Önkéntes beosztó szoftver műszakjelentkezéssel és óranyilvántartással

Az önkéntes programokat a jószándék tartja életben, meg egy beosztás, amelyet valaki minden egyes héten újraépít. Az emberek annyi órát adnak, amennyit nélkülözni tudnak, a ráérésük előzetes jelzés nélkül változik, a koordinátor pedig többnyire egy másik teljes állás mellett viszi a beosztást. Az önkéntes beosztó szoftver leveszi ezt a heti újraépítést egyetlen asztalról, és olyan folyamattá alakítja, amelyet az egész csapat lát.

Egyetlen korlát határoz meg minden mást. Egy önkéntesnek nem lehet megmondani, hogy szombaton dolgozzon, csak felkínálni lehet a műszakot, és reménykedni, hogy valaki elvállalja. Már ez az egyetlen különbség is megmagyarázza, miért maradnak használatlanul a fizetett munkavállalókra tervezett beosztóeszközök a civil szektorban, és miért kell egy önkéntes beosztó alkalmazásnak a jelentkezésre, nem a kiosztásra épülnie.

Amit az önkéntes beosztó szoftvernek másképp kell csinálnia

A feladat négy dologra egyszerűsödik. Olyan műszakokat kell közzétenni, amelyeket az emberek maguk vesznek fel, nem olyanokat, amelyeket rájuk osztanak. Be kell gyűjteni a ráérést a beosztás elkészítése előtt, mert a koordinátorokat éppen az őrli fel, hogy három visszautasítás után kezdhetik elölről. El kell érni egy csapatot, amelynek nincs munkahelyi e-mail-címe, és nincs oka nézegetni a faliújságot. És olyan óraösszesítőket kell előállítani, amelyek megállják a helyüket a kuratórium, a támogatók és a biztosító előtt.

Ezen a négyen túl minden opcionális. Az az önkéntes műszakbeosztó szoftver, amely ezeket jól kezeli, többet ér egy nehézkes platformnál, amelynek a beállításait senkinek nincs ideje megtanulni.

Miért fogy ki az önkéntes beosztássablon a lehetőségekből

Szinte minden program egy táblázatba készített önkéntes beosztássablonnal indul, amelyet kinyomtatnak és kitesznek a falra. Egy helyszínnel és tizenöt emberrel ez működik. Aztán megnyílik egy második helyszín, egy szezonális kampány megduplázza a névsort, és maga a fájl válik problémává. Két koordinátor két különböző másolatot szerkeszt. Az egyetlen laptopon őrzött önkéntes névsorsablon abban a pillanatban elavul, amikor péntek este valaki kiszáll. Az egy hétvégére tervezett rendezvényes önkéntes beosztássablon ritkán éli túl épségben a másodikat.

Az önkéntes beosztási rendszerre váltás nem dobja el a sablont, hanem élővé teszi. Az ismétlődő heti mintát egyszer mented el, és bármelyik későbbi hétre alkalmazod, így az egy év alatt csiszolt önkéntes műszaksablon tovább működik, miközben mindenki ugyanazt a verzióját olvassa. Egy beosztáskészítő eszköz csak akkor hasznos, ha az elkészült beosztás el is jut az emberekhez.

Hagyd, hogy az önkéntesek maguk vegyék fel a műszakjukat

Az önkiszolgálás az a funkció, amely megváltoztatja a koordinátor hetét. Tedd közzé a lefedetlen sávokat szabad műszakként, és minden alkalmas ember ugyanabban a pillanatban látja őket, azon a telefonon, amelyet amúgy is magánál hord. A jelentkezés egyetlen koppintás, a jóváhagyás pedig a koordinátornál maradhat, ha egy szerephez képzés vagy előzetes ellenőrzés kell.

Az alternatíva az, amit ma a legtöbb program csinál: csoportchat, egy kör üzenetváltás, és mindig ugyanaz a három megbízható ember, akit elsőként kérdeznek meg. A Shifton műszakbeosztás modulja egy helyen kezeli a szabad műszakokat, a cseréket és a sablonokat, így az ajánlat mindenkihez egyszerre jut el, a válasz pedig rögzül, nem emlékezetből kell előhívni. Az önkéntes műszakkezelő szoftver abban a pillanatban bizonyít, amikor egy szombati sáv egyetlen telefonhívás nélkül telik be.

Előbb a ráérés, utána a beosztás

A negyedévente egyszer bekért önkéntes ráérési űrlap két hét alatt elavul. Az a rendelkezésre állás marad használható, amelyet maguk az emberek frissítenek. Minden önkéntes egy havi naptárban jelöli be az órákat, amelyeket adni tud, valódi időintervallumokban és nem egész napokban, a koordinátor pedig erre a képre épít, nem találgatásra.

Ez a csendes különbség egy önkénteseknek szánt beosztó alkalmazás és egy megosztott naptár között. A naptár a döntéseket rögzíti, miután megszülettek. Az önkéntes beosztó eszközök azt rögzítik, mi lehetséges, még a döntések előtt, és valójában itt spórolható meg az idő.

Szerepek, jogosultságok és egy cserélődő csapat beléptetése

Az önkéntes csapatok folyamatosan cserélődnek. Új emberek érkeznek egy kampányra, mások fél év kihagyás után térnek vissza, néhányukból pedig koordinátor lesz. A személyek képernyő kezelhetőn tartja mindezt: minden önkéntesnek van pozíciója, elérhetősége és időzónája, a jogosultsági szint pedig eldönti, hogy csak a saját műszakjait látja, vagy az egész névsort kezeli.

• Hívd meg az új önkénteseket e-mailben, és kövesd, ahogy a meghívó függőből elfogadottra vált
• Importálj teljes listát, amikor egy kampány egyszerre hoz be egy csoportot
• Adj adminisztrátori jogot a tapasztalt önkénteseknek anélkül, hogy átadnád a teljes fiókot
• Tartsd a távoli segítőket a saját időzónájukban, hogy senki ne olvassa félre a kezdési időt

Egy növekvő programot az tart mozgásban, ha a beléptetés percekben mérhető, nem egy egész esti telefonálásban.

Önkéntes órák nyilvántartása támogatóknak és a kuratóriumnak

A civil szektorban az óra a fizetőeszköz. Megjelenik a pályázatokban, az éves beszámolókban, a biztosítási nyilatkozatokban és a következő támogatási kör indoklásában, év végén pedig egy papíralapú naplóból kiszámolni fájdalmas és pontatlan.

Az önkéntes időnyilvántartó szoftver csak akkor oldja meg ezt, ha a beosztáshoz kapcsolódik. Az önkéntesek a mobilalkalmazásban lévő időnyilvántartással jelentkeznek be és ki a tervezett műszakjukra, a munkaóra-kimutatás pedig személyenként, pozíciónként vagy időszakonként összesíti a teljesített időt, exportálásra készen. A beosztástól elkülönülő önkéntes időnyilvántartó alkalmazás egy második számsort hoz létre, amelyet egyeztetni kell, ezért az önkéntesek időnyilvántartásának a beosztási rendszeren belül a helye, nem mellette. Azok a szervezetek, amelyek fizetett munkatársakat is foglalkoztatnak, egyetlen fiókban tartják a civil jelenléti ívet, az időnyilvántartó alkalmazást és az önkéntes nyilvántartást, három olyan rendszer helyett, amely sosem egyezik. Ahol számít a helyszíni megérkezés igazolása, ott a helyalapú bejelentkezés a geolokációs modullal, fizetős kiegészítőként érhető el.

Gyülekezeti, jótékonysági és közösségi szolgálati rendek

A vallási és közösségi szervezetek ennek a feladatnak a legnehezebb változatát oldják meg. Az alkalmak hetente ismétlődnek, ugyanarra a napra több szerep kell, és a legtöbben nem minden héten, hanem havonta egyszer vagy kétszer szolgálnak. A gyülekezeti beosztó szoftvernek vinnie kell az ismétlődő mintákat, az alkalmanként több pozíciót és egy olyan jelentkezési folyamatot, amely azoknak is megy, akik egyáltalán nincsenek otthon a szoftverekben. Az a beosztóprogram, amely állandó heti csapatot feltételez, nem érti, hogyan telik meg a szolgálati rend a valóságban, egy gyülekezeti önkéntes alkalmazást pedig az minősít, hogy egy fogadószolgálatos három koppintással megtalálja-e a következő vasárnapot. Amíg a névsor kicsi, az ingyenes gyülekezeti önkéntes beosztó szoftver tisztességes kiindulópont.

Ugyanez a szerkezet fedi le tágabban a jótékonysági és a nonprofit beosztó szoftvert is: napi válogatóműszakokat vivő élelmiszerbankokat, éjszakákat lefedő szállókat, több száz emberrel egy hétvégét kiszolgáló fesztiválokat, ahol mindenki négy órát ad. Egy gyülekezeti szolgálati rend és egy élelmiszerbank feladata a szóhasználat lehántása után teljesen egyformán néz ki, a jótékonysági munkaerő-beosztó szoftvernek pedig a fizetett koordinátort és a hétvégi segítőt egyaránt ki kell szolgálnia. Az az önkéntes beosztóprogram, amely csak az egyiküknek jó, egy hónapon belül megkerült eszközzé válik.

Olyan eszközt válassz, amelyet az emberek meg is nyitnak

Minden platformot az önkéntes oldaláról ítélj meg, ne a koordinátoréról. Nyisd meg az alkalmazást egy régi telefonon. Mérd meg, mennyi idő alatt találja meg valaki, aki még sosem látta, a következő műszakját, és mennyi alatt vesz fel egy szabad sávot. Kérdezd meg, mi történik, ha egy önkéntes az utolsó pillanatban visszalép, és hogy a helyettesítési ajánlat mindenkihez eljut-e, vagy csak azokhoz, akik elsőként jutnak a koordinátor eszébe.

A legjobb önkéntes beosztó alkalmazás az, amelyet a technikában legkevésbé jártas önkéntesed is használ betanítás nélkül, a legjobb önkéntes beosztó szoftver pedig az, amelyet a koordinátor a hatodik hónapban is megnyit. Egy ingyenes alkalmazás értelmes próba, feltéve, hogy az ingyenes szint valódi csomag, nem visszaszámláló. Tíz fő alatt a Shifton ingyenes, időkorlát nélkül, ami jól illik egy kis közösségi csoporthoz, amely azt teszteli, megéri-e a váltás egy önkéntes névsor alkalmazásra. Ahogy a program nő, a fizetős csomagok több helyszínes beosztást, mélyebb kimutatásokat és azokat a modulokat adják hozzá, amelyeket egy nagyobb civil beosztóeszköztől elvárnak. A cél ugyanaz marad: műszakok, amelyek maguktól telnek be, önkéntesek, akik pontosan tudják, mikor van rájuk szükség, és óraösszesítők, amelyek készen állnak, mielőtt bárki kérné őket.