Λογισμικό προγραμματισμού εθελοντών: δηλώσεις και ώρες

Τα προγράμματα εθελοντισμού στηρίζονται στην καλή θέληση και σε ένα πρόγραμμα βαρδιών που κάποιος ξαναστήνει κάθε εβδομάδα. Οι άνθρωποι δίνουν τις ώρες που καταφέρνουν να ελευθερώσουν, η διαθεσιμότητα αλλάζει χωρίς προειδοποίηση και η συντονίστρια κρατά συνήθως το πρόγραμμα παράλληλα με μια άλλη πλήρη θέση. Το λογισμικό προγραμματισμού εθελοντών σηκώνει αυτό το εβδομαδιαίο ξαναστήσιμο από ένα μόνο γραφείο και το μετατρέπει σε διαδικασία που βλέπει όλη η ομάδα.

Ένας περιορισμός καθορίζει όλα τα υπόλοιπα. Δεν μπορείτε να υποδείξετε σε έναν εθελοντή να δουλέψει Σάββατο, μπορείτε μόνο να προσφέρετε τη βάρδια και να ελπίζετε ότι θα την πάρει. Ακριβώς αυτή η διαφορά είναι ο λόγος που εργαλεία βαρδιών φτιαγμένα για αμειβόμενο προσωπικό μένουν αχρησιμοποίητα στον μη κερδοσκοπικό χώρο και ο λόγος που μια εφαρμογή για εθελοντές πρέπει να ξεκινά από τη δήλωση και όχι από την ανάθεση.

Τι πρέπει να κάνει διαφορετικά ένα λογισμικό για εθελοντές

Η δουλειά καταλήγει σε τέσσερα πράγματα. Να δημοσιεύει βάρδιες που οι άνθρωποι μπορούν να πάρουν αντί για βάρδιες που τους ανατίθενται. Να συγκεντρώνει διαθεσιμότητα πριν στηθεί το πρόγραμμα, γιατί το ξαναστήσιμο μετά από τρεις αρνήσεις είναι που εξαντλεί τους συντονιστές. Να φτάνει σε μια ομάδα που δεν έχει εταιρικό email ούτε λόγο να κοιτάξει έναν πίνακα ανακοινώσεων. Και να παράγει σύνολα ωρών που στέκονται μπροστά σε διοικητικό συμβούλιο, χρηματοδότη και ασφαλιστή.

Οτιδήποτε πέρα από αυτά τα τέσσερα είναι προαιρετικό. Ένα λογισμικό διαχείρισης βαρδιών εθελοντών που τα καλύπτει σωστά κερδίζει μια βαριά πλατφόρμα της οποίας τις ρυθμίσεις δεν προλαβαίνει κανείς να μάθει.

Γιατί το πρότυπο προγράμματος εθελοντών παύει να επαρκεί

Σχεδόν κάθε πρόγραμμα ξεκινά με ένα πρότυπο προγράμματος εθελοντών σε υπολογιστικό φύλλο, τυπωμένο και καρφιτσωμένο στον τοίχο. Δουλεύει για μία τοποθεσία και δεκαπέντε άτομα. Έπειτα ανοίγει δεύτερος χώρος, μια εποχική δράση διπλασιάζει το μητρώο και το ίδιο το αρχείο γίνεται το πρόβλημα. Δύο συντονιστές επεξεργάζονται διαφορετικά αντίγραφα. Ένα πρότυπο μητρώου εθελοντών που ζει σε έναν μόνο φορητό υπολογιστή είναι ξεπερασμένο τη στιγμή που κάποιος ακυρώνει Παρασκευή βράδυ. Ένα πρότυπο φτιαγμένο για ένα μόνο σαββατοκύριακο εκδήλωσης σπάνια επιβιώνει άθικτο στο δεύτερο.

Η μετάβαση σε ένα σύστημα προγραμματισμού εθελοντών δεν πετά το πρότυπο, το κάνει ζωντανό. Ένα επαναλαμβανόμενο εβδομαδιαίο μοτίβο αποθηκεύεται μία φορά και εφαρμόζεται σε οποιαδήποτε μελλοντική εβδομάδα, οπότε το πρότυπο βαρδιών που δουλέψατε έναν χρόνο συνεχίζει να λειτουργεί ενώ όλοι διαβάζουν την ίδια εκδοχή του. Ένα εργαλείο που φτιάχνει προγράμματα αξίζει μόνο αν το πρόγραμμα που φτιάχνει φτάνει στους ανθρώπους.

Αφήστε τους εθελοντές να παίρνουν μόνοι τους βάρδιες

Η αυτοεξυπηρέτηση είναι η λειτουργία που αλλάζει την εβδομάδα μιας συντονίστριας. Δημοσιεύστε τις ακάλυπτες ζώνες ως ανοιχτές βάρδιες και κάθε κατάλληλο άτομο τις βλέπει την ίδια στιγμή, στο κινητό που ήδη κουβαλά. Η δήλωση σε βάρδια εθελοντισμού είναι ένα άγγιγμα και η έγκριση μπορεί να μείνει στη συντονίστρια όταν ένας ρόλος απαιτεί εκπαίδευση ή έλεγχο.

Η εναλλακτική είναι ό,τι κάνουν σήμερα τα περισσότερα προγράμματα: μια ομάδα στο chat, ένας γύρος μηνυμάτων και οι ίδιοι τρεις αξιόπιστοι άνθρωποι που ρωτιούνται πρώτοι κάθε φορά. Η μονάδα προγραμματισμού βαρδιών του Shifton κρατά ανοιχτές βάρδιες, ανταλλαγές και πρότυπα σε ένα σημείο, ώστε η προσφορά να φτάνει σε όλους ταυτόχρονα και η απάντηση να καταγράφεται αντί να θυμάται. Ένα λογισμικό διαχείρισης βαρδιών εθελοντών δικαιώνεται τη στιγμή που μια ζώνη Σαββάτου καλύπτεται χωρίς ούτε ένα τηλεφώνημα.

Πρώτα η διαθεσιμότητα, μετά το πρόγραμμα

Μια φόρμα διαθεσιμότητας που συμπληρώνεται μία φορά το τρίμηνο παλιώνει μέσα σε δεκαπέντε μέρες. Η διαθεσιμότητα που ενημερώνουν οι ίδιοι οι άνθρωποι παραμένει χρήσιμη. Κάθε εθελοντής σημειώνει σε μηνιαίο ημερολόγιο τις ώρες που μπορεί να δώσει, σε πραγματικά χρονικά διαστήματα αντί για ολόκληρες μέρες, και η συντονίστρια στήνει πάνω σε αυτή την εικόνα αντί να μαντεύει.

Εδώ βρίσκεται η διακριτική διαφορά ανάμεσα σε μια εφαρμογή προγραμματισμού για εθελοντές και σε ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο. Το ημερολόγιο καταγράφει αποφάσεις αφού ληφθούν. Τα εργαλεία προγραμματισμού εθελοντών καταγράφουν τι είναι εφικτό πριν ληφθούν οι αποφάσεις, και εκεί κερδίζεται πραγματικά ο χρόνος.

Ρόλοι, δικαιώματα και ένταξη μιας ομάδας που αλλάζει

Οι ομάδες εθελοντών ανανεώνονται διαρκώς. Νέοι άνθρωποι έρχονται για μια δράση, άλλοι επιστρέφουν μετά από έξι μήνες και μερικοί γίνονται συντονιστές. Η οθόνη ατόμων το κρατά διαχειρίσιμο: κάθε εθελοντής έχει θέση, στοιχεία επικοινωνίας και ζώνη ώρας, ενώ το επίπεδο δικαιωμάτων καθορίζει αν βλέπει μόνο τις δικές του βάρδιες ή διαχειρίζεται όλο το μητρώο.

• Προσκαλέστε νέους εθελοντές με email και δείτε την πρόσκληση να περνά από εκκρεμής σε αποδεκτή
• Εισαγάγετε λίστα όταν μια δράση φέρνει μια ολόκληρη ομάδα μονομιάς
• Δώστε δικαιώματα διαχειριστή σε έμπειρους εθελοντές χωρίς να παραδώσετε ολόκληρο τον λογαριασμό
• Κρατήστε τους απομακρυσμένους βοηθούς στη δική τους ζώνη ώρας ώστε να μη διαβάσει κανείς λάθος την ώρα έναρξης

Μια ένταξη που μετριέται σε λεπτά αντί για ένα βράδυ τηλεφωνημάτων είναι αυτό που κρατά ένα πρόγραμμα που μεγαλώνει από το να κολλήσει.

Καταγραφή ωρών εθελοντισμού για χρηματοδότες και συμβούλιο

Στον μη κερδοσκοπικό χώρο οι ώρες είναι νόμισμα. Εμφανίζονται σε αιτήσεις χρηματοδότησης, ετήσιες εκθέσεις, ασφαλιστικές δηλώσεις και στην επιχειρηματολογία για τον επόμενο γύρο πόρων, ενώ η καταμέτρησή τους από χάρτινη ατζέντα στο τέλος του έτους είναι επίπονη και ανακριβής.

Ένα λογισμικό καταγραφής ωρών εθελοντισμού λύνει το ζήτημα μόνο όταν συνδέεται με το πρόγραμμα. Οι εθελοντές δηλώνουν έναρξη και λήξη πάνω στην προγραμματισμένη βάρδια μέσω της καταγραφής χρόνου στην εφαρμογή και η αναφορά ωρών εργασίας αθροίζει τον χρόνο που προσφέρθηκε ανά άτομο, θέση ή περίοδο, έτοιμη για εξαγωγή. Μια εφαρμογή καταγραφής χρόνου που ζει χωριστά από το πρόγραμμα δημιουργεί δεύτερο σύνολο αριθμών προς συμφωνία, γι' αυτό η καταγραφή χρόνου των εθελοντών ανήκει μέσα στο σύστημα προγραμματισμού και όχι δίπλα του. Προγράμματα που έχουν και αμειβόμενο προσωπικό κρατούν το λογισμικό παρουσιολογίου του οργανισμού, την εφαρμογή καταγραφής χρόνου και τα αρχεία εθελοντών σε έναν λογαριασμό αντί για τρεις που ποτέ δεν συμφωνούν. Η δήλωση με βάση την τοποθεσία μέσω της μονάδας γεωεντοπισμού διατίθεται ως επί πληρωμή πρόσθετο εκεί όπου η επιβεβαίωση άφιξης στον χώρο έχει σημασία.

Προγράμματα ενοριών, συλλόγων και ομάδων γειτονιάς

Οι θρησκευτικές και οι τοπικές κοινότητες προγραμματίζουν την πιο δύσκολη εκδοχή αυτού του προβλήματος. Οι ακολουθίες επαναλαμβάνονται κάθε εβδομάδα, την ίδια ημερομηνία χρειάζονται πολλοί ρόλοι και οι περισσότεροι διακονούν μία ή δύο φορές τον μήνα και όχι κάθε εβδομάδα. Ένα λογισμικό προγράμματος ενορίας πρέπει να σηκώνει επαναλαμβανόμενα μοτίβα, πολλές θέσεις στην ίδια σύναξη και μια ροή δήλωσης που δουλεύει και για ανθρώπους που δεν είναι καθόλου εξοικειωμένοι με λογισμικό. Ένα εργαλείο που προϋποθέτει σταθερή εβδομαδιαία ομάδα χάνει το πώς καλύπτονται στην πραγματικότητα τα προγράμματα, και μια εφαρμογή εθελοντών για ενορία κρίνεται από το αν κάποιος στην υποδοχή βρίσκει την επόμενη Κυριακή σε τρία αγγίγματα. Όσο το πρόγραμμα είναι μικρό, ένα δωρεάν λογισμικό για εθελοντές ενορίας είναι λογική αφετηρία.

Η ίδια δομή καλύπτει ευρύτερα λογισμικά προγραμματισμού για συλλόγους και μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς: τράπεζες τροφίμων με καθημερινές βάρδιες διαλογής, ξενώνες που καλύπτουν νύχτες, φεστιβάλ που στελεχώνουν ένα σαββατοκύριακο με εκατοντάδες ανθρώπους που δίνουν από τέσσερις ώρες. Το πρόβλημα ενός ενοριακού προγράμματος και το πρόβλημα μιας τράπεζας τροφίμων μοιάζουν πανομοιότυπα μόλις αφαιρέσετε το λεξιλόγιο, και ένα λογισμικό προγραμματισμού προσωπικού για μη κερδοσκοπικό οργανισμό οφείλει να εξυπηρετεί τόσο την αμειβόμενη συντονίστρια όσο και τον βοηθό του σαββατοκύριακου. Ένα εργαλείο προγραμματισμού εθελοντών που ταιριάζει μόνο στον έναν θα παρακαμφθεί μέσα σε έναν μήνα.

Πώς να επιλέξετε εργαλείο που οι άνθρωποι θα ανοίγουν

Κρίνετε κάθε πλατφόρμα από την πλευρά του εθελοντή, όχι της συντονίστριας. Ανοίξτε την εφαρμογή σε ένα παλιό κινητό. Χρονομετρήστε πόσο χρειάζεται κάποιος που δεν την έχει ξαναδεί για να βρει την επόμενη βάρδια του και να πάρει μία ανοιχτή. Ρωτήστε τι γίνεται όταν ένας εθελοντής ακυρώνει την τελευταία στιγμή και αν η προσφορά αντικατάστασης φτάνει σε όλους ή μόνο σε όσους σκέφτεται πρώτους η συντονίστρια.

Η καλύτερη εφαρμογή προγραμματισμού εθελοντών είναι εκείνη που ο λιγότερο εξοικειωμένος με την τεχνολογία εθελοντής σας χρησιμοποιεί χωρίς να του τη μάθει κανείς, και το καλύτερο λογισμικό προγραμματισμού εθελοντών είναι εκείνο που η συντονίστρια ανοίγει ακόμα και τον έκτο μήνα. Μια δωρεάν εφαρμογή είναι λογική δοκιμή, εφόσον το δωρεάν επίπεδο είναι πραγματικό πακέτο και όχι αντίστροφη μέτρηση. Κάτω από δέκα άτομα το Shifton είναι δωρεάν χωρίς χρονικό όριο, κάτι που ταιριάζει σε μια μικρή ομάδα γειτονιάς που δοκιμάζει αν αξίζει η αλλαγή. Καθώς το πρόγραμμα μεγαλώνει, τα επί πληρωμή πακέτα προσθέτουν προγραμματισμό σε πολλές τοποθεσίες, βαθύτερη αναφορά και τις μονάδες που περιμένει κανείς από ένα μεγαλύτερο εργαλείο για μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς. Ο στόχος μένει ο ίδιος: βάρδιες που καλύπτονται μόνες τους, εθελοντές που ξέρουν ακριβώς πότε χρειάζονται και σύνολα ωρών έτοιμα πριν τα ζητήσει κανείς.