technikbedarf. In diesem System lebt der Vertrieb, und darum geht es auf dieser Seite nicht.

Die operative Seite sind die Menschen. Ein Kongresszentrum mit sechs Räumen fährt an einem beliebigen Tag sechs Aufbauten, sechs Veranstaltungen und sechs Umbauten, getragen von einem kleinen festen Team plus Aushilfen. Ob morgen funktioniert, hängt vollständig an diesem Plan, und der entsteht meist in einer Tabelle.

Raum und Phase als Einheit

Ein Haus nach Person zu planen erzeugt eine Liste, mit der niemand arbeiten kann. Nach Raum und Phase zu planen erzeugt etwas, das die Dienstleitung lesen kann: Diese Buchung steht, bei dieser ist niemand auf dem Umbau, diese braucht um neun zwei mehr an der Tür.

Die Phasen zählen so viel wie die Räume. Der Aufbau ist eine kleine Crew mit schwerer Arbeit über lange Zeit. Die Veranstaltung selbst braucht Präsenz statt Kraft. Der Umbau ist schnell, spät und wird oft von Leuten gemacht, die seit sieben im Haus sind.

Drei Phasen, drei verschiedene Besetzungsformen.

Buchungen Rücken an Rücken

Die schwierigste Stunde in einem Kongresszentrum liegt zwischen zwei Veranstaltungen im selben Raum. Sie ist kurz, sie ist vollständig verplant, und in einem Plan, der nach Tagen denkt, ist sie unsichtbar. Den Umbau als eigene geplante Phase zu führen ist das, was ihn davor bewahrt, eine Annahme zu bleiben.

Eine Belegschaft, die sich wöchentlich ändert

Fast kein Haus besetzt seine Spitze dauerhaft. Das Kernteam ist klein, und die vollen Wochen werden mit Aushilfen, Zeitarbeit und bekannten Gesichtern aus der letzten Saison gedeckt. Sie einzubinden muss schnell genug gehen, um in einer vollen Woche zu passieren, denn genau dann passiert es.

Abteilungen halten die Gruppen getrennt, ohne den Plan zu zerteilen. Die Dienstleitung sieht alle im Haus. Der Lohnexport enthält nur die Leute, die das Haus beschäftigt.

Einchecken über ein ganzes Haus

Ein Terminal am Personaleingang passt zu einer Fabrik. In einem Veranstaltungshaus kommt das Team durch verschiedene Türen, zu verschiedenen Zeiten, für verschiedene Räume, und wer die Kopfzahl braucht, geht durch das Haus, statt am Terminal zu sitzen.

Der Check-in vom Telefon legt den Ankunftsnachweis dorthin, wo die Arbeit ist. Zu wissen, wer tatsächlich kam, statt wer gebucht war, ist das, was der Dienstleitung erlaubt, in den zwanzig Minuten vor dem Einlass umzudisponieren.

Lange Tage ehrlich erfasst

Schichten im Haus brechen die ordentlichen Annahmen gewöhnlicher Zeiterfassung. Vierzehnstündige Aufbautage gibt es. Pausen werden genommen, wenn der Raum es zulässt. Wer für acht Stunden gebucht war, bleibt elf, weil der Kunde überzogen hat. Tatsächlich gegen geplant zu erfassen, mit getrennt geführten Pausen, hält das im Nachweis statt in einer Erinnerung.

Was jede Buchung gekostet hat

Die Preisbildung im Haus setzt eine Personalzahl voraus. Der Abgleich danach kann sie meist nicht prüfen, weil die Lohnsumme als eine einzige Zahl für alle Räume ankommt.

Nach Buchung und Phase gruppierte Stunden machen die Prüfung möglich. Ein wiederkehrender Kunde, dessen Veranstaltungen regelmäßig zwei Leute mehr brauchen als kalkuliert, ist ein Preisgespräch, und dieses Gespräch entsteht erst, wenn jemand die Zahl sehen kann.

Wo man anfängt

Shifton ist bis 10 Personen kostenlos, ohne Zeitlimit, und das deckt ein kleines Haus oder eine einzelne Abteilung ab. Planung, mobile App, Basiszeiterfassung und Berichte sind enthalten, und Module kommen einzeln ab 0,50 Dollar pro Mitarbeiter und Monat mit einer Testphase von bis zu 60 Tagen dazu.