ระบบจัดตารางคนขับสำหรับบริษัทขนส่ง

ทำไมการจัดตารางคนขับจึงเป็นโจทย์เฉพาะของตัวเอง

ตารางเวรของพนักงานส่วนใหญ่ตอบคำถามเดียวคือใครทำงานเมื่อไร แต่งานขนส่งเพิ่มคำถามที่สองซึ่งแยกจากคำถามแรกไม่ได้ นั่นคือใครขับอะไร กะที่ไม่มีคนลงไม่ใช่แค่ชั่วโมงที่คนไม่พอ แต่คือเที่ยวรถที่ไม่ได้ออก และผลของมันไปตกที่ลูกค้าภายในวันเดียวกัน

ข้อจำกัดข้อที่สามคือเวลาพัก ในเกือบทุกตลาด ระยะห่างระหว่างเวลาจบกับเวลาเริ่มรอบถัดไปมีกฎกำกับอยู่ แผนงานจึงไม่ใช่แค่การเลือกตามความชอบ ตารางที่ดูประหยัดบนกระดาษแต่เหลือเวลาเก้าชั่วโมงระหว่างการจบกะดึกกับการออกรถเช้า ไม่ใช่ตารางที่ประหยัด แต่เป็นตารางที่ใช้ไม่ได้

ใช้เส้นทางเป็นหน่วยของการวางแผน

การตั้งแต่ละเส้นทาง แต่ละสายหรือแต่ละอู่ให้เป็นโครงการของตัวเอง เปลี่ยนหน้าตาของทั้งสัปดาห์ แทนที่จะเป็นรายชื่อคนพร้อมตัวเลขชั่วโมงข้างชื่อ ผู้จัดรถจะเห็นวันทำงานเป็นชุดเที่ยวรถที่แต่ละเที่ยวมีคนแล้วหรือยังไม่มี เที่ยวที่ยังไม่มีคนจะอยู่ในแถวกะว่าง ซึ่งไม่มีทางถูกเข้าใจผิดว่าเป็นวันหยุด

วิธีนี้ยังทำให้สัปดาห์ที่ผสมกันอ่านออก คนขับที่เช้าวิ่งสายประจำและบ่ายออกไปส่งของ จะมีสองกะบนสองโครงการ และชั่วโมงจะเกาะอยู่กับงานที่ถูกต้องแทนที่จะละลายรวมเป็นตัวเลขเดียว

การขนถ่าย การตรวจสภาพรถ และเวลารอ

เวลาที่ไม่ได้อยู่หลังพวงมาลัยก็ยังเป็นต้นทุนและยังต้องถูกบันทึก การตรวจสภาพรถ การขนถ่ายสินค้าและการรออยู่ที่คลังลูกค้าถูกจัดเป็นกะของตัวเอง ทำให้มันมองเห็นได้ในแผนและนับได้ในรายงาน แทนที่จะซ่อนอยู่ในก้อนเวลาขับรถยาว ๆ

เที่ยวรถที่ไม่มีคนขับไม่ใช่ช่องว่างในตารางเวร แต่คือลูกค้าที่กำลังรออยู่

เห็นเวลาพักตอนวางแผน ไม่ใช่ตอนผ่านไปแล้ว

จังหวะที่จะจับปัญหาเรื่องเวลาพักได้คือตอนที่สัปดาห์กำลังถูกสร้าง เมื่อเวลาจบกะก่อนหน้าอยู่บนจอเดียวกับเวลาเริ่มกะถัดไป คนที่ตัดสินใจจะเห็นทันทีว่าช่วงพักสั้นเกินไป ถ้าไปเจอทีหลังก็แปลว่าต้องรื้อสัปดาห์ที่ประกาศไปแล้วและบอกคนขับว่าวันของเขาเปลี่ยน

วันที่รับงานได้ทำงานคู่กันไป เมื่อคนขับทำเครื่องหมายวันที่วิ่งไม่ได้ก่อนที่ตารางจะถูกสร้าง จะตัดรอบการแก้ไขทิ้งไปทั้งรอบ และใบลาที่อยู่ในปฏิทินเดียวกันทำให้แผนถูกวางบนความจริง ไม่ใช่บนการคาดเดาที่มองโลกในแง่ดีเกินไป

งานจัดรถคือภาพสด ไม่ใช่เอกสาร

พอถึงแปดโมงเช้า ตารางที่ประกาศไว้ก็ล้าสมัยไปแล้ว รถคันหนึ่งไม่ผ่านการตรวจ คนขับคนหนึ่งติดอยู่กลางถนน ลูกค้ารายหนึ่งเลื่อนช่วงเวลา สิ่งที่ฝ่ายจัดรถต้องการไม่ใช่แผนที่สวยกว่าเดิม แต่คือแผนที่เป็นปัจจุบัน ใครเข้างาน ใครยังไม่ลงเวลา และคนขับที่มีใบอนุญาตตรงประเภทคนไหนว่างในชั่วโมงถัดไป

การส่งกะว่างออกไปให้ทุกคนที่รับได้ ดีกว่าไล่โทรตามรายชื่อ และยังทิ้งหลักฐานไว้ด้วย การยืนยันว่าอ่านแล้วปิดวงจรจากอีกด้าน ทำให้การเปลี่ยนแปลงที่ประกาศตอนหกโมงเป็นเรื่องที่รู้แน่ว่ามีคนเห็น ไม่ใช่แค่เดาว่าน่าจะไปถึง

พอถึงแปดโมง แผนก็กลายเป็นอดีตไปแล้ว สิ่งที่สำคัญคือภาพในตอนนี้

ต้นทุนต่อเส้นทาง แทนต้นทุนต่อเดือน

ผู้ประกอบการขนส่งวัดน้ำมันต่อกิโลเมตรและค่าซ่อมบำรุงต่อคันรถ แล้วกลับมองค่าแรงเป็นตัวเลขก้อนเดียวต่อเดือน การบันทึกชั่วโมงจริงผูกกับเส้นทางที่ทำงานนั้นจริง ทำให้ค่าแรงมีความละเอียดเท่ากัน สายที่กินชั่วโมงเกินอย่างเงียบ ๆ ทุกวันศุกร์จะโผล่ในรายงานรายสัปดาห์ และเส้นทางที่เสนอราคาไว้หกชั่วโมงแต่ใช้จริงแปดชั่วโมงก็ปรับราคาได้ตั้งแต่สัญญายังใหม่

อู่ คนขับรับเหมาช่วง และคนขับจากบริษัทจัดหา

มีไม่กี่รายที่เดินรถด้วยคนขับประจำกลุ่มเดียว โดยทั่วไปยังมีเจ้าของรถที่ขับเอง มีบริษัทจัดหาที่พึ่งในสัปดาห์ที่งานหนัก และบางครั้งมีอู่ที่สองที่มีหัวหน้าและวิธีทำงานของตัวเอง ตารางต้องรับได้ทั้งหมดโดยไม่แกล้งทำว่าทุกคนเหมือนกัน

แผนกเป็นตัวแยกความต่างนี้ คนขับประจำ คนขับรับเหมาช่วงและคนขับจากบริษัทจัดหาอยู่คนละแผนกในสัปดาห์เดียวกัน ภาพการเดินรถจึงครบ ขณะที่ไฟล์ส่งออกให้ฝ่ายเงินเดือนยังสะอาด ผู้จัดรถเห็นทุกเที่ยวและเห็นว่าใครขับ ส่วนฝ่ายเงินเดือนเห็นเฉพาะคนที่บริษัทจ่ายเงินให้

สัปดาห์ที่งานหนักและกำลังคนตามฤดูกาล

ความต้องการในงานขนส่งแทบไม่เคยราบเรียบ การส่งของเข้าร้านพุ่งขึ้นก่อนเทศกาล รถรับส่งนักเรียนหยุดแล้วกลับมาวิ่งใหม่ รถขนผลผลิตเคลื่อนไปตามฤดูเก็บเกี่ยว การวางแผนสัปดาห์เหล่านั้นด้วยเครื่องมือเดียวกันแทนที่จะแยกไปทำในตารางคำนวณ ทำให้คนขับที่เพิ่มเข้ามาเข้าสู่กระบวนการปกติ และต้นทุนของช่วงพีควัดได้ในภายหลังแทนที่จะจมไปกับตัวเลขชั่วโมงเกินรวม

ควรตรวจอะไรเมื่อเทียบเครื่องมือจัดตารางคนขับ

หมวดนี้มีของเยอะและป้ายชื่อทับซ้อนกัน ซอฟต์แวร์จัดเส้นทางวางแผนการเดินทาง ระบบติดตามรถวัดตัวรถ ระบบบริหารงานขนส่งดูแลใบสั่งและตัวสินค้า ส่วนการจัดตารางคนขับอยู่ใต้ทั้งหมดนั้นและตอบคำถามที่แคบกว่า คือคนไหนอยู่บนเที่ยวไหน และชั่วโมงนั้นถูกกฎและจ่ายถูกต้องหรือไม่

คำถามที่ควรถามผู้ให้บริการรายใดก็ตามควรเป็นเรื่องใช้งานจริงมากกว่าเรื่องโครงสร้าง คนขับคนเดียวถือสองกะบนสองเส้นทางในวันเดียวได้ไหม กะก่อนหน้าแสดงให้เห็นตอนที่คุณกำลังจัดกะถัดไปหรือเปล่า แอปแสดงการเปลี่ยนแปลงที่ประกาศแล้วโดยคนขับไม่ต้องถามหรือไม่ ชั่วโมงที่วางแผนกับชั่วโมงจริงถูกเก็บเป็นสองค่าแยกกัน หรือระบบเขียนทับค่าหนึ่งอย่างเงียบ ๆ

แผนฟรีพอใช้ในกรณีไหน

อู่เดียวที่มีคนขับไม่ถึงสิบคนเดินงานทั้งหมดบนแผนฟรีที่ไม่จำกัดเวลาได้ ทั้งตารางสัปดาห์ แอป การลงเวลาแบบพื้นฐานและรายงาน จุดที่เริ่มต้องจ่ายมักเป็นเรื่องจำนวนคนที่เพิ่มขึ้น ไม่ใช่ฟังก์ชันที่ขาดหาย และโมดูลก็เพิ่มทีละตัวเริ่มที่ 0,50 ดอลลาร์ต่อพนักงานหนึ่งคนต่อเดือน แทนที่จะต้องกระโดดไปแพ็กเกจใหญ่

เริ่มจากเล็ก ๆ ก่อน

Shifton ฟรีสำหรับคนขับไม่เกิน 10 คนโดยไม่จำกัดเวลา ซึ่งพอสำหรับรถกลุ่มเล็กหรืออู่เดียว การจัดตาราง การลงเวลาแบบพื้นฐาน แอปมือถือและการทำรายงานรวมอยู่ในแผนนั้นแล้ว โมดูลแบบเสียเงินเพิ่มทีละตัวเริ่มที่ 0,50 ดอลลาร์ต่อพนักงานหนึ่งคนต่อเดือน แต่ละตัวมีช่วงทดลองสูงสุด 60 วัน บริษัทจึงทดลองงานเงินเดือนหรือการตรวจตำแหน่งบนเส้นทางที่วิ่งจริงได้ก่อนตัดสินใจ