Gönüllü Vardiya Planlama Yazılımı: Başvuru ve Saat Takibi

Gönüllü programları iyi niyetle ve her hafta birilerinin sıfırdan kurduğu bir çizelgeyle yürür. İnsanlar ayırabildikleri saatleri verir, uygunluk haber vermeden değişir ve koordinatör çizelgeyi çoğu zaman başka bir tam zamanlı görevin yanında taşır. Gönüllü vardiya planlama yazılımı bu haftalık yeniden kurmayı tek bir masanın üzerinden alır ve tüm ekibin görebildiği bir sürece dönüştürür.

Tek bir kısıt geri kalan her şeyi belirler. Bir gönüllüye cumartesi çalışmasını söyleyemezsiniz; yalnızca vardiyayı teklif eder ve alınmasını umarsınız. Ücretli personel için tasarlanmış çizelge araçlarının sivil toplum alanında kullanılmadan durmasının nedeni de, bir gönüllü uygulamasının atama yerine başvuruyla başlaması gerekmesinin nedeni de tam olarak bu farktır.

Gönüllü yazılımının farklı yapması gerekenler

İş dört maddeye iner. İnsanlara dayatılan değil, insanların alabileceği vardiyalar yayınlamak. Çizelge kurulmadan önce uygunluk toplamak, çünkü koordinatörleri tüketen şey üç ret sonrası her şeyi yeniden kurmaktır. Kurumsal e-postası olmayan ve panoya bakmak için bir nedeni bulunmayan bir ekibe ulaşmak. Ve yönetim kurulunun, fon sağlayıcının ve sigortacının önünde ayakta duran saat toplamları üretmek.

Bu dördünün ötesindeki her şey isteğe bağlıdır. Bunları iyi yapan bir gönüllü vardiya yönetimi yazılımı, ayarlarını öğrenmeye kimsenin vakti olmayan ağır bir platformu geride bırakır.

Gönüllü çizelge şablonu neden ölçeklenmiyor

Neredeyse her program bir tabloda hazırlanmış, çıktısı alınıp duvara asılmış gönüllü çizelge şablonuyla başlar. Tek lokasyon ve on beş kişi için işe yarar. Sonra ikinci bir lokasyon açılır, mevsimlik bir kampanya listeyi ikiye katlar ve dosyanın kendisi soruna dönüşür. İki koordinatör farklı kopyaları düzenler. Tek bir dizüstü bilgisayarda duran gönüllü liste şablonu, cuma akşamı biri çekildiği anda güncelliğini yitirir. Tek bir hafta sonu için kurulan etkinlik şablonu ikinci etkinliğe nadiren bozulmadan ulaşır.

Gönüllü vardiya planlama sistemine geçmek şablonu çöpe atmaz, onu canlı hâle getirir. Tekrar eden haftalık düzen bir kez kaydedilir ve gelecekteki herhangi bir haftaya uygulanır; böylece bir yıl boyunca inceltilen vardiya şablonu çalışmaya devam ederken herkes onun aynı sürümünü okur. Çizelge oluşturucu, ancak ürettiği çizelge insanlara ulaşıyorsa işe yarar.

Gönüllülerin vardiyalarını kendilerinin almasına izin verin

Self servis, bir koordinatörün haftasını değiştiren özelliktir. Boş kalan dilimleri açık vardiya olarak yayınlayın; uygun olan herkes onları aynı anda, zaten yanında taşıdığı telefonda görsün. Vardiya başvurusu tek dokunuştur ve görev eğitim ya da ön kontrol gerektiriyorsa onay koordinatörde kalabilir.

Alternatif, bugün çoğu programın yaptığı şeydir: bir grup sohbeti, bir tur mesaj ve her seferinde ilk sorulan aynı üç güvenilir kişi. Shifton'un vardiya planlama modülü açık vardiyaları, değişimleri ve şablonları tek yerde tutar; böylece teklif herkese aynı anda gider ve yanıt hatırlanmak yerine kaydedilir. Cumartesi dilimi tek bir telefon görüşmesi yapılmadan dolduğu anda gönüllü vardiya yönetimi yazılımı yerini hak eder.

Önce uygunluk, sonra çizelge

Üç ayda bir toplanan bir uygunluk formu iki haftada bayatlar. İnsanların kendilerinin güncellediği uygunluk kullanışlı kalır. Her gönüllü verebileceği saatleri aylık takvimde, tam gün yerine gerçek saat aralıkları olarak işaretler; koordinatör de tahmin yürütmek yerine bu tabloya göre kurar.

Gönüllülere yönelik bir planlama uygulaması ile ortak takvim arasındaki sessiz fark budur. Takvim kararları alındıktan sonra kaydeder. Gönüllü planlama araçları ise kararlar alınmadan önce neyin mümkün olduğunu kaydeder; zaman aslında orada kazanılır.

Roller, yetkiler ve değişen bir ekibi sisteme almak

Gönüllü ekipleri sürekli değişir. Bir kampanya için yeni insanlar gelir, bazıları altı ay sonra döner, birkaçı koordinatör olur. Kişiler ekranı bunu yönetilebilir tutar: her gönüllünün bir görevi, iletişim bilgisi ve saat dilimi vardır; yetki düzeyi de yalnızca kendi vardiyalarını mı göreceğini yoksa tüm listeyi mi yöneteceğini belirler.

• Yeni gönüllüleri e-postayla davet edin ve davet durumunun beklemeden kabule geçişini izleyin
• Bir kampanya aynı anda bir grup getirdiğinde listeyi içe aktarın
• Deneyimli gönüllülere tüm hesabı devretmeden yönetici yetkisi verin
• Uzaktan destek verenleri kendi saat diliminde tutun ki kimse başlangıç saatini yanlış okumasın

Bir akşamı telefonla geçirmek yerine dakikalarla ölçülen bir katılım süreci, büyüyen bir programın tıkanmasını engeller.

Fon sağlayıcılar ve kurul için gönüllü saati takibi

Sivil toplum alanında saatler para birimidir. Hibe başvurularında, faaliyet raporlarında, sigorta bildirimlerinde ve bir sonraki fon turunun gerekçesinde karşınıza çıkar; yıl sonunda kâğıt bir ajandadan sayılmaları ise hem zahmetli hem de yanıltıcıdır.

Gönüllü saat takibi yazılımı bunu ancak çizelgeye bağlı olduğunda çözer. Gönüllüler mobil uygulamadaki zaman takibi ile planlanan vardiyalarına giriş ve çıkış yapar; çalışma saati raporu da katkı süresini kişi, görev veya döneme göre toplayarak dışa aktarmaya hazır hâle getirir. Çizelgeden ayrı duran bir saat takibi uygulaması, mutabakat gerektiren ikinci bir sayı kümesi yaratır; bu yüzden gönüllüler için zaman takibi planlama sisteminin yanında değil içinde olmalıdır. Ücretli kadrosu da olan programlar, dernek puantaj yazılımını, zaman takibi uygulamasını ve gönüllü kayıtlarını asla birbirini tutmayan üç yer yerine tek hesapta toplar. Sahaya varışın doğrulanması önemliyse, konuma dayalı giriş çıkış ücretli coğrafi konum modülüyle kullanılabilir.

Kilise, dernek ve topluluk grubu çizelgeleri

İnanç toplulukları ve mahalle örgütleri bu sorunun en zor hâlini planlar. Ayinler haftalık tekrar eder, aynı tarihte birkaç görev gerekir ve çoğu kişi her hafta değil ayda bir ya da iki kez hizmet eder. Kilise planlama yazılımının tekrar eden düzenleri, aynı buluşmadaki birden çok görevi ve yazılıma hiç aşina olmayan kişilerin de yürütebileceği bir başvuru akışını taşıması gerekir. Sabit bir haftalık ekip varsayan bir araç, çizelgelerin gerçekte nasıl dolduğunu ıskalar; bir kilise gönüllü uygulaması ise karşılamada duran birinin önümüzdeki pazarı üç dokunuşta bulup bulamadığına göre değerlendirilir. Çizelge küçükken ücretsiz bir kilise gönüllü yazılımı makul bir başlangıçtır.

Aynı yapı daha geniş anlamda dernek ve sivil toplum planlama yazılımlarını da kapsar: günlük ayrıştırma vardiyaları yürüten gıda bankaları, geceleri kapatan barınma merkezleri, her biri dört saat veren yüzlerce kişiyle bir hafta sonunu döndüren festivaller. Sözcükleri kazıdığınızda kilise çizelgesi sorunu ile gıda bankası sorunu birebir aynı görünür ve bir sivil toplum personel planlama yazılımı hem ücretli koordinatöre hem de hafta sonu yardımcısına hizmet etmek zorundadır. Yalnızca birine uyan bir gönüllü çizelgeleme aracı bir ay içinde etrafından dolanılır.

İnsanların gerçekten açacağı bir aracı seçmek

Her platformu koordinatörün değil gönüllünün tarafından değerlendirin. Uygulamayı eski bir telefonda açın. Daha önce hiç görmemiş birinin bir sonraki vardiyasını bulup açık bir vardiya almasının ne kadar sürdüğünü ölçün. Bir gönüllü son anda çekildiğinde ne olduğunu ve yerine geçme teklifinin herkese mi yoksa yalnızca koordinatörün ilk aklına gelenlere mi ulaştığını sorun.

En iyi gönüllü planlama uygulaması, ekibinizdeki teknolojiye en uzak kişinin öğretilmeden kullanabildiğidir; en iyi gönüllü vardiya planlama yazılımı ise koordinatörün altıncı ayda hâlâ açtığıdır. Ücretsiz bir uygulama mantıklı bir denemedir, yeter ki ücretsiz seviye bir geri sayım değil gerçek bir paket olsun. On kişinin altında Shifton süre sınırı olmadan ücretsizdir; bu da geçişin değip değmeyeceğini sınayan küçük bir topluluk grubuna uyar. Program büyüdükçe ücretli paketler çok lokasyonlu planlamayı, daha derin raporlamayı ve daha büyük bir sivil toplum aracından beklenen modülleri ekler. Hedef aynı kalır: kendiliğinden dolan vardiyalar, ne zaman gerekli olduklarını tam olarak bilen gönüllüler ve kimse istemeden önce hazır duran saat toplamları.