ซอฟต์แวร์จัดตารางงานสำหรับบริษัทสถาปนิกและสตูดิโอออกแบบ

บริหารสำนักงานสถาปนิกไปนานพอ ความตึงเครียดแบบเดิมก็จะย้อนกลับมาเรื่อยๆ งานเป็นแบบอิงโครงการ แต่ปฏิทินไม่ใช่ หลายงานเคลื่อนไปพร้อมกัน แต่ละงานอยู่คนละช่วง และแต่ละงานต้องการคนที่ใช่สำหรับช่วงเวลาที่แทบไม่ตรงกับสัปดาห์ทำงานอันเป็นระเบียบ แนวคิดต้องการนักออกแบบ เอกสารต้องการช่างเขียนแบบ ช่วงหน้างานดึงสถาปนิกโครงการออกจากสตูดิโอสองวัน และทั้งหมดนี้ต้องเกิดขึ้นโดยไม่มีกำหนดส่งใดคลาดเคลื่อนไปเงียบๆ เพราะไม่มีใครเห็นการชนกันกำลังมา

เครื่องมือจัดตารางส่วนใหญ่สร้างมาเพื่องานกะ ที่ความต้องการคงที่และทุกคนทำงานชั่วโมงเท่ากัน สตูดิโอออกแบบไม่ได้เดินแบบนั้น ผู้คนถือสาขาและอาวุโสต่างกัน แบ่งสัปดาห์ไปตามโครงการ และเวลาของพวกเขาวัดเทียบกับค่าวิชาชีพไม่ใช่นาฬิกา เครื่องมือที่มองข้ามความจริงข้อนี้จะถูกทิ้งภายในเดือนเดียว และบริษัทก็กลับไปหาสเปรดชีตร่วมและไวท์บอร์ดที่ล้าสมัยตั้งแต่เที่ยงวัน

สิ่งที่ซอฟต์แวร์จัดตารางงานสำหรับสถาปนิกต้องทำได้จริง

ถ้าลอกรายการฟีเจอร์ออก งานก็เหลือเพียงไม่กี่อย่าง ให้หุ้นส่วนหรือผู้จัดการสตูดิโอกระจายงานหนึ่งสัปดาห์ไปหลายโครงการได้อย่างรวดเร็ว แสดงชั่วโมงที่เรียกเก็บได้และต้นทุนแรงงานเทียบกับค่าวิชาชีพก่อนล็อกแผน ไม่ใช่หลังทบทวนโครงการ เข้าถึงทีมที่กระจายอยู่ระหว่างสตูดิโอ หน้างานลูกค้า และบ้าน และทนอยู่ได้เมื่อกำหนดส่งคลาดเคลื่อน เพราะในบริษัทที่ยุ่งมันคลาดเคลื่อนเสมอ แอปจัดตารางสถาปนิกที่ผ่านเกณฑ์เหล่านี้ย่อมชนะแอปที่มีรายการฟีเจอร์ยาวกว่าแต่แก้ปัญหาที่สตูดิโอไม่มี

จัดคนลงโครงการโดยไม่ทำให้สตูดิโอรับภาระเกิน

บริษัทสถาปนิกไม่ใช่ทีมเดียวที่ทำงานเดียว แต่เป็นชุดของโครงการที่ซ้อนทับกันซึ่งแย่งคนกลุ่มเดียวกัน และกำไรอยู่ที่ว่าการแย่งนั้นถูกจัดการดีเพียงใด การบริหารกำลังคนสถาปัตยกรรมที่ดีมองแต่ละโครงการเป็นความต้องการของตัวเองพร้อมกับคงสตูดิโอทั้งหมดไว้ในมุมมองเดียว งานถูกมอบหมายเทียบกับช่วงงานและหมุดหมายแทนตารางตายตัว ทำให้ช่วงเร่งเอกสารและสปรินต์แนวคิดต่างได้มือที่ต้องการในสัปดาห์เดียวกัน กำลังคนเห็นได้ในพริบตา หมายความว่าอาวุโสที่แน่นเกินหรือช่างเขียนแบบที่ว่างงานจะปรากฏก่อนกลายเป็นการส่งที่พลาดหรือเงินเดือนที่สูญเปล่า การจัดตารางทรัพยากรสำหรับสถาปนิกแท้จริงแล้วคือการจับคู่พรสวรรค์อันจำกัดกับความต้องการที่ผันผวนโดยไม่เผาผลาญใคร

คงชั่วโมงที่เรียกเก็บได้และต้นทุนแรงงานไว้ในสายตา

ค่าวิชาชีพตกลงกันเทียบกับงบประมาณ และงบนั้นอยู่รอดได้ก็ต่อเมื่อชั่วโมงลงตรงตามที่วางไว้ อันตรายคือมันแทบไม่เคยประกาศตัวเอง รอบการแก้ไขยาวเกินที่อนุญาต เวลาลอยไปสู่การประสานงานที่เรียกเก็บไม่ได้ ช่วงงานกลืนวันไปเงียบๆ มากกว่าที่ค่าวิชาชีพครอบคลุม และไม่มีอะไรปรากฏจนกว่าโครงการจะปิดและกำไรหายไปแล้ว ระบบติดตามเวลาสำหรับสถาปนิกที่ฝังอยู่ในตารางทำให้รายจ่ายนั้นมองเห็นได้ขณะที่ยังมีที่ให้ลงมือ ชั่วโมงถูกบันทึกลงโครงการและช่วงงานที่เวลานั้นสังกัด ต้นทุนแรงงานที่คาดไว้แสดงเทียบกับค่าวิชาชีพขณะจองงาน และการแจ้งเตือนอัตราการใช้งานจับสัปดาห์ที่แน่นเกินก่อนกลายเป็นการเกินงบ บันทึกชุดเดียวกันส่งออกอย่างสะอาดเพื่อออกใบแจ้งหนี้ ทำให้ชั่วโมงที่เรียกเก็บจากลูกค้าตรงกับชั่วโมงที่สตูดิโอทำงานจริง

ตารางเดียวสำหรับงานสตูดิโอ หน้างาน และทางไกล

งานออกแบบกระจายตัวแล้วในตอนนี้ ส่วนหนึ่งของทีมอยู่ที่สตูดิโอ ส่วนหนึ่งออกสำรวจหน้างานหรือประชุมลูกค้า และส่วนหนึ่งทำงานจากบ้านบางส่วนของสัปดาห์ โครงการเดียวอาจแตะทั้งสามภายในไม่กี่วัน เมื่อแผนอยู่ในสเปรดชีต ไม่มีใครถือภาพที่เชื่อถือได้ว่าใครอยู่ที่ไหน และช่องว่างจะโผล่ขึ้นก็ต่อเมื่อกำหนดส่งอยู่ใต้แรงกดดันแล้ว ระบบจัดตารางของบริษัทสถาปนิกวางคนสตูดิโอ หน้างาน และทางไกลไว้บนตารางร่วมเดียว ความพร้อมและวันลาถูกรวบรวมก่อนสร้างแผนแทนการไล่ตามภายหลัง เทมเพลตที่ใช้ซ้ำได้นำรูปแบบการจัดคนที่พิสูจน์แล้วไปใช้กับงานใหม่แทนการเริ่มจากตารางว่าง และการครอบคลุมตามบทบาทคงสัดส่วนที่เหมาะสมของอาวุโส สถาปนิก และช่างเขียนแบบในทุกโครงการ เพื่อไม่ให้งานใดหนักหัวหรือขาดกำลังหนุน

รับการเปลี่ยนแปลงโดยไม่เสียกำหนดส่ง

วันที่ของลูกค้าเลื่อน ช่วงงานคลาดเคลื่อน การอนุมัติมาช้า และทั้งแผนต้องโค้งตามมัน บริษัทที่รับมือเรื่องนี้ได้ดีไม่ใช่บริษัทที่ไม่เคยประหลาดใจ แต่เป็นบริษัทที่ปรับสมดุลใหม่ได้ในไม่กี่นาที เมื่อการส่งเลื่อน สตูดิโอต้องเห็นทันทีว่าใครมีกำลังรับงานเพิ่มและใครถึงขีดจำกัดแล้ว การมอบหมายใหม่เกิดขึ้นในแตะเดียว กำลังที่เหลือเสนอให้ทุกคนที่มีคุณสมบัติได้ และการแจ้งเตือนการชนกันหรือกำหนดส่งทำเครื่องหมายช่วงเวลาที่แผนทำให้การส่งเสี่ยง การแจ้งเตือนการเปลี่ยนแปลงถึงคนที่ได้รับผลกระทบทันทีแทนการโทรวน ซึ่งคือความต่างระหว่างการปรับที่ควบคุมได้กับความชุลมุนในสัปดาห์ก่อนกำหนดส่ง

เข้าถึงทีมที่แทบไม่เคยอยู่ที่โต๊ะเดียว

สถาปนิกและช่างเขียนแบบไม่ได้นั่งรออีเมลเรื่องสัปดาห์หน้า พวกเขาอยู่หน้างาน อยู่ในการตรวจ หรือก้มหน้าอยู่กับโมเดล และแผนที่พิมพ์ติดข้างประตูสตูดิโอก็ล้าสมัยตั้งแต่ตอนที่ปักหมุด แนวทางที่เอามือถือเป็นหลักเข้าถึงผู้คน ณ ที่ที่พวกเขาอยู่ งานถูกเผยแพร่ตรงขึ้นมือถือ การเปลี่ยนแปลงส่งการแจ้งเตือนทันทีที่เกิดขึ้น และวันลากับความพร้อมถูกบันทึกในแอปก่อนสร้างตาราง ชุดฟีเจอร์เต็มครอบคลุมการมอบหมาย การติดตามเวลา การแจ้งเตือน และการรายงาน ทำให้การเปลี่ยนแปลงในแผนถึงคนที่ใช่ทันทีแทนการผ่านสายข้อความที่ครึ่งทีมไม่เคยเห็น

เลือกเครื่องมือที่ใช่สำหรับสำนักงานของคุณ

ทดสอบทุกแพลตฟอร์มแบบที่สตูดิโอจะใช้จริง เปิดบนมือถือ เพราะที่นั่นคือที่ที่ทีมส่วนใหญ่จะตรวจสัปดาห์ของตน สร้างสัปดาห์เต็มข้ามหลายโครงการและจับเวลาว่าใช้เวลานานเท่าใด เลื่อนกำหนดส่งและยืนยันว่าระบบแสดงการชนกันให้คุณเห็น บันทึกไม่กี่ชั่วโมงลงโครงการและตรวจว่าส่งออกในรูปแบบที่ระบบออกใบแจ้งหนี้ของคุณใช้ได้ เครื่องมือที่รอดจากการทดสอบเหล่านี้คือเครื่องมือที่ยังใช้อยู่ในปีหน้า ต่ำกว่าสิบคน แพ็กเกจฟรีของ Shifton จัดการงานทั้งหมดโดยไม่จำกัดเวลา ซึ่งครอบคลุมสตูดิโอขนาดเล็กได้สบาย เมื่อสำนักงานเติบโตและรับงานคู่ขนานมากขึ้น ระดับที่เสียเงินจะเพิ่มรายงานหลายโครงการ การคุมต้นทุนที่ลึกขึ้น และการตั้งค่าขั้นสูง ไม่ว่าทางใด เป้าหมายยังคงมั่นคง ตารางที่สะท้อนภาระโครงการจริง ชั่วโมงที่เรียกเก็บได้ซึ่งตรงกับงานที่ทำจริง บรรทัดแรงงานที่ลงตรงที่ค่าวิชาชีพวางไว้ และทีมที่รู้เสมอว่าตนกำลังทำอะไร นั่นคือความต่างระหว่างการบริหารภาระงานของสตูดิโอกับการวิ่งดับไฟ และตรงนั้นเองที่ซอฟต์แวร์จัดตารางงานสำหรับสถาปนิกที่ใช่ได้ที่ทางของมัน