अस्पताल स्टाफ शेड्यूलिंग अस्पताल प्रबंधन

हेल्थकेयर स्टाफ शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर क्या है?

हेल्थकेयर स्टाफ शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर एक ऐसा उपकरण है जो अस्पतालों, क्लीनिकों और देखभाल प्रदाताओं को यह योजना बनाने में मदद करता है कि कौन कौन-सी शिफ्ट में काम करेगा, हर विभाग को कवर रखे और पेरोल में जाने वाले घंटों को ट्रैक करे। स्प्रेडशीट के विपरीत, यह रियल टाइम में अपडेट होता है, स्टाफ को फ़ोन से शिफ्ट देखने और बदलने देता है, और शेड्यूल जारी होने से पहले मैनेजरों को ओवरटाइम तथा टकराव के बारे में चेताता है। Shifton शिफ्ट-आधारित टीमों के लिए बना वर्कफोर्स प्रबंधन सॉफ़्टवेयर है, और हेल्थकेयर उन माहौलों में से एक है जहाँ इसका शेड्यूलिंग इंजन सबसे ज़्यादा काम करता है।

हेल्थकेयर शेड्यूलिंग अन्य उद्योगों से क्यों कठिन है

रिटेल की शिफ्ट आमतौर पर टीम का कोई भी व्यक्ति भर सकता है। क्लिनिकल शिफ्ट नहीं। हेल्थकेयर शेड्यूलिंग ऐसे दबाव झेलती है जिनके लिए सामान्य प्लानर कभी बने ही नहीं थे, और इनमें से किसी एक को चूकना एक शांत हफ़्ते को स्टाफिंग की समस्या में बदल देता है।

• चौबीसों घंटे कवरेज। देखभाल बंद होने के समय पर नहीं रुकती, इसलिए दिन, शाम, रात और ऑन-कॉल रोटेशन तब भी टिके रहने चाहिए जब कोई छुट्टी की सूचना दे।
• ओवरटाइम और थकान। जब कमियाँ उन्हीं लोगों पर निर्भर रहकर भरी जाती हैं, तो ओवरटाइम बढ़ता है और स्टाफ का टिकना घटता है।
• लगातार बदलाव। बीमारी की कॉल और माँग में उछाल शेड्यूल को घंटे-दर-घंटे फिर से लिखते हैं, इसलिए समन्वयकों को कवरेज रियल टाइम में देखनी होती है।
• सटीक रिकॉर्ड। घंटे, ब्रेक और मंज़ूरियाँ पेरोल के लिए और किसी शिफ्ट के स्टाफिंग की समीक्षा के लिए साफ़ दर्ज होनी चाहिए।

Shifton अस्पताल और क्लिनिक शेड्यूलिंग में कैसे सहायता करता है

Shifton शेड्यूल, टाइम क्लॉक और इन दोनों पर निर्भर लोगों को एक जगह लाता है। मैनेजर रोटेशन बनाते हैं और खाली शिफ्ट प्रकाशित करते हैं; स्टाफ मोबाइल ऐप से शिफ्ट लेता, छोड़ता और बदलता है, मंज़ूरी अंदर ही बनी हुई। छुट्टी और उपलब्धता हर शेड्यूल में जुड़ती है, सीमा पार होने से पहले ओवरटाइम चेतावनी सक्रिय होती है, और काम किए घंटे बिना किसी के दोबारा टाइप किए पेरोल में पहुँचते हैं। मल्टी-साइट समूहों के लिए हर क्लिनिक और वार्ड समय क्षेत्रों भर में एक ही लाइव शेड्यूल पर बना रहता है।

चूँकि Shifton मॉड्यूलर है, एक अकेला क्लिनिक 10 टीम सदस्यों तक मुफ़्त शेड्यूलिंग से शुरू कर सकता है और पेरोल, छुट्टी, कार्य-स्थान नियंत्रण या पूर्वानुमान तभी जोड़ सकता है जब ज़रूरत हो।

5 चरणों में हेल्थकेयर स्टाफ शेड्यूल कैसे बनाएँ

1. अपनी कवरेज की मैपिंग करें। हर विभाग और दिन, शाम, रात तथा ऑन-कॉल भर हर शिफ्ट के लिए ज़रूरी न्यूनतम स्टाफ सूचीबद्ध करें।
2. अपनी टीम और उपलब्धता जोड़ें। स्टाफ, भूमिकाएँ और छुट्टी लाएँ ताकि शेड्यूल दिखाए कि असल में कौन काम कर सकता है।
3. टेम्पलेट से बनाएँ। हर चक्र में खाली ग्रिड से शुरू करने के बजाय दोहराने वाले रोटेशन पैटर्न दोबारा इस्तेमाल करें।
4. कमियाँ भरें। खाली शिफ्ट प्रकाशित करें और उपलब्ध स्टाफ को उन्हें लेने दें, ओवरटाइम चेतावनी पर नज़र रखते हुए।
5. प्रकाशित करें और समायोजित करें। शेड्यूल फ़ोन पर भेजें, फिर जैसे-जैसे हफ़्ता बीते, अदला-बदली और छुट्टी की सूचनाओं को रियल टाइम में संभालें।

हेल्थकेयर शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर में क्या देखें

वार्ड में सबसे ज़्यादा मायने रखने वाली खूबियाँ वे हैं जो रात 3 बजे टिकती हैं, वे नहीं जो डेमो में अच्छी दिखती हैं:

• रियल-टाइम कवरेज और खाली-शिफ्ट दृश्यता, ताकि कमियाँ देखभाल पर असर डालने से पहले भर जाएँ।
• मैनेजर की मंज़ूरी के साथ मोबाइल सेल्फ-शेड्यूलिंग और शिफ्ट अदला-बदली, ताकि सुबह का फ़ोन समन्वय घटे।
• ओवरटाइम चेतावनी और छुट्टी के नियम जो शेड्यूल बदलते रहने पर भी टिके रहें।
• समय ट्रैकिंग जो पेरोल में पहुँचे, अनुपालन के लिए साफ़, निर्यात-योग्य रिकॉर्ड के साथ।
• रिपोर्टिंग और पूर्वानुमान, ताकि स्टाफिंग के फ़ैसले अनुमान पर नहीं, डेटा पर आधारित हों।

हेल्थकेयर माहौल जिनमें Shifton फिट बैठता है

Shifton अस्पतालों, क्लीनिकों, डॉक्टर समूहों, नर्सिंग होम, सहायक आवास और होम केयर एजेंसियों में काम करता है। एक छोटा क्लिनिक इसे तेज़ शेड्यूलिंग और साफ़ टाइम क्लॉक के लिए इस्तेमाल करता है; एक मल्टी-वार्ड अस्पताल इसे विभागों भर कवरेज स्थिर और ओवरटाइम ईमानदार रखने के लिए इस्तेमाल करता है; एक होम केयर एजेंसी यह पुष्टि करने के लिए GPS क्लॉक-इन इस्तेमाल करती है कि देखभालकर्ता सही पते पर दौरा शुरू करते हैं। जहाँ भी शिफ्ट कवरेज और सटीक घंटे दिन तय करते हैं, शेड्यूल एक ऐसी जगह होना चाहिए जहाँ पूरी टीम पहुँच सके।