Penjadwalan Satpam untuk Cakupan 24 Jam Nonstop

Yang harus dipecahkan software penjadwalan satpam

Perusahaan jasa pengamanan menjual jam kehadiran. Semua hal lain, seragam, pelaporan, hubungan dengan klien, bertumpu pada satu hal: apakah pos itu terisi pada pukul tiga pagi di hari Minggu. Kenyataan tunggal itu membuat penjadwalan keamanan berbeda dari hampir semua persoalan jadwal lain: tidak ada periode sepi yang membuat sebuah lubang bisa ditoleransi.

Tekanannya jatuh di tiga tempat. Cakupan harus tanpa putus di lokasi yang masing-masing punya jam sendiri. Ketidakhadiran harus diganti dalam hitungan menit, bukan hari, dan biasanya pada jam yang paling tidak nyaman. Lalu jam yang benar-benar dijalani adalah baris yang ditagihkan ke klien sekaligus angka penggajian, sehingga satu kekeliruan menimbulkan dua kerugian.

Cakupan tanpa putus, disusun sekali saja

Sebagian besar jadwal jaga berjalan di atas pola. Empat hari masuk empat hari libur, dua-dua-tiga, siang dan malam bergantian. Mengetiknya berulang tiap pekan adalah tempat kesalahan masuk, dan satu serah terima yang terlewat menghasilkan pos tanpa penjaga. Menyusun pola itu sekali sebagai templat lalu menerapkannya ke depan menghapus pengetikan dan sebagian besar kekeliruannya.

Lokasi membentuk separuh struktur berikutnya. Ketika setiap kontrak adalah proyek, penyelia dapat menatap satu klien dan melihat persis apa yang diterima klien itu pekan ini, sementara papan yang sama tanpa saringan memperlihatkan seluruh perusahaan, termasuk pos yang belum ada penugasnya.

Lubang yang wajib terlihat

Sif terbuka lebih baik daripada kotak kosong. Kotak yang belum diisi terlihat sama persis dengan kotak yang memang tidak perlu diisi. Sif terbuka menyatakannya terang-terangan: pos ini sudah dijanjikan, belum ada yang berjaga, dan inilah daftar orang yang bisa mengisinya.

Kesamaran adalah musuh pada jadwal yang berjalan semalaman.

Mengganti petugas dalam waktu singkat

Kabar berhalangan adalah saat perangkat lunak terbukti berguna atau tidak. Menelepon satu per satu masih jalan sampai panggilan ketiga masuk ke kotak suara. Menerbitkan sif terbuka ke semua orang yang secara sah boleh mengambilnya, lalu membiarkan orang pertama yang memenuhi syarat menyanggupi, mengubah masalah dua puluh menit menjadi dua menit, sekaligus meninggalkan catatan siapa yang ditawari dan siapa yang menjawab.

Konfirmasi baca lebih berarti di sini daripada di kebanyakan industri. Mengetahui bahwa seorang petugas benar-benar membuka jadwalnya, alih-alih menduga pesannya sampai, adalah beda antara pos yang aman dan lubang yang baru ketahuan.

Jejaknya yang penting, bukan kecepatannya.

Jam kerja yang tahan diperiksa klien

Tagihan jasa pengamanan selalu diperiksa. Ketika klien bertanya mengapa hari Selasa tercatat empat belas jam pada pos dua belas jam, jawabannya harus ada di sistem yang menghasilkan angka itu. Mencatat jam masuk dan pulang sebenarnya di samping sif yang direncanakan, dengan istirahat dicatat terpisah, membuat penjelasannya berjarak satu layar, bukan satu sore penyusunan ulang.

Disiplin yang sama melindungi sisi penggajian. Lembur yang muncul pada hari kerjanya masih bisa dipertanyakan atau disetujui selagi pekannya belum ditutup. Lembur yang baru ketahuan di berkas ekspor sudah terlanjur terjadi.

Lisensi di samping jadwal

Menempatkan petugas tanpa lisensi di pos yang mensyaratkannya adalah kegagalan kontrak dengan akibat jauh melampaui soal jadwal. Menyimpan tanggal sertifikat dan lisensi di data personel, tempat penyusun jadwal dapat melihatnya, memindahkan pengecekan itu ke saat ia berguna. Sistem menyimpan dan menampilkan tanggalnya; penilaiannya tetap di tangan penyelia.

Pola, dan mengapa layak disiapkan dengan benar

Jadwal jaga umumnya mengambil sedikit bentuk saja. Empat hari masuk empat hari libur memberi cakupan tanpa putus dengan empat regu. Dua-dua-tiga, pola Pitman, memberi setiap petugas akhir pekan panjang tiap dua pekan dan populer karena alasan itu saja. Pekan siang dan pekan malam bergantian lazim dipakai bila sebuah kontrak tidak sanggup membiayai regu malam tersendiri. Semuanya perkara hitungan, dan semuanya rawan salah bila diketik dengan tangan.

Menyiapkan pola sekali sebagai templat lalu menerapkannya ke depan punya manfaat kedua di luar hemat waktu. Jadwal jadi bisa ditebak oleh orang yang menjalaninya. Petugas yang bisa melihat enam pekan ke depan dapat menata hidupnya di sekitar pekerjaan, dan manajer operasional berhenti kehilangan orang ke perusahaan yang menerbitkan jadwal lebih jauh ke depan.

Pos tetap dan patroli keliling dalam satu papan

Kebanyakan perusahaan menjalankan keduanya, dan sifatnya berbeda. Pos tetap adalah satu tempat dengan jumlah jam yang tetap. Patroli adalah rute dengan beberapa lokasi dalam satu sif. Menyimpannya sebagai departemen terpisah pada jadwal yang sama menjaga perbedaan itu sekaligus tetap memperlihatkan satu pekan untuk seluruh perusahaan, dan mencegah pengemudi patroli dihitung sebagai penjaga pos yang hanya ia lewati dua kali semalam.

Laporan yang benar-benar dibutuhkan kontrak pengamanan

Dua laporan memikul sebagian besar beban. Jam per lokasi menjawab pertanyaan klien dan menjadi dasar tagihan. Jam per petugas menjawab pertanyaan penggajian dan memperlihatkan siapa yang menuju kelelahan sebelum hal itu berubah jadi insiden. Keduanya berasal dari waktu yang sama-sama tercatat, dan itulah intinya: satu himpunan angka, dibaca dua cara, bukan dua sistem yang berselisih di akhir bulan.

Laporan ketiga membuktikan gunanya lebih lambat. Membandingkan jam rencana dengan jam realisasi sepanjang satu kuartal memperlihatkan kontrak mana yang harganya sudah pas dan mana yang belum. Lokasi yang selalu kelebihan empat puluh menit saat serah terima kehilangan uang tanpa suara, dan satu-satunya tempat hal itu muncul adalah selisih antara dua kolom tadi.

Harganya pas, atau tidak. Kolomnya yang menjawab.

Kelelahan adalah keputusan penjadwalan

Sif panjang dan kerja malam melekat pada industri ini, dan jadwal adalah tempat risikonya dikelola atau justru diciptakan. Melihat jam pulang terakhir seorang petugas di sebelah jam masuk berikutnya, saat pekan itu masih disusun, adalah hal kecil yang mencegah hal besar. Shifton mencatat dan menampilkan waktu itu; keputusan tentang apa yang dapat diterima tetap pada orang yang memahami kontrak dan hukum yang berlaku baginya.

Berapa biayanya untuk mulai

Shifton gratis hingga 10 satpam tanpa batas waktu, dan itu sudah cukup untuk satu regu patroli kecil atau satu kontrak pos tetap. Penjadwalan, absensi dasar, aplikasi ponsel dan pelaporan termasuk di dalamnya. Modul berbayar ditambahkan satu per satu mulai 0,50 dolar per karyawan per bulan, sedangkan kendali lokasi kerja, modul yang mengikat absensi pada tempat, seharga 5 dolar per karyawan per bulan dengan uji coba 10 hari.