टीम, स्टाफ और क्रू के लिए ईस्पोर्ट्स मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर

ईस्पोर्ट्स संगठन असल में एक नाम के नीचे चल रहे कई कारोबार होते हैं। कोचिंग और एनालिस्ट स्टाफ के साथ एक कॉम्पिटिटिव रोस्टर। वीडियो और लाइव ब्रॉडकास्ट निकालने वाली एक कंटेंट और प्रोडक्शन टीम। अरीना और स्टूडियो में क्रू भेजने वाला एक इवेंट विभाग। और इन सबको चलाए रखने वाले सपोर्ट फंक्शन। ईस्पोर्ट्स मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर को इन समूहों को एक ही शेड्यूल में रखना पड़ता है, यह दिखावा किए बिना कि सब एक ही घंटों में काम करते हैं, क्योंकि ऐसा है नहीं।

पेच यह है कि इसमें से लगभग कुछ भी एक जगह नहीं होता। प्लेयर तीन महाद्वीपों पर रह सकते हैं। एडिटर एसिंक्रोनस काम करते हैं। ब्रॉडकास्ट क्रू एक तय स्लॉट पर चलता है, जिसे किसी और के दिन से मतलब नहीं। शेड्यूल ही अकेली चीज़ है जो इन सबको आपस में बाँधती है, और जब वह किसी पिन किए संदेश में रहता है तो करीब हफ्ते भर में सही होना बंद कर देता है।

ईस्पोर्ट्स मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर को असल में क्या करना होता है

श्रेणी का नाम एक तरफ रख दें तो ज़रूरतें बिल्कुल ठोस हो जाती हैं। एक ऐसा शेड्यूल पब्लिश करना जिसे हर कोई अपने स्थानीय समय में पढ़े। प्रैक्टिस, प्रोडक्शन और इवेंट के काम को साफ़ अलग रखना, फिर भी सबका कुल जोड़ बनाना। उन लोगों तक पहुँचना जो डेस्क पर बैठकर ईमेल का इंतज़ार नहीं कर रहे। घंटे इतनी सटीकता से दर्ज करना कि महीने के अंत में दोबारा जोड़-घटाव किए बिना वेतन दिया जा सके और कॉन्ट्रैक्ट के बिल चुकाए जा सकें।

इसके आगे सब वैकल्पिक है। जो ईस्पोर्ट्स टीम मैनेजमेंट टूल इन चार चीज़ों को ठीक से करता है, वह उस प्लेटफॉर्म से ज़्यादा रगड़ हटाता है जिसकी फीचर लिस्ट लंबी है पर जिसे संगठन में कोई दूसरी बार नहीं खोलता।

टाइम ज़ोन ही असली शेड्यूलिंग समस्या है

ज़्यादातर संगठनों को यह उसी घड़ी समझ आता है जब वे अपने क्षेत्र से बाहर का कोई प्लेयर साइन करते हैं। दोपहर तीन बजे के रूप में डाला गया ब्लॉक उसी के लिए साफ़ है जिसने उसे डाला, बाकी सबके लिए दोहरे अर्थ वाला। मन में हिसाब लगाना तब तक चलता है जब तक कोई थका न हो, और फिर स्क्रिम एक खिलाड़ी कम लेकर शुरू होता है या कोई प्रोडक्शन कॉल छोड़ देता है।

हर व्यक्ति के प्रोफाइल में टाइम ज़ोन रख देने से यह दुविधा जड़ से खत्म हो जाती है। शेड्यूल एक बार बनता है और जो खोलता है वह उसे अपने स्थानीय समय में पढ़ता है, इसलिए न मन में गणित बचता है और न चैट में बार-बार पूछताछ। बिखरे हुए संगठन के लिए यह अकेला तरीका रिमाइंडर के किसी भी अनुशासन से ज़्यादा सेशन बचाता है। यह कहीं से भी पहुँच को महज़ एक टिकमार्क नहीं, सचमुच काम की चीज़ बना देता है, क्योंकि लोग शेड्यूल वहीं से देखते हैं जहाँ वे उस वक्त होते हैं।

प्रैक्टिस ब्लॉक और कॉम्पिटिटिव कैलेंडर

कॉम्पिटिटिव कैलेंडर कहीं बिल्कुल सख्त होता है और कहीं पूरी तरह बहता हुआ। मैच के दिन महीनों पहले तय हो जाते हैं। प्रैक्टिस, रिव्यू सेशन और कोच के साथ निजी काम उनके इर्द-गिर्द लगातार खिसकते रहते हैं और उसी कोचिंग स्टाफ के समय के लिए होड़ करते हैं, जिससे तैयारी और विश्लेषण की भी उम्मीद रहती है।

प्रैक्टिस ब्लॉक को शिफ्ट की तरह देखना ही इसे संभालने लायक बनाता है। उसका आरंभ है, अंत है, उससे जुड़े लोगों का समूह है और हफ्ते में एक जगह है जिसे बाकी सबके सामने रखकर देखा जा सकता है। दोहराए जाने वाले पैटर्न हर हफ्ते नए सिरे से बनाने की जगह टेम्पलेट बन जाते हैं। पहले से जुटाई गई उपलब्धता का मतलब है कि कोई सेशन किसी के घोषित आराम में नहीं घुसेगा, और जिस अनुशासन में बर्नआउट कोई अमूर्त चिंता नहीं बल्कि मान्य परिचालन जोखिम है, वहाँ इसका वजन और ज़्यादा है। कैलेंडर खिसकने पर बदलाव एक बार पब्लिश होता है और हर फोन पर पहुँच जाता है, न कि उसके ज़रिए फैलता है जो उस समय जाग रहा हो।

कंटेंट और प्रोडक्शन दूसरी घड़ी पर चलते हैं

प्रोडक्शन की अपनी लय है और वह कॉम्पिटिटिव लय से कम ही मिलती है। ब्रॉडकास्ट शिफ्ट ऑन-एयर समय से बँधी होती हैं। एडिटिंग और डिज़ाइन लंबे खंडों में, नरम समय-सीमाओं के साथ चलते हैं। सोशल कवरेज ठीक तब सबसे भारी होता है जब बाकी सब खेल रहे होते हैं, यानी आम तौर पर शाम और वीकेंड।

जो समझौता टिकता है वह है प्रोडक्शन को उसके अपने प्रोजेक्ट में रखना, लेकिन उसी ग्रिड पर। किसी स्लॉट के सामने ब्रॉडकास्ट क्रू की योजना बनाकर तुरंत देखा जा सकता है कि वही लोग कहीं और तो नहीं फँसे हैं। ओपन शिफ्ट खाली जगहें भर देती हैं: शाम की स्ट्रीम या देर रात का एडिट एक साथ सभी योग्य लोगों को दिया जा सकता है और कुछ ही मिनटों में उठा लिया जाता है, निजी संदेशों के चक्कर के बिना। फ्रीलांसर और पार्ट-टाइम सहयोगियों के लिए घंटों की रिपोर्ट ही वह रिकॉर्ड है जो बाद में बिलिंग तय करती है।

इवेंट और टूर्नामेंट क्रू

लाइव इवेंट पूरे साल की स्टाफिंग जटिलता को कुछ दिनों में समेट देते हैं। क्रू स्थायी टीम से बड़ा होता है, उसका आधा हिस्सा अस्थायी होता है, शिफ्ट लंबी और आपस में ओवरलैप करती हैं, और शेड्यूल मौके पर ही बदलता है। सेटअप और समेटने वाले दिनों के अपने पैटर्न होते हैं जो सामान्य हफ्ते से बिल्कुल नहीं मिलते।

मल्टी-प्रोजेक्ट शेड्यूलिंग इसे इस तरह संभालती है कि हर इवेंट रोज़मर्रा के काम से अलग रहता है और दोनों एक ही सिस्टम में बने रहते हैं। हर शिफ्ट पर उसकी लोकेशन दर्ज रहती है, भूमिकाएँ और पद तय करते हैं कि किसे कहाँ लगाया जा सकता है, और घंटे इवेंट के खाते में जमा होते हैं, ताकि बाद में उसकी स्टाफिंग लागत अलग से पढ़ी जा सके। जो संगठन इवेंट को नियमित कारोबार की तरह चलाते हैं, उन्हें इवेंट स्टाफिंग वाले हिस्से में और ब्योरा मिलेगा।

भूमिकाएँ, एक्सेस और एक सटीक रोस्टर

ईस्पोर्ट्स संगठन झटकों में बढ़ते हैं, और वहाँ असल में कौन काम करता है इसका रिकॉर्ड पीछे छूट जाता है। लोग कॉन्ट्रैक्ट पर आते हैं और स्थायी हो जाते हैं। ट्रायल खत्म होते हैं। कंटेंट वाला कोई व्यक्ति इवेंट का काम भी उठा लेता है। एक भरोसेमंद सूची के बिना शेड्यूल याददाश्त से बनता है और एक्सेस भी उसी तरह दिया जाता है।

ईस्पोर्ट्स रोस्टर मैनेजमेंट असल में नामों की सूची नहीं, प्रतिबद्धताओं का समूह है, और वह तभी काम करता है जब उसके नीचे की सूची अद्यतन हो। हर व्यक्ति के लिए पद और अधिकार स्तर वाली एक ही कर्मचारी टेबल यही सुधार है। एडमिनिस्ट्रेटर शेड्यूल बनाते और पब्लिश करते हैं, कर्मचारी अपना देखते हैं, और यह फर्क रिवाज़ से नहीं, साफ़ तौर पर तय होता है। नए लोगों को ईमेल पर न्योता जाता है और उनके अकाउंट की स्थिति तब तक दिखती है जब तक वे स्वीकार न करें, इसलिए जिस शेड्यूल में किसी को होना था वहाँ से कोई चुपचाप गायब नहीं होता। एक बार में पूरी सूची इम्पोर्ट करना तब मायने रखता है जब इवेंट क्रू एक साथ पहुँचता है।

घंटे, अनुबंध और सही भुगतान

ज़्यादातर ईस्पोर्ट्स संगठनों में स्टाफ लागत ही सबसे बड़ी नियंत्रित की जा सकने वाली मद है, और वह वेतनभोगी कर्मचारियों, पार्ट-टाइमर और अलग-अलग शर्तों वाले फ्रीलांसरों में बँटी होती है। महीने के अंत में चैट लॉग से यह जोड़ना कि किसने कितना काम किया, धीमा भी है और विवाद वाला भी।

हर शिफ्ट की असली शुरुआत और अंत दर्ज करने वाली टाइम ट्रैकिंग इस पूरे काम की जगह ले लेती है। ब्रेक शिफ्ट पर ही दर्ज होते हैं, देरी और जल्दी निकलना कुल जोड़ में मिलाए बिना अलग आंकड़ों के रूप में दिखते हैं, और ओवरटाइम सामान्य घंटों से अलग रिपोर्ट होता है। बोनस और जुर्माने उसी शिफ्ट से जुड़ते हैं जिससे उनका संबंध है, और जहाँ लागू हो वहाँ असुविधाजनक घंटों के लिए बढ़ी दरें लगती हैं। चूँकि वर्किंग ऑवर्स टेबल प्रोजेक्ट और अवधि के हिसाब से फिल्टर होती है और साफ़ एक्सपोर्ट देती है, कॉन्ट्रैक्ट बिलिंग और पेरोल दोनों एक ही स्रोत से आते हैं, दो अलग-अलग स्प्रेडशीट से नहीं।

ईस्पोर्ट्स टीम मैनेजमेंट सिस्टम कैसे चुनें

किसी भी प्लेटफॉर्म को उन दो बातों पर परखें जो अपनाए जाने का फैसला करती हैं। क्या व्यक्ति को अपना शेड्यूल बिना किसी से पूछे मिल जाता है, और क्या कोई बदलाव उस तक इतनी जल्दी पहुँचता है कि वह कुछ कर सके? बाकी सब गौण है, क्योंकि जिस शेड्यूल पर टीम भरोसा नहीं करती उसकी जगह महीने भर में पिन किया संदेश ले लेता है। यह कसौटी दो रोस्टर वाले गेमिंग संगठन पर उतनी ही लागू होती है जितनी छह रोस्टर वाले पर, और यही वजह है कि ज़्यादातर ईस्पोर्ट्स स्टाफ शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर शोर मचाकर नहीं, चुपचाप नाकाम होते हैं।

Shifton किसी ईस्पोर्ट्स संगठन के वर्कफोर्स वाले पक्ष को शुरू से आखिर तक कवर करता है: दिन, हफ्ते और महीने के व्यू में शिफ्ट शेड्यूलिंग, ओपन शिफ्ट और अदला-बदली, उपलब्धता और छुट्टी के अनुरोध, दोबारा इस्तेमाल होने वाले टेम्पलेट, स्वचालित वितरण, प्रति व्यक्ति टाइम ज़ोन, ब्रेक सहित टाइम क्लॉक, बोनस और जुर्माने, मल्टी-प्रोजेक्ट ढाँचा, और रिपोर्टिंग जो इस सबको आँकड़ों में बदल देती है। यह लोगों और घंटों को संभालता है, ब्रैकेट या सर्वर को नहीं। टीम में दस सदस्यों तक यह बिना समय सीमा के फ्री है, जो एक छोटे संगठन को पूरी तरह कवर कर देता है, और रोस्टर तथा प्रोडक्शन टीम के बढ़ने पर पेड मॉड्यूल गहराई जोड़ते हैं। इसे परखने का सबसे तेज़ तरीका यह है कि अगला हफ्ता टाइम ज़ोन समेत इसमें डाल दें और देखें कि कितने सवाल पूछे जाने बंद हो जाते हैं।