Schemaläggning för mässanläggningar och mässteam

En mässanläggning har ingen stabil personalstyrka. Den har en rad korta, intensiva bemanningstoppar åtskilda av lugna veckor, och varje topp kommer i tre delar: ett monteringslag som anländer flera dagar innan dörrarna öppnar, mässdagspersonal som bemannar hallarna medan evenemanget pågår och ett rivningslag som tömmer golvet när den siste besökaren har gått. Schemaprogram för mässanläggningar finns för att hålla alla tre i en plan i stället för i tre kalkylblad, en utskrift och en gruppchatt.

Svårigheten är inte teamets storlek. Det är förändringstakten. En anläggning kan gå från tjugo personer på plats till tvåhundra och tillbaka inom tio dagar, flera gånger per kvartal, med en blandning av fast personal, timanställda och bemanningspersonal som kanske aldrig arbetar två evenemang i rad.

Vad ett schemaprogram för mässor faktiskt täcker

Begreppet används löst, så det är värt att vara exakt med vad ett sådant system gör. Det planerar vem som är i tjänst, i vilken hall, under vilka timmar, genom varje fas av ett evenemang. Det publicerar de pass som ännu inte tilldelats någon, samlar in tillgänglighet från poolen av timanställda, registrerar när personer faktiskt började och slutade och rapporterar tillbaka timmarna per evenemang och per person. Det är hela uppgiften, och på de flesta anläggningar är det den del som fortfarande sköts för hand långt efter att allt kommersiellt har moderniserats.

Vad det inte gör är att sälja golvyta eller hantera utställare. Det är en egen kategori, och det är den de flesta hittar först när de söker. Att hålla de två isär gör köpbeslutet mycket enklare, eftersom en anläggning nästan alltid behöver båda och ingen av produkterna gör den andras jobb bra.

Montering, mässdagar och rivning är tre olika scheman

Att behandla ett evenemang som ett enda bemanningsblock är det som får anläggningsscheman att spåra ur. Monteringen är ett litet, kunnigt lag med långa dagar, ofta i huset före alla andra. Mässdagarna kräver det högsta antalet personer, fördelat över hallar, entréer, montrar och bakre delar, med rastavlösning som inte kan lämnas åt slumpen. Rivningen är den mest komprimerade av de tre och ofta den dyraste, eftersom den går över natten mot en hård deadline som nästa hyresperiod sätter.

Att planera dem som separata uppsättningar pass i samma rutnät tvingar varje fas att vara ärlig om vad den behöver. Det gör också överlappet synligt: punkten där monteringspersonal fortfarande är på plats och mässdagspersonal redan har kommit är precis där anläggningar antingen dubbelbemannar eller lämnar en lucka. Våra vyer för schemaläggning av pass är byggda kring just den sortens läsning sida vid sida.

Bemanningssvängningen mellan evenemang

Väldigt få branscher flyttar bemanningen så våldsamt. En lugn vecka och en mässvecka kan skilja sig med en storleksordning, och schemat måste representera båda utan att bli oläsligt. Det betyder att en planerare behöver se hela teamet på en gång under en topp och sedan smalna av till den handfull personer som arbetar en lugn tisdag, utan att underhålla två separata system.

Det betyder också att schemat måste gå snabbt att bygga. Om det tar dagar av manuellt arbete att sätta upp ett stort evenemang blir planen alltid sen, och sena planer är det som tvingar fram bemanningsbokningar i sista stund till premiumtaxa. Ett schemasystem för mässanläggningar förtjänar sin plats framför allt genom att korta tiden mellan beslutet om vad ett evenemang kräver och beskedet till personalen att komma.

Timanställda och bemanningspersonal som arbetar en handfull dagar

En stor del av en mässanläggnings schema är personer som arbetar tre dagar detta kvartal och möjligen inga alls nästa. De kommer inte att lära sig ett komplicerat system, de sitter inte vid ett skrivbord och de kommer inte att jaga kontoret för sina tider. Vad anläggningen än använder måste det fungera i en telefon, direkt, utan utbildning.

Praktiskt betyder det att publicerade pass kommer som en avisering och inte som ett meddelande någon måste leta rätt på, att tillgängligheten skickas in av personen själv i stället för att samlas in av en samordnare, och att öppna pass kan tas i stället för att delas ut ett samtal i taget. En anläggning som publicerar ett evenemangsschema och låter poolen av timanställda fylla luckorna själv har tagit bort det mesta av det samordningsarbete som tidigare låg på en överbelastad person.

En anläggning, flera hallar, ett schema

Större centrum kör regelbundet fler än ett evenemang åt gången, och hallarna har olika behov samma dag: en i montering, en öppen för besökare, en som töms. Om schemat inte kan skilja dem åt slutar summorna betyda något och ingen kan säga vilket evenemang som faktiskt saknar folk.

Att märka pass med hall eller projekt löser detta åt båda hållen. Planeringen sker hall för hall, granskningen sker för hela anläggningen och timmarna rapporteras sedan per evenemang, vilket förvandlar bemanning till en siffra som ett kommersiellt team kan använda. Anläggningar som vid sidan av mässor också kör kongresser och restaurang möter samma struktur över fler rumstyper, och vår sida om personalplanering för evenemang går djupare in på den delen.

Att få timmarna rätt när folk betalas per dag

Tim- och bemanningsarbete betalas oftast per timme eller per dagtaxa, och fel märks omedelbart av alla inblandade. Den som får för lite betalt för en nattlig rivning svarar inte i telefon inför nästa mässa, och en bemanningsfaktura som inte stämmer med anläggningens egen registrering tar timmar att diskutera.

Det är här stämpelklockan slutar vara en administrativ detalj. En registrerad start och ett registrerat slut mot det planerade passet ger en enda siffra som båda sidor kan arbeta från, raster loggas i stället för att antas, och sen ankomst dyker upp i en rapport i stället för i någons minne. Timmarna bryts sedan ner per lönetaxa och exporteras till lönesystemet, så att tidrapportering på en mässanläggning blir en fråga om att läsa en rapport i stället för att rekonstruera veckan. Rapporter om arbetade timmar, sen ankomst och lönetaxa kommer alla från samma underlag.

Där personalplanering slutar och evenemangsplattformar börjar

Gränsen är värd att säga rakt ut, eftersom det sparar mycket bortkastad utvärdering. Programvara för mässarrangemang, system för kongresscentrum och biljettplattformar håller utställare, monterfördelning, hallritningar och besöksregistrering. Shifton håller inget av det. Det håller personalen: scheman och mallar, öppna pass, tillgänglighet och ledighetsansökningar, stämpelklockan, arbetade timmar och övertid, raster, uppgiftstilldelning, timrapporter och export samt integrationer med Usedesk, Zapier, Intercom och QuickBooks.

Anläggningar som ställer ett schemasystem för ett expocenter mot en fullständig evenemangsplattform jämför oftast två saker som de kommer att äga separat. Frågan är inte vilken som vinner, utan vilken av de två som just nu kostar mest manuellt arbete, och för de flesta centrum är det schemat.

Att välja ett schemasystem för en mässanläggning

Testa varje plattform mot din mest belastade vecka, inte mot en lugn. Bygg ett fullständigt evenemang, inklusive den nattliga rivningen, och se hur lång tid det tar och hur summorna läses. Ta sedan bort två personer ur mässdagsschemat och se hur snabbt luckan kan publiceras om och fyllas, för det är den situationen som verkligen kostar pengar. Öppna det i den äldsta telefon du kan hitta, eftersom det är den en timanställd kommer att använda.

Shifton är gratis för upp till 10 teammedlemmar utan tidsgräns, vilket passar ett litet fast team på anläggningen, och betalda planer debiteras per anställd och månad allteftersom poolen av timanställda växer runt det. Om din evenemangsbemanning i dag bor i ett kalkylblad som en samordnare underhåller och i en telefon som ringer hela helgen, är det första som är värt att fixa hur snabbt en ändring i schemat når golvet.