अस्पतालों और क्लिनिक के लिए शिफ्ट शेड्यूल सॉफ्टवेयर

स्वास्थ्य सेवा को शांत सप्ताह नहीं मिलता। एक वार्ड, एक बाह्य रोगी क्लिनिक और एक डॉक्टर का क्लिनिक, तीनों एक ही बंधन के सामने चलते हैं: हर दिन के हर घंटे में न्यूनतम संख्या में योग्य लोग मौजूद होने चाहिए, और उन घंटों को भरने वाले लोगों का दायरा लगातार बदलता रहता है। स्वास्थ्य सेवा शिफ्ट शेड्यूल सॉफ्टवेयर इसलिए है क्योंकि यह गणित सालों पहले स्प्रेडशीट से बड़ा हो गया, और क्योंकि गलती की कीमत दो बार चुकानी पड़ती है, एक बार एजेंसी के बिल पर और एक बार उस स्टाफ पर जो चुपचाप अतिरिक्त शिफ्ट लेना बंद कर देता है।

रोस्टर बनाने वाला आमतौर पर यह काम दूसरे कामों के बीच करता है। इसलिए औजार उस बोर्ड से तेज होना चाहिए जिसकी जगह वह ले रहा है, घंटों और भत्तों के बारे में ईमानदार होना चाहिए और फोन से इस्तेमाल लायक होना चाहिए। जिस चीज के लिए एक हफ्ते की ट्रेनिंग चाहिए, वह दूसरे महीने में छोड़ दी जाती है।

स्वास्थ्य सेवा शेड्यूल सॉफ्टवेयर को असल में क्या करना है

काम उससे संकरा है जितना ज्यादातर फीचर सूचियां बताती हैं। हर घंटे को सही कौशल संयोजन से ढकना। हर व्यक्ति के घंटे अनुबंध और कानून की सीमा में रखना। स्टाफ को मैनेजर के पीछे भागे बिना रोस्टर देखने और उस पर प्रतिक्रिया देने देना। प्रकाशित रोस्टर की लागत वेतन विभाग को पता चलने से पहले दिखाना। जो स्वास्थ्य सेवा स्टाफ शेड्यूल सॉफ्टवेयर ये चार काम ठीक से करता है, वह पचास मॉड्यूल वाले उस प्लेटफॉर्म को हरा देता है जिसे कोई खोलता ही नहीं।

Shifton उसी छोटी सूची के आसपास बना है: दिन, सप्ताह और महीने के व्यू, खाली शिफ्ट, शिफ्ट बदलना, दोबारा इस्तेमाल होने वाले टेम्पलेट, उपलब्धता और छुट्टी के अनुरोध, उपस्थिति, और वे रिपोर्ट जो घंटों को वेतन दरों से जोड़ती हैं। कोई मरीज रिकॉर्ड नहीं, कोई अपॉइंटमेंट डायरी नहीं। यह स्वास्थ्य सेवा के लिए वर्कफोर्स मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर है और लकीर के स्टाफ वाली तरफ ही रहता है।

यह फोकस जानबूझकर है। सूची में अस्पताल शेड्यूल सॉफ्टवेयर लिखा हो, क्लिनिक शेड्यूल सॉफ्टवेयर लिखा हो या मेडिकल स्टाफ शेड्यूल सॉफ्टवेयर, अंदर का सवाल एक ही है: अगले दो हफ्ते ढके हैं या नहीं, और किस कीमत पर। फार्मेसी अलग मामला है: काउंटर खुला रहने तक योग्य फार्मासिस्ट का मौजूद रहना जरूरी है, इसके लिए फार्मेसी की शिफ्ट योजना पेज है।

नर्स शेड्यूल सॉफ्टवेयर दफ्तर का रोस्टर औजार क्यों नहीं है

क्लिनिकल स्टाफिंग में ऐसी बातें हैं जो दफ्तर के शेड्यूल में नहीं होतीं। शिफ्ट बारह घंटे चलती हैं और आधी रात पार करती हैं। रातें और साप्ताहिक अवकाश भत्ते लाते हैं। अनुबंध पूर्णकालिक, अंशकालिक और बुलावे पर मिलने वाले घंटों का मिश्रण होते हैं। योग्यताएं एक-दूसरे की जगह नहीं ले सकतीं, इसलिए इमारत में मौजूद एक व्यक्ति कवरेज के बराबर नहीं है। लगाने लायक किसी भी नर्स रोस्टर सिस्टम को यह सब एक साथ संभालना पड़ता है, और इसी वजह से स्वास्थ्य सेवा में लगाया गया आम शिफ्ट सॉफ्टवेयर पहले हफ्ते में नहीं, दूसरे हफ्ते में टूटता है। नर्सों के लिए शेड्यूल सॉफ्टवेयर को रात को ग्रिड का दूसरा रंग नहीं, काम की अलग इकाई मानना पड़ता है।

Shifton इसे हर व्यक्ति से जुड़े पद और भूमिकाओं से, नियुक्ति के समय ही चालू योग दिखाने वाली घंटों की सीमा से, और पैटर्न दोबारा बनवाने के बजाय उसे आगे ले जाने वाले शिफ्ट टेम्पलेट से संभालता है। रोटेशन पर काम करने वाला नर्सिंग शेड्यूल बनाने वाला किसी परखे हुए चक्र को अगली तिमाही पर कॉपी कर सकता है और सिर्फ अपवाद सुधार सकता है। हर फोन पर मौजूद नर्स ऐप वही चक्र दिखाता है, इसलिए स्टाफ जो रोस्टर पढ़ता है और योजना बनाने वाला जो रोस्टर बदलता है, वे कभी अलग नहीं होते।

कवरेज, कौशल संयोजन और स्टाफ अनुपात

ज्यादातर कमियां असल में गैरहाजिरी की समस्या नहीं, दिखाई न देने की समस्या हैं। रोस्टर भरा दिखता है, जब तक आप शिफ्ट में नामों की जगह योग्य लोगों की गिनती न करें। स्वास्थ्य सेवा में स्टाफ अनुपात तभी टिकते हैं जब योजना बनाने वाला प्रकाशन के बाद नहीं, नियुक्ति के समय ही पदों की बनावट देख सके।

Shifton में सप्ताह और महीने के ग्रिड हर शिफ्ट को रंग और पद के लेबल के साथ दिखाते हैं, और न भरे घंटे खाली जगह बनकर छिपने के बजाय अलग खाली शिफ्ट पंक्ति में रहते हैं। वे घंटे प्रकाशित करें और हर योग्य व्यक्ति उन्हें एक साथ पा जाता है, जो एजेंसी से नर्स ढूंढ़ने में लगने वाले फोन कॉल के चक्कर की जगह ले लेता है। अस्पताल में ऑन-कॉल ड्यूटी बांटना भी इसी तरह चलता है: जरूरत प्रकाशित करें, जो ले सकते हैं वे जवाब दें, एक टैप में पुष्टि कर दें। अच्छा नर्सिंग स्टाफ शेड्यूल सॉफ्टवेयर कमी को ऊंची आवाज वाली और जवाब को सस्ता बना देता है।

ओवरटाइम, रात के भत्ते और वेतन का बिल

लगभग हर संस्थान में श्रम सबसे बड़ा नियंत्रण योग्य खर्च है, और स्वास्थ्य सेवा में यह एक खास तरीके से फूलता है: भत्ते वाले घंटों से। वही शिफ्ट कब पड़ी है, इस पर उसकी लागत बदल जाती है, इसलिए लोगों की संख्या पर संतुलित दिखने वाला रोस्टर पैसे पर बहुत असंतुलित हो सकता है।

Shifton घंटों की रिपोर्ट वेतन स्तर के अनुसार देता है, मूल दर को रात, रात और साप्ताहिक अवकाश तथा त्योहार के भत्तों से अलग करके, प्रति कर्मचारी और प्रति यूनिट। यही फर्क है यह जानने में कि आपने ज्यादा खर्च किया और यह जानने में कि किन शिफ्टों ने किया। वास्तविक क्लॉक-इन और क्लॉक-आउट पर टाइम ट्रैकिंग के साथ मिलकर स्वास्थ्य सेवा में उपस्थिति हर महीने याद से जोड़ने वाला काम नहीं रह जाती। स्वास्थ्य सेवा टाइम ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर लाइसेंस के लायक तभी है जब दर्ज घंटे और रोस्टर के घंटे एक जगह रहें, यहां ठीक वैसा ही है। न्यूनतम घंटे, देर से आने और बजट की रिपोर्ट उसी पैनल में हैं, इसलिए किसी अवधि की समीक्षा करने वाले मैनेजर को उसे तीन एक्सपोर्ट से जोड़ना नहीं पड़ता।

उपलब्धता, खुद शेड्यूल चुनना और टिकने वाले रोस्टर

रोस्टर वहीं टूटते हैं जहां वे उस बात को नजरअंदाज करते हैं जो लोगों ने पहले ही बता दी थी। जब उपलब्धता संदेशों में रहती है तो खो जाती है, और शिफ्ट बदलने के अनुरोध प्रकाशन से पहले नहीं, बाद में आते हैं। Shifton उपलब्धता को महीने के कैलेंडर के रूप में जुटाता है जिसे हर व्यक्ति खुद घंटे दर घंटे भरता है, जिससे नर्सों का खुद शेड्यूल चुनना योजना को ठीक उसी समय पोसता है जब वह बन रही होती है।

छुट्टी और वार्षिक अवकाश के अनुरोध उसी मंजूरी कतार से गुजरते हैं, और अवकाश शेष का हिसाब रखा जाता है, इसलिए मंजूरी अंदाजा नहीं होती। रोस्टर प्रकाशित हो जाने के बाद शिफ्ट बदलना और शिफ्ट लेना मैनेजर की पुष्टि के साथ ऐप से होता है, और हर बदलाव उस संस्करण को अपडेट करता है जो सबको दिखता है। फोन पर नर्स शिफ्ट प्लानर और डेस्कटॉप पर प्लानर एक ही रोस्टर देख रहे होते हैं, कागज छोड़ने का पूरा मतलब यही है।

बदलाव को ग्रुप चैट नहीं, सूचनाएं पहुंचाती हैं। शिफ्ट जुड़ने, हटने या खिसकने पर पुश और SMS अलर्ट जाते हैं, इसलिए कोई उस छपे कागज से काम नहीं करता जो मंगलवार को गलत हो चुका था। यह एक आदत ही उन ज्यादातर गैरहाजिरियों को हटा देती है जो स्टाफ के खाते में डाली जाती हैं और असल में रोस्टर के खाते की होती हैं।

अस्पताल, क्लिनिक और एक शाखा वाले क्लिनिक एक ही समस्या के अलग आकार हैं

अस्पताल कर्मचारी शेड्यूल सॉफ्टवेयर को यूनिट, एक्सेस स्तर और उन सब पर एक संयुक्त व्यू संभालना पड़ता है। क्लिनिक शेड्यूल सिस्टम को उसमें से लगभग कुछ नहीं चाहिए, लेकिन उसे रफ्तार चाहिए, क्योंकि जो रोस्टर बनाता है वही रिसेप्शन भी चला रहा है। डॉक्टर के क्लिनिक की टीमों के लिए शेड्यूल सॉफ्टवेयर को आमतौर पर रिसेप्शन, नर्सिंग और सहायक स्टाफ को तीन नहीं, एक ही ग्रिड पर रखना पड़ता है। Shifton औजार बदले बिना दोनों के बीच पैमाना बदलता है: प्रोजेक्ट और शेड्यूल यूनिट या शाखाएं अलग करते हैं, अनुमतियां तय करती हैं कि कौन क्या बदलेगा, और एक टीम दो-तीन टेम्पलेट के साथ एक ही शेड्यूल पर चल सकती है।

कई शाखाओं वाले समूहों को सभी जगहों के लिए एक खाता मिलता है, इसलिए दो शाखाओं में ड्यूटी करने वाला कर्मचारी एक कैलेंडर देखता है और मैनेजर संयुक्त घंटे देखते हैं। जो स्टाफ संस्थान में नहीं, ग्राहकों के घर जाकर काम करता है, उसके लिए यह पैटर्न हमारा होम केयर स्टाफ शेड्यूलिंग पेज बताता है।

किसी प्लेटफॉर्म पर टिकने से पहले क्या जांचें

किसी भी स्वास्थ्य सेवा शेड्यूल ऐप को उसी तरह आजमाएं जैसे टीम उसे असल में इस्तेमाल करेगी। शून्य से पूरा एक सप्ताह बनाएं और समय नापें। मोबाइल ऐप किसी पुराने फोन पर खोलें, क्योंकि आधा स्टाफ वैसा ही फोन रखता है। एक बदलाव भेजें और देखें सूचना कितनी जल्दी पहुंचती है। पूछें कि रात 23:00 से सुबह 07:00 की शिफ्ट कैसे गिनी जाती है, घंटों की सीमा पार होने पर क्या होता है, और रिपोर्ट भत्ते वाले घंटे अलग करती हैं या केवल जोड़ देती हैं। प्रकाशित स्वास्थ्य सेवा शेड्यूल सॉफ्टवेयर की सूचियां इस अभ्यास से बिना बदले बहुत कम बचती हैं।

फिर देखें कि रिपोर्ट वित्तीय बातचीत को क्या देती हैं। स्तर के अनुसार घंटे, अवकाश शेष और बजट के आंकड़े ही किसी शेड्यूल औजार को रिमाइंडर वाले साझा कैलेंडर की जगह स्वास्थ्य सेवा वर्कफोर्स मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर बनाते हैं। स्वास्थ्य सेवा रोस्टर सिस्टम और बेहतर फॉर्मेटिंग वाले ग्रुप चैट के बीच की लकीर यही है।

Shifton के साथ शुरुआत कैसे करें

टीम में दस सदस्यों तक Shifton समय सीमा के बिना मुफ्त है, इससे एक छोटा क्लिनिक या एक क्लिनिकल टीम चल जाती है और इसमें शेड्यूलिंग, बुनियादी टाइम क्लॉक, मोबाइल ऐप और रिपोर्ट शामिल हैं। इससे आगे पेड प्लान प्रति कर्मचारी प्रति माह पर लगते हैं, और जियोलोकेशन मैप जैसे मॉड्यूल पेड जोड़ के रूप में उपलब्ध हैं। कौन सुविधा कहां है, यह प्राइसिंग पेज बताता है।

दोनों हालत में आपको मिलता है ऐसा रोस्टर जो असली उपलब्धता दिखाता है, ऐसा कवरेज जिसे आप संख्या की जगह पद से जांच सकते हैं, और योजना के घंटों तथा भुगतान के घंटों के बीच साफ लकीर। अपनी टीम इम्पोर्ट करें, एक यूनिट का सप्ताह बनाएं, उसे प्रकाशित करें और देखें कि प्रशासनिक काम का कितना हिस्सा गायब हो जाता है।