Software de planificare a voluntarilor: înscriere și ore

Programele de voluntariat merg pe bunăvoință și pe un grafic pe care cineva îl reface în fiecare săptămână. Oamenii dau orele pe care reușesc să le elibereze, disponibilitatea se schimbă fără preaviz, iar coordonatoarea ține de obicei graficul pe lângă altă normă întreagă. Un software de planificare a voluntarilor ia această refacere săptămânală de pe un singur birou și o transformă într-un proces pe care îl vede toată echipa.

O singură constrângere determină tot restul. Nu îi poți spune unui voluntar să lucreze sâmbătă, îi poți doar oferi tura și spera că o ia. Exact această diferență explică de ce instrumentele de grafic gândite pentru personal plătit rămân nefolosite în sectorul neguvernamental și de ce o aplicație pentru voluntari trebuie să pornească de la înscriere, nu de la repartizare.

Ce trebuie să facă altfel un software pentru voluntari

Sarcina se reduce la patru lucruri. Să publice ture pe care oamenii le pot lua, nu ture pe care li se spune să le facă. Să colecteze disponibilitatea înainte de construirea graficului, pentru că tocmai refacerea lui după trei refuzuri epuizează coordonatorii. Să ajungă la o echipă care nu are e-mail de serviciu și niciun motiv să se uite la avizier. Și să producă totaluri de ore care rezistă în fața consiliului director, a finanțatorului și a asigurătorului.

Orice trece dincolo de aceste patru puncte este opțional. Un software de gestionare a turelor de voluntariat care le rezolvă bine bate o platformă grea ale cărei setări nimeni nu are timp să le învețe.

De ce nu mai face față șablonul de grafic pentru voluntari

Aproape orice program începe cu un șablon de grafic pentru voluntari într-un tabel, printat și prins pe perete. Funcționează pentru o locație și cincisprezece oameni. Apoi se deschide un al doilea punct de lucru, o campanie sezonieră dublează lista, iar fișierul devine el însuși problema. Doi coordonatori editează copii diferite. Un șablon de listă a voluntarilor care trăiește pe un singur laptop este depășit din clipa în care cineva anunță vineri seara că nu mai vine. Un șablon construit pentru un singur weekend de eveniment rareori supraviețuiește intact la al doilea.

Trecerea la un sistem de planificare a voluntarilor nu aruncă șablonul, ci îl face viu. Un tipar săptămânal repetitiv se salvează o dată și se aplică oricărei săptămâni viitoare, astfel încât șablonul de ture pe care l-ați rafinat un an întreg continuă să funcționeze, iar toată lumea citește aceeași versiune. Un generator de grafice este util doar dacă graficul pe care îl face ajunge la oameni.

Lăsați voluntarii să își ia singuri turele

Autoservirea este funcția care schimbă săptămâna unei coordonatoare. Publicați intervalele neacoperite ca ture libere și toți cei care îndeplinesc condițiile le văd în același moment, pe telefonul pe care oricum îl au la ei. Înscrierea la o tură de voluntariat este o singură atingere, iar aprobarea poate rămâne la coordonatoare atunci când rolul cere instruire sau o verificare prealabilă.

Alternativa este ceea ce fac majoritatea programelor acum: un grup de chat, o rundă de mesaje și aceiași trei oameni de încredere întrebați primii de fiecare dată. Modulul de planificare a turelor de la Shifton ține într-un singur loc turele libere, schimburile și șabloanele, astfel încât oferta ajunge la toți deodată, iar răspunsul se înregistrează în loc să fie ținut minte. Un software de gestionare a turelor de voluntariat își merită locul în clipa în care un interval de sâmbătă se umple fără niciun telefon.

Întâi disponibilitatea, apoi graficul

Un formular de disponibilitate strâns o dată pe trimestru se învechește în două săptămâni. Disponibilitatea pe care oamenii o actualizează singuri rămâne utilă. Fiecare voluntar marchează pe un calendar lunar orele pe care le poate da, în intervale orare reale și nu în zile întregi, iar coordonatoarea construiește după această imagine în loc să ghicească.

Aici stă diferența discretă dintre o aplicație de planificare pentru voluntari și un calendar partajat. Calendarul înregistrează deciziile după ce au fost luate. Instrumentele de planificare a voluntarilor înregistrează ce este posibil înainte de luarea deciziilor, iar acolo se economisește de fapt timpul.

Roluri, drepturi și integrarea unei echipe care se schimbă

Echipele de voluntari se schimbă mereu. Vin oameni noi pentru o campanie, alții se întorc după jumătate de an, iar câțiva ajung coordonatori. Ecranul persoanelor menține totul controlabil: fiecare voluntar are o funcție, date de contact și un fus orar, iar nivelul de acces decide dacă vede doar turele proprii sau conduce toată lista.

• Invitați voluntarii noi pe e-mail și urmăriți cum statusul invitației trece din trimisă în acceptată
• Importați o listă atunci când o campanie aduce un grup întreg dintr-o dată
• Dați drepturi de administrator voluntarilor cu experiență fără să predați tot contul
• Țineți ajutoarele de la distanță în fusul lor orar, ca nimeni să nu citească greșit ora de început

O integrare măsurată în minute, nu într-o seară de telefoane, este ceea ce împiedică un program în creștere să se blocheze.

Evidența orelor de voluntariat pentru finanțatori și consiliu

În sectorul neguvernamental, orele sunt monedă. Apar în cererile de finanțare, în rapoartele anuale, în declarațiile către asigurator și în argumentarea pentru runda următoare de fonduri, iar numărarea lor dintr-o agendă de hârtie la final de an este obositoare și inexactă.

Un software de evidență a orelor de voluntariat rezolvă asta doar când este legat de grafic. Voluntarii pontează la intrare și la ieșire pe tura planificată prin pontaj în aplicația mobilă, iar raportul de ore lucrate însumează timpul contribuit pe persoană, funcție sau perioadă, gata de export. O aplicație de pontaj care trăiește separat de grafic creează un al doilea set de cifre de reconciliat, motiv pentru care evidența timpului voluntarilor aparține în interiorul sistemului de planificare, nu alături de el. Programele care au și personal plătit țin software-ul de pontaj al organizației, aplicația de urmărire a timpului și evidența voluntarilor într-un singur cont, nu în trei care nu se potrivesc niciodată. Pontarea în funcție de locație prin modulul de geolocalizare este disponibilă ca extensie plătită acolo unde confirmarea sosirii pe teren contează.

Grafice pentru parohii, asociații și grupuri comunitare

Comunitățile religioase și organizațiile locale planifică varianta cea mai grea a acestei probleme. Slujbele se repetă săptămânal, la aceeași dată sunt necesare mai multe roluri, iar cei mai mulți oameni slujesc o dată sau de două ori pe lună, nu în fiecare săptămână. Un software de grafic pentru parohie trebuie să suporte tipare repetitive, mai multe funcții la aceeași slujbă și un flux de înscriere care merge și pentru oameni deloc obișnuiți cu softul. Un instrument care presupune o echipă săptămânală fixă ratează felul în care se acoperă de fapt graficele, iar o aplicație de voluntariat pentru parohie se judecă după dacă cineva de la primire găsește duminica următoare din trei atingeri. Cât timp graficul este mic, un software gratuit pentru voluntarii din parohie este un început rezonabil.

Aceeași structură acoperă mai larg software-ul de planificare pentru asociații și organizații neguvernamentale: bănci de alimente cu ture zilnice de sortare, adăposturi care acoperă nopțile, festivaluri care umplu un weekend cu sute de oameni care dau câte patru ore fiecare. Problema graficului de parohie și problema băncii de alimente arată identic imediat ce dai deoparte vocabularul, iar un software de planificare a personalului dintr-o organizație neguvernamentală trebuie să servească deopotrivă coordonatoarei plătite și ajutorului de weekend. Un instrument de grafic pentru voluntari care se potrivește doar unuia dintre ei va fi ocolit într-o lună.

Cum alegeți un instrument pe care oamenii chiar îl deschid

Judecați orice platformă dinspre voluntar, nu dinspre coordonatoare. Deschideți aplicația pe un telefon vechi. Cronometrați cât îi ia cuiva care nu a mai văzut-o niciodată să își găsească tura următoare și să ia una liberă. Întrebați ce se întâmplă când un voluntar anunță în ultimul moment că nu vine și dacă oferta de înlocuire ajunge la toți sau doar la cei la care se gândește coordonatoarea prima dată.

Cea mai bună aplicație de planificare a voluntarilor este cea pe care cel mai puțin tehnic voluntar al vostru o folosește fără să fie învățat, iar cel mai bun software de planificare a voluntarilor este cel pe care coordonatoarea încă îl deschide în luna a șasea. O aplicație gratuită este o probă rezonabilă, cu condiția ca nivelul gratuit să fie un pachet real, nu o numărătoare inversă. Sub zece persoane, Shifton este gratuit fără limită de timp, ceea ce se potrivește unui grup comunitar mic ce testează dacă merită schimbarea. Pe măsură ce programul crește, pachetele plătite adaugă planificare pe mai multe locații, raportare mai profundă și modulele pe care le așteptăm de la un instrument mai mare pentru organizații neguvernamentale. Obiectivul rămâne același: ture care se umplu singure, voluntari care știu exact când e nevoie de ei și totaluri de ore pregătite înainte să le ceară cineva.