स्टाफ शेड्यूलिंग के लिए फूड एंड बेवरेज मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर

फूड एंड बेवरेज कारोबार श्रम पर ही टिकता है या उसी से गिरता है। यही एकमात्र खर्च है जिसे मैनेजर घंटे दर घंटे हिला सकता है, और यह कारोबार की बाकी हर चीज से तेज ऊपर-नीचे होता है। कार्यबल पक्ष का फूड एंड बेवरेज मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर इसी उतार-चढ़ाव को अनुमान लायक बनाने के लिए है: सही लोग सही घंटों में, किचन और काउंटर साथ कवर, और हर घंटा इतनी सटीकता से दर्ज कि उसी के आधार पर बिना दोबारा जांच के भुगतान किया जा सके।

इस क्षेत्र में रोस्टर बनाना वाकई मुश्किल मांग के आकार की वजह से है। कारोबार सीधी रेखा में नहीं, लहरों में आता है, और लहरें फॉर्मेट के हिसाब से अलग होती हैं। कैंटीन में दो बार भीड़ होती है और बीच में खाली रहती है। कॉफी शॉप में सुबह भारी होती है। क्विक सर्विस काउंटर शाम की भीड़ तक एक सा चलता है, और फास्ट फूड आउटलेट पर अक्सर देर रात दूसरी बार भीड़ आती है। स्टाफ पार्ट टाइम होता है, उसमें छात्रों की संख्या ज्यादा रहती है, बदलाव तेज होता है, और रोस्टर बनाने वाला व्यक्ति आमतौर पर उसी समय खुद भी किसी स्टेशन पर काम कर रहा होता है।

फूड एंड बेवरेज मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर को क्या करना ही चाहिए

फीचर सूचियां हटा दें तो काम छोटा है। पूरा सप्ताह तेजी से बनाना, जरूरत पड़े तो फोन से ही। कुछ भी प्रकाशित होने से पहले घंटों को तय सीमा और बजट के भीतर रखना। तैयार रोस्टर उन लोगों तक पहुंचाना जो ईमेल नहीं पढ़ते। और जब कोई सर्विस से दो घंटे पहले बीमारी की सूचना दे तब भी टिके रहना।

जो फूड एंड बेवरेज मैनेजमेंट सिस्टम इन चार बातों को निपटा देता है, वह पचास ऐसे मॉड्यूल वाले सिस्टम से ज्यादा कीमती है जिन्हें कोई खोलता ही नहीं। यही वह कसौटी है जिस पर फूड सर्विस के किसी भी शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर को परखा जाना चाहिए, चाहे वह एक आउटलेट चलाए या पूरा समूह।

कार्यबल का सॉफ्टवेयर, बिलिंग या स्टॉक सिस्टम नहीं

यही नाम दो बहुत अलग उत्पाद श्रेणियों पर चिपकाया जाता है, और शॉर्टलिस्ट बनाने से पहले उन्हें अलग कर लेना ठीक रहता है। एक तरह का सिस्टम व्यापारिक पक्ष पर बैठता है: ऑर्डर लेता है, पैसा चलाता है, स्टॉक स्तर देखता है, व्यंजन की लागत निकालता है। दूसरा लोगों के पक्ष पर बैठता है: कौन काम करता है, कब, कितने घंटे, किस दर पर, और महीने के अंत में वह कितना बनता है।

Shifton साफ तौर पर दूसरा है। फूड एंड बेवरेज कार्यबल प्रबंधन सॉफ्टवेयर रोस्टर, उपलब्धता, ओपन शिफ्ट, अदला-बदली, क्लॉक-इन और क्लॉक-आउट, ब्रेक, बढ़ी हुई वेतन दरें और वह रिपोर्टिंग संभालता है जो नियोजित घंटों को वास्तविक घंटों से जोड़ती है। यह व्यंजन की कीमत तय नहीं करता, स्टॉक नहीं मंगाता और बिलिंग नहीं चलाता, न ही ऐसा करने की कोशिश करता है। ज्यादातर संचालक दोनों में से एक-एक रखते हैं, और कार्यबल वाला टूल आमतौर पर पहले अपनी कीमत निकालता है, क्योंकि श्रम बड़ी मद भी है और वह मद भी जिसे आप मंगलवार दोपहर तक बदल सकते हैं।

किचन और काउंटर एक ही शेड्यूल पर

पीछे का हिस्सा और आगे का हिस्सा अलग घड़ियों पर चलते हैं। तैयारी दरवाजे खुलने से बहुत पहले शुरू होती है, सर्विस के दौरान पास पर सबसे ज्यादा दबाव रहता है, और काउंटर को पहले ग्राहक से आखिरी तक लोग चाहिए। जो किचन स्टाफ शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर आगे के हिस्से को अनदेखा करता है, वह ऐसे दो रोस्टर बनाता है जो चुपचाप एक-दूसरे से टकराते हैं, और यह अंतर सप्ताह के सबसे व्यस्त दिन सामने आता है।

दोनों को एक ही ग्रिड में बनाने से यह खत्म हो जाता है। आप उन्हें अब भी भूमिका या प्रोजेक्ट के हिसाब से नियोजित करते हैं, लेकिन कवरेज और कुल घंटे एक ही स्क्रीन पर दिखते रहते हैं, और हर शिफ्ट में हर पद की न्यूनतम संख्या रखी जा सकती है ताकि कोई भी शिफ्ट कम लोगों के साथ न खुले। शेफ, बरिस्ता, काउंटर स्टाफ, ड्राइवर और सफाईकर्मी अपना-अपना पद लेकर चलते हैं, और ओपन शिफ्ट सिर्फ उन्हीं लोगों को दिखाई जाती हैं जो उन्हें सचमुच कर सकते हैं।

घंटों की सीमा, ओवरटाइम और श्रम की मद

ओवरटाइम शायद ही कभी फैसले की तरह आता है। वह जमा होता है। एक घंटे बढ़ी हुई शिफ्ट, शनिवार का एक एहसान, एक कवर जिसने किसी को उसके अनुबंधित सप्ताह से आगे धकेल दिया। जब तक यह वेतन बिल में दिखता है, पैसा जा चुका होता है।

हर कर्मचारी के लिए साप्ताहिक अधिकतम घंटे तय करना और रोस्टर बनाते समय उसके बगल में चालू कुल देखते रहना क्रम ही बदल देता है। अच्छा फूड एंड बेवरेज शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर सीमा पार करते सप्ताह को रोस्टर प्रकाशित होने से पहले चिह्नित करता है, पेरोल बंद होने के बाद नहीं। बजट रिपोर्टिंग के साथ मिलकर बचत का बड़ा हिस्सा असल में यहीं बैठा होता है: नाटकीय कटौती में नहीं, बल्कि महीने के उन पंद्रह या बीस घंटों में जिन्हें किसी ने जानबूझकर शेड्यूल नहीं किया था।

कैफे, कैंटीन, काउंटर और चलती इकाइयां

कम ही संचालक लंबे समय तक एक आउटलेट पर रुकते हैं। दूसरा कैफे, कैंटीन का ठेका, फूड कोर्ट में एक यूनिट, सप्ताहांत पर चलने वाला ट्रेलर, और तालमेल रोस्टर न रहकर लॉजिस्टिक्स बन जाता है। एक यूनिट पर भीड़ है और दूसरी खाली, और तीन गली दूर प्रशिक्षित बरिस्ता खाली बैठा है।

मल्टी-लोकेशन शेड्यूलिंग हर यूनिट को एक ही जगह रख देती है। शिफ्ट अपने आउटलेट का टैग साथ रखती है, इसलिए दो जगह काम करने वाला व्यक्ति भी सप्ताह एक साफ घंटों के सेट के साथ पूरा करता है। कैफे शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर, कैंटीन मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर और फूड ट्रक शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर वास्तव में अलग उत्पाद नहीं हैं; ये एक ही रोस्टर इंजन हैं, बस अलग पैमाने पर लगे हुए। टेम्पलेट यह बात साफ कर देते हैं: एक बार चलने वाला सप्ताह बनाइए, फिर खाली ग्रिड से शुरू करने के बजाय उसी को नई यूनिट पर लागू कर दीजिए। जब रसोई किसी होटल का हिस्सा होती है, खानपान कई विभागों में से एक होता है, और होटल स्टाफ की शेड्यूलिंग बाकी विभागों को भी समेटती है।

भीड़ के समय भी टिकने वाली टाइम ट्रैकिंग

कागज की टाइमशीट फूड सर्विस की जानी-पहचानी कमजोरी है। घंटे ऊपर की ओर गोल कर दिए जाते हैं, एक हस्ताक्षर ऐसी शिफ्ट को ढक देता है जो जल्दी खत्म हुई थी, और सर्विस के बीच दस मिनट पर बहस करने का समय किसी के पास नहीं होता। सही टाइम क्लॉक हर शिफ्ट की असली शुरुआत और अंत को योजना के सामने दर्ज करके यह खाई भरता है, ताकि जिस संख्या का आप भुगतान करें वही संख्या काम में लगी हो।

यहां शीर्षक से ज्यादा ब्योरा मायने रखता है। ब्रेक शिफ्ट पर ही दर्ज। देर से आना और जल्दी जाना कुल में दबे रहने के बजाय अपने अलग आंकड़ों के रूप में दिखता है। रात, छुट्टी या पीक घंटों की बढ़ी दरें वहीं लागू जहां उनकी जगह है। बोनस और जुर्माने उसी शिफ्ट से जुड़े जिससे उनका संबंध है। पेरोल चलते समय हर घंटे के पीछे का टाइमशीट लॉग दिखाता है कि किसने क्या और कब बदला, जिससे ज्यादातर विवाद शुरू होने से पहले ही खत्म हो जाते हैं। आप और विस्तार से देख सकते हैं कि टाइम ट्रैकिंग इन आंकड़ों को कैसे तैयार करती है।

वही रिपोर्ट जो आपके असली सवालों का जवाब दें

यहां काम की रिपोर्ट जटिल नहीं होतीं। पिछले महीने हर व्यक्ति ने कितने घंटे काम किया, और उनमें ओवरटाइम कितना था? हर आउटलेट पर श्रम कितने का पड़ा? किसकी छुट्टियां खत्म होने वाली हैं? कौन दो बार से ज्यादा देर से आया? फूड एंड बेवरेज मैनेजमेंट सिस्टम को इनका जवाब दो-चार क्लिक में देना चाहिए और वह जवाब पेरोल या लेखा के लिए एक्सपोर्ट कर देना चाहिए।

कार्य घंटे, अवकाश, न्यूनतम घंटे, छुट्टी शेष, बोनस और जुर्माना, बजट तथा वेतन दर की रिपोर्ट एक ही तस्वीर के अलग-अलग कोने ढकती हैं। साथ पढ़ने पर वे बताती हैं कि जो रोस्टर आपने बनाया था वही रोस्टर आपने चुकाया भी या नहीं, और किसी भी फूड सर्विस मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर की असली परीक्षा यही है।

फूड एंड बेवरेज शेड्यूलिंग सिस्टम कैसे चुनें

किसी भी प्लेटफॉर्म को उसी तरह परखिए जैसे टीम उसे इस्तेमाल करेगी, न कि जैसे डेमो में दिखाया जाता है। उसे आउटलेट के सबसे पुराने फोन पर खोलिए, क्योंकि सप्ताहांत का स्टाफ वैसा ही फोन रखता है। पूरा सप्ताह बनाइए और अपना समय नापिए। एक बदलाव भेजिए और देखिए वह पहुंचने में कितना लेता है। पूछिए कि शिफ्ट अदला-बदली करने के लिए कर्मचारी को क्या करना पड़ता है, क्योंकि अगर उसमें ग्रुप चैट के एक संदेश से ज्यादा मेहनत लगे तो ग्रुप चैट जीत जाती है और सिस्टम चुपचाप मर जाता है।

कीमत का ढांचा भी देखिए। नौ लोगों के आउटलेट के लिए खरीदा गया कॉफी शॉप शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर और चार कैंटीन चलाने वाले समूह के लिए बना प्लेटफॉर्म अलग समस्याएं हल करते हैं, और ऐसे एंटरप्राइज पूर्वानुमान के लिए पैसा देना जिसे कोई खोलेगा ही नहीं, टूल छोड़ देने का सबसे तेज रास्ता है। अपने अलग पैटर्न वाले फॉर्मेट अलग से कवर किए गए हैं, जिनमें रेस्तरां शेड्यूलिंग और कैटरिंग टीमें शामिल हैं।

Shifton फूड एंड बेवरेज संचालन के कार्यबल पक्ष को शुरू से आखिर तक कवर करता है: दिन, सप्ताह और महीने के व्यू में शिफ्ट शेड्यूलिंग, ओपन शिफ्ट और अदला-बदली, उपलब्धता और छुट्टी के अनुरोध, दोबारा इस्तेमाल होने वाले टेम्पलेट, स्वचालित वितरण, मांग का पूर्वानुमान, ब्रेक सहित टाइम क्लॉक, बोनस और जुर्माने, तथा वे रिपोर्ट जो इस सबको आंकड़ों में बदल देती हैं। स्टाफ शेड्यूल iOS और Android पर साथ रखता है, और पुश नोटिफिकेशन का मतलब है कि बदलाव उन तक बिना फोन किए पहुंच जाता है।

दस टीम सदस्यों तक मुफ्त प्लान पूरा काम बिना समय सीमा के संभाल लेता है, जो एक कैफे या छोटे काउंटर के लिए काफी है। उसके आगे पेड मॉड्यूल मल्टी-लोकेशन गहराई, जियोलोकेशन आधारित हाजिरी और अधिक समृद्ध लागत रिपोर्टिंग जोड़ते हैं। आप कॉफी शॉप चलाएं, कैंटीन, क्विक सर्विस काउंटर या चलती इकाई, फूड एंड बेवरेज शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर परखने का सबसे तेज तरीका यही है कि उसी में अगला सप्ताह बनाइए और देखिए कितना समय लगता है।