Phần mềm xếp lịch tình nguyện viên: đăng ký ca và ghi giờ

Các chương trình tình nguyện vận hành bằng thiện chí và bằng một bảng phân ca mà tuần nào cũng có người phải dựng lại từ đầu. Mọi người trao đi số giờ họ thu xếp được, lịch rảnh thay đổi mà không báo trước, còn điều phối viên thường ôm bảng phân ca song song với một công việc toàn thời gian khác. Phần mềm xếp lịch tình nguyện viên gỡ việc dựng lại hằng tuần đó khỏi một chiếc bàn duy nhất và biến nó thành quy trình mà cả nhóm đều nhìn thấy.

Một ràng buộc định hình mọi thứ còn lại. Bạn không thể yêu cầu một tình nguyện viên phải làm thứ Bảy, bạn chỉ có thể mời họ nhận ca và hy vọng có người nhận. Chính khác biệt đó khiến các công cụ xếp ca thiết kế cho nhân sự hưởng lương nằm im trong khu vực phi lợi nhuận, và khiến ứng dụng dành cho tình nguyện viên buộc phải đặt việc tự đăng ký lên trước việc phân công.

Phần mềm cho tình nguyện viên phải khác ở đâu

Công việc gói lại trong bốn điều. Công bố những ca mọi người có thể nhận thay vì những ca họ bị giao. Thu thập lịch rảnh trước khi dựng bảng phân ca, vì chính việc dựng lại sau ba lần bị từ chối mới làm điều phối viên kiệt sức. Tiếp cận một đội không có email công việc và cũng chẳng có lý do gì để nhìn bảng thông báo. Và tạo ra tổng số giờ đứng vững được trước ban điều hành, nhà tài trợ và công ty bảo hiểm.

Mọi thứ ngoài bốn điều đó đều là tùy chọn. Một phần mềm quản lý ca tình nguyện làm tốt bốn việc này sẽ vượt qua một nền tảng đồ sộ mà không ai có thời gian học cách thiết lập.

Vì sao mẫu lịch tình nguyện ngừng đáp ứng

Gần như chương trình nào cũng bắt đầu bằng một mẫu lịch tình nguyện trên bảng tính, in ra rồi dán lên tường. Cách đó ổn với một địa điểm và mười lăm người. Rồi địa điểm thứ hai mở ra, một đợt vận động theo mùa nhân đôi danh sách, và chính tệp tin trở thành vấn đề. Hai điều phối viên sửa hai bản khác nhau. Mẫu danh sách tình nguyện viên chỉ nằm trên một chiếc máy tính xách tay đã lỗi thời ngay khi có người báo bận tối thứ Sáu. Mẫu lịch sự kiện dựng cho một cuối tuần hiếm khi còn nguyên vẹn đến lần thứ hai.

Chuyển sang hệ thống xếp lịch tình nguyện viên không có nghĩa là vứt bỏ mẫu, mà là làm cho mẫu sống động. Khuôn mẫu tuần lặp lại được lưu một lần và áp dụng cho bất kỳ tuần nào về sau, nhờ vậy mẫu ca bạn mài giũa suốt một năm vẫn tiếp tục phát huy tác dụng trong khi mọi người đều đọc cùng một phiên bản. Công cụ tạo lịch chỉ có ích khi bảng phân ca nó tạo ra thật sự đến được với mọi người.

Để tình nguyện viên tự nhận ca của mình

Tự phục vụ là tính năng làm thay đổi cả tuần của một điều phối viên. Công bố những khung chưa có người thành ca trống, và mọi người đủ điều kiện cùng nhìn thấy vào đúng một thời điểm, ngay trên chiếc điện thoại họ vẫn mang theo. Đăng ký ca chỉ mất một lần chạm, còn quyền duyệt vẫn có thể thuộc về điều phối viên khi vai trò đó cần được đào tạo hoặc kiểm tra hồ sơ.

Lựa chọn còn lại chính là cách phần lớn chương trình đang làm: lập một nhóm chat, gửi một vòng tin nhắn, và lần nào cũng hỏi ba người đáng tin cậy quen thuộc trước tiên. Mô-đun xếp ca của Shifton xử lý ca trống, đổi ca và mẫu lịch trong cùng một nơi, nhờ vậy lời mời đến với tất cả cùng lúc và câu trả lời được ghi lại thay vì phải nhớ. Phần mềm quản lý ca tình nguyện chứng minh giá trị của nó ngay khi một ca thứ Bảy được lấp đầy mà không cần gọi điện lần nào.

Lịch rảnh trước, bảng phân ca sau

Một biểu mẫu khảo sát lịch rảnh thu mỗi quý một lần sẽ lạc hậu sau hai tuần. Lịch rảnh do chính mọi người cập nhật mới luôn dùng được. Mỗi tình nguyện viên đánh dấu số giờ họ có thể trao trên lịch tháng, theo khoảng giờ thật chứ không phải trọn ngày, và điều phối viên dựng lịch dựa trên bức tranh đó thay vì phỏng đoán.

Đây là khác biệt thầm lặng giữa ứng dụng xếp lịch cho tình nguyện viên và một cuốn lịch dùng chung. Lịch dùng chung ghi lại quyết định sau khi quyết định đã được đưa ra. Công cụ xếp lịch tình nguyện ghi lại điều gì là khả thi trước khi quyết định được đưa ra, và đó mới là nơi thời gian thật sự được tiết kiệm.

Vai trò, quyền hạn và việc đón một đội luôn thay đổi

Đội tình nguyện luôn biến động. Người mới đến vì một chiến dịch, người khác quay lại sau nửa năm vắng mặt, và một vài người trở thành điều phối viên. Màn hình thành viên giữ cho việc đó nằm trong tầm kiểm soát: mỗi tình nguyện viên đều có vị trí, thông tin liên hệ và múi giờ, còn cấp quyền quyết định họ chỉ thấy ca của mình hay quản lý toàn bộ danh sách.

• Mời tình nguyện viên mới qua email và theo dõi trạng thái lời mời chuyển từ đang chờ sang đã chấp nhận
• Nhập cả danh sách khi một chiến dịch đưa về nguyên một nhóm cùng lúc
• Trao quyền quản trị cho tình nguyện viên giàu kinh nghiệm mà không phải giao cả tài khoản
• Giữ những người hỗ trợ từ xa ở đúng múi giờ của họ để không ai đọc nhầm giờ bắt đầu

Việc làm quen tính bằng phút thay vì một buổi tối gọi điện liên tục chính là thứ giữ cho chương trình đang lớn không bị nghẽn.

Theo dõi giờ tình nguyện cho nhà tài trợ và ban điều hành

Trong khu vực phi lợi nhuận, giờ đóng góp là một loại tiền tệ. Nó xuất hiện trong hồ sơ xin tài trợ, báo cáo thường niên, khai báo bảo hiểm và trong lập luận cho vòng gây quỹ tiếp theo, trong khi việc ngồi đếm từ cuốn sổ giấy vào cuối năm vừa mệt vừa thiếu chính xác.

Phần mềm ghi nhận giờ tình nguyện chỉ giải quyết được điều đó khi nó gắn với bảng phân ca. Tình nguyện viên chấm công vào và ra theo ca đã lên kế hoạch bằng chấm công trên ứng dụng di động, còn báo cáo giờ làm việc cộng dồn thời gian đóng góp theo người, vị trí hoặc giai đoạn và sẵn sàng xuất file. Một ứng dụng chấm công tách rời khỏi bảng phân ca sẽ tạo ra bộ số liệu thứ hai cần đối chiếu, đó là lý do việc ghi nhận giờ của tình nguyện viên nên nằm bên trong hệ thống xếp lịch chứ không phải bên cạnh nó. Những chương trình có cả nhân sự hưởng lương giữ phần mềm chấm công của tổ chức, ứng dụng theo dõi thời gian và hồ sơ tình nguyện trong cùng một tài khoản thay vì ba nơi không bao giờ khớp nhau. Chấm công theo vị trí qua mô-đun định vị là tiện ích trả phí, dành cho những nơi cần xác nhận có mặt tại hiện trường.

Lịch phục vụ của nhà thờ, tổ chức thiện nguyện và nhóm cộng đồng

Các cộng đoàn tôn giáo và tổ chức cộng đồng phải xếp phiên bản khó nhất của bài toán này. Buổi lễ lặp lại hằng tuần, cùng một ngày cần nhiều vai trò, và phần lớn mọi người phục vụ một đến hai lần mỗi tháng chứ không phải tuần nào cũng có mặt. Phần mềm xếp lịch cho nhà thờ phải gánh được khuôn mẫu lặp lại, nhiều vị trí trong cùng một buổi lễ và một luồng đăng ký mà cả những người không quen dùng phần mềm cũng đi qua được. Công cụ mặc định rằng đội hình mỗi tuần đều cố định sẽ bỏ sót cách lịch phục vụ thật sự được lấp đầy, còn ứng dụng tình nguyện cho nhà thờ được đánh giá qua việc một người đứng đón tiếp có tìm được Chúa nhật tới trong ba lần chạm hay không. Khi lịch còn nhỏ, một phần mềm miễn phí cho tình nguyện viên nhà thờ là điểm khởi đầu hợp lý.

Cùng cấu trúc đó bao trùm rộng hơn cho phần mềm xếp lịch của tổ chức thiện nguyện và tổ chức phi lợi nhuận: ngân hàng thực phẩm với ca phân loại hằng ngày, nhà tạm lánh phủ kín ca đêm, lễ hội cần hàng trăm người mỗi người góp bốn giờ để phủ một cuối tuần. Bài toán lịch phục vụ nhà thờ và bài toán ngân hàng thực phẩm trông giống hệt nhau khi bóc đi lớp từ ngữ, và phần mềm xếp lịch nhân sự cho tổ chức phi lợi nhuận phải phục vụ được cả điều phối viên hưởng lương lẫn người phụ giúp cuối tuần. Công cụ xếp lịch tình nguyện chỉ hợp với một trong hai phía sẽ bị lách qua trong vòng một tháng.

Chọn công cụ mà mọi người thật sự chịu mở

Hãy đánh giá mọi nền tảng từ phía tình nguyện viên chứ không phải phía điều phối viên. Mở ứng dụng trên một chiếc điện thoại cũ. Bấm giờ xem một người chưa từng thấy nó mất bao lâu để tìm ca kế tiếp của mình và nhận một ca trống. Hỏi xem chuyện gì xảy ra khi một tình nguyện viên báo bận sát giờ, và lời mời thay thế đến với tất cả mọi người hay chỉ đến với vài người điều phối viên nghĩ tới đầu tiên.

Ứng dụng xếp lịch tình nguyện tốt nhất là ứng dụng mà người ít rành công nghệ nhất trong nhóm dùng được mà không cần ai chỉ, còn phần mềm xếp lịch tình nguyện tốt nhất là phần mềm mà điều phối viên vẫn mở vào tháng thứ sáu. Một ứng dụng miễn phí là cách dùng thử hợp lý, miễn là gói miễn phí thật sự là một gói chứ không phải một đồng hồ đếm ngược. Dưới mười người, Shifton miễn phí và không giới hạn thời gian, phù hợp với một nhóm cộng đồng nhỏ đang thử xem việc chuyển đổi có đáng hay không. Khi chương trình lớn lên, các gói trả phí bổ sung xếp lịch nhiều địa điểm, báo cáo sâu hơn và những mô-đun mà một công cụ dành cho tổ chức phi lợi nhuận quy mô lớn cần có. Mục tiêu vẫn không đổi: những ca tự lấp đầy, tình nguyện viên biết chính xác khi nào mình được cần đến, và tổng số giờ đã sẵn sàng trước cả khi có người hỏi tới.