Софтуер за график на доброволци: смени и отчет на часове

Доброволческите програми се крепят на добра воля и на график, който някой преправя всяка седмица от нулата. Хората дават часовете, които могат да отделят, наличността се променя без предупреждение, а координаторът обикновено води графика успоредно с друга работа на пълен ден. Софтуерът за график на доброволци сваля това седмично преправяне от едно бюро и го превръща в процес, видим за целия екип.

Едно ограничение оформя всичко останало. На доброволец не можете да наредите да работи в събота, можете само да предложите смяната и да се надявате да бъде поета. Точно тази разлика обяснява защо инструментите за графици, създадени за платен персонал, стоят неизползвани в неправителствения сектор и защо приложението за график на доброволци трябва да започва със записване, а не с разпределяне.

Какво софтуерът за доброволци трябва да прави различно

Задачата се свежда до четири неща. Да публикува смени, които хората могат да поемат, вместо смени, на които са назначени. Да събира наличност, преди да се прави графикът, защото именно преправянето след три отказа изтощава координаторите. Да достига до екип без служебна поща и без причина да гледа информационното табло. И да дава суми на часовете, които издържат пред настоятелство, донори и застраховател.

Всичко извън тези четири неща е по избор. Софтуер за управление на доброволчески смени, който се справя добре с тях, побеждава тежка платформа, чиито настройки никой няма време да усвои.

Защо шаблонът за график на доброволци спира да работи

Почти всяка програма започва с шаблон за график на доброволци в електронна таблица, разпечатан и закачен на стената. Работи за един обект и петнайсет души. После отваря втора локация, сезонна кампания удвоява екипа и самият файл се превръща в проблема. Двама координатори редактират различни копия. Шаблон със списък на доброволците, който живее на един лаптоп, е остарял в мига, в който някой отпадне в петък вечер. Шаблон за график на събитие, направен за един уикенд, рядко оцелява непокътнат до втория.

Преминаването към система за график на доброволци не изхвърля шаблона, а го оживява. Повтарящата се седмична схема се запазва веднъж и се прилага към всяка бъдеща седмица, така че шаблонът за смени, който сте шлифовали цяла година, продължава да работи, а всички четат една и съща негова версия. Инструментът за създаване на графици е полезен само ако графикът, който прави, стига до хората.

Оставете доброволците сами да заемат смените си

Самообслужването е функцията, която променя седмицата на координатора. Публикувайте непокритите интервали като отворени смени и всеки подходящ човек ги вижда в един и същи момент, на телефона, който вече носи. Записването за доброволческа смяна е едно докосване, а одобрението може да остане при координатора, когато ролята изисква обучение или проверка.

Алтернативата е това, което повечето програми правят днес: групов чат, кръг от съобщения и едни и същи трима надеждни хора, питани първи всеки път. Модулът за планиране на смени на Shifton обработва отворени смени, размени и шаблони на едно място, така че предложението стига до всички наведнъж, а отговорът се записва, вместо да се помни. Софтуерът за управление на доброволчески смени се отплаща в мига, в който съботен интервал се запълва без нито едно обаждане.

Първо наличност, после график

Анкета за наличност, събирана веднъж на тримесечие, остарява за две седмици. Наличност, която хората обновяват сами, остава полезна. Всеки доброволец отбелязва часовете, които може да отдели, в месечен календар, в реални времеви интервали вместо цели дни, а координаторът изгражда графика спрямо тази картина, а не спрямо предположения.

Това е тихата разлика между приложение за планиране на доброволци и споделен календар. Календарът записва решенията, след като са взети. Инструментите за график на доброволци записват какво е възможно, преди решенията да бъдат взети, и точно там реално се пести време.

Роли, достъп и въвеждане на сменящ се екип

Доброволческите екипи текат. Нови хора идват за кампания, други се връщат след половин година пауза, а неколцина стават координатори. Екранът с хората държи това управляемо: всеки доброволец има длъжност, контакти и часова зона, а нивото на достъп решава дали вижда само своите смени, или управлява целия списък.

• Канете нови доброволци по имейл и следете как статусът на поканата минава от изпратена към приета
• Импортирайте списък, когато кампания води цяла група наведнъж
• Дайте на опитните доброволци администраторски права, без да предавате целия акаунт
• Дръжте дистанционните помощници в собствената им часова зона, за да не сбърка никой началния час

Въвеждане, измервано в минути вместо във вечер от обаждания, е това, което пази растящата програма от засядане.

Проследяване на доброволчески часове за дарители и настоятелство

Часовете са валутата на неправителствения сектор. Появяват се в проектни кандидатури, годишни отчети, застрахователни декларации и в обосновката за следващия кръг финансиране, а броенето им от хартиен тефтер в края на годината е мъчително и неточно.

Софтуерът за отчитане на доброволческо време решава това само когато е свързан с графика. Доброволците отчитат начало и край спрямо планираната смяна чрез отчитане на работното време в мобилното приложение, а отчетът за работни часове сумира вложеното време по човек, длъжност или период и е готов за експорт. Приложение за отчитане на часове, което живее отделно от графика, създава втори набор числа за съгласуване, затова отчитането на времето на доброволците принадлежи вътре в системата за графици, а не до нея. Програми, които имат и платен персонал, държат отчетните форми на организацията, приложението за отчитане на време и данните за доброволците в един акаунт вместо в три, които никога не съвпадат. Отчитане по местоположение чрез модула за геолокация е достъпно като платена добавка там, където потвърждаването на пристигането на място има значение.

Графици за църкви, благотворителни и общностни организации

Религиозните и общностните организации планират най-трудната версия на този проблем. Службите се повтарят седмично, на една и съща дата са нужни няколко роли, а повечето хора служат веднъж или два пъти месечно, а не всяка седмица. Софтуерът за църковен график трябва да носи повтарящи се схеми, няколко длъжности на една служба и поток на записване, който работи и за хора, които изобщо не се чувстват уверени със софтуер. Инструмент, който предполага постоянен седмичен екип, пропуска как такива графици реално се покриват, а приложението за църковни доброволци се съди по това дали посрещащият намира следващата неделя с три докосвания. Безплатен софтуер за график на църковни доброволци е разумно начало, докато графикът е малък.

Същата структура покрива по-широко софтуера за графици в благотворителни и неправителствени организации: хранителни банки с ежедневни смени за сортиране, приюти, които покриват нощите, фестивали, обезпечаващи уикенд със стотици хора, всеки от които дава по четири часа. Проблемът с църковния график и проблемът на хранителната банка изглеждат еднакво, щом махнете речника, а софтуерът за планиране на персонал в организация трябва да обслужва и платения координатор, и помощника през уикенда. Инструмент за график на доброволци, който пасва само на единия, ще бъде заобиколен в рамките на месец.

Как да изберете инструмент, който хората ще отварят

Оценявайте всяка платформа откъм доброволеца, не откъм координатора. Отворете приложението на стар телефон. Измерете колко време му трябва на човек, който го вижда за първи път, за да намери следващата си смяна и да поеме отворена. Попитайте какво става, когато доброволец отпадне в последния момент и дали предложението за заместване стига до всички, или само до хората, за които координаторът се сеща първо.

Най-доброто приложение за график на доброволци е това, което най-малко технически подготвеният доброволец използва без обучение, а най-добрият софтуер за график на доброволци е този, който координаторът още отваря в шестия месец. Безплатно приложение е разумен тест, стига безплатният план да е истински план, а не обратно броене. Под десет души Shifton е безплатен без ограничение във времето, което пасва на малка общностна група, проверяваща дали смяната си струва. С растежа на програмата платените планове добавят планиране за няколко обекта, по-задълбочена отчетност и модулите, които се очакват от по-голям инструмент за неправителствена организация. Целта остава същата: смени, които се запълват сами, доброволци, които знаят точно кога са нужни, и суми на часовете, готови преди някой да ги поиска.