वेयरहाउस स्टाफ और शिफ्ट शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर

वेयरहाउस का श्रम हफ़्तों में नियोजित होता है और मिनटों में खो जाता है। इनबाउंड वॉल्यूम खिसकता है, एक ट्रेलर तीन घंटे देर से आता है, सोमवार को दो पिकर कॉल करके छुट्टी ले लेते हैं, और जो क्रू शुक्रवार को संतुलित दिखता था वह पैक लाइन पर कम और रिसीविंग पर ज़रूरत से ज़्यादा स्टाफ वाला है। वेयरहाउस शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर इसीलिए है कि वह दिन ओवरटाइम के बिल में न बदले, और इसी वजह से हर आकार के संचालन साझा स्प्रेडशीट छोड़कर शिफ्ट के काम के लिए बने सिस्टम पर जा रहे हैं।

मुश्किल कभी ग्रिड खींचना नहीं थी। मुश्किल ऐसा ग्रिड खींचना है जो असली वॉल्यूम में टिके: घूमते क्रू, अस्थायी श्रम, अनिवार्य ब्रेक, घंटों की सीमाएँ और ऐसा वर्कफोर्स जो ईमेल पढ़ने के लिए डेस्क पर नहीं बैठता।

फ्लोर पर वेयरहाउस शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर को क्या करना ही होता है

मार्केटिंग हटा दें तो काम चार बातों में सिमट जाता है। हर शिफ्ट में हर फ़ंक्शन को कवर करें, गुड्स-इन से पिकिंग, पैकिंग, लोडिंग और रिटर्न तक। शेड्यूल प्रकाशित होने से पहले घंटों को कानूनी और बजट की सीमाओं में रखें, पेरोल चलने के बाद नहीं। ऐसे वर्कफोर्स तक पहुँचें जो अपने फ़ोन पर जीता है। और बिना दोबारा बनाए बदलाव सोखें, क्योंकि डिस्ट्रीब्यूशन सेंटर में योजना रोज़ बदलती है।

जो वेयरहाउस शिफ्ट शेड्यूलर इन चारों को संभालता है, वह पचास मॉड्यूल वाले उस प्लेटफॉर्म से बेहतर है जो ऐसी समस्याओं के लिए बना है जो फ्लोर पर हैं ही नहीं। ज़्यादातर संचालन यह तब सीखते हैं जब वे फ़ीचर की तुलना देखकर वेयरहाउस एम्प्लॉई शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर ख़रीदते हैं और उसका दसवाँ हिस्सा ही इस्तेमाल करते हैं।

वेयरहाउस लेबर मैनेजमेंट सिस्टम या शेड्यूलिंग टूल?

इन दोनों श्रेणियों को बार-बार गड्डमड्ड किया जाता है। वेयरहाउस लेबर मैनेजमेंट सिस्टम आमतौर पर इंजीनियर्ड मानकों के सामने उत्पादकता मापने के तरीके के रूप में बेचा जाता है, जो इन्वेंटरी और पिक पाथ से कसकर जुड़ा होता है। वेयरहाउस स्टाफ शेड्यूलिंग श्रृंखला में इससे पहले आती है: कौन काम करता है, कब, किस फ़ंक्शन में और किस लागत पर, यह तय करना।

ज़्यादातर संचालन के लिए वसूली योग्य पैसा शेड्यूलिंग वाले हिस्से में है, क्योंकि यही वह हिस्सा है जिसे सुपरवाइज़र इसी हफ़्ते बदल सकता है। मानक बताते हैं कि पिक में बहुत समय लगा। शेड्यूल तय करता है कि लाइन पर लोग पर्याप्त थे भी या नहीं। यही उलझन वेयरहाउस डिस्पैच सॉफ्टवेयर को भी घेरे रहती है, जिसे टीमें अक्सर तब खोजती हैं जब असली समस्या बस यह जानना होती है कि दोपहर चार बजे डॉक पर कौन है।

शिफ्ट रोटेशन और चौबीसों घंटे कवरेज

एक से ज़्यादा शिफ्ट चलाने वाली हर साइट रोटेशन पर आ जाती है: दो शिफ्ट, तीन शिफ्ट, रातों और सप्ताहांतों में फैले चार क्रू, या लंबे दिनों का संकुचित पैटर्न। रोटेशन सिद्धांत में सरल हैं और स्प्रेडशीट में सज़ा, क्योंकि एक बदलाव अगले हफ़्तों में लहर की तरह फैलता है। वेयरहाउस शिफ्ट शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर पैटर्न को दोबारा इस्तेमाल होने वाले वेयरहाउस शेड्यूल टेम्पलेट के रूप में रखता है, उसे महीने-दर-महीने आगे बढ़ाता है, और शेड्यूल बनते समय हर नाम के बगल में चालू घंटों का योग रखता है। जहाँ साइट प्रोडक्शन लाइनें भी चलाती है, वहाँ यही रोटेशन पैटर्न उत्पादन में शिफ्ट नियोजन में कवर किए गए हैं।

रात के क्रू पर ख़ास ध्यान चाहिए। उन्हें स्टाफ करना कठिन है, प्रीमियम लगने पर वे ज़्यादा महँगे पड़ते हैं, और शेड्यूल देर से जाने पर सबसे पहले वही भुगतते हैं। पूरा महीना एक साथ प्रकाशित करने से रात के स्टाफ को ज़रूरी नोटिस मिलता है और आख़िरी वक़्त के लगातार बदलावों से पैदा होने वाली उथल-पुथल का बड़ा हिस्सा हट जाता है।

पीक सीजन, अस्थायी श्रमिक और स्टाफ बढ़ाना

फ़ुलफ़िलमेंट में वॉल्यूम मौसमी होता है और श्रम योजना को उसके साथ चलना पड़ता है। एक तिमाही के लिए कर्मचारियों की संख्या आधी बढ़ सकती है, फिर वापस गिर जाती है। सबसे अच्छा फ़ुलफ़िलमेंट सेंटर शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर इस बढ़ोतरी को संभालने लायक बनाता है: नए कर्मचारियों को एक-एक करके टाइप करने के बजाय थोक में इम्पोर्ट करें, पद और अधिकार स्तर तय करें, फिर उन्हें समानांतर योजना बनाने के बजाय मौजूदा पैटर्न में जोड़ दें।

अस्थायी और एजेंसी के कामगारों को ऐसा शेड्यूल चाहिए जिसे वे सचमुच देख सकें। वेयरहाउस कामगारों के लिए शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर को मानकर चलना होता है कि पढ़ने वाले को पिछले हफ़्ते भर्ती किया गया है और उसके पास कंपनी का ईमेल पता नहीं है, इसीलिए कुछ भी खिसकने पर शिफ्ट पुश नोटिफिकेशन के साथ फ़ोन पर आ जाती है। भारी मौसमी उतार-चढ़ाव वाली साइटें आमतौर पर हमारे मौसमी कर्मचारियों की शेड्यूलिंग के तरीक़े के साथ योजना बनाती हैं।

प्रति श्रम घंटा लागत और ओवरटाइम नियंत्रण

लगभग हर वेयरहाउस बजट में श्रम सबसे बड़ी नियंत्रित की जा सकने वाली मद है, और यही वह है जिसे मैनेजर सचमुच हफ़्ते-दर-हफ़्ते हिला सकता है। स्प्रेडशीट पर नुक़सान तब तक अदृश्य रहता है जब तक मज़दूरी का बिल नहीं आ जाता: दो घंटे ज़्यादा चली शिफ्ट, शांत दोपहर के लिए बुलाया गया एक अतिरिक्त पिकर, किसी के ध्यान दिए बिना पार हो गई घंटों की सीमा।

ज़्यादातर काम दो नियंत्रण करते हैं। प्रति कर्मचारी घंटों की सीमाएँ शिफ्ट सौंपते समय नियोजित बनाम अधिकतम घंटे दिखाती हैं, इसलिए ओवरटाइम हादसे की जगह फ़ैसला बन जाता है। ओवरटाइम नियम अतिरिक्त घंटे सिर्फ़ स्पष्ट पुष्टि के साथ देने देते हैं, या किसी अवधि के लिए बंद कर देते हैं। बजट और वेतन दर रिपोर्ट फिर घेरा पूरा करती हैं, पद और अवधि के हिसाब से दिखाते हुए कि हर शेड्यूल की लागत क्या रही। साफ़-सुथरे ग्रिड की नवीनता फीकी पड़ने के बाद सबसे अच्छे वेयरहाउस क्रू शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर को इसी पैमाने पर परखा जाता है।

टाइम ट्रैकिंग, उपस्थिति और टाइमशीट

प्रकाशित शेड्यूल एक योजना है। टाइमशीट वह है जो असल में हुआ, और दोनों के बीच का अंतर ही वह जगह है जहाँ पैसा रिसता है। टाइम क्लॉक हर शिफ्ट की असली शुरुआत और अंत, ब्रेक, बोनस, जुर्माने और प्रीमियम दरों के साथ दर्ज करता है और उसे शिफ्ट लॉग में रखता है, जहाँ सुपरवाइज़र उसे देख सकता है। वेयरहाउस टाइमशीट ऐप, जो ये ब्योरे ठीक उसी पल पकड़ ले जब वे घटते हैं, उस महीने के अंत की पुनर्रचना को हटा देता है जो काग़ज़ी टाइमशीट हमेशा माँगती हैं।

तीसरे पक्ष के अनुबंधों के लिए 3PL टाइम ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर को घंटे ग्राहक के हिसाब से भी बाँटने होते हैं, जो प्रोजेक्ट संभालते हैं। मोबाइल ऐप से क्लॉक-इन करने में सेकंड लगते हैं और यह किसी बड़ी इमारत या कई यार्डों में फैले क्रू के लिए चलता है। जिन साइटों को यह प्रमाण चाहिए कि शिफ्ट कहाँ शुरू हुई, उनके लिए जियोलोकेशन मैप सशुल्क मॉड्यूल के रूप में उपलब्ध है और चुनी हुई अवधि के लिए कर्मचारियों की आवाजाही और रूट इतिहास दिखाता है। फ़ीचर का ब्योरा हमारे टाइम ट्रैकिंग पेज पर है।

वेयरहाउसिंग में ब्रेक और आराम के नियम वैकल्पिक नहीं हैं, और दबाव में शेड्यूल बनने पर सबसे पहले यही फिसलते हैं। ब्रेक को शिफ्ट में ही बनाना, लोगों के याद रखने पर भरोसा करने के बजाय, रिकॉर्ड साफ़ और टाइमशीट सटीक रखता है। प्रति कर्मचारी घंटों की सीमाएँ रोटेशन को चुपचाप किसी को साप्ताहिक सीमा के पार धकेलने से रोकती हैं, और छुट्टी और उपलब्धता के अनुरोध शेड्यूल बनने से पहले इकट्ठे किए जाते हैं, बाद में उन पर मोल-भाव नहीं होता।

रिपोर्टिंग वह चीज़ है जो इस सबको टिकाऊ बनाती है। कार्य घंटे, न्यूनतम घंटे, पुष्ट शिफ्ट और देर से आगमन की रिपोर्ट हर एक साफ़ तरीक़े से एक्सपोर्ट होती है, इसलिए ऑडिट का सवाल याददाश्त से नहीं, रिकॉर्ड से जवाबित होता है।

जोन, साइट और 3PL अनुबंधों पर एक ही प्लेटफॉर्म

कम ही संचालन एक इमारत पर रुकते हैं। दूसरी साइट, रिटर्न सुविधा, ओवरफ़्लो यार्ड या क्रॉस-डॉक, हर एक का अपना क्रू और अपनी लय होती है, और तीसरे पक्ष के अनुबंध एक और परत जोड़ देते हैं। इन्हें अलग-अलग स्प्रेडशीट पर चलाने का मतलब है कि महीने के अंत में संख्याएँ आने तक असंतुलन किसी को नहीं दिखता।

मल्टी-लोकेशन सहायता हर साइट को एक बोर्ड पर रखती है, और प्रोजेक्ट एक ही इमारत के भीतर जोन, ग्राहक या अनुबंध अलग करने के काम आते हैं, जो ठीक वही है जो 3PL शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर और कोई भी 3PL वर्कफोर्स मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर करना चाहिए। भूमिकाएँ और अनुमतियाँ तय करती हैं कि कौन क्या संपादित कर सकता है: शिफ्ट सुपरवाइज़र अपना क्रू संभालता है, जबकि साइट मैनेजर पूरी तस्वीर देखता है। जो संचालन माल की ढुलाई भी करते हैं और ड्राइवर भी संभालते हैं, वे अक्सर इसे लॉजिस्टिक्स स्टाफ शेड्यूलिंग के साथ चलाते हैं, ताकि यार्ड और बेड़ा तालमेल में रहें।

सबसे अच्छा वेयरहाउस शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर कैसे चुनें

सबसे अच्छा वेयरहाउस शेड्यूलिंग सिस्टम वह है जिसे सुपरवाइज़र छठे महीने में भी खोलते हैं, और वह शायद ही कभी सबसे लंबी फ़ीचर सूची वाला होता है।

किसी भी वेयरहाउस शेड्यूलिंग ऐप को उस तरह परखें जैसे आपका क्रू उसे इस्तेमाल करेगा, उस तरह नहीं जैसे डेमो उसे पेश करता है। यही बात उस डिस्ट्रीब्यूशन सेंटर शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर पर लागू होती है जिसे आप दो साइटों में आज़मा रहे हैं। उसे इमारत के सबसे सस्ते फ़ोन पर खोलें, क्योंकि आपके मौसमी स्टाफ के पास वही होता है। शिफ्ट का पूरा हफ़्ता बनाएँ और समय नापें। उसे प्रकाशित करें और देखें कि नोटिफिकेशन कितनी जल्दी पहुँचता है। एक शिफ्ट बदलें और जाँचें कि प्रभावित सभी को एक मिनट के भीतर पता चल जाता है। फिर कार्य घंटों की रिपोर्ट एक्सपोर्ट करें और देखें कि संख्याएँ पेरोल की ज़रूरत से मेल खाती हैं या नहीं।

Shifton ये परीक्षण उन्हीं हिस्सों के साथ पास करता है जो वेयरहाउस सचमुच इस्तेमाल करता है: साप्ताहिक और मासिक शेड्यूल व्यू, खुली शिफ्ट और अदला-बदली, दोबारा इस्तेमाल होने वाले रोटेशन टेम्पलेट, स्वचालित वितरण के साथ मांग पूर्वानुमान, टाइम क्लॉक और टाइमशीट लॉग, ब्रेक, बोनस और जुर्माने, और घंटों, बजट, वेतन दरों और छुट्टी की शेष राशि को कवर करने वाली रिपोर्ट। 10 तक के क्रू बिना समय सीमा के मुफ्त योजना पर चलते हैं, और संचालन बढ़ने पर सशुल्क मॉड्यूल प्रति कर्मचारी प्रति माह की दर पर हैं।

नतीजा वही है जिसका ज़्यादातर साइटें लक्ष्य रखती हैं: एक शेड्यूल जो असली मांग को दर्शाता है, घंटे जो आपके तय बजट के भीतर रहते हैं, और फ़ोर्कलिफ़्ट ऑपरेटर, पैकर और डॉक स्टाफ जिन्हें हमेशा पता रहता है कि वे कब काम कर रहे हैं। अपना पहला हफ़्ता बनाएँ और देखें कि पूरा फ्लोर एक व्यू में कैसा दिखता है।