আইনজীবী ও আইনি দলের জন্য টাইম ট্র্যাকিং সফটওয়্যার

একটি আইনি সংস্থায় নথিভুক্ত সময়ই রাজস্ব। যে ঘণ্টা লগ হয় না, বা সপ্তাহের শেষে স্মৃতি থেকে বসিয়ে দেওয়া হয়, সেটি হয় এমন টাকা যা সংস্থা কখনও বিল করতে পারবে না, নয়তো এমন একটি সংখ্যা যার পক্ষে কেউ দাঁড়াতে পারবে না। এই কারণেই আইনজীবীদের জন্য টাইম ট্র্যাকিং সফটওয়্যার শিফট রোস্টার নিয়ে ভাবার অনেক আগেই কেনা হয়: ঘণ্টাই এখানে পণ্য, আর নথির নির্ভুলতা ঠিক করে দেয় সংস্থা কত আয় করবে এবং কী প্রমাণ করতে পারবে।

দ্বিতীয় সমস্যাটি শান্ত। রিসেপশনে কেউ আছে কি না, আদালতের দিনে কোনও আইনি সহকারী পাওয়া যাবে কি না, এবং একই সপ্তাহে দুজন ছুটিতে চলে যাচ্ছে কি না, তা এখনও কাউকে দেখতে হয়। এই কাজটি সাধারণত দেয়ালের ক্যালেন্ডারে আর কারও মাথায় থাকে।

আইনজীবীদের টাইম ট্র্যাকিং সফটওয়্যারের আসলে যা করা দরকার

তিনটি কাজ, আর তাদের ওজন সমান নয়। শুক্রবারে বসে পুনর্গঠন না করে ঘণ্টাগুলো ঘটার সময়েই ধরা। সেই ঘণ্টাগুলো সঠিক প্রকল্পে বসানো, যাতে প্রতিটি মামলার আলাদা যোগফল থাকে। আর সেগুলো এমন আকারে দেওয়া যা প্রশ্নের মুখেও টেকে, যেখানে কাজের ঘণ্টা ও ওভারটাইম আলাদা থাকে এবং প্রতিটি এন্ট্রির পিছনে সূত্র থাকে।

Shifton এই কাজটি সেই একই পণ্যের ভেতরে করে যা অফিসের কভারেজ ধরে রাখে: মোবাইল ও ওয়েবে টাইম ক্লক, প্রকল্প অনুযায়ী নথিভুক্ত ঘণ্টা, আলাদাভাবে গোনা বিরতি, প্রতি শিফটের টাইমশিট লগ, আর একটি রিপোর্ট প্যানেল যা কাজের ঘণ্টা, ওভারটাইম, অনুপস্থিতি, দেরি, বাজেট ও ঘণ্টার হার ফিরিয়ে দেয়। যেসব সংস্থা আইনজীবীদের ঘণ্টা হিসাবের সফটওয়্যারকে একটি শেয়ার করা স্প্রেডশিটের সঙ্গে মেলায়, তারা পার্থক্যটি প্রথম নয়, তৃতীয় বিন্দুতে পায়।

কে কিনছে তার উপর নাম বদলায়। পার্টনাররা আইনজীবীদের জন্য টাইম ট্র্যাকিং সফটওয়্যার খোঁজেন, অফিস ম্যানেজাররা টাইমশিট সিস্টেম খোঁজেন, আর প্রশাসনিক কর্মীরা শুধু চান ঘণ্টাগুলো তাগাদা ছাড়াই এসে যাক। ইলেকট্রনিক টাইমশিট, হাজিরা সিস্টেম আর সাধারণ স্প্রেডশিট একই কাজের দাবি করে; এদের মধ্যে একটিই এমন লগ রাখে যা পরে যাচাই করা যায়।

সঠিক মামলায় বসানো ঘণ্টা

কাজের ঘণ্টার মোট সংখ্যা একা প্রায় কিছুই বলে না। আসল কথা হল কোন মামলা সেগুলো টেনে নিয়েছে। Shifton সিস্টেমে প্রকল্পই সেই আলাদা করার উপায়: প্রতিটি শিফট ও প্রতিটি এন্ট্রি একটি প্রকল্পের অধীনে থাকে, আর প্রতিটি রিপোর্ট প্রকল্প, পদ ও তারিখের সীমা অনুযায়ী ফিল্টার করা যায়।

ফিল্টারটি চালু করুন, আর প্রতিটি মামলার জন্য কাজের ঘণ্টা, ওভারটাইম ও অনুপস্থিতির সংখ্যা পেয়ে যাবেন, প্রতিটি মানুষের জন্য, আপনার বেছে নেওয়া যেকোনও সময়সীমার জন্য। আইনজীবীদের সময় ট্র্যাকিং নিয়ে খোঁজ করার সময় সংস্থাগুলো আসলে এটিই চায়: স্টপওয়াচ নয়, বরং একটি নাম ও একটি নির্দিষ্ট কাজের সঙ্গে বাঁধা, রক্ষা করা যায় এমন যোগফল। যে আইনি সংস্থার টাইম ট্র্যাকিং সিস্টেম শুধু একটি বড় মোট দেয়, সেটি অর্থ বিভাগের সঙ্গে আলোচনাকে ঠিক শুরুর জায়গাতেই রেখে দেয়, আর যে টুল সময়সীমাকে প্রকল্প ধরে ভাঙতে পারে না, সেটি অন্য নামে একই সমস্যা।

কাজের ঘণ্টা, ওভারটাইম আর বিলের পিছনের সংখ্যা

কাজের ঘণ্টার রিপোর্টই এই সিস্টেমের কেন্দ্র। যেকোনও সময়সীমার জন্য এটি প্রতিটি মানুষের শিফটের শুরু ও শেষ, স্থায়িত্ব, বিরতির সময়, দেরির ঘণ্টা, আগে চলে যাওয়া, অনুপস্থিতির ঘণ্টা, কাজের ঘণ্টা, ওভারটাইম আর শিফটের সংখ্যা ফিরিয়ে দেয়।

কাজের ঘণ্টা ও ওভারটাইম আলাদা কলামে রাখার ওজন আইনি পরিবেশে আরও বেশি, কারণ এই দুটির পারিশ্রমিক আলাদা এবং ক্লায়েন্টের উপর চাপানোর নিয়মও আলাদা, আর প্রতি ত্রৈমাসিকের শেষে এ নিয়ে তর্ক ওঠে। বোনাস, কাটতি ও বাজেট রিপোর্ট যোগ করুন, তখন পার্টনার অনুমান না করে দেখতে পান একটি মামলা কী পরিমাণ খরচ করেছে। এন্ট্রিগুলো কীভাবে ধরা পড়ে তা আমাদের টাইম ট্র্যাকিং ফিচার পাতায় বলা আছে। Shifton ঘণ্টা তৈরি করে; বিল তৈরি করে না।

আদালতের দিন, রিসেপশন আর সহায়ক কর্মীদের কভারেজ

শুধু আইনজীবীদের সপ্তাহ পরিকল্পনা করলেই হয় না। রিসেপশন, আইনি সহকারী, সেক্রেটারি ও কেরানিদের অফিস সময়জুড়ে থাকতে হয়, আর একটি আদালতের দিন এক দিনের নোটিসে একজনকে অফিস থেকে সরিয়ে দেয়। আইনি সংস্থার শিফট শিডিউলিং সফটওয়্যার আসলে এই সহায়ক স্তরটিকে নিয়েই।

সাপ্তাহিক গ্রিড পুরো দলকে এক পর্দায় আনে এবং খালি জায়গাগুলো একটি আলাদা সারিতে তোলে, তাই কর্মীহীন রিসেপশন কয়েক দিন আগেই দেখা যায়। কভারেজ একটি ওপেন শিফট হিসেবে পোস্ট করা যায় যাতে যোগ্য যে কেউ তা নিতে পারে, বদল হয় অ্যাপে ম্যানেজারের নিশ্চিতকরণসহ, আর প্রতিটি পরিবর্তন সংশ্লিষ্ট ফোনে পৌঁছে যায়। এই ধরনের শিফট পরিকল্পনার সফটওয়্যার আপনাকে আদালতের ডায়েরি বানিয়ে দেবে না, কিন্তু দুজন একই শুক্রবার নিয়ে নেওয়ার কারণে অফিস ফাঁকা থাকতে দেবে না। চাহিদাটি আইনজীবীদের শিফট সফটওয়্যার, কর্মী রোস্টার সিস্টেম বা শিডিউল অ্যাপ যে নামেই লেখা হোক, কার্যপ্রণালী একই: একই গ্রিড, একই ওপেন শিফট আর একই বিজ্ঞপ্তি। একটি শিডিউল অ্যাপের বিচার হয় সহায়ক কর্মীরা সেটি খোলে কি না তা দিয়ে, কতগুলো ভিউ আছে তা দিয়ে নয়।

ভূমিকা, অ্যাক্সেস লেভেল আর কে কী দেখে

গোপনীয়তা একটি সংস্থার সবকিছু গড়ে দেয়, প্রশাসনিক টুলগুলোও। Shifton সিস্টেমে প্রতিটি মানুষের একটি অ্যাক্সেস লেভেল থাকে (কর্মী বা অ্যাডমিনিস্ট্রেটর), একটি পদ আর একটি টাইম জোন। কর্মীরা কেবল নিজের শিফট ও নিজের ঘণ্টা দেখেন। অ্যাডমিনিস্ট্রেটররা কেবল তাঁদের দেওয়া দলগুলো দেখেন, অর্থাৎ একজন অফিস ম্যানেজার পুরো সংস্থার তথ্য না পেয়েই রোস্টার চালাতে পারেন।

মানুষ যোগ করা একটি তালিকা, প্রকল্প নয়। ইমেলে আমন্ত্রণ পাঠান, পুরনো তালিকা ইমপোর্ট করুন, আর অ্যাকাউন্ট স্টেটাস কলাম দেখায় কে আমন্ত্রণ নিয়েছে আর কে এখনও বাকি; এতেই চালু করার কাজ মাঝপথে থেমে যায় না। সংস্থায় কর্মী শিডিউলিং সফটওয়্যার ফিচারের চেয়ে অনেক বেশি বার ব্যবহারকারীদের গ্রহণ না করার কারণে ব্যর্থ হয়, তাই আমন্ত্রণের তালিকার ওজন ক্যালেন্ডারের সমান। যে বাস্তবায়ন অ্যাডমিনিস্ট্রেটরদের কাছেই থেমে গেছে, সেটি কিছুই বদলায়নি।

ছুটি, ব্যালেন্স আর যেসব রিপোর্ট চাওয়া হয়

ছোট সংস্থায় ছুটি আসলে মানবসম্পদের মোড়কে থাকা শিডিউলিং সমস্যা, কারণ একই সপ্তাহে দুজনের অনুপস্থিতি একটি আদালতের তারিখ ফাঁকা রেখে দিতে পারে। আবেদন অ্যাপে জমা পড়ে এবং ম্যানেজার অনুমোদন করেন, আর অনুমোদিত ছুটি সঙ্গে সঙ্গে রোস্টারে দেখা যায়, ফলে সেটি পরের সপ্তাহের হিসেবে ঢোকে, সপ্তাহের মাঝে ধরা পড়ে না।

ছুটির ব্যালেন্স রিপোর্ট প্রতিটি মানুষের যোগ হওয়া দিন, ব্যবহার করা দিন আর বাকি ব্যালেন্স দেয়। এর পাশে থাকে অনুপস্থিতি, সর্বনিম্ন ঘণ্টা, নিশ্চিত শিফট আর দেরিতে আসা কর্মীদের রিপোর্ট, সবই ফিল্টার ও এক্সপোর্ট করা যায়। এই সমন্বয়টিই একটি টাইম ট্র্যাকিং সিস্টেমের কেনাকাটাকে এমন কিছুতে বদলে দেয় যা ম্যানেজিং পার্টনার সত্যিই পড়েন।

Shifton কী এবং কী নয়

সোজা বলা সময় বাঁচায়। Shifton হল কর্মীবাহিনী ব্যবস্থাপনার সফটওয়্যার: রোস্টার, ঘণ্টা, হাজিরা, অনুপস্থিতি, রিপোর্টিং। এতে কোনও ফাইল নেই, ক্লায়েন্টের তথ্য নেই, বিলিং নেই, আদালতের ডায়েরি নেই। এটি কিছু লিখে দেবে না, একটি নথিও রাখবে না।

এটি যা প্রতিস্থাপন করে তা হল ঘণ্টার স্প্রেডশিট, কাগজের কভারেজ রোস্টার আর মাসের শেষের পুনর্গঠন। সংস্থাগুলো সাধারণত এটি সেই সিস্টেমের পাশে চালায় যেখানে তাদের ফাইল থাকে, আর তাই টাইমশিট সফটওয়্যারের সিদ্ধান্ত দ্রুত হয়: প্র্যাকটিস যেসব টুলের উপর নির্ভর করে, তাদের সঙ্গে এটি প্রতিদ্বন্দ্বিতা করে না। আইনের বাইরের পেশাদার প্রতিষ্ঠানগুলো আমাদের পেশাদার সেবার শিডিউলিং পাতাটি মিলিয়ে দেখতে পারে, যেটি পরামর্শক সংস্থাগুলোর জন্য একই বিলযোগ্য ঘণ্টার প্রশ্নটি সামলায়।

টাইম ট্র্যাকিং অ্যাপ কীভাবে বাছবেন

যেকোনও টাইম ট্র্যাকিং অ্যাপ একটি সত্যিকারের সপ্তাহে পরীক্ষা করুন। তিনজনকে পাঁচ দিন কাজের শুরু ও শেষ লগ করতে বলুন, তারপর রিপোর্ট নামিয়ে দেখুন মোটগুলো সত্যিই যা ঘটেছে তার সঙ্গে মেলে কি না, ওভারটাইম আলাদা আছে কি না, আর সবকিছু এক্সপোর্ট না করেই একটি প্রকল্পে ফিল্টার করা যায় কি না। ফোনে অ্যাপটি খুলে গুনুন একবার লগ করতে কত ট্যাপ লাগে, কারণ যে অ্যাপে ছয়টি লাগে, মানুষ চুপচাপ সেটি ব্যবহার করা বন্ধ করে দেয়। আইনি সংস্থার সেরা টাইম ট্র্যাকিং সফটওয়্যারের তালিকা এই পরীক্ষায় খুব কম সময়ই টেকে, কারণ গ্রহণের সিদ্ধান্ত ফিচারের ছকে নয়, ফোনেই হয়।

Shifton দশজন পর্যন্ত দলের জন্য সময়সীমা ছাড়াই বিনামূল্যে, যা একটি ছোট প্র্যাকটিসকে পুরোপুরি ঢেকে দেয়, আর তার বেশি হলে পেইড প্ল্যান প্রতি কর্মী প্রতি মাস হিসেবে ধরা হয়; প্রাইসিং পাতা দেখায় কোন মডিউল কোথায় আছে। দলটি ইমপোর্ট করুন, এক সপ্তাহের ঘণ্টা একটি প্রকল্পের বিপরীতে লিখুন, আর রিপোর্ট নামিয়ে অনুমান আর নথির পার্থক্য দেখুন।