वेयरहाउस स्टाफ और शिफ्ट शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर

वेयरहाउस का श्रम हफ्तों में नियोजित होता है और मिनटों में बिखर जाता है। इनबाउंड वॉल्यूम खिसकता है, ट्रेलर तीन घंटे देर से आता है, सोमवार को दो पिकर छुट्टी बता देते हैं, और जो टीम शुक्रवार को संतुलित दिख रही थी वह अचानक पैक लाइन पर कम और रिसीविंग पर ज्यादा हो जाती है। वेयरहाउस शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर इसीलिए है कि ऐसा दिन ओवरटाइम के बिल में न बदले, और यही वजह है कि हर आकार का संचालन साझा स्प्रेडशीट छोड़कर शिफ्ट कार्य के लिए बने सिस्टम पर आ रहा है।

मुश्किल हिस्सा कभी ग्रिड खींचना नहीं था। मुश्किल है ऐसी ग्रिड खींचना जो असली वॉल्यूम झेल जाए: बदलती टीमें, अस्थायी श्रमिक, अनिवार्य ब्रेक, घंटों की सीमा और ऐसा कार्यबल जो ईमेल पढ़ने के लिए मेज पर नहीं बैठता।

फ्लोर पर वेयरहाउस शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर को क्या करना ही होता है

मार्केटिंग हटा दीजिए तो काम चार बातों पर आ जाता है। हर शिफ्ट में हर काम कवर करना, गुड्स-इन से लेकर पिकिंग, पैकिंग, लोडिंग और रिटर्न तक। शेड्यूल प्रकाशित होने से पहले ही घंटों को कानूनी और बजट सीमा के भीतर रखना, पेरोल चलने के बाद नहीं। ऐसे कार्यबल तक पहुँचना जिसका कामकाजी जीवन फोन पर ही चलता है। और बदलाव को पूरा ढाँचा दोबारा बनाए बिना पचा लेना, क्योंकि डिस्ट्रीब्यूशन सेंटर में योजना रोज बदलती है।

जो वेयरहाउस शिफ्ट प्लानर ये चार काम कर देता है, वह उस प्लेटफॉर्म से बेहतर है जिसमें पचास मॉड्यूल ऐसी समस्याओं के लिए हैं जो फ्लोर पर हैं ही नहीं। ज्यादातर संचालन यह तब सीखते हैं जब फीचर तुलना देखकर वेयरहाउस एम्प्लॉई शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर खरीद चुके होते हैं और उसका करीब दसवाँ हिस्सा ही इस्तेमाल करते हैं।

वेयरहाउस लेबर मैनेजमेंट सिस्टम या शेड्यूलिंग टूल?

ये दोनों श्रेणियाँ लगातार गड्डमड्ड होती हैं। हिंदी में वेयरहाउस सॉफ्टवेयर खोजने पर सबसे पहले वेयरहाउस मैनेजमेंट सिस्टम यानी WMS मिलता है, शिफ्ट प्लानिंग नहीं। वेयरहाउस लेबर मैनेजमेंट सिस्टम आमतौर पर तय मानकों के मुकाबले उत्पादकता नापने के तरीके के रूप में बेचा जाता है और वह इन्वेंटरी तथा पिक पाथ से कसकर जुड़ा होता है। वेयरहाउस स्टाफ शेड्यूलिंग शृंखला में उससे पहले आती है: यह तय करती है कि कौन काम करेगा, कब, किस काम पर और किस लागत पर।

ज्यादातर संचालन में वापस पाने लायक पैसा शेड्यूलिंग की तरफ ही होता है, क्योंकि यही वह हिस्सा है जिसे सुपरवाइजर इसी हफ्ते बदल सकता है। मानक बताते हैं कि एक पिक में ज्यादा समय लगा। शेड्यूल तय करता है कि लाइन पर पर्याप्त लोग थे भी या नहीं। यही उलझन वेयरहाउस डॉक मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर के साथ भी है, जिसे टीमें तब खोजती हैं जब असली सवाल केवल यह होता है कि शाम चार बजे डॉक पर कौन है।

शिफ्ट रोटेशन और चौबीसों घंटे कवरेज

एक से ज्यादा शिफ्ट चलाने वाली हर साइट अंततः रोटेशन पर आ जाती है: दो शिफ्ट, तीन शिफ्ट, रातों और सप्ताहांत में फैली चार टीमें, या लंबे दिनों का सघन पैटर्न। रोटेशन सिद्धांत में सरल और स्प्रेडशीट में क्रूर होती है, क्योंकि एक बदलाव आगे के हफ्तों में लहर की तरह फैलता है। वेयरहाउस शिफ्ट शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर पैटर्न को दोबारा इस्तेमाल होने वाले वेयरहाउस शेड्यूल टेम्पलेट के रूप में रखता है, उसे महीने दर महीने आगे बढ़ाता है और शेड्यूल बनते समय हर नाम के पास चलता हुआ घंटों का जोड़ रखता है। अगर उसी साइट पर उत्पादन लाइनें भी चलती हैं, तो वही पैटर्न उत्पादन में शिफ्ट नियोजन में शामिल हैं।

रात की टीमों पर खास ध्यान चाहिए। उनमें लोग जुटाना कठिन है, भत्ते जुड़ने पर लागत ज्यादा है, और शेड्यूल देर से निकले तो सबसे पहले वही भुगतते हैं। पूरा महीना एक साथ प्रकाशित करने से रात के कर्मचारियों को जरूरी अग्रिम सूचना मिलती है और लगातार आखिरी क्षण के बदलावों से पैदा होने वाले छोड़कर जाने के बड़े हिस्से को खत्म कर देती है।

पीक सीजन, अस्थायी श्रमिक और स्टाफ बढ़ाना

फुलफिलमेंट में वॉल्यूम मौसमी है और श्रम योजना को उसके साथ चलना पड़ता है। एक तिमाही में स्टाफ आधा बढ़ सकता है और फिर घट भी सकता है। सबसे अच्छा फुलफिलमेंट सेंटर शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर इस बढ़ोतरी को संभालने लायक बनाता है: नए लोगों को एक-एक करके टाइप करने के बजाय एक साथ इम्पोर्ट कीजिए, पद और अधिकार स्तर तय कीजिए, फिर समानांतर योजना बनाने के बजाय उन्हें चालू पैटर्न में जोड़ दीजिए।

अस्थायी और एजेंसी कर्मचारियों को ऐसा शेड्यूल चाहिए जो उन्हें सचमुच दिखे। वेयरहाउस कर्मचारियों के लिए शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर को यह मानकर चलना पड़ता है कि पढ़ने वाला पिछले हफ्ते भर्ती हुआ है और उसके पास कंपनी का ईमेल नहीं है, इसीलिए कुछ भी बदलते ही शिफ्ट पुश सूचना के साथ फोन पर आ जाती है। जिन साइटों पर मौसमी उतार-चढ़ाव भारी रहता है, वे आमतौर पर मौसमी कर्मचारियों की शेड्यूलिंग के हमारे तरीके के साथ ही योजना बनाती हैं।

प्रति श्रम घंटा लागत और ओवरटाइम नियंत्रण

लगभग हर वेयरहाउस बजट में श्रम सबसे बड़ी नियंत्रण योग्य मद है, और यही अकेली मद है जिसे मैनेजर हफ्ते दर हफ्ते सचमुच हिला सकता है। स्प्रेडशीट में नुकसान तब तक अदृश्य रहता है जब तक वेतन बिल नहीं आता: दो घंटे खिंच गई शिफ्ट, शांत दोपहर के लिए बुलाया गया अतिरिक्त पिकर, किसी की नजर में आए बिना पार हुई घंटों की सीमा।

ज्यादातर काम दो नियंत्रण करते हैं। प्रति कर्मचारी घंटों की सीमा शिफ्ट सौंपते समय ही नियोजित बनाम अधिकतम घंटे दिखाती है, जिससे ओवरटाइम दुर्घटना नहीं, फैसला बन जाता है। ओवरटाइम नियम अतिरिक्त घंटे केवल स्पष्ट पुष्टि के साथ देते हैं या एक अवधि के लिए बंद कर देते हैं। फिर बजट और वेतन दर रिपोर्ट चक्र पूरा करती हैं और दिखाती हैं कि हर शेड्यूल की लागत पद और अवधि के हिसाब से कितनी रही। सुथरी ग्रिड का नयापन उतरने के बाद सबसे अच्छा वेयरहाउस क्रू शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर इसी पैमाने पर परखा जाता है।

टाइम ट्रैकिंग, उपस्थिति और टाइमशीट

प्रकाशित शेड्यूल एक योजना है। टाइमशीट वह है जो असल में हुआ, और दोनों का अंतर ही वह जगह है जहाँ पैसा रिसता है। टाइम क्लॉक हर शिफ्ट की असली शुरुआत और समाप्ति दर्ज करता है, साथ में ब्रेक, बोनस, जुर्माना और बढ़ी हुई दरें, और उसे शिफ्ट लॉग में रखता है जहाँ सुपरवाइजर उसे देख सकता है। जो वेयरहाउस टाइमशीट ऐप इन ब्योरों को उसी क्षण पकड़ लेता है, वह महीने के अंत की उस पुनर्रचना को खत्म कर देता है जिसकी माँग कागजी टाइमशीट हमेशा करती है।

तीसरे पक्ष के अनुबंधों के लिए थर्ड पार्टी लॉजिस्टिक्स टाइम ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर को घंटे ग्राहक के हिसाब से भी बाँटने पड़ते हैं, जो प्रोजेक्ट संभाल लेते हैं। मोबाइल ऐप से क्लॉक-इन करने में सेकंड लगते हैं और यह बड़ी इमारत या कई यार्ड में फैली टीमों के लिए भी चलता है। जिन साइटों को यह प्रमाण चाहिए कि शिफ्ट कहाँ शुरू हुई, उनके लिए जियोलोकेशन मैप पेड मॉड्यूल के रूप में उपलब्ध है और चुनी हुई अवधि की कर्मचारी की आवाजाही तथा रूट इतिहास दिखाता है। फीचर का ब्योरा हमारे टाइम ट्रैकिंग पेज पर है।

वेयरहाउसिंग में ब्रेक और आराम के नियम वैकल्पिक नहीं हैं, और दबाव में शेड्यूल बनाते समय सबसे पहले यही छूटते हैं। ब्रेक को लोगों की याददाश्त पर छोड़ने के बजाय शिफ्ट में ही गूँथ देने से रिकॉर्ड साफ और टाइमशीट सटीक रहती है। प्रति कर्मचारी घंटों की सीमा रोटेशन को किसी को चुपचाप साप्ताहिक सीमा से आगे धकेलने से रोकती है, और अवकाश तथा उपलब्धता के अनुरोध शेड्यूल बनने से पहले जुटाए जाते हैं, बाद में तय नहीं होते।

रिपोर्टिंग ही इस सबको बचाव योग्य बनाती है। काम के घंटे, न्यूनतम घंटे, पुष्ट शिफ्ट और देर से आने की रिपोर्ट साफ-सुथरे ढंग से एक्सपोर्ट होती हैं, इसलिए ऑडिट के सवाल का जवाब याददाश्त से नहीं, रिकॉर्ड से मिलता है।

जोन, साइट और लॉजिस्टिक्स अनुबंधों पर एक ही प्लेटफॉर्म

बहुत कम संचालन एक इमारत पर रुकते हैं। दूसरी साइट, रिटर्न सुविधा, अतिरिक्त यार्ड या क्रॉस-डॉक, हर एक की अपनी टीम और अपनी लय होती है, और तीसरे पक्ष के अनुबंध एक और परत जोड़ देते हैं। उन्हें अलग-अलग स्प्रेडशीट पर चलाने का मतलब है कि महीने के अंत में आँकड़े आने तक असंतुलन किसी को दिखता ही नहीं।

मल्टी-लोकेशन सपोर्ट हर साइट को एक ही बोर्ड पर लाता है, और प्रोजेक्ट एक ही इमारत के भीतर जोन, ग्राहक या अनुबंध अलग करते हैं, जो ठीक वही है जो थर्ड पार्टी लॉजिस्टिक्स शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर और उनके किसी भी वर्कफोर्स मैनेजमेंट सिस्टम को करना चाहिए। भूमिकाएँ और अनुमतियाँ तय करती हैं कि कौन क्या संपादित कर सकता है: शिफ्ट सुपरवाइजर अपनी टीम संभालता है, जबकि साइट मैनेजर पूरी तस्वीर देखता है। जो संचालन माल भी ढोते हैं और ड्राइवर संभालते हैं, वे अक्सर इसे लॉजिस्टिक्स स्टाफ शेड्यूलिंग के साथ चलाते हैं, ताकि यार्ड और फ्लीट एक कदम पर रहें।

सबसे अच्छा वेयरहाउस शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर कैसे चुनें

सबसे अच्छा वेयरहाउस शेड्यूलिंग सिस्टम वही है जिसे सुपरवाइजर छठे महीने में भी खोलते हैं, और वह शायद ही कभी सबसे लंबी फीचर सूची वाला होता है।

किसी भी वेयरहाउस शेड्यूलिंग ऐप को उस तरह परखिए जैसे आपकी टीम उसे इस्तेमाल करेगी, न कि जैसे डेमो उसे पेश करता है। यही बात उस डिस्ट्रीब्यूशन सेंटर शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर पर लागू होती है जिसे आप दो साइटों पर आजमा रहे हैं। उसे इमारत के सबसे सस्ते फोन पर खोलिए, क्योंकि आपके मौसमी कर्मचारी वही रखते हैं। पूरे हफ्ते की शिफ्ट बनाइए और अपना समय नापिए। उसे प्रकाशित कीजिए और देखिए सूचना कितनी जल्दी पहुँचती है। एक शिफ्ट बदलिए और जाँचिए कि प्रभावित सभी लोग एक मिनट में जान जाते हैं या नहीं। फिर काम के घंटों की रिपोर्ट एक्सपोर्ट कीजिए और देखिए कि आँकड़े पेरोल की जरूरत से मेल खाते हैं या नहीं।

Shifton इन परीक्षाओं में उन्हीं हिस्सों के साथ पास होता है जो वेयरहाउस सचमुच इस्तेमाल करता है: साप्ताहिक और मासिक शेड्यूल व्यू, ओपन शिफ्ट और अदला-बदली, दोबारा इस्तेमाल होने वाले रोटेशन टेम्पलेट, स्वचालित वितरण के साथ माँग पूर्वानुमान, टाइम क्लॉक और टाइमशीट लॉग, ब्रेक, बोनस और जुर्माना, तथा घंटों, बजट, वेतन दरों और अवकाश शेष की रिपोर्ट। 10 तक की टीमें बिना समय सीमा के मुफ्त प्लान पर चलती हैं, और कारोबार बढ़ने पर पेड मॉड्यूल की कीमत प्रति कर्मचारी प्रति माह लगती है।

नतीजा वही है जो ज्यादातर साइटें चाहती हैं: ऐसा शेड्यूल जो असली माँग दिखाए, ऐसे घंटे जो आपके तय बजट में रहें, और फोर्कलिफ्ट ऑपरेटर, पैकर तथा डॉक स्टाफ जिन्हें हमेशा पता हो कि उनकी ड्यूटी कब है। अपना पहला हफ्ता बनाइए और देखिए कि पूरा फ्लोर एक व्यू में कैसा दिखता है।